Salutem aumenta operações em quase 400% na gestão de saúde com Docusign e inteligência artificial

A Salutem se abre en una nueva pestaña, provedora de software ERP especialista em gestão de saúde, alcançou um crescimento operacional de quase 400% ao migrar o ciclo de vida de seus contratos para o ecossistema Docusign com inteligência artificial. A transição acelerou a visibilidade das operações de campo, reduzindo drasticamente o tempo de consolidação de relatórios, que antes se acumulavam até o fim da semana e hoje são consolidados em até 24 horas. 

Com quase uma década de atuação no mercado, a Salutem é uma empresa de software de gestão de saúde que oferece um ERP completo para prontos-socorros, UPAs, ambulatórios e hospitais que realizam atendimentos na atenção básica, média e de alta complexidade, operando tanto no setor público quanto no privado. Presente em 12 estados brasileiros e em quase 200 municípios, a Salutem fornece suporte a toda a gestão assistencial, financeira e administrativa de suprimentos dos hospitais. 

Desafios dos processos manuais e a falta de visibilidade

Antes da Docusign, a gestão de contratos da Salutem dependia do papel e do controle manual em planilhas. Essa dinâmica dificultava o acompanhamento de prazos, levando a empresa a perder datas de renovação e reajustes do IGP-M e do IPCA no tempo correto.

Nas operações de campo, o cenário era parecido. Os relatórios de implantação do ERP nos hospitais eram preenchidos manualmente e acumulados até o fim da semana para digitação. Esse fluxo gerava atrasos na visibilidade das entregas, além de exigir maior esforço operacional para consolidar as comprovações de execução obrigatórias em contratos públicos e privados.

Automação, integração e controle com Docusign

Para resolver essas limitações e estruturar uma operação escalável, a Salutem adotou a plataforma Docusign. O ponto decisivo para a escolha foi a capacidade de integração nativa via API com o ERP proprietário da empresa, além das funcionalidades de automação e controle do Docusign IAM (Intelligent Agreement Management).

"Eu não estava buscando apenas assinatura eletrônica; buscava organização, controle e integração. O ponto mais forte para nós foi a capacidade de integrar a Docusign diretamente ao nosso ERP interno para automatizar os processos”, conta Fernando Henrique Stella, CEO da Salutem.

A implementação começou no setor de Contratos e no Jurídico, com a digitalização de todo o acervo físico herdado. Em seguida, o uso foi expandido para as Operações de Campo, Suporte e Comercial. 

Com os recursos de IA do Docusign Agreement Manager e os fluxos de trabalho automatizados com a ajuda do Docusign Workflow Builder, a Salutem passou a contar com leitura centralizada por inteligência artificial, alertas automáticos de vencimento e relatórios de visita pré-formatados, viabilizando o acompanhamento contínuo das entregas.

Ganho de escala, eficiência e visibilidade em tempo real  

A adoção da plataforma Docusign permitiu à Salutem alcançar um crescimento de quase 400% na sua capacidade de atendimento sem a necessidade de expandir custos. A automatização dos fluxos assegurou a previsibilidade das operações e transformou a gestão de contratos em um alicerce estratégico para a expansão da empresa.

"Com os recursos Workflow Builder e Agreement Manager, automatizamos todo o fluxo da empresa: onde o cliente aprova a proposta de renovação, o sistema direciona para as assinaturas, salva o arquivo e notifica a equipe. Através desse processo, hoje, conseguimos acompanhar a volumetria e os alertas de vigência sem nos perdermos”, revela Fernando.  

Outros impactos expressivos alcançados pela companhia incluem:

• Redução do SLA de visibilidade em campo: os relatórios de implantação, que antes se acumulavam em papel até o fim da semana, agora são enviados diariamente e consolidados em até 24 horas. 

• Proteção de receita e governança: mitigação de perdas financeiras por meio do controle automático dos prazos de renovação e da aplicação de reajustes contratuais previstos (IGP-M e IPCA).

• Digitalização e eliminação de acervo físico: acervo contratual e histórico migrado para o ambiente digital, eliminando prateleiras físicas e o armazenamento em papel.

• Adoção corporativa abrangente: padronização da governança contratual nas principais áreas da empresa, englobando Jurídico, Comercial, Operações de Campo e Suporte.

• Conformidade em auditorias: acesso imediato e rastreabilidade irrestrita dos comprovantes de execução de serviços, assegurando segurança institucional em auditorias de contratos públicos e privados.