Você sabe quais são os tipos de software?

Caracterizados por serem qualquer programa executado em um computador ou dispositivo móvel, os diferentes tipos de software apresentam funções diversas. Elas facilitam o dia a dia. Em uma empresa, isso se traduz em eficiência operacional e agilidade nos negócios.

Assim, eles são ferramentas indispensáveis nos processos e nos fluxos de trabalho. Além disso, permitem gerar, coletar e gerenciar dados que contribuem com a tomada de decisão e a otimização dos resultados alcançados.

Por todos esses motivos, é importante entender quais são as opções do mercado e para que cada uma delas serve. É o que vamos mostrar neste post. Ainda vamos explicar o conceito e suas classificações. Entenda mais!

O que é um software?

Software é uma palavra utilizada para designar um conjunto de instruções configuradas por uma lógica de programação. Esse grupo de regras é executado por um dispositivo e define todo programa, script, app, macro e instrução de código localizado no firmware, ou seja, já embarcado. Dessa forma, a máquina sabe o que deve fazer.

O conjunto de instruções dos diferentes tipos de software são lidos pelo dispositivo. Nesse processo, estão incluídos seus dados, seus componentes e seus conteúdos audiovisuais. E ainda existe a licença. Ela consiste nas diretrizes definidas pelo criador ou distribuidor do programa, que determina o que pode ser acessado e em quais circunstâncias.

Portanto, há relação com o direito autoral. Por isso, parte das funcionalidades podem estar disponíveis de forma gratuita. Também existem softwares com um período de testes. Tudo depende do que foi predefinido.

Existem várias funções disponibilizadas em um software. Por exemplo:

• calculadora;

• jogos;

• criação de textos;

• edição de imagens e/ou vídeos;

• reprodutor multimídia;

• conversão de vídeo;

• acesso à internet.

Quais são as categorias de softwares?

Há três maneiras diferentes de classificar os vários tipos de programas computacionais existentes no mercado. A seguir, apresentamos quais são elas e o conceito de cada uma das categorias.

Classificação genérica

Representa a forma mais simples de classificação. Nesse caso, um software pode ser:

• de base — é um programa voltado para a programação e a operação do dispositivo. O melhor exemplo é o sistema operacional, que permite rodar toda a interface necessária para a utilização dos outros aplicativos. Aqui, estão incluídos o Windows, o MacOS, o iOS e o Android. Ainda tem os drivers de dispositivo, que conectam um hardware a um sistema. Por exemplo, driver BIOS, da placa-mãe, ROM, de impressora etc. Outros exemplos são o firmware, os tradutores de linguagem de programação e os utilitários;

• aplicativo — apresenta uma função específica para realizar uma tarefa predeterminada. Assim, são todos os outros programas, diferentes dos sistemas operacionais. Por exemplo, editores de texto e imagens, jogos, simuladores, softwares de gestão e mais.

Classificação detalhada

É uma categorização mais bem definida, muito utilizada por quem trabalha na área. Aqui, estão incluídas três classes distintas:

• software de base — é o sistema operacional, como já indicava a classificação genérica;

• software de aplicativo — permite realizar tarefas pelo usuário final, também da mesma forma que o conceito anterior;

• software cliente-servidor — é desenvolvido para rede ou para a internet. Apresenta essas duas partes para garantir a conexão.

Essa categoria está sendo menos utilizada atualmente, porque pode confundir os conceitos. Afinal, um mesmo programa pode se enquadrar em aplicativo e cliente-servidor.

