Software de cobrança: facilite pagamentos e agilize o fechamento de contratos

A inadimplência é um problema comum em empresas — sejam elas de grande porte, sejam de pequeno porte —, e é possível encontrar clientes devedores com facilidade nos sistemas. No entanto, muitas empresas nacionais não têm um sistema de gestão de cobrança eficaz, o que acaba afetando o fluxo de caixa e, muitas vezes, trazendo prejuízos.

O uso de software de cobrança pode auxiliar nesse processo e oferecer diversos benefícios, como facilitar e agilizar pagamentos e fechamento de contratos. Pensando nisso, trouxemos este artigo para explicar mais sobre o assunto. Confira!

Quais são os principais desafios da área de cobrança?

Uma vez que a situação financeira da empresa é uma questão fundamental para ela se manter aberta e fortalecida no mercado, é essencial estar consciente dos desafios encontrados no setor de cobranças e superá-los o mais rapidamente possível.

A seguir, listamos os mais frequentes!

Péssimo relacionamento com clientes inadimplentes

É comum que muitas empresas tratem seus clientes inadimplentes de maneira rude e com falta de respeito. Esse tipo de tratamento acaba prejudicando ainda mais a situação e, muitas vezes, pode levar o consumidor a não querer pagar suas dívidas. Por isso, é essencial que as empresas procurem tratá-los de maneira educada e compreensiva. 

Baixo índice de soluções para pagamento

Quando um cliente entra em dívidas é porque está com dificuldade em pagar suas contas. Mesmo tendo consciência desse fato, a grande maioria das empresas entra em contato apenas com cobranças, sem diálogo e negociações.

Má gestão da área de cobranças

Um dos principais problemas encontrados na área de cobranças é a má gestão. Profissionais pouco qualificados ou que não têm preparo para lidar com clientes devedores acabam gerando problemas de relacionamento.

Falta de acompanhamento de clientes devedores

Outro ponto que a maioria das empresas acabam errando na área de cobranças é não fazer um acompanhamento dos clientes devedores. Em muitos casos de inadimplência, é possível prevenir que esse tipo de situação aconteça fazendo o acompanhamento das vendas e dos clientes.

Como agilizar a gestão de pagamentos?

A inadimplência tem sido um tema constante no dia a dia das empresas, e esse fato só prova o quanto é necessário um gerenciamento de cobrança eficaz.

Mas, na realidade, não se trata apenas de combater os padrões. A gestão adequada de cobranças pode fortalecer o relacionamento com os clientes e evitar processos morosos que, muitas vezes, nem recuperam o valor investido, além de atrapalharem o relacionamento da empresa com os consumidores. 

A boa notícia é que existem algumas medidas que podem ser tomadas para evitar esses tipos de problemas. Abaixo, acompanhe as principais!

Faça uma boa análise de crédito

Para evitar atrasos e problemas de inadimplência, a melhor solução é a prevenção e uma boa análise de crédito. Basicamente, isso significa fazer uma lista de verificação para prestar atenção na qual deve constar:

• checar dados cadastrais e referências comerciais;

• analisar o perfil de crédito do consumidor;

• verificar se há restrições em nome do consumidor;

• conferir a comprovação de renda;

• avaliar o comprometimento da renda, ou seja, se o cliente já tem outros pagamentos como empréstimos, entre outros.

Crie uma comunicação eficaz

É comum que muitos consumidores simplesmente esqueçam de pagar suas contas, o que pode acontecer por diversos motivos.

Como depender de memorização ou anotações definitivamente não é o método mais eficaz, o que você pode fazer é prestar atenção a esses comportamentos do seu público-alvo e criar maneiras de ajudar seus consumidores a se lembrarem dos compromissos financeiros — um exemplo são os alertas com datas de vencimento.

Por meio de SMS, aplicativos de mensagens ou e-mail, os clientes podem ser lembrados com um toque de que sua conta está prestes a expirar. Nesse ponto, muitas empresas enviarão faturas ou códigos de barras novamente para facilitar o pagamento.

