Was ist ein NDA?

Ein anstehender Produktlaunch, Fusionen oder externe Mitarbeit: Jeden Tag finden überall auf der Welt Geschäftstreffen statt, bei denen sensible Unternehmensinformationen ausgetauscht werden. Damit Zahlen, Forschungsergebnisse und Entwicklungen vertraulich behandelt werden, gibt es entsprechende Vereinbarungen, um diese zu schützen. NDA, die Abkürzung für non-disclosure Agreement, CDA (confidential disclosure agreement) oder Geheimhaltungsvertrag bezeichnen allesamt das Einverständnis der Vertragspartei(en), die erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln. Wann ein NDA sinnvoll ist, was Sie dabei beachten müssen und wie Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung erstellen, verraten wir Ihnen hier.

Was ist der Sinn einer Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)?

Hier ein kurzes Beispiel: Stellen Sie sich vor, ein Konzern entscheidet sich nach sinkenden Umsatzzahlen für ein Re-Branding. Dafür holen Sie sich die Expertise eines externen Beratungsunternehmens ins Boot. Im Zuge der Neuausrichtung werden neben den Zahlen auch Strategien und mögliche neue Ansätze besprochen, mit denen sich das Unternehmen von der Konkurrenz abheben soll. Dabei werden sensible Daten ausgetauscht, die noch nicht an die Öffentlichkeit gelangen sollen. Das Unternehmen möchte die Geheimhaltung sicherstellen – und setzt dafür ein NDA auf, das von beiden Parteien elektronisch unterzeichnet wird.

In der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen oder Freelancern werden häufig Daten ausgetauscht, die zwar für die Kooperation wichtig sind, der Firma bei Veröffentlichung schaden könnten. Damit dies nicht geschieht, werden die Vertragsparteien vertraglich an die Geheimhaltung gebunden. Dadurch schützen sich beide Parteien davor, dass Vereinbarungen an die Öffentlichkeit geraten und Betriebsgeheimnisse, neue Entwicklungen oder mögliche Übernahmen bekannt werden. Entsprechend ist es sinnvoll, die Verschwiegenheitserklärung zu unterzeichnen, noch bevor man in Verhandlung geht.

Wann braucht man ein NDA?

Ein Geheimhaltungsvertrag ist immer dann angesagt, wenn im Rahmen der Verhandlung ausgetauschte Informationen zu einem Reputationsverlust führen können, ihre Wettbewerbsfähigkeit dadurch gefährdet ist oder Sie diese aus ähnlichen Gründen schützen wollen. Dies kann unter anderem bei den folgenden Beispielen der Fall sein:

• Letter of Intent (LOI)

• Vertriebsverträge

• Lieferverträge

• Kooperationsverträge

• Lizenzverträge und Technologietransfer-Verträge

• Beraterverträge und Verträge mit externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

• Arbeitsverträge

• Investorengespräche und Unternehmensübernahme

• Verkaufsverträge

Stellen Sie sich vor Verhandlungen daher immer selbst die Frage, ob streng vertrauliche Informationen ausgetauscht werden, deren Veröffentlichung dem Unternehmen schaden könnte. Je nach Art der Zusammenarbeit kann ein einseitiger oder zweiseitiger NDA sinnvoll sein.

Einseitiger NDA

Bei der einseitigen Verschwiegenheitserklärung erklärt sich eine Seite zur Geheimhaltung. Zum Beispiel wenn neue, noch unveröffentlichte Produkte wie Software oder auch Verbrauchsgüter von Externen getestet werden.

Zweiseitiger NDA

Der zweiseitige NDA unterbindet die Veröffentlichung von Informationen beider Vertragsparteien. Das kann wichtig sein, wenn es beispielsweise um Fusionen geht oder Kooperationen und Ideen besprochen werden.

Welche Informationen sollte eine Verschwiegenheitsvereinbarung enthalten?