Classificação completa

É a categoria mais comumente usada, porque apresenta diferentes possibilidades. Apesar de não existir um consenso na literatura, as principais classes são as dos seguintes softwares:

• de sistema — consiste no mesmo conceito já apresentado. Assim, tem duas principais funções. Uma delas é o gerenciamento de recursos físicos do dispositivo, o que garante a administração da memória em uso e a coordenação de tarefas. A outra é a melhoria da experiência do usuário para controlar e interagir com o sistema;

• de aplicativo — é um programa do tipo stand-alone, que resolvem um problema específico e são executados sem internet ou outros recursos em rede. Portanto, é derivado de uma programação de software;

• de programação — projeta utilidades digitais para realizar diferentes funções. Isso é feito por meio da linguagem de programação e do conhecimento lógico. Essa é a base para a escrita do código e o desenvolvimento de novos softwares dentro do sistema operacional;

• de engenharia — é voltado para processar uma grande quantidade de números. Por isso, são utilizados na ciência. Por exemplo, na biologia molecular, na astronomia etc.;

• embutido — consiste no programa que está dentro de um sistema ou produto. Assim, controla o equipamento e fornece funcionalidades ao usuário final;

• para linha de produtos — garante o acesso a capacidades específicas para uso dos consumidores. Um exemplo é o Docusign Agreement Cloud, uma suíte de soluções que abrange uma série de produtos voltados para a geração, o versionamento, a aprovação e até a assinatura de contratos eletrônicos;

• aplicações web — são focados em rede e reúnem várias aplicações acessadas por um navegador via dispositivo móvel ou computador;

• de inteligência artificial — utiliza algoritmos não numéricos para solucionar problemas complexos e tomar decisões de forma autônoma.

Disponibilidade e compartilhamento

Há uma classificação embasada na disponibilidade e no compartilhamento do software. Aqui, as possibilidades são:

• freeware — é o sistema disponível de forma gratuita. Porém, não há possibilidade de modificação nem cobrança pela sua distribuição;

• shareware — é distribuído de forma gratuita aos usuários com a finalidade de avaliação. Costuma vir com um prazo determinado. Depois disso, é preciso pagar pelo serviço;

• open source — é o código aberto. Disponibiliza o código-fonte aos usuários para que eles distribuam e modifiquem o sistema. Portanto, pode ser grátis ou sofrer alguma cobrança;

• closed source — é o código fechado. São programas normalmente pagos e com direitos de propriedade intelectual ou patente sobre o código-fonte.

Além disso, um closed source pode oferecer a possibilidade de integração open source. Essa é uma alternativa para trazer ainda mais eficiência operacional e agilidade aos negócios.

Quais são os principais tipos de software?

A explicação anterior mostrou por que um software é importante. Além de permitir o acesso à interface do sistema, garante a execução de programas, drivers e utilitários. Esse também é o motivo para manter todos eles sempre atualizados.

Afinal, qualquer brecha de segurança pode ser explorada por criminosos virtuais. Em uma empresa, essa medida é ainda mais relevante. Isso porque problemas na segurança da informação corporativa pode levar a perdas significativas, tanto no que se refere a capital quanto à reputação e à imagem da empresa.

Até mesmo porque um vazamento pode gerar problemas com as partes envolvidas e outros stakeholders. Essas medidas precisam ser adotadas para qualquer um dos tipos de software usados na sua empresa.

A seguir, apresentamos os principais, com suas características, suas vantagens, suas funcionalidades e para quais mercados são indicados.

ERP

O Enterprise Resource Planning — ou software de gestão empresarial — centraliza os dados de diferentes setores do negócio. Assim, todas as tarefas são gerenciadas por meio de uma plataforma única. Isso vale desde o setor administrativo até os operacionais.

Para assegurar esse objetivo, o sistema é oferecido em módulos. Alguns deles são:

• comercial;

• financeiro;

• ativo;

• compras;

• contábil;

• faturamento;

• fiscal;

• estoque.

Para entender melhor como o ERP funciona, é possível imaginar uma situação. Se um produto é vendido, o sistema atualiza o dado em estoque de forma automática. Caso chegue ao nível mínimo, o setor de compras é informado da necessidade de aquisição. Então, o financeiro recebe a solicitação.

Percebe como os fluxos de trabalho são integrados? Isso leva à vantagem da automação de processos, que facilita toda a gestão da empresa. Afinal, todos os módulos são conectados a um único banco de dados. Assim, todas as áreas acessam os dados de registros e processos, conforme a autorização concedida.

