Tudo o que você precisa saber sobre assinatura eletrônica

Publicado em 11/12/2018. Atualizado em 26/11/2022.

Quem está minimamente atento ao mercado sabe: as empresas precisam se modernizar para manter a competitividade. Afinal, a tecnologia é fator-chave para a gestão de negócios, o controle financeiro e a captação de clientes. Em outras palavras, é preciso investir em novas metodologias e ferramentas para se destacar em relação à concorrência.

Neste post, vamos falar sobre a assinatura eletrônica. Você vai descobrir aqui como ela funciona, qual é sua diferença em relação à assinatura digital, quais são suas vantagens e para quais empresas ela pode ser útil, além de entender de uma vez por todas qual é sua validade jurídica. Preparado? Então continue lendo!

O que é assinatura eletrônica?

Todo mundo conhece a assinatura tradicional: nome escrito de próprio punho que assegura a identidade de uma pessoa que leu, criou ou precisou estar ciente sobre determinado documento. Trata-se, portanto, de uma notação única ligada a uma pessoa específica, que não pode ser replicada legalmente.

As assinaturas estão presentes em uma série de documentos, desde relatórios e carteiras de identidade a contratos de compra e venda. Até aí tudo bem, certo? O detalhe é que preencher documentos à mão já não faz muito sentido em um mundo em que tanto relações pessoais como profissionais acontecem, muitas vezes, digitalmente. Por isso, hoje é possível contar com a assinatura eletrônica.

Com ela, é possível assegurar a identidade de uma pessoa que criou ou teve acesso a determinado documento. Como você vai ver adiante, esse recurso traz uma série de vantagens, que vão desde a economia de papel até a mobilidade e a facilidade do processo. E o melhor: tudo isso com validade jurídica!

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Antes de continuarmos falando sobre a assinatura eletrônica, precisamos resolver uma dúvida bastante recorrente: qual a diferença dela para a assinatura digital?

A assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é a solução ideal para quem deseja usar os mais diversos tipos de documento. Entre eles, podemos citar:

• assinatura de serviços de internet e TV a cabo;

• contratos de aluguel;

• contratos de compra e venda;

• documentos jurídicos;

• formulários trabalhistas;

• operações bancárias;

• planos de saúde;

• relatórios empresariais.

Para garantir a integridade e a autenticidade dos documentos, são utilizados recursos tecnológicos de ponta inseridos em um software. Com a assinatura eletrônica da Docusign por exemplo, é possível autenticar uma assinatura eletrônica de diferentes formas. Continue acompanhando para conhecer as principais!

Senha

O usuário faz um login no sistema e preenche uma senha previamente definida. Caso necessário, a senha pode ser trocada de forma periódica. É tão simples quanto acessar o seu e-mail!

Token

O token é um dispositivo móvel do tamanho aproximado de um chaveiro. Misto de hardware e software, ele é capaz de gerar senhas aleatórias sempre que for preciso assinar um documento eletronicamente. Nesse caso, só consegue assinar quem possui o token e pode oferecer a senha gerada por ele no momento.

SMS e voz

Aqui, o celular funciona como uma espécie de token. Ao precisar assinar um documento, o usuário recebe uma mensagem de texto com a senha requerida ou pode optar por receber uma ligação e ouvir o código.

Geolocalização

Aproveitando o GPS já embutido nos smartphones, é possível configurar o software de assinatura eletrônica para liberar o acesso apenas a quem está em uma posição geográfica previamente definida. A assinatura eletrônica pode ser feita, portanto, por praticamente qualquer dispositivo com conexão à internet. A segurança do processo é garantida pelos recursos que listamos anteriormente.

Aceite digital

Algumas soluções permitem que você capte o aceite de uma outra parte a partir de um simples clique. É o caso da solução Docusign Click: uma possibilidade para capturar os termos de consentimento para termos de contrato, de serviços e políticas de privacidade, que vale para dispositivos móveis, inclusive.

Biometria

É uma possibilidade, sim, mas que deve ser mais comum nos próximos anos. Hoje, a questão da biometria é que poucos brasileiros têm um celular com biometria.

A assinatura digital

Já a assinatura digital é um processo um pouco mais burocrático. Isso acontece porque ela exige o uso de um certificado digital que, por sua vez, precisa ser homologado por uma instituição oficial.

