Como as instituições de ensino podem usar assinatura eletrônica?

A competitividade e a sobrevivência no mercado estão intimamente ligadas em todos os setores da economia. Com o crescimento do setor educacional nos últimos anos, o ensino não ficou de fora dessa lógica. Tanto nas escolas de ensino fundamental/médio/profissionalizante, quanto na Educação Superior, redesenhar processos para reduzir custos e trazer novas tecnologias para eliminar procedimentos burocráticos se tornaram práticas constantes na educação nacional. Usar assinatura eletrônica é uma delas.

Justamente pelo fato do ensino ser um setor extremamente conservador com relação às novas tecnologias, há muito ainda a ser feito na área para torná-la mais dinâmica, barata e produtiva. Usar assinatura eletrônica é uma das iniciativas que geram efeitos positivos nos resultados financeiros e na eficiência das instituições educacionais.

Hoje você vai entender por que sua escola/faculdade/universidade precisar sair da era da assinatura manual!

O crescimento do setor e a necessidade de torná-lo mais eficiente

Segundo dados do Inep, autarquia vinculada ao Ministério da Educação, entre 2003 e 2014, o número de matrículas na educação superior no Brasil aumentou 96,5%. Já a quantidade de concluintes do Ensino Superior subiu 80% entre 2002 (466,2 mil) e 2014 (837,3 mil).

Nas escolas particulares de ensino fundamental/médio, um crescimento significativo no número de matrículas também foi observado pelo MEC. A última edição do Censo Escolar, em 2015, revelou que, em 2008, o percentual de alunos matriculados na rede privada era de 13,3%. Quatro anos mais tarde, esse número subiu para 18,3%.

Simultaneamente à elevação no número de matrículas, aumentam também os concorrentes do setor, exigindo que as instituições de ensino se tornem mais ágeis e menos custosas. Isso abre espaço para reduções de despesas que possam ser repassadas ao aluno (fato que aumenta o poder de competitividade da instituição).

Reduzir custos sem perder eficiência é consequência da tecnologia. E uma das mais interessantes para a área administrativa das escolas/faculdades/universidades é usar assinatura eletrônica em seus processos.

O alto custo da assinatura manual

Você acha irrelevante contratar uma plataforma de assinatura eletrônica para os funcionários de sua instituição de ensino? Então talvez o resultado de uma pesquisa feita há alguns anos pelo IDC o faça mudar de ideia.

O estudo mostra que os funcionários das empresas (independentemente do segmento) perdem, em média, 4 horas por semana apenas assinando documentos manualmente. Se formos converter esse número ao ano, chegaríamos a impressionantes 208 horas/ano (4 x 52 = 208). Para cada funcionário.

Imagine que o custo da hora de trabalho de cada funcionário seja de R$ 30,00 e que você tenha 10 funcionários trabalhando no setor administrativo da instituição. Por ano, sua escola/universidade estaria desperdiçando R$ 62.400,00 (208 x 10 x 30), apenas mantendo colaboradores assinando autorizações de pesquisa, relatório de atividades dos estudantes, declarações, etc.

Vale a pena usar assinatura eletrônica, que reduz a alguns minutos o tempo gasto por dia com assinaturas de documentos diversos.

O que é assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica foi criada para validar os atos realizados por um indivíduo devidamente cadastrado em uma plataforma especial (que conta com recursos de segurança típicos de bancos). Essa ferramenta (que não deve ser confundida com assinatura digital) permite a assinatura de dezenas de documentos em poucos minutos.

Além da redução de tempo com o registro de firma manual, outra vantagem desse recurso é que ele possibilita a assinatura de documentos (como Termos de Compromisso de Estágio) a partir de qualquer ponto com acesso à Internet. Assinatura eletrônica é segura, protegida e juridicamente válida. 

Confira a história de sucesso do Mackenzie. 

Como usar a assinatura eletrônica na sua IE

Ok, você já entendeu os benefícios de usar assinatura eletrônica. Mas como isso poderia auxiliar a secretaria de sua instituição de ensino? Vamos mostrar isso agora.