Como consequência, são gerados dados valiosos, que permitem tomar melhores decisões. Além disso, os processos tendem a ser padronizados e menos burocráticos. Dessa forma, os gestores administram melhor a área sob sua responsabilidade, sem passarem por retrabalho e divergências nas informações.

CRM

O Customer Relationship Management — ou gestão do relacionamento com o cliente — é um sistema em que todas as interações com o público são registradas. Assim, as equipes de marketing e vendas têm à sua disposição vários dados. Por exemplo:

• nome;

• endereço;

• contato;

• perfil;

• histórico de compras;

• frequência de compras;

• histórico de interações.

A partir desses dados, é possível compreender melhor o comportamento dos consumidores. Da mesma forma, fica mais fácil antecipar suas necessidades e seus desejos, criando estratégias diversificadas.

Ou seja, há uma chance maior de aumentar as vendas e a eficiência operacional. Sem contar que a atração e a retenção de clientes passam a ter estratégias mais bem estruturadas.

Portanto, há um impacto significativo no atendimento, que pode se tornar de alto padrão. De quebra, a satisfação dos clientes costuma aumentar, já que as expectativas são atendidas ou até ultrapassadas.

WMS

O Warehouse Management System — ou sistema de gestão de armazém — é um dos tipos de software de gerenciamento. Ele é voltado para a logística e toda a cadeia de suprimentos do negócio.

Tudo isso é possível pela integração de processos e automação de tarefas de armazéns e centros de distribuição. Assim, todas as etapas são centralizadas e controladas por meio dessa plataforma. Dentre as atividades abrangidas, estão:

• manufatura, que abrange estoque, picking, separação de itens, endereçamento, impressão de etiquetas e mais;

• distribuição, que foca o pré-inventário, a paletização, a impressãode etiqueta dupla, a geração de nota fiscal, a troca de informações entre sistemas, o shelf life, o planejamento de armazenagem etc.;

• logística, que trata da atuação operacional e estratégica dos processos logísticos;

• gestão de estoque, com foco na automação para controlar as atividades e as informações.

Com todas essas informações centralizadas, várias questões são facilitadas. Por exemplo, agilidade, organização e produtividade da equipe. Além disso, o sistema permite mensurar o tempo de retrabalho. Assim, você evita gargalos e assegura fluxos operacionais mais fluidos. Outros benefícios são:

• melhoria da performance;

• aumento da lucratividade;

• obtenção de indicadores com informações organizacionais;

• simulação de diferentes cenários;

• mapeamento das atividades da empresa;

• visão estratégica para fazer o planejamento do negócio.

SRM

O Supplier Relationship Management — ou gestão de relacionamento com fornecedores — é um processo focado na escolha de parceiros relevantes para o negócio. Mas, isso depende dos objetivos, uma vez que a base de terceiros é gerenciada.

Vários benefícios são conquistados. Entre eles, estão os seguintes:

• melhoria da qualidade dos fornecedores;

• otimização do relacionamento com os parceiros, reduzindo problemas de comunicação e interrupções;

• aumento da eficiência, com a adoção de processos mais transparentes;

• redução dos riscos e adoção de estratégias de compliance, que ajudam a alcançar um desempenho melhor na empresa.

O propósito do sistema é facilitar a troca de informações entre a empresa contratante e a fornecedora. Assim, há dados mais organizados, claros e confiáveis. Para isso, várias funções são disponibilizadas. Por exemplo:

• consulta pública automatizada;

• sistema de qualificação e homologação de fornecedores;

• banco de dados de certificados e documentos;

• avaliação de indicadores de performance;

• monitoramento de prazos e validade.

SCM

O Supply Chain Management — ou gestão da cadeia de suprimentos — é o software que gerencia fluxos de materiais e informações entre a empresa e seus stakeholders. Por isso, há uma integração dos diferentes processos relativos à cadeia produtiva.

