Credicitrus acelera em até 5x processos de RH com envio em lote da Docusign

O que antes era um processo logístico que demorava dias e envolvia malotes, transporte e separação de papel para mais de 1.300 colaboradores espalhados em mais de 100 agências em 120 cidades, hoje é resolvido em questão de horas.

Esse impressionante ganho de agilidade foi conquistado pela Credicitrus, uma das maiores cooperativas de crédito do Brasil, ao implementar a plataforma Docusign, transformando a rotina do RH e todas as operações internas.

A Credicitrus foi fundada em 1983 por produtores rurais no interior de São Paulo. A cooperativa de crédito de livre admissão é parte da rede Sicoob e possui atualmente 170 mil associados. 

A instituição oferece praticamente todos os serviços financeiros de um banco tradicional, com o diferencial de ser uma cooperativa, na qual o associado é, ao mesmo tempo, “sócio” e “cliente”, tendo vantagens nas duas condições.

O desafio de levar dias para emitir um aviso de férias 

Até 2017, as assinaturas de documentos e contratos dentro da Credicitrus eram todas em papel. No RH, emitir um simples aviso ou recibo de férias para um colaborador podia levar até cinco dias, já que envolvia impressão, envio por malote, assinatura física e retorno por malote, lembra Marcelo Alves Machado, coordenador de Suporte em TI, que trabalha na Credicitrus há mais de duas décadas.   

Dificuldades desse tipo levaram a cooperativa a ir em busca de ferramentas que pudessem tornar os processos mais rápidos e, acima de tudo, seguros. E o que acelerou esse movimento foi a criação da Agência Digital (PA Digital - Posto de Atendimento Digital).

A escolha pela Docusign: Robustez, know-how e Quadrante Mágico 

Marcelo conta que a Docusign se destacou e acabou vencendo o processo de concorrência realizado internamente por conta da robustez da plataforma, reconhecimento da marca, know-how na área de assinaturas eletrônicas e o posicionamento no renomado Quadrante Mágico do Gartner. Esse relatório fornece um panorama rápido e visual do cenário competitivo do mercado de tecnologia. 

A implementação da plataforma começou junto com a criação da PA Digital, sendo usada para assinatura de contratos de financiamento e crédito para associados digitais e também em processos internos do RH. 

Com a pandemia, o uso da Docusign foi expandido para toda a cooperativa. "Não sofremos na pandemia. O processo foi suave porque tudo já estava estabelecido. A ferramenta estava consolidada, e não tivemos atrito na expansão para toda a rede”, fala Marcelo.

Processos de RH até 5x mais rápidos com envio em lote

Atualmente, a plataforma da Docusign tem sido usada na Credicitrus para assinatura de contratos de operações financeiras, tanto na PA Digital quanto nas agências físicas, além de atas de reunião e outros documentos internos.

Um dos principais benefícios foi conquistado pelo time de RH. Ao utilizar o recurso de envio em lote (Bulk Send), o departamento conseguiu reduzir de até 5 dias para menos de 1 dia o tempo de assinatura de documentos de colaboradores, como aviso e recibo de férias, tornando o processo até 5 vezes mais ágil.  

Além disso, o recurso de envio em massa eliminou dias de trabalho manual que eram gastos imprimindo, separando e organizando documentos para mais de 1.300 colaboradores espalhados em 120 cidades.

"Para o RH, o processo que envolvia o malote demorava facilmente três a cinco dias para que o documento voltasse à origem. Com a Docusign, o mesmo processo está resolvido em horas. Essa agilidade, de dias para horas, é o grande ganho e o diferencial da ferramenta”, destaca Marcelo.

Recentemente, a cooperativa implementou uma nova política que permite aos colaboradores fracionar suas férias em até três períodos ao longo do ano. Apesar do aumento considerável no volume de documentos, o processo continua ágil e eficiente graças ao envio em lote da Docusign.

Credicitrus e Docusign, uma parceria estratégica de sucesso

Para Marcelo, o “casamento” tão bem-sucedido entre Credicitrus e Docusign, que já dura 7 anos, é uma parceria estratégica no caminho de transformação digital da cooperativa e em seus planos de expansão para outras regiões do Brasil.