Instituto das Cidades Inteligentes reduz em 67% tempo de formalização de contratos com Docusign

Como uma organização que projeta o futuro das cidades poderia depender de papel e correio para aprovar contratos? Esse era o desafio do ICI - Instituto das Cidades Inteligentes. Ao implementar a plataforma Docusign, o Instituto reduziu em 67% o tempo de formalização de contratos e eliminou o papel de seus processos internos, trazendo mais agilidade na tramitação. 

Sobre o ICI

O ICI - Instituto das Cidades Inteligentes é uma Organização Social sem fins lucrativos que atua em todo o Brasil, desenvolvendo soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) para modernizar a gestão pública.

Atualmente, o ICI gerencia mais de 200 sistemas com presença estratégica em estados como Paraná, São Paulo, Minas Gerais, Santa Catarina e Goiás. Sua missão é tornar as cidades mais inteligentes ao integrar tecnologia em operações, serviços e infraestrutura urbana, promovendo eficiência e sustentabilidade para a população.

No entanto, para seguir entregando inovação para as cidades, o Instituto precisou primeiro enfrentar um desafio interno: eliminar o papel de seus próprios processos.

A burocracia que retardava a inovação

Para o ICI, o modelo de trabalho manual criava um gargalo operacional relevante.  Antes da digitalização, documentos físicos precisavam circular internamente e, muitas vezes, ser enviados por correio para fornecedores localizados em outros estados. Só a etapa de coleta de assinaturas levava, em média, 15 dias.

Essa morosidade impactava diretamente o cumprimento de metas de governança. No setor jurídico, o ciclo total de um contrato chegava a 30 dias, dificultado pela necessidade de rubricas manuais em documentos extensos.

"O processo anterior funcionava, mas era mais moroso . O contrato ia para o fornecedor por correio e esperávamos voltar, para então tramitarmos internamente. Todo esse processo levava em torno de 20 dias. Realmente despendia de bastante tempo", recorda Caroline Chandoha, coordenadora jurídica e compliance do ICI e responsável pelo início da implementação da assinatura eletrônica e digital no Instituto.

Aposta na agilidade e na mobilidade

Na busca por uma transformação digital consistente, o ICI avaliou diferentes ferramentas, e a Docusign se destacou como a solução mais completa. O Instituto passou a utilizar tanto a assinatura eletrônica simples quanto a assinatura eletrônica qualificada (assinatura digital), que garante autenticidade por meio de certificado digital emitido pela ICP-Brasil.

Outro diferencial foi a integração com certificados digitais em nuvem (Safe ID). Essa solução permite que assinaturas com o mais alto nível de segurança jurídica — certificadas pela ICP-Brasil — sejam realizadas diretamente pelo celular, sem necessidade de tokens físicos ou leitores de cartão.

Com isso, o ICI levou segurança jurídica para o ambiente móvel, possibilitando que a Diretoria Executiva do Instituto assine documentos de alta criticidade diretamente pelo celular, mantendo o fluxo de aprovação contínuo e sem interrupções.

Resultados: 67% mais agilidade

A implementação escalou rapidamente para 100% das áreas da organização. No RH, processos de admissão, demissão e férias foram automatizados. Na área de Compras, a burocracia do papel foi substituída por fluxos intuitivos que envolvem desde a presidência até fornecedores que podem assinar de forma simples, sem a necessidade de criar uma conta.

Os resultados evidenciam a eficiência do novo modelo: o tempo médio de assinatura de contratos caiu de 15 dias para apenas 5 dias (redução de 67%), com casos finalizados no mesmo dia. No Jurídico, os prazos de conclusão de acordos estabelecidos pela certificação ISO reduziram de 30 para 18 dias, um ganho de 40% em agilidade.

"Hoje o nosso presidente utiliza o certificado em nuvem integrado à Docusign e consegue assinar do celular, de onde estiver. E para o fornecedor é muito intuitivo. Ele não precisa ter uma conta, basta acessar o e-mail e seguir as instruções da ferramenta. É uma mudança de pensamento que traz inovação através da tecnologia", celebra Caroline.

Próximos passos: expandindo as possibilidades

Com a digitalização consolidada e o papel eliminado das rotinas, o ICI estuda explorar outras funcionalidades e soluções do portfólio Docusign para otimizar e fortalecer ainda mais a governança de seus processos

A parceria, que já dura quatro anos, tornou-se um pilar estratégico para que o Instituto continue focando em seu propósito: melhorar a vida das pessoas e transformar as cidades.