Companhia de Estágios simplifica caminho entre estudantes e empresas com ajuda da Docusign

A Companhia de Estágios, líder em recrutamento e seleção de estagiários, trainees e jovens aprendizes, nasceu em 2006 com a missão de viabilizar o caminho entre jovens que buscavam as primeiras experiências profissionais e empresas, em especial o setor de RH,  que precisavam de suporte em tarefas e projetos.  

Ao longo dos anos, a consultoria foi ampliando seu foco, passando a assessorar principalmente grandes empresas e multinacionais no recrutamento e seleção de estagiários, trainees e jovens aprendizes, além de gestão de contratos de estágios e a formação dos jovens aprendizes e a folha de pagamento por meio de seu instituto. 

Atualmente, a Companhia de Estágios tem mais de 700 empresas como clientes e parceria com mais de 6 mil instituições de ensino em todo o Brasil. Além disso, em 19 anos, mais de 70 mil jovens foram beneficiados. 

Os desafios dos documentos em papel

Júlio Caetano, advogado e gestor jurídico da Companhia de Estágios, conta que, assim que iniciaram os processos de assinatura eletrônica, a Companhia de Estágios foi pioneira em implementar a solução.

“Até antes da pandemia, o processo de assinatura de contratos era um processo extenso porque tínhamos que coletar as assinaturas de forma manual e armazenar em lugar adequado. E isso demandava uma logística grande e custosa, muitas vezes por conta da localidade em que a outra parte signatária estava, do tempo de deslocamento entre um signatário e outro e de governança corporativa do documento em geral. Isso porque, às vezes, demandava um cuidado maior em relação aos contratos físicos, uma vez que as folhas do contrato passavam pelo processo natural de ficarem velhas e da necessidade de digitalizar tudo”, relata Júlio.

Em um processo constante de expansão e inovação em seus serviços, a consultoria recorreu à melhor opção de assinatura eletrônica que havia no mercado: o eSignature da Docusign.

Fluidez na implantação do eSignature

O gestor fala que chegou à empresa no começo de 2022 para liderar o jurídico da consultoria de RH. Para Júlio, estar à frente de um departamento jurídico vai muito além de uma visão exclusivamente técnica jurídica aplicada ao negócio. É necessário entender todo o ecossistema, o segmento, as necessidades e o mercado para que as escolhas agreguem e reverberem no negócio de uma forma positiva e equilibrada. 

Apesar de certa insegurança em relação à adoção da assinatura eletrônica, clientes e universidades parceiras foram incentivadas, e contar com uma solução confiável foi importante para esse processo avançar mais rápido.

“Como eu vim de uma empresa de tecnologia, sabia que esse era o caminho do futuro. A parceria com a Docusign acabou se tornando frutífera e se tornou presente diariamente no cotidiano da área”, diz Júlio.   

O gestor conta que a implementação começou pela área operacional, com os contratos de estágio, e foi seguida pelo jurídico, para a assinatura dos acordos, contratos e documentos gerais com as empresas. 

Ganho de eficiência e facilidade de integração

Júlio Caetano destaca o ganho de eficiência trazido pelo eSignature: “Ainda que a vaga seja presencial e em uma localidade distante, por exemplo, todo o trâmite de contratação é feito usando a assinatura eletrônica. E isso já encurta o caminho e simplifica bastante, evitando a coleta de assinaturas de forma presencial”.

Ele ressalta também a facilidade da integração do produto com o sistema interno da empresa: “Não foi só útil para a operação. Eu, como usuário da ferramenta, tive ganhos, uma vez que consigo acompanhar onde o documento está parado, por exemplo”.

O gestor acrescenta ainda outro benefício, mais ligado ao aspecto judicial, uma vez que nunca tiveram problemas relacionados à validade jurídica dos documentos assinados eletronicamente por meio do eSignature.

Processo 5 vezes mais rápido

Júlio Caetano revela que, antes da assinatura eletrônica da Docusign, um acordo podia levar cerca de 15 dias para ser firmado. Com o eSignature, o processo ficou cinco vezes mais rápido, reduzindo de 15 para uma média de, no máximo, três dias para a conclusão da assinatura, a depender do tipo de documento e do fluxo de partes envolvidas. 

O gestor ressalta que, por trás desses números, há também o ganho humano que vai muito além de uma assinatura de contrato de estágio ou de aprendizagem. 

“O nosso compromisso com empresas, estudantes e universidades é usar a tecnologia para aproximar, conectar e gerar impacto. A partir do momento em que uma pessoa, antes em uma localidade distante e em situação de vulnerabilidade social, consegue uma oportunidade bacana, todo o ecossistema ganha. Isso agrega valor para o estudante, para a sociedade e para a empresa, transformando vidas e gerando um possível retorno para a economia do Brasil a médio e longo prazo”, diz Júlio.

E conclui: “Quando talentos são descobertos e conectados com boas oportunidades, a curva de desenvolvimento profissional tende a crescer, e o papel daquele jovem se torna cada vez mais relevante na corporação, possibilitando seu desenvolvimento e crescimento profissional dentro da empresa”.