Chilli Beans assegura governança documental e impulsiona escalabilidade do negócio com gestão digital de contratos

A Chilli Beans é considerada a maior rede especializada em óculos e acessórios da América Latina, com mais de 800 pontos de vendas no Brasil, além de Portugal, Estados Unidos, Colômbia, Kuwait, Peru, México, Bolívia e Tailândia.

Por conta do notável crescimento, contínua expansão internacional e a necessidade de um controle maior sobre as operações, a empresa começou a buscar alternativas que oferecessem mais agilidade nos processos de contrato sem comprometer a qualidade do serviço.

Crescimento acelerado e a busca por mais escalabilidade

Um dos maiores desafios da Chilli Beans era a reestruturação do departamento jurídico para o momento de evolução intensa. Com a grande quantidade de contratos, seja de franquias pelo País ou documentos diversos, foi preciso pensar em sua escalabilidade.

A partir deste cenário, em janeiro de 2022, para acompanhar o progresso, a Chilli Beans decidiu implementar o DocuSign CLM e a assinatura eletrônica, integrando as soluções nas negociações. “Antes da contratação, já trabalhávamos com um sistema de assinatura eletrônica, mas tínhamos algumas dúvidas quanto à segurança jurídica e o processo não era 100% integrado, então optamos por substituir a solução. Depois de uma análise de mercado, escolhemos a DocuSign pela sua credibilidade e reconhecimento internacional”, explica Natália Salgueiro de Almeida, Coordenadora Jurídica da Chilli Beans.

Implementação das soluções DocuSign

O curso de transição dos contratos e documentos foi prático e rápido. "Foi um processo mais tranquilo do que esperávamos, fluiu bem e a cultura da Chilli Beans de parceria e cooperação contribuiu para isso".  

A execução também contou com cartilhas próprias ensinando os colaboradores a como acessar a plataforma, além do apoio da DocuSign. “A satisfação é sentida quando recebemos comentários sobre a facilidade e agilidade do processo, sem contar a segurança e governança corporativa de documentos”, afirma Natália. 

Benefícios da digitalização da gestão de contratos

A Chilli Beans já explora sua vocação digital em muitos canais, seja na comunicação com o público externo quanto interno. O uso do CLM e eSignature veio para somar à estratégia, proporcionando diversos benefícios. 

Segundo a responsável jurídica, as soluções trouxeram maior rastreabilidade, governança e controle de documentos - além de mais praticidade durante o processo de negociação e análise das minutas. “Deixamos de perder tempo correndo atrás das coletas das assinaturas, visto que os assinantes podem acessar o sistema seja por e-mail ou celular, facilitando não só o dia a dia do jurídico, mas também da alta liderança”, diz Natália.

Hoje todos os documentos da Chilli Beans são gerenciados, assinados e armazenados eletronicamente. “Recebemos tudo mais redondo do que se fosse por e-mail, com grande redução de tempo. Vimos também benefícios no pós-assinatura, porque agora temos um repositório centralizado para armazenamento de contratos, que pode ser consultado a qualquer hora". 

Passados 10 meses de uso, a parceria já trouxe uma economia de aproximadamente 24,9 mil folhas de papel – o que representa a preservação de mais de 10 mil litros de água, além de evitar a geração de cerca de 67 Kg de resíduos sólidos e emissão de 1 tonelada de CO₂. "Para o presente e futuro do trabalho, tecnologias como as da DocuSign são essenciais. Com o CLM da DocuSign conseguimos superar desafios relacionados à governança, além de trazer muita segurança para nossos processos".