A assinatura digital ainda pode ser obrigatória para alguns processos mais delicados, como na emissão de nota fiscal eletrônica. Mas, na prática, ela pouco se diferencia da assinatura eletrônica, podendo inclusive contar com os mesmos recursos de autenticação, como senha, token, SMS e voz.

Como você pode notar, a assinatura eletrônica é muito mais ágil e prática que a digital. E o melhor: quase sempre já é suficiente para assegurar a integridade de um documento! Usando uma boa plataforma, você pode escolher usar o recurso digital e analógico e ganha ainda mais segurança — já que, independentemente do tipo de assinatura escolhida, os documentos são criptografados.

Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?

Agora que você já sabe o que é uma assinatura eletrônica e qual é sua diferença para a assinatura digital, chegou o momento de falarmos sobre os benefícios do uso desse recurso. Acompanhe!

Sustentabilidade

Você já parou para pensar na quantidade de papel que sua empresa consome? Se você precisa imprimir cada relatório, contrato ou circular para assinar, o impacto ambiental não pode ser ignorado.

Com a assinatura eletrônica, o negócio passa a trabalhar com documentos digitalizados, evitando a derrubada de várias árvores no longo prazo. Em um mundo cada vez mais preocupado com sustentabilidade, sua empresa não vai deixar de fazer sua parte, certo?

Nesse sentido, a Docusign tem inúmeros parceiros que reduziram muito o impacto ambiental ao optar pela assinatura eletrônica. A MRV, maior construtora residencial na América Latina, por exemplo, ao optar pela digitalização dos processos, apostando na solução da Docusign, pôde eliminar verdadeiros depósitos de documentações.

Agilidade

Quem precisa recolher assinaturas pessoalmente sabe a dor de cabeça e a perda de tempo que o processo causa. É preciso imprimir o arquivo, ir até o local de coleta, esperar para ser atendido ou procurar com quem deixar o documento, muitas vezes voltar outra para buscar e assim por diante. E todo o processo deve ser repetido a cada documento emitido ou assinatura realizada!

Optando pelo recurso eletrônico, é possível lidar com tudo isso de forma praticamente instantânea, sem precisar fazer nenhum tipo de deslocamento, perder tempo ou enfrentar burocracias desnecessárias.

Segurança

Como mostramos, a assinatura eletrônica conta com uma série de recursos para garantir sua segurança. As barreiras tecnológicas e a criptografia de uma plataforma afastam os riscos de fraudes e de acessos indevidos. Assim, qualquer documento digitalizado e assinado eletronicamente tem origem e integridade asseguradas.

É possível, inclusive, realizar uma auditoria em qualquer documento assinado eletronicamente, já que ele guarda um histórico de assinaturas e alterações.

Mobilidade

Documentos digitalizados podem ser abertos em qualquer dispositivo com acesso à internet — o que inclui smartphones e tablets, além dos desktops e notebooks. Isso significa que você pode ter acesso aos arquivos estando em uma viagem de negócios ou durante seu período de home office.

A assinatura eletrônica em si também pode ser feita de forma móvel. Assim, não importa onde você esteja: com um simples smartphone e apenas alguns cliques, é possível assegurar a integridade de um documento. Assinando documentos em quase todos os lugares e sem a obrigatoriedade de baixar um aplicativo no seu celular.

Economia

Já falamos que a assinatura eletrônica dispensa a impressão massiva de documentos, ajudando assim o meio ambiente. O melhor é que isso também economiza papel, tinta e energia! Além do mais, a não necessidade de levar e buscar documentos para assinar também significa economia com transporte ou com a contratação despachantes.

No entanto, o cerne da diminuição de custos está na eliminação de burocracias. Com essa tecnologia, processos são resolvidos com rapidez e documentos são conferidos, ajustados e assinados em questão de minutos! A velocidade para a troca de informações é muito maior! Aqui, o ditado que diz que tempo é dinheiro se justifica: livre dos entraves burocráticos, seus funcionários podem manter o foco em ações realmente produtivas.

Integração

Precisamos destacar que a assinatura eletrônica não é um fim em si. Os documentos que recebem essa autenticação são importantes para diversos setores da empresa. Aí entra uma boa plataforma de gestão de assinaturas, que pode integrar os dados dos documentos com outras soluções de gestão do negócio — como softwares de Enterprise Resource Planning (ERP).

Com esse recurso, é possível emitir um contrato a cada venda e enviá-lo, de maneira automática, para as partes interessadas. Já o RH pode consultar o arquivo de documentos assinados eletronicamente para conferir tratados com funcionários. Todos têm acesso rápido e facilitado ao mesmo conteúdo, o que agiliza quaisquer desdobramentos e evita erros.