Für die Inhalte des NDA gelten keine festen Vorgaben, sie fallen wie andere Verträge und Vereinbarungen unter die Vertragsfreiheit. Seit 2019 gilt das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG). Dieses Gesetz untermauert die Gültigkeit des NDA und legt Definitionen für Geschäftsgeheimnisse sowie Strafen bei Missachtung einer gültigen Verschwiegenheitserklärung fest.

Achten Sie in der Praxis darauf, alle wichtigen Inhalte genau zu benennen und sie im Schreiben aufzuführen, ohne gegen das BGB zu verstoßen und zum Beispiel Gesetze der guten Sitten (§138) und Treu und Glauben (§242) zu verletzen. Im Gegenzug nennen Sie am besten auch die Inhalte, die nicht Gegenstand der Vereinbarung sind. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Punkte für Sie aufgeführt:

• Vertragsparteien

• Vertragsgegenstand

• Vertrauliche Informationen

• Nicht-vertrauliche Informationen

• Verwendungszweck

• Vertragsstrafe

• Schadensersatz

• Nutzung bei nicht erfolgtem Vertragsabschluss

• Gültigkeitsdauer

Vertragsparteien

Damit der Vertrag gültig zwischen den gewünschten Parteien geschlossen wird, identifizieren Sie diese mit Namen, Anschrift und ggf. Firmenzugehörigkeit.

Vertragsgegenstand

Hier können Sie das Projekt, die Kooperation oder im Allgemeinen den Grund für die Verhandlung angeben. Definieren Sie hier vertrauliche Informationen und alle relevanten Angaben wie Datenträger und Medien, Personen und Aussagen. Wenn Sie eine umfassende Definition in Ihrer NDA verfasst haben, greift diese auch für Änderungen oder Teilveröffentlichungen, die im Rahmen der Zusammenarbeit entstehen können, ohne dass Sie weitere Vereinbarungen aufsetzen müssen.

Vertrauliche Informationen

An dieser Stelle geht es um Genauigkeit: Benennen Sie wortwörtlich alle Angaben, um die es geht. Hier können auch Informationen wie Quellcodes oder Business-Pläne aufgelistet werden. Wichtig ist, dass im Streitfall klar ersichtlich ist, um welche Informationen es geht, falls es zu einem Vertragsbruch kommen sollte.

Nicht-vertrauliche Informationen

Auf der anderen Seite hilft es, im NDA auch die Angaben zu nennen, die nicht unter die Verschwiegenheitsvereinbarung fallen. Hierzu könnten zum Beispiel allgemeine Unternehmensinformationen gelten oder jene, die nach Vertragsgültigkeit erworben wurden. Das hilft den Vertragsparteien dabei, eine klare Abgrenzung einzuhalten.

Verwendungszweck

Dieser Part legt den Nutzen fest, für den die vorab genannten sensiblen Daten genutzt werden. Wenn der Verwendungszweck erläutert wird, widersprechen alle anderen Fälle diesen Angaben und erleichtern das Verständnis für die Nutzung der Informationen.

Vertragsstrafe

Ein NDA zeichnet sich dadurch aus, dass im Falle von Vertragsbruch eine Strafe anfällt, die unabhängig von einem wirtschaftlichen Schaden erhoben wird. In der Praxis liegt die Summe für eine NDA-Verletzung bei rund 5000 Euro – sie kann auch ein Vielfaches davon betragen. Deutlich höhere Summen könnten jedoch als unbillig angesehen werden.

Schadensersatz

Sollte ein Zuwiderhandeln wirtschaftliche Folgen haben, kann es zu Schadensersatzleistungen kommen. Ein Ersatz sollte also im Vertrag erwähnt und erläutert werden.