1. Entrega de documentação de estágio

A burocracia para formalizar um estágio não é pequena. São Termos de Compromisso de Estágio, relatórios de atividades, formulários de desligamentos, entre outros papéis que se acumulam nas secretarias das escolas/universidades, gerando atrasos, má qualidade de serviços, excesso de trabalho, entre outros percalços. Toda essa documentação — ao menos no que tange às instituições de ensino — poderia ser chancelada com uso da assinatura eletrônica.

2. Matrícula de novos estudantes/liberação de documentos correlacionados

Anualmente, as escolas da rede privada e universidades recebem milhares de estudantes, o que implica na geração de um número ainda maior de procedimentos burocráticos, como impressão e assinaturas de comprovantes de matrícula, confirmação de inscrição em disciplinas, etc. Mas e se sua instituição tivesse um sistema de matrícula remota, reduzindo tempo de assinatura e upload dos documentos obrigatórios?

Da mesma forma, o atendimento a diversas solicitações frequentes no início do ano/semestre letivo (como envio de histórico escolar e ratificação de matrícula em disciplinas) poderia ser feito por e-mail, com remessa de documentos assinados eletronicamente.

No caso de um comprovante de matrícula, por exemplo, o processo de assinatura eletrônica é bastante simples. O funcionário do setor administrativo faz o upload de diversos comprovantes simultâneos na plataforma, adiciona os diretores que precisam assinar, indica os campos que necessitam das firmas e clica em “enviar”.

Os diretores receberão um e-mail solicitando suas assinaturas e, tão logo abram a plataforma e cliquem em “assinar”, todos os comprovantes de matrícula serão assinados de uma vez, em um processo que leva poucos segundos, economizando tempo de gestores e colaboradores.

Quando tudo for assinado, os envolvidos receberão um e-mail, avisando-os da tarefa concluída; os documentos serão armazenados eletronicamente, para que todos possam acessá-los posteriormente, de forma rápida e segura. Viu como é fácil usar assinatura eletrônica?

3. Assinatura de documentos de pesquisas acadêmicas

Como são assinados os pedidos de bolsa e contratos relativos à iniciação científica? E os da pós-graduação? Em plena era da mobilidade, tudo isso ainda tramita via papel? Que tal usar assinatura eletrônica para reduzir o consumo de papel, garantir a tramitação integral dessa documentação pela área do aluno e ainda diminuir o volume de arquivos armazenados fisicamente em sua instituição. Melhor controle é mais eficiência em sua gestão de documentos!

4. Solicitação de transferência de disciplina

Muito comum nas universidades, o alto volume de solicitações de transferência de disciplinas ajuda a soterrar a secretaria das instituições todo os semestres. Por incrível que pareça, muitas Instituições de Ensino Superior ainda trabalham com papel, o que implica na análise de centenas de formulários, ratificação/indeferimento de transferências, além de emissão de declarações, que serão entregues aos alunos no prazo determinado, na secretaria da faculdade (gerando filas imensas, extravio de solicitações, atrasos em outras tarefas administrativas, etc.).

Ao invés disso, a instituição poderia levar para o universo digital toda a tramitação desses pedidos, com deferimentos/indeferimentos expedidos direto no site da faculdade, contando com assinatura eletrônica do diretor responsável.

5. Requisição de bolsas de estudo

Por fim, a requisição de bolsas de estudo também pode ser analisada por meio de assinatura eletrônica. Análise de declaração socioeconômica, desempenho em avaliações para concursos de bolsas, além do próprio comprovante de bolsa podem ser restritos ao ambiente digital, tudo validado eletronicamente. Usar assinatura eletrônica reduz drasticamente o consumo de papel, gastos com cartuchos de impressoras, além de elevar significativamente a produtividade de seus funcionários!

A Docusign é a mais conhecida plataforma de assinatura eletrônica do mercado. Entre em contato conosco e saiba mais sobre como dar mais eficiência à secretaria de sua escola, faculdade ou universidade! Ou assista ao nosso webinar sobre como a assinatura eletrônica pode ajudar nas matriculas da sua instituição.