Automatisierung von Workflows mit elektronischen Signaturen

Digitalisierte Dokumenten-Workflows und elektronische Signaturen können im Hinblick auf das Vertragsmanagement Jahr für Jahr Hunderte Stunden einsparen. Wenn Ihr Unternehmen Dokumente immer noch von Grund auf selbst erstellt und sich dann darauf verlässt, dass Unterzeichnerinnen und Unterzeichner das Dokument im Arbeitsablauf manuell an den nächsten Unterzeichner weiterleiten, könnte die Zeit reif sein für ein Upgrade.

Mit einem erstklassigen Contract Lifecycle Management System lässt sich ein automatisierter Workflow für die Dokumentensignatur leicht einrichten. Und steht ein solcher Ablauf erst einmal, können freigegebene Nutzerinnen und Nutzer auf diesem Wege auch neue Dokumente erstellen, indem sie einfach die wichtigsten Angaben in ein Formular eintragen. Das Dokument wird dann automatisch an die erste Person geschickt, die es signieren muss – und nach erfolgter Signatur an alle folgenden Personen. Außerdem wird ein Verzeichnis angelegt, in dem erfasst wird, wer wann eine Unterschrift geleistet hat, sodass Sie stets über den Dokumentenstatus auf dem Laufenden sind.

So automatisieren Sie Workflows mit Hilfe von E-Signaturen

Gebündelter Versand von Dokumenten für Signaturen

Die wichtigsten Dokumente Ihres Unternehmens tippen Sie auch nicht Buchstabe für Buchstabe auf der Tastatur zusammen. Warum also schicken Sie die Dokumente dann einem Empfänger nach dem anderen einzeln zu? Das richtige digitale Dokumentenmanagementsystem ist in der Lage, Unterlagen an Hunderte oder gar Tausende Empfängerinnen und Empfänger gleichzeitig zu schicken. Außerdem eröffnet es Ihnen die Möglichkeit, die Identität jeder Nutzerin und jedes Nutzers zu verifizieren. Für alle Dokumente wird bei jedem Schritt des Prozesses ein Nachweis angelegt – von der Erstellung bis zur Signatur. Ist der Signaturprozess abgeschlossen, geht eine Kopie des finalen Dokuments an den Empfänger und wird intern gespeichert.

Ein gebündelter Versand von Dokumenten ist unerlässlich, wenn Arbeitsabläufe optimiert werden sollen. So profitieren von einem gebündelten Versand beispielsweise die folgenden Prozesse:

• Bestätigungspflichtige HR-Mitteilungen

• Versand von Werbeangeboten an verschiedene Unternehmen

• Versand von Mieterformularen

Erstellen Sie Dokumente schneller mit Vorlagen

Es ist nicht notwendig, dass jedes einzelne Dokument als einzigartiges Kunstwerk daherkommt. Tatsächlich ist es sogar besser, wenn das nicht der Fall ist. Um Zeit und Geld zu sparen, können Sie auf Vorlagen setzen und sich so die Arbeit erleichtern. Das richtige System für elektronische Signaturen sollte Ihnen eine umfassende Bibliothek mit Dokumentenvorlagen zur Verfügung stellen.

Mit diesen Vorlagen wird der Entwurf von Dokumenten zu einer Aufgabe, die schnell und leicht von der Hand geht. Sie müssen nur noch ein paar Schlüsselfelder um individuelle Angaben ergänzen – und schon ist alles bereit zur Unterzeichnung. In den folgenden Fällen würde es sich beispielsweise anbieten, mit Vorlagen zu arbeiten:

• Leistungsbeschreibung (SOW)

• Verschwiegenheitsvereinbarung

• Budgetgenehmigungsanträge für gemeinnützige Veranstaltungen

• Mandatserteilung eines Rechtsanwalts

• Erklärungen zu COVID-19-Symptomen für die Personalabteilung

Automatisierter Zahlungseinzug

Was wäre, wenn Sie für ein abgeschlossenes Geschäft bezahlt werden könnten, sobald der Vertrag unterzeichnet ist? Ein erstklassiges System für elektronische Signaturen kann einen Online-Zahlungsabwickler einbinden, um die Option zu bieten, direkt zur Zahlung überzugehen. Außerdem sorgt ein solches System für automatische Erinnerungs-E-Mails, damit Ihre Kundinnen und Kunden nicht vergessen, fristgerecht zu zahlen.

Mit der richtigen Kombination aus elektronischer Signatur und elektronischer Zahlung können die Unterzeichnerinnen und Unterzeichner die Zahlung sofort vornehmen – mit Kreditkarten, Debitkarten, ACH-Payment, SEPA-Zahlungen, Apple Pay oder Google Pay. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, passend zu Ihrem geschäftlichen Bedarf zu konfigurieren, welche Zahlungsarten Sie akzeptieren.

Plattformintegrationen nutzen

Ein erstklassiges digitales Dokumentenmanagementsystem existiert nicht in einem luftleeren Raum. Es ist so gestaltet, dass es sich nahtlos in Dutzende nützlicher Anwendungen und Systeme integrieren lässt, damit Sie Daten zusammenführen und Maßnahmen ergreifen können – ganz egal, welche Anwendung oder welches System Sie gerade verwenden. Mit dem richtigen System können Sie:

• Integrationen in Microsoft-Produkte vornehmen, um Ihre Geschäfte über Ihre bevorzugten Microsoft-Anwendungen zu tätigen, wie etwa Outlook, Word und SharePoint

• Integrationen in Salesforce vornehmen, um vertriebliche Verträge zu verschicken, zu unterzeichnen und zu verwalten, ohne Salesforce zu verlassen

• Integrationen in Google vornehmen, um Dokumente mit den Google-Produkten zu unterzeichnen, zu verschicken und zu verwalten, die Sie bereits verwenden

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