Adote um sistema de cobrança eletrônica

À medida que o número de clientes cresce, torna-se necessário ampliar e otimizar a gestão de cobranças para garantir agilidade, eficiência e qualidade. O rastreamento manual é quase impossível. No entanto, com um sistema de faturamento eletrônico, essa tarefa se torna muito mais simples.

Essa tecnologia permite gerar faturas em lotes sem digitação e controle manual. Também auxilia na consolidação de pagamentos, comparando documentos gerados pelo banco (documentos de devolução) com cobranças. Outra característica de um sistema de faturamento eletrônico é enviar faturas automaticamente por e-mail ou gerar um link com código de barras para faturas via SMS.

Entenda o comportamento dos consumidores

Há alguns clientes que têm suas contas atrasadas por conveniência, esperando um acordo para reduzir juros e taxas. Outros, porém, estão atrasados ​​por falta de recursos, aguardando datas mais favoráveis ​​para efetuar os pagamentos.

Diante disso, é importante entender o comportamento de cada um e segmentar sua base de clientes levando em conta práticas recorrentes. Conscientizar os consumidores sobre as consequências dos atrasos é uma forma de evitar que sua empresa incorra em custos adicionais e conflitos com os clientes.

Quanto mais informações de clientes você tiver, melhor será sua capacidade para a análise de crédito e risco, o que garantirá menos problemas com recebimentos atrasados ​​e necessidades de cobrança.

Como agilizar o fechamento de contratos?

É claro que sua empresa acompanhou todo o processo de vendas, mas o foco está principalmente nas conversões — quando o jogo da negociação realmente acontece. Assim sendo, é nesse momento que podem surgir diversos imprevistos.

É maravilhoso quando um novo cliente envia os dados para contrato corretamente e, ainda por cima, com rapidez. Porém, quando isso não acontece, pode ser chato e trabalhoso ter que solicitar as informações corretas, além do fato de isso acabar atrasando o fechamento do acordo. Sendo assim, listamos algumas dicas para ajudar a agilizar essa etapa:

• aposte na assinatura eletrônica — os benefícios da assinatura eletrônica são óbvios, pois economizam tempo e dinheiro, não exigem burocracia e têm o mesmo efeito jurídico de uma assinatura à caneta;

• use o CRM a seu favor — existem dois benefícios em organizar uma plataforma de gestão de vendas para reunir informações estratégicas sobre a construção de contratos. Por um lado, otimiza a criação de contratos; por outro, aumenta a responsabilidade pelo preenchimento correto do CRM;

• faça a integração da comunicação — com a integração da comunicação, é possível facilitar a busca por informações e encontrar dados em um só lugar. Isso porque, durante o fechamento de contrato, fica muito mais fácil para o vendedor encontrar o histórico de comunicação;

• faça uso da automação — nada de perder tempo checando se o cliente recebeu o contrato ou se ele já foi assinado. Com a automação, todas as etapas são realizadas de maneira automática, e é possível até mesmo configurar lembretes para a outra parte lembrar de finalizar o acordo.

Conheça o Docusign Payments

O objetivo principal do Docusign Payments é tornar todo o processo do contrato cada vez mais integrado, desde a elaboração, a assinatura e a gestão até o pagamento. Isso permite que você reduza o tempo entre a assinatura do contrato e o pagamento, agilize facilmente o processo e tenha toda a segurança das assinaturas eletrônicas da Docusign.

É simples para o seu cliente: na hora de assinar, você pode pedir a ele que insira os dados para pagamento. Em seguida, o envelope do contrato é preenchido automaticamente e o registro é incluído na trilha de auditoria do envelope. Com a integração, é possível eliminar custos, atrasos e os riscos de inadimplência, como pode ocorrer em casos de desistências.

Como deu para perceber, uma boa gestão de pagamentos é de extrema importância para evitar casos de inadimplência por parte de clientes. Para tornar esse processo mais efetivo, a adoção de softwares de cobrança traz diversos benefícios, como facilitar pagamentos e agilizar o fechamento de contratos.

Agora que você já sabe mais sobre software de cobrança e como a adoção de um pode ser benéfica para sua empresa, que tal contratar o Docusign Payments e agilizar seus pagamentos? Entre em contato agora mesmo e saiba mais!