Tecnologia e Ganho de Eficiência: Como Melhorar a Gestão de Contratos com Ferramentas Digitais

Nos últimos anos, o mercado de tecnologia vem presenciando um comportamento cada vez mais focado em adoção de tecnologia pelo Jurídico, na busca por otimização de recursos e aumento de eficiência.É certo dizer que, de alguma maneira, o crescimento acentuado da função de Legal Ops , especialmente no Brasil, tem sido um dos catalisadores dessa mudança. Em meio a um cenário de pressão por redução de custos e otimização do tempo de trabalho, o Jurídico, para além do foco nos riscos jurídicos e de negócios, buscou entender as dores da operação para buscar soluções.

Nesse processo evolutivo, uma dor comum entre diferentes Jurídicos diz respeito à gestão de contratos, em um esforço para abandonar processos manuais e descentralizados e investir em mais automação e controle na governança desses importantes ativos da empresa. Hoje, adotar esse tipo de tecnologia não é mais uma jogada vanguardista ou uma aposta de futuro, mas sim um checkpoint essencial para quem precisa ganhar tempo, diminuir riscos e lidar com um volume crescente de demandas sem perder o controle.

Ferramentas digitais estão revolucionando o ciclo contratual de ponta a ponta, do momento em que um contrato é redigido até a sua renovação ou encerramento. A automação traz mais agilidade, reduzindo falhas operacionais e liberando tempo do time jurídico para atuar com foco mais estratégico. Para organizações inseridas em um contexto de crescente competitividade, sua adoção não é meramente opcional.

Neste conteúdo, você vai entender como essa evolução acontece e como escolher as soluções mais adequadas para a sua operação.

O que é gestão de contratos e por que ela consome tanto tempo

A gestão de contratos envolve o controle completo de documentos legais, desde a redação, versionamento, assinatura, até o cumprimento dos termos e condições acordados. Parece simples, mas quem vive esse ciclo de vida sabe o quanto ele pode ser lento, desconexo e burocrático quando feito sem o apoio de tecnologia. Não à toa, estudo recente da CLOC apontou que 62% dos líderes jurídicos têm como prioridade a adoção de tecnologia de gestão de contratos. 

No modelo tradicional, a rotina é marcada por retrabalho, excesso de versões circulando ao mesmo tempo, e até falhas de compliance por falta de controle. Sem uma ferramenta dedicada, a cada alteração é preciso revisar tudo manualmente. Se uma cláusula é esquecida ou mal redigida, o risco jurídico aumenta. Se o documento não está atualizado, o tempo gasto com correções cresce ainda mais. 

Além disso, a ausência de um sistema que organize o histórico de contratos faz com que times percam tempo tentando encontrar  qual as versões válidas — e isso atrasa processos importantes, como renovações, aditivos ou rescisões.

O problema não está só no volume, mas na falta de padronização e rastreabilidade. No fim do dia, o resultado disso é um time jurídico sem ter um controle de processos de ponta a ponta, exponenciando riscos de compliance, legais e financeiros. É por isso que a automação e as soluções digitais começaram a se mostrar o caminho mais seguro e produtivo para lidar com contratos no setor jurídico. Elas ajudam a reduzir erros, evitam retrabalhos e permitem que o Jurídico atue com mais estratégia, em vez de apenas apagar incêndios.

Como a automação transforma a gestão de contratos

Na prática, a automação muda completamente o ritmo da gestão contratual. Olhando para o aspecto operacional, a automação de processos abre espaços para trabalhos estratégicos. Com o IAM da Docusign, por exemplo, isso fica muito claro. Começa na criação do documento: modelos pré-aprovados reduzem o tempo de redação e garantem que todas as cláusulas estejam alinhadas às diretrizes da empresa. Nada de começar do zero a cada novo contrato.

Na etapa de aprovação, o fluxo também se torna mais simples. Em vez de depender de trocas de e-mails ou de múltiplas planilhas para acompanhar quem já leu ou aprovou, o sistema organiza as etapas automaticamente. Cada pessoa envolvida é notificada no momento certo, sem que ninguém precise cobrar.

Quando o contrato vai para assinatura, o processo ganha ainda mais velocidade. Com soluções de assinatura eletrônica, como a da Docusign, não há necessidade de imprimir, escanear ou aguardar envios físicos, pois o documento é assinado de forma segura e validada juridicamente, de qualquer lugar.