Quem usa a assinatura eletrônica?

Como a assinatura eletrônica pode ser utilizada em vários documentos, são também diversos os tipos de empresas que podem se beneficiar desse recurso, sejam elas grandes, médias ou pequenas. Veja só alguns exemplos.

Instituições de ensino

Universidades, escolas, cursos profissionalizantes: qualquer instituição de ensino pode usar a assinatura eletrônica para acelerar seus processos e assegurar o uso de documentos digitais.

A assinatura eletrônica pode ser usada, por exemplo, na documentação de estágio dos alunos, o que inclui termos de compromisso, relatórios de atividades e comunicados de desligamento. Comprovantes de matrícula também podem ser assinados eletronicamente, bem como a liberação de documentos acadêmicos, como certificados de participação em congressos.

Pesquisadores também podem usar a plataforma para assinar pedidos de bolsa ou garantir a documentação para uma iniciação científica. Por fim, vale lembrar de outros processos burocráticos que podem ficar livres da papelada, como requisições de trancamentos, de mudanças de disciplina ou de transferência de cursos.

Além disso, a assinatura eletrônica pode ser uma aliada em tarefas mais administrativas, como nos contratos com fornecedores e prestadores de serviços ou na assinatura de convênios e parcerias com empresas ou outras instituições de ensino. Veja o vídeo abaixo da Multivix sobre o uso da assinatura eletrônica nos casos de matrícula:

Imobiliárias

O mercado imobiliário é um dos que mais sofre com a papelada excessiva. Para resolver o problema, a assinatura eletrônica surge como uma poderosa aliada. Com ela é possível, por exemplo, autenticar vistorias de imóveis antes de uma locação ou de uma venda. Também é possível usá-la nos contratos de locação.

A exceção, por enquanto, fica no campo das averbações de compra e venda de imóveis, processos específicos que ainda demandam visitas ao cartório. A boa notícia é que, ao que parece, os documentos eletrônicos passarão a ser aceitos em breve! Veja o vídeo da RE/MAX imobiliária que assina com Docusign:

Administradoras de condomínio

Empresas que fazem a administração terceirizada de condomínios também precisam lidar com um grande volume de documentos. Nesse setor, entre os arquivos que podem ser emitidos e autenticados com uma assinatura eletrônica estão as atas de reunião, a própria cobrança dos condomínios, as guias e os circulares internos.

O recurso também é importante para a gestão interna da administradora. Com ele, é possível trazer agilidade e segurança para o fechamento de contratos com fornecedores, além de melhorar o controle de arquivos referentes aos dados trabalhistas dos funcionários.

Órgãos públicos

A verdade é que o setor público não é afeito a novidades. Por isso, pode demorar um pouco mais a se adaptar aos tempos de transformação digital. Embora a assinatura eletrônica já seja recorrente em outros países, como Inglaterra e Estados Unidos, o Brasil ainda dá passos tímidos na modernização de gestão de documentos. Mesmo assim, é possível ficar esperançoso!

Desde 2016, o Mato Grosso do Sul adota a assinatura digital em atos de competência administrativa. A própria Receita Federal também já aceita o uso de assinatura digital. Outra instituição que disponibiliza a assinatura digital para seus integrantes é a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). Como você pode notar, a assinatura eletrônica em si ainda não é adotada por essas instituições, mas a possibilidade do uso da versão digital já é um alento.

Empresas de serviços

Empresas prestadoras de serviços têm o trabalho guiado por contratos. Nesse cenário, a assinatura eletrônica pode ser usada para agilizar processos, diminuir custos e dar mobilidade aos funcionários. Empresas que trabalham com pagamentos recorrentes ou com um grande número de clientes ainda ganham com a gestão mediada via software para controlar a emissão de documentos e conseguir organizá-los de maneira adequada.

Lojas virtuais e tradicionais

Seja lidando com outras empresas ou com os consumidores finais, quem trabalha com vendas também pode adotar a assinatura eletrônica para autenticar contratos de compra e venda, assinar relatórios gerenciais e, de forma geral, agilizar seus processos — como a solicitação de cotação de preços junto aos fornecedores.

No e-commerce, o uso vem para complementar as transações digitais. Afinal, não é preciso apelar para soluções analógicas se o negócio está todo na internet! Já quem trabalha com a venda física ainda ganha em mobilidade, permitindo que seus vendedores fechem negócios em qualquer lugar do mundo, uma vez que podem emitir contratos válidos de forma imediata.