Nutzung bei nicht erfolgtem Vertragsabschluss

Da es bereits in ersten Verhandlungen und Gesprächen zum Austausch von Ideen oder Informationen kommen kann, noch bevor die Zusammenarbeit bestätigt ist, wird auch dies vertraglich abgesichert. Wem Ideen gehören und wer damit weiter arbeiten darf, sollte deshalb möglichst genau festgelegt sein.

Gültigkeitsdauer

Tendenziell sind Verschwiegenheitserklärungen zeitlich unbegrenzt ausgelegt. Damit kein Nachteil für eine Vertragspartei entsteht, wie es bei einem einseitigen NDA der Fall sein könnte, bietet sich eine Gültigkeitsdauer an, die sich nach dem Projekt, einem Verhandlungszeitraum o. Ä. richtet.

Hinweise für die Erstellung eines NDA

Natürlich ist es wichtig, dass Sie Geschäftsgeheimnisse entsprechend schützen und auch das Gedankengut externer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor der Konkurrenz zurückhalten. Dennoch hat auch ein NDA ihre Grenzen. Denken Sie immer daran, dass Sie sich Profis dazuholen, um einen Mehrwert zu erhalten. Wenn die Verschwiegenheitsbestimmungen die Arbeit erschweren, sollten sie in ihrem Umfang und der Definition noch einmal überdacht werden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn verschiedene Teams in ein Projekt involviert sind und in kreativen oder beratenden Prozessen weitere Meinungen eingeholt werden sollen.

Wenn Sie sich für eine Geheimhaltungsvereinbarung entschieden und die Inhalte festgelegt haben, braucht es eine juristische Abklärung. Im Internet finden Sie zwar viele Vorlagen, die Sie zum Teil sogar kostenlos herunterladen können. Denken Sie aber daran, dass jeder Fall individuell ist und Sie sich so kaum vollumfänglich schützen können.

Kommen Verschwiegenheitserklärung in Ihrem Unternehmen standardmäßig vor, beispielsweise bei Bewerbungsverfahren, kann ein Vertragsmanagementsystem helfen. Mit einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) behalten Sie laufende Vereinbarungen im Blick und können im Fall einer Verlängerung oder Vertragsänderung schnell reagieren und mit wenigen Klicks Anpassungen vornehmen.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Halten Sie es einfach: Ein NDA soll Ihnen helfen und die Arbeit nicht unnötig verkomplizieren. Achten Sie darauf, dass Sie nur so viel wie nötig einschränken und genügend Freiheit zum Arbeiten lassen.

• Auf Nummer sicher gehen: Schützen Sie sich mit einem NDA-Vertrag und lassen Sie diesen noch einmal juristisch abklären.

• NDAs verwalten: Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtern Sie die Erstellung, Überwachung und Ablage von internen Unterlagen.

Vor- und Nachteile eines NDA

In einigen Fällen kann eine Geheimhaltungserklärung wichtig sein, um das Unternehmen zu schützen. Auf der anderen Seite ist ein NDA nicht immer angesagt und kann auch einen negativen Effekt haben. Wir haben die Pros und Contras der Verschwiegenheitsklausel zusammengefasst.

Pro:

• Ein NDA kann für mehr Sicherheit sorgen, wenn mit neuen oder externen Partnerinnen und Partnern gearbeitet wird.

• Sensible Daten können besser geschützt werden und ungewollte Veröffentlichungen zurückhalten.

• Bessere Chancen vor Gericht, falls es zur Zuwiderhandlung kommen sollte.

Contra:

• Eine Geheimhaltungsvereinbarung könnte als Misstrauen gegenüber Externen gesehen werden und die Vertrauensbasis stören.

• Sehr strenge Geheimhaltungsvorgaben können die Kooperation behindern und Kreativität sowie Zusammenarbeit stören.

• Mangelhafte NDA-Vorlagen können durch Lücken oder Ungenauigkeit zu Risiken führen.

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Dieser Blog dient allgemeinen Informationszwecken. Er ist weder als Rechtsberatung gedacht, noch kann er diese ersetzen.