Depois da assinatura, o armazenamento é feito em um repositório central, com fácil acesso e histórico completo de alterações, eliminando a dispersão de arquivos e facilitando consultas futuras — seja para uma auditoria, seja para responder dúvidas internas ou renegociar prazos. O armazenamento em repositório centralizado também permite destravar todo o potencial dos dados aprisionados na base de contratos da organização, inclusive com recursos de IA.

Esse novo fluxo não só agiliza o dia a dia, como melhora a visibilidade sobre o status de cada contrato, facilita auditorias e oferece mais controle sobre prazos e obrigações.

Ferramentas digitais que otimizam o ciclo de vida contratual

Cada etapa do contrato pode ser gerenciada com mais precisão e menos esforço quando se utiliza a tecnologia certa. Segundo uma pesquisa feita pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) em 2025 – e na mesma linha do relatório divulgado pela CLOC, que mencionamos acima –,  soluções de assinatura eletrônica, gerenciamento de contratos e inteligência artificial figuram entre as dez principais ferramentas tecnológicas em que o Jurídico vem investindo. Assim, vale destacar que a Docusign, via sua solução IAM, oferece funcionalidades específicas que atendem essas necessidades:

• Docusign CLM (Contract Lifecycle Management): organiza e padroniza processos, desde a redação até o acompanhamento pós-assinatura. Garante visibilidade, controle e rastreabilidade em uma única plataforma.

• Docusign Admin: protege os dados mais sensíveis com regras de acesso específicas para cada tipo de usuário, mantendo conformidade e segurança desde o primeiro clique.

• Docusign Maestro: automatiza fluxos entre sistemas e departamentos, conectando diferentes ferramentas e etapas em uma sequência contínua — sem quebra de informações ou tarefas manuais intermediárias.

• Docusign Navigator: O Docusign Navigator é uma ferramenta do IAM com inteligência artificial que centraliza e organiza acordos, facilitando sua gestão, busca e análise, além de gerar insights que aumentam a eficiência, reduzem custos e melhoram a segurança.

Ao integrar essas soluções, o Jurídico ganha precisão no controle e agilidade na operação, o que melhora a qualidade dos contratos e diminui o tempo envolvido em cada etapa.

Padronização de cláusulas e redução de riscos jurídicos

Contratos com cláusulas desalinhadas, termos duplicados ou omissões estratégicas ainda são realidade em muitas organizações, principalmente quando cada documento é criado do zero ou adaptado manualmente. Isso abre margem para falhas, aumenta o tempo de revisão e compromete a segurança jurídica do negócio.

Com tecnologia de um CLM, por exemplo, é possível definir modelos padronizados, centralizar versões validadas e aplicar regras de forma automática. As ferramentas de gestão contratual permitem configurar bibliotecas de cláusulas e aplicar essas estruturas com consistência, mesmo em contratos distintos entre si.

Essa padronização, além de reduzir as chances de erros, também acelera a criação dos documentos e facilita o trabalho de revisão. O Jurídico ganha mais confiança no material produzido, mesmo quando o processo passa por outras áreas da empresa.

Eficiência jurídica com formulários inteligentes e validação de identidade

No setor jurídico, o tempo gasto com preenchimento e conferência de dados pode comprometer o andamento de processos essenciais. Para resolver isso, ferramentas como o Docusign Web Forms permitem estruturar preenchimentos dinâmicos, que se adaptam de forma inteligente conforme as respostas do usuário. O ganho não está apenas na agilidade, mas também na redução de erros causados por preenchimentos manuais e informações fora de padrão.

Já com o Docusign Identify, a validação de identidade deixa de ser uma etapa isolada e se torna parte fluida do fluxo contratual. A tecnologia combina verificação de documentos oficiais, autenticação por selfie e testes de vivacidade, tudo integrado ao processo de assinatura.

Quando unimos coleta inteligente de dados e autenticação confiável, o Jurídico consegue operar com mais segurança, sem comprometer a experiência dos envolvidos — mesmo em operações com múltiplas partes ou grande volume de contratos.