Além de tudo isso, documentos assinados eletronicamente também são úteis em processos internos. Com o recurso, colaboradores em trânsito podem enviar relatórios seguros para suas lideranças, que conseguem dar um retorno em questão de minutos. O processo é ainda mais indicado para quem precisa de sigilo e segurança no momento de transferir arquivos sensíveis por meio da nuvem.

Bancos e seguradoras

Instituições financeiras também vêm adotando as assinaturas digital e eletrônica em seus processos internos. Hoje em dia, é possível abrir ou fechar uma conta-corrente via internet com o auxílio desses recursos, por exemplo. Aliás, essa prática foi formalmente autorizada pelo Banco Central por meio da resolução 4.474.

O mercado de seguros é mais um a adotar a assinatura eletrônica como diferencial competitivo. E os resultados obtido nessa empreitada são bastante animadores. Acredite: a estimativa é de que seguradoras que aderiram ao recurso conseguem ser até 50% mais lucrativas! Agora veja o vídeo do Banco Inter, que assina as vendas de crédito com assinatura eletrônica:

E quanto à validade jurídica do documento?

Por mais que cartórios sejam caros e burocráticos, sempre dão a sensação de que você está realizando uma transação aceita sem questionamentos pela lei brasileira, afinal, são muitos e muitos anos fazendo isso. Mas sabia que os documentos assinados eletronicamente têm a mesma validade? Para que isso fique claro, vamos entender qual é o entendimento jurídico sobre o recurso.

De acordo com a legislação nacional, qualquer documento pode ser usado como prova desde que:

• o formato do documento seja aceito pelas partes;

• a origem do documento possa ser assegurada;

• a integridade do documento possa ser comprovada.

O primeiro requisito é bem simples de ser cumprido: basta informar ao cliente ou receptor do documento que você usará um formato digital e que o arquivo receberá a garantia de uma assinatura eletrônica. Já a origem do documento pode ser comprovada por meio dos próprios recursos da assinatura eletrônica. Afinal, ela pode incluir dados que mostram:

• a localização física de onde o documento foi gerado;

• o carimbo do tempo para demonstrar a hora exata em que o arquivo foi criado ou modificado;

• a identificação dos autores — usando os recursos que citamos no início deste post: senha, token, geolocalização e assim por diante.

A integridade do documento digital também pode ser auditada de maneira simples. Isso acontece porque o arquivo carrega todas as informações da sua origem, mas também inclui dados sobre quem o acessou ou se foi realizada qualquer alteração. Veja abaixo um trecho do nosso webinar sobre a validade da assinatura eletrônica gravado com a Opice Blum:

É importante salientar que os procedimentos de criptografia devem ser usados tanto na criação dos documentos digitais quanto no seu armazenamento. Vai usar servidores na nuvem para a alocação desses arquivos? Então busque um fornecedor que tenha um centro de dados com criptografia própria e, se possível, que conte com os certificados de segurança comuns para cloud computing — como Organização Internacional de Normalização (ISO) e Statement on Standards for Attestation Engagements (SSAE).

Por fim, vale lembrar que alguns casos exigem uma assinatura digital e, portanto, um certificado digital. Saiba: o Brasil conta com um conjunto de normas, padrões e procedimentos que recebe o nome de Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil). Qualquer entidade emissora de certificados digitais precisa ser autorizada pelo ICP e seguir as diretrizes de segurança estabelecidas.

Como obter uma assinatura eletrônica?

Até aqui, você já sabe o que é uma assinatura eletrônica, conheceu suas principais vantagens e até tirou dúvidas a respeito da sua validade jurídica. Se ficou animado com o recurso, deve estar se perguntando: como ter acesso a ele? E a resposta é bem simples: basta contar com um software dedicado! Para que isso fique bem claro, vamos usar o exemplo das soluções Docusign, ok?

Tudo começa com a simples instalação de um aplicativo no seu dispositivo. O app é simples e tem uma interface intuitiva. Logo no painel inicial, é possível selecionar a opção editar assinatura. Lá, o usuário cadastra seu login e sua senha, garantindo que apenas ele conseguirá fornecer sua própria assinatura eletrônica. Dado esse primeiro passo, o usuário já está pronto para assinar eletronicamente!