Ainda há outras funcionalidades. As principais são:

• levantamento de dados, como pedidos já feitos por clientes, indicadores atuais do mercado, média de vendas para o período, distribuição de mercadorias e opções de transporte para a coleta de insumos;

• análise dos indicadores de desempenho, de acordo com os objetivos de crescimento do negócio. Assim, você descobre quais processos têm um desempenho melhor e quais pontos requerem intervenção imediata para oferecer mais qualidade aos processos;

• rastreamento de informações, especialmente relativas a operadores de logística, varejistas, fabricantes, fornecedores, atacadistas e transportadoras.

Vale a pena observar que o SCM também tem relação com a satisfação dos clientes. Isso porque o sistema flexibiliza a cadeia de suprimentos para atender às demandas dos consumidores.

BPM

O Business Process Management — ou gestão de processos de negócio — implementa uma metodologia sistemática corporativa para otimizar o fluxo de trabalho e padronizar processos. Ele contribui com o alcance dos objetivos organizacionais, especialmente porque abrange clientes, parceiros, sistemas e colaboradores.

Vários benefícios são oferecidos pelo BPM. Dentre eles, estão:

• modelagem de processos com recurso drag and drop;

• acesso pela nuvem, a fim de potencializar a operação e a segurança da informação;

• capacidade de integração com as diferentes ferramentas e plataformas;

• usabilidade, com alta capacidade de resposta e interface simples;

• ganho de produtividade;

• aumento da transparência e da agilidade;

• entrega de resultados.

Além disso, o BPM é um tipo de software que traz impactos para boa parte dos setores organizacionais. Veja como cada uma das áreas é beneficiada:

• financeiro — permite automatizar faturas, atribuir responsabilidades, personalizar fluxos de trabalho, aprovar solicitações via push, otimizar as tomadas de decisão, manter a conformidade, realizar auditorias e acabar com o armazenamento de arquivos em papel;

• recursos humanos (RH) — automatiza o processo de integração de colaboradores, digitaliza os arquivos, gera credenciais para novos colaboradores, notifica as equipes sobre a chegada de recém-contratados e gerencia seu treinamento;

• marketing — armazena as informações do cliente na nuvem, integra as equipes de marketing e vendas para melhorar os resultados, automatiza a comunicação com os clientes via e-mail e outros canais, e personaliza os dados recebidos do setor de vendas;

• vendas — simplifica o ciclo de vendas pela automação da gestão de faturas, notifica cada etapa aos clientes, facilita a troca de informações com o setor de vendas, automatiza as cotações para agilizar o processo de vendas, elimina o armazenamento de documentos, garante a integração com contas a receber para agilizar os fluxos de trabalho.

PLM

O Product Lifecycle Management — ou gestão do ciclo de vida do produto — é um conjunto de soluções que criam um banco de dados colaborativo sobre as mercadorias. O armazenamento é feito desde a elaboração até a distribuição ou comercialização, também passando pelo desenvolvimento e pela produção.

Com esse sistema, todos os setores de negócio compartilham dados avançados sobre as diferentes etapas do ciclo de vida dos produtos. Como tudo fica em uma base de dados única, pessoas, processos e estratégias de mercado são integrados.

Assim, é possível ter uma ampla compreensão sobre o funcionamento do ciclo de produção. Isso permite conhecer os pontos fortes e fracos. Além disso, a empresa identifica as fragilidades do seu sistema de operação. Isso também leva a:

• aumento da compreensão do mercado;

• facilidade na criação e no desenvolvimento de produtos;

• aumento do market share;

• crescimento da produtividade;

• melhoria no alcance do atendimento das demandas;

• redução do custo de produção e da manutenção do ciclo de vida dos produtos;

• diminuição do tempo entre a geração de um produto e sua disponibilidade no mercado.

CLM

O Contract Lifecycle Management — ou gestão do ciclo de vida dos contratos — é uma solução que simplifica todas as etapas do início à renovação desses documentos. Isso garante o acompanhamento de todas as etapas, até a formalização.