LegalTech na prática: como escolher o software de gestão de contratos mais adequado para a sua operação

Escolher a ferramenta mais adequada para a gestão de contratos começa com uma análise da operação jurídica. É certo que pela diversidade de operações jurídicas que temos hoje, a demanda por organização levará em consideração não apenas o volume, mas também a complexidade dos contratos, seja por conta de versionamento, falta de padronização de cláusulas, ou pela diferença quanto a aspectos de formalização. Assim, esta análise será o seu ponto de partida para a definição do nível de automação necessário.

Outro ponto essencial é a integração com sistemas já utilizados, como ERPs, CRMs e plataformas de RH. Soluções que se conectam bem ao ecossistema da empresa evitam retrabalho e mantêm os dados sincronizados.

Considere também a usabilidade: o software precisa ser intuitivo para os usuários o adotarem sem barreiras. E avalie o suporte oferecido pelo fornecedor — atualizações, segurança e atendimento técnico fazem toda a diferença no dia a dia do Jurídico.

Transformação digital na advocacia e o papel da tecnologia contratual

A digitalização dos contratos não é um movimento isolado, afinal, ela faz parte de uma transição mais ampla na forma como o setor jurídico atua. A figura do advogado, antes centrada na operação e no controle de risco, vem ganhando um papel mais próximo da estratégia de negócios. Essa mudança ganha força pelo uso de tecnologias que automatizam tarefas repetitivas, melhoram o acesso à informação e ampliam a capacidade analítica das equipes. Com isso, o Jurídico deixa de atuar apenas de forma reativa e passa a contribuir ativamente com decisões mais ágeis, baseadas em dados. Isso libera o advogado para focar menos no levantamento e preparação de informações, e mais na contribuição ativa e estratégica em discussões de negócios da organização.

Ferramentas como as de gestão contratual, automação de fluxos e validação digital são apenas uma parte do que está em curso. De modo geral, elas viabilizam uma advocacia mais conectada ao contexto digital das empresas, mais próxima da governança e mais integrada às metas da organização.

Exemplos práticos de ganho de tempo com automação contratual

Dá para ter uma ideia clara do quanto a automação ajuda olhando para situações do dia a dia do Jurídico.

Um exemplo é o caso da Cotrijal, uma das maiores cooperativas agroindustriais do Brasil, que enfrentava dificuldades com a gestão descentralizada dos contratos e a falta de visibilidade sobre prazos, versões e obrigações. Assim que implementou a solução de Contract Lifecycle Management (CLM) da Docusign, o Jurídico passou a contar com fluxos automatizados, alertas de renovação e controle completo do ciclo contratual. O resultado foi uma redução expressiva no tempo de revisão, aumento na segurança das informações e mais agilidade na tomada de decisão.

Em escritórios que recebem grande volume de dados para preencher contratos, o uso do Web Forms facilita a coleta e reduz falhas. Os dados chegam organizados, prontos para uso, sem a necessidade de ajustes manuais.

Outro caso comum é o de setores que precisam validar a identidade de clientes ou parceiros antes de fechar um contrato. Com o Identify da Docusign, a verificação de identidade passa a ser feita de forma digital e segura, sem idas e vindas de documentos.

Esses são só alguns exemplos de como a automação simplifica tarefas que, até pouco tempo atrás, consumiam boa parte do tempo do Jurídico.

Docusign: mais controle, menos retrabalho, mais estratégia

Quando o Jurídico passa a contar com tecnologia para organizar, revisar e acompanhar contratos, o dia a dia muda. A equipe ganha controle sobre prazos, versões e aprovações, o que se reflete em menos retrabalho, menos retratação e mais agilidade em decisões importantes.

Em vez de focar em tarefas operacionais, como conferência de cláusulas ou coleta de assinaturas, os profissionais conseguem direcionar o tempo para ações estratégicas: negociações, análises de risco, estruturação de políticas contratuais e suporte a outras áreas da empresa.

A automação não substitui o olhar jurídico, mas libera tempo para atuar onde realmente importa. E é aí que a tecnologia deixa de ser só uma ferramenta e passa a ser parte do crescimento da empresa.

Se a sua operação jurídica ainda depende de processos manuais, talvez este seja o momento ideal para evoluir. Soluções como o CLM, Navigator e o IAM da Docusign estão ajudando escritórios e departamentos jurídicos a ganharem visibilidade, agilidade e segurança em todas as etapas do ciclo contratual.

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