A plataforma permite que você importe arquivos de diferentes formatos, como .doc e .pdf. Além da assinatura, é possível inserir textos e qualquer outra informação que você julgar necessária. Por fim, basta enviar o arquivo para o destino correto. E as alternativas também são diversas nessa etapa final: você pode mandar o documento por e-mail ou compartilhá-lo por Dropbox, Evernote, Google Drive. Pronto! O arquivo assinado é entregue sem desperdiçar nenhum grama de papel ou nenhuma gota de tinta.

O aplicativo da Docusign conta com uma série de recursos de segurança para garantir a integridade de todos os arquivos, a começar pela exigência de login e senha personalizados. Além disso, usa o padrão DTM, que é aceito em todas as partes do mundo. Isso acontece porque ele já recebe uma série de certificações de segurança, como:

• CloudTrust;

• ISO 27.001:2013;

• PCI DSS;

• SOC 1 Type 1 e 2;

E as vantagens de usar um aplicativo de assinatura eletrônica vão muito além do envio rápido e seguro de arquivos! A plataforma também funciona como uma auxiliar na gestão de documentos, sendo capaz de armazenar o histórico de assinaturas e organizar os arquivos que passaram pelo software. Assim, sempre que você precisar consultar um documento antigo ou fazer uma revisão em determinado contrato, ele estará a apenas poucos cliques de distância.

A solução é tão eficiente que já é adotada por grandes empresas, como a DuPont, o LinkedIn e a Hewlett-Packard (HP). No entanto, não são apenas as gigantes que podem ter acesso ao recursos! Médias empresas, com cerca de 50 funcionários, já apresentam grande volume de documentos, podendo encontrar inúmeras vantagens ao adotar a plataforma.

Quais são os desafios da assinatura eletrônica no Brasil?

A regulamentação deixou de ser um empecilho, pois a Medida Provisória 2.200-2 que possui força de lei, determina a legalidade de documentos digitais que sejam certificados pela ICP-Brasil. Porém, há outros obstáculos a serem vencidos.

A questão cultural é um dos primeiros pontos que vale a pena trazer aqui. Muitos negócios ainda têm uma mentalidade de que o papel é essencial para trazer mais segurança, mas, como você viu, não é. Na verdade, o papel pode trazer mais gastos e atrasos em seus contratos. Por isso, essa é uma mentalidade que deve ser trabalhada o quanto antes nas empresas.

Uma vez que vivemos em um período no qual a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor, estar de acordo com os princípios dela também é urgente. Dessa forma, contar com soluções que sejam seguras e estejam em conformidade com a LGPD é um cuidado importantíssimo.

Antes de fechar com qualquer fornecedor, lembre-se de que a Docusign é um exemplo a ser seguido, uma vez que conta com inúmeros certificados de segurança. Além disso, por transparência, existe o Trust Center, uma página que tem as mais diversas informações sobre as normas de segurança aplicadas na plataforma e de que maneira a tecnologia é utilizada para garantir privacidade, integridade e segurança.

Qual o futuro da assinatura eletrônica?

Vale dizer que não tem mais volta para o uso da assinatura eletrônica. As empresas que a utilizam em seu dia a dia têm percebido a velocidade para fechar contratos e a economia com papel e processos burocráticos. Os negócios que ainda não a utilizam vão se deparar com a necessidade de rever seus processos para manter a competitividade.

Assim, o ideal é começar a digitalizar suas operações o quanto antes, para ditar as regras de seu mercado em vez de correr atrás das empresas que saíram na frente.

Pensando em sustentabilidade, a assinatura eletrônica permite que um negócio se torne mais sustentável também, não só reduzindo o papel, mas tornando digital toda a jornada do cliente, evitando que ele saia de casa, por exemplo.

Como falamos, contar com bons parceiros na hora de escolher um serviço de assinatura eletrônica é, sim, um diferencial. Nesse ponto, vale reforçar que a Docusign garante o compliance do seu negócio, já que todos os documentos possuem um rastro digital que pode ser facilmente auditável. Há, dessa forma, menos chance de ter que lidar com erros e fraudes.

Viu só como a assinatura eletrônica pode ser uma importante aliada do seu negócio? Caso você ainda tenha ficado com dúvidas sobre sua validade legal, confira este white paper com o parecer jurídico produzido pelo escritório de advocacia especializado em direito digital Opice Blum! Ou você pode testar grátis a plataforma da Docusign por 1 mês e descubra os benefícios que a assinatura eletrônica pode gerar ao seu negócio.