O principal benefício é a automação e a simplificação de processos relacionados aos contratos. Ainda há outras vantagens, como:

• redução de erros;

• padronização das etapas de verificação e análise;

• simplificação dos fluxos de trabalho, o que garante que a empresa seja inserida na transformação digital;

• modernização das estruturas;

• rapidez na capacidade de fazer negócios;

• fortalecimento da conformidade;

• impulsionamento da inteligência comercial e de negócios;

• aumento da produtividade;

• crescimento da eficiência operacional.

Essas vantagens surgem porque se deixa de adotar uma abordagem manual ou fragmentada da gestão de contratos. Ao mesmo tempo, acabam-se as dificuldades para criar, negociar, aprovar e renovar as parcerias.

Afinal, todas as etapas são otimizadas. Veja como elas ficam a partir da adoção do CLM:

• pré-contratação — começa a gestão do sistema e define seu objetivo. Determina o que deve ser contratado, o orçamento disponível, o prazo para o atendimento da demanda, a maneira que a entrega será feita e os documentos necessários;

• contratação — abrange a negociação e o fechamento, além da análise da minuta e das cláusulas. Os contratos são verificados para a validação dos detalhes e garantia de atendimento às demandas;

• pré-execução — inclui os procedimentos técnicos e administrativos, quando a contratação efetivamente se inicia. O produto ou o serviço é recebido pelo cliente e os ajustes são executados. Ainda está incluída a assinatura, o pagamento e o prazo de recebimento para realização do trabalho;

• execução — é quando o produto ou o serviço comprado é aplicado. O procedimento segue as regras do contrato. Além disso, outros detalhes são acompanhados, como o cumprimento do cronograma, a realização do pagamento, a inclusão de adições etc.;

• encerramento — abrange a finalização das etapas anteriores e a vigência do contrato, caso a renovação não ocorra. Ainda são analisados diferentes detalhes, como o cumprimento do prazo, o fornecimento do produto ou serviço, a realização do pagamento, com a apresentação dos respectivos comprovantes.

Com todas essas possibilidades, é possível utilizar o CLM de diferentes maneiras na empresa. Algumas alternativas são:

• criação de contratos a partir de templates predeterminados ou com um documento em branco;

• aprovação e revisão desses documentos antes de iniciar a negociação. Todo o acompanhamento do status será acompanhado para identificar o volume de trabalho atual e as demandas futuras;

• negociação com clientes e fornecedores, o que pode incluir a assinatura eletrônica, se houver um software integrado;

• armazenamento seguro, mais especificamente, na nuvem. Assim, alertas de segurança são configurados e todas as regras da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) são seguidas;

• automação dos fluxos de trabalho, a fim de evitar violações contratuais. Assim, evita-se a possibilidade de sofrer perdas e multas. Ainda fica mais fácil gerar, aprovar, revisar, armazenar e enviar os contratos para assinatura;

• gestão do contrato, com dados que podem ser usados de maneira proativa e gerenciados de forma eficiente. Paras os gestores, isso representa a possibilidade de abordar diferentes estágios do documento e identificar problemas. Sem contar na eliminação das tarefas repetitivas;

• otimização dos processos para ajustar problemas, mensurar resultados e fazer renovações rápidas. Tudo isso agrega valor à sua empresa e garante que a equipe seja mais produtiva.

Assim, fica claro que os diferentes tipos de software são indispensáveis para o bom andamento dos processos. Você apenas precisa escolher o certo para o seu negócio. Para isso, avalie as suas demandas internas, as funcionalidades oferecidas e o custo-benefício.

Dessa forma, ficará mais fácil encontrar o sistema mais adequado à otimização dos fluxos de trabalho. Esse é o objetivo ao implementar vários tipos de software na sua empresa. Por isso, é importante considerar vários quesitos para ter melhores resultados.

Nesse processo, você também deve pensar no futuro. Veja 3 lições em inovação de empresas bem-sucedidas e entenda como replicar no seu negócio.