Como enviar formulários em lote para vários destinatários com o eSignature

No ambiente de negócios acelerado e hipercompetitivo atual, o uso da tecnologia de assinatura eletrônica se tornou essencial. Quase todas as organizações modernas reconhecem isso e usam ferramentas de assinatura digital para economizar tempo, reduzir custos e eliminar erros.

A assinatura eletrônica é uma ferramenta de gerenciamento de processos valiosa, mas e se você precisar de uma maneira para compartilhar um documento padronizado com diversos destinatários ao mesmo tempo? Para transações em que uma confirmação de recebimento formal é necessária por um grande número de pessoas (novas políticas da empresa, atualizações de contrato etc.), a tecnologia de assinatura eletrônica também oferece uma maneira eficiente e segura de enviar e assinar documentos padronizados em lote. Neste blog, vamos explicar como funciona.

Para quê o envio em lote é usado?

Você está buscando uma maneira fácil para que milhares de clientes aceitem termos atualizados ou precisa que centenas de funcionários assinem um novo manual do funcionário? Para ambos os casos, a assinatura eletrônica oferece uma solução direta para qualquer tamanho de empresa. Casos de uso comuns em que uma solução de assinatura eletrônica com capacidade de assinar e enviar em massa pode fornecer um benefício adicional para a sua organização incluem:

• Compartilhamento de documentos com funcionários: Quando um departamento de recursos humanos precisa enviar de forma eficiente um novo pacote de benefícios da empresa ou uma política de trabalho remoto, o envio em lote oferece um jeito simples de personalizar e enviar documentos, mesmo aqueles que diferem conforme o funcionário, para diversos destinatários ao mesmo tempo. Documentos assinados são direcionados automaticamente de volta ao RH para arquivamento.
• Envio de ofertas promocionais: Um cliente da DocuSign, uma cooperativa de crédito, queria promover sua opção de "pular pagamento" para empréstimos automotivos. Usando o envio em lote, a empresa enviou notificações a clientes com empréstimos automotivos pré-identificados para que soubessem que podiam optar por não pagar a parcela deste mês. A notificação também incluía um botão "Aceitar" que, quando clicado, os encaminhava a um contrato para o pagamento reajustado do mês seguinte. Os documentos preenchidos eram encaminhados de volta à cooperativa de crédito para processamento. 
• Crowdsourcing: Digamos que uma empresa de financiamento coletivo precise de assinaturas para patrocinar um empreendimento de uma pequena empresa. Quando a meta-alvo para o financiamento for alcançada, a empresa poderá usar o envio em lote para coletar assinaturas oficiais dos investidores e encaminhar os envelopes preenchidos automaticamente de volta a um representante da empresa para a conclusão do processo.
• Rastreamento de recebimentos de itens enviados: Se você estiver compartilhando com funcionários um documento que contém informações críticas, como normas de conformidade atualizadas, e quiser assegurar que os destinatários pretendidos analisem o conteúdo, a funcionalidade de envio em lote do DocuSign eSignature permite definir os tipos de destinatários como "Precisa visualizar". Como resultado, você pode rastrear os colaboradores em cada estágio do processo de assinatura e identificar exatamente quando cada documento foi recebido, visualizado e assinado. 

Principais benefícios do envio em lote

Organizações de todos os tipos encontram uma ampla gama de usos criativos para o envio em lote que economizam tempo e cortam custos. Alguns dos mais comuns incluem: 

• Planos de remuneração anual
• Documentos de integração para grandes grupos de trabalhadores sazonais 
• Formulário de inquilinos e de associações de proprietários 
• Formulários de confirmação de pagamento
• Atualizações de políticas da empresa e de RH
• Papelada de cobrança de dívida

Como o envio em lote do DocuSign eSignature funciona?

O envio em lote ajuda as organizações a compartilhar documentos padronizados facilmente com diversos destinatários, economizando tempo, cortando custos e melhorando drasticamente a experiência do cliente dessa forma. Veja como funciona no DocuSign eSignature:

• Crie um modelo: prepare um documento para envio em lote usando modelos pré-existentes ou personalizando um modelo para atender às suas especificações exatas.
• Escolha um método de autenticação: o eSignature fornece aos usuários uma camada adicional de segurança exigindo a autenticação do usuário final de todos os signatários.
• Selecione os campos obrigatórios: após criar um modelo para envio em lote, o remetente pode adicionar campos personalizados do envelope (ECFs) no documento e até mesmo determinar se campos específicos são obrigatórios ou opcionais.
• Prepare os dados dos destinatários: mesmo para documentos com milhares de destinatários, uma solução de assinatura eletrônica com recursos de envio em lote simplifica muito o processo. Gere um CSV com colunas previamente preenchidas que especificam informações obrigatórias e importe os dados dos destinatários de arquivos existentes. 
• Execute um teste: exatamente como faria em qualquer campanha grande por e-mail, você pode testar seu modelo e mensagem antes de enviar para confirmar a precisão da aparência e da funcionalidade de seu contrato. 
• Envie: pressione Enviar e relaxe enquanto seus documentos chegam à sua lista de destinatários.

Depois de enviar os documentos, você pode acompanhar e gerenciar os recebimentos e conclusões de seus documentos. Você também pode enviar lembretes para qualquer parte ou signatário que não tenha executado uma ação obrigatória em um contrato. A DocuSign também facilita a recuperação de documentos assinados pelos usuários.

Saiba mais sobre como habilitar o envio em lote da DocuSign para o seu negócio.