Planejamento estratégico para PMEs: como fazer de forma eficaz?

Segundo informações do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 20% das empresas no Brasil fecham após um ano de funcionamento. E esses números são ainda mais significativos quando se fala em pequenos e médios negócios. Os dados reforçam a importância do planejamento estratégico para PMEs.

O grande problema é que muitos dos empreendedores não sabem nem por onde começar quando se trata da organização da sua empresa. Mas como depender apenas da vontade do consumidor para vender mais? E se um novo concorrente aparecer no mercado com diferenciais competitivos? O planejamento precisa ser a principal referência para qualquer negócio.

É importante entender esse conceito e descobrir como colocá-lo em prática. Pensando nisso, preparamos um conteúdo completo com o que você precisa saber para realizar um planejamento estratégico para PMEs de forma eficiente. Continue a leitura deste artigo e confira!

O que é um planejamento estratégico?

Quantas empresas ou negócios aparentemente revolucionários não conseguiram estender o seu sucesso para períodos mais longos? Quantas dessas empresas conseguem atrair um grande número de clientes ao iniciarem a sua jornada no segmento, mas vão perdendo a relevância com o tempo? Essas são situações muito comuns no mercado e reflexos diretos da ausência de um planejamento estratégico estruturado.

De forma resumida, um planejamento estratégico é um trabalho que busca orientar a empresa a tomar decisões no curto, médio e longo prazos. Tal plano envolve tanto a forma como vai ser feita a distribuição dos recursos disponíveis no orçamento quanto a busca por melhores fornecedores ou estratégias de marketing. É um guia voltado para o crescimento sustentável de qualquer negócio.

Não importa se estamos falando de um aplicativo disruptivo ou de uma farmácia, por exemplo. Planejar, analisar e definir os próximos passos de uma companhia é essencial se quiser torná-la mais forte e estruturada. Afinal, o mercado é volátil e vivemos um período de mudanças rápidas e significativas. O planejamento estratégico para pequenas e médias empresas, portanto, vai determinar um objetivo claro para diferentes períodos e as ações para alcançá-lo.

Quanto mais integrado for o planejamento estratégico, maiores são as chances de sucesso. Por isso, é preciso ter a participação de todos os setores e gestores na elaboração desse plano de ações. Além de encontrar o que pode beneficiar uma ou outra área, é necessário pensar no todo. Na prática, isso significa balancear, por exemplo, os recursos disponíveis para o marketing e os investimentos em softwares de gestão.

Como cada uma dessas ações vai permitir que as metas traçadas sejam batidas? Tudo deve estar presente no planejamento estratégico. Os pontos são justificados e precisam considerar também ameaças, como os concorrentes, e cenários mais pessimistas. Em resumo, o planejamento estratégico é o guia para que o seu negócio tenha sucesso de forma sustentável e por um longo prazo.

Para que serve um planejamento estratégico?

O planejamento estratégico é fundamental para que qualquer empresa tenha um direcionamento para a sua tomada de decisão. Já imaginou se todas as escolhas fossem feitas sempre conforme o que o mercado apresenta? Um exemplo: o seu fornecedor tem um problema e não consegue cumprir o acordado em um mês específico. O que fazer?

Sem um planejamento, é provável que a sua empresa perca ainda mais recursos e oportunidades. É preciso iniciar uma busca por um novo fornecedor, o que não vai ser simples de ser realizado e, provavelmente, as condições não serão muito favoráveis para o seu negócio. Isso porque a sua companhia não estava preparada para lidar com possíveis ameaças.

Isso é um problema grave, mas contornável com um planejamento estratégico eficiente. O mapeamento prévio, por exemplo, ajudaria a identificar parceiros em potencial com mais agilidade e precisão, evitando que o seu negócio perca muito tempo para fechar com um fornecedor que talvez nem entregue um alto nível de qualidade. No caso de PMEs, ter esse tipo de agilidade para resolver problemas pode ser determinante para o seu sucesso.

O planejamento, portanto, vai fazer parte de todas as decisões estratégicas do seu negócio, sendo um guia para que as possibilidades de erro sejam menores e a empresa possa crescer de forma sustentável. Mais do que conseguir aumentar vendas em um mês, a ideia é criar uma regularidade, capaz de posicionar o negócio como referência dentro do seu segmento.

Por que esse planejamento é tão importante para PMEs?

Lembra do número que o estudo do IBGE revelou no início deste conteúdo? Um em cada cinco negócios fecha com um ano de funcionamento. A razão é justamente não entender o que deve ser feito para ter melhores resultados não apenas no próximo mês, mas por um, dois ou cinco anos. O planejamento ajuda a direcionar melhor os seus esforços para alcançar os objetivos.

Esse trabalho potencializa todos os pontos positivos da companhia e ajuda a reduzir o impacto de ameaças, como crises externas, erros dos fornecedores ou entrada de novos concorrentes. Sempre pensando no longo prazo e como atingir as metas de maneira sustentável, que pense não apenas na fidelização de clientes, por exemplo, mas também na aplicação inteligente do seu orçamento.

Qual é a diferença entre planejamento estratégico, tático e operacional?

Quando se fala em planejamento estratégico para PMEs, é comum que esse conceito seja confundido com outros dois que fazem parte do mercado: tático e operacional. Para o primeiro funcionar é preciso compreender quais são essas duas frentes e como elas também são essenciais para o sucesso da empresa no curto, médio e longo prazos.

Planejamento tático

Após traçar os objetivos macros do seu negócio, é hora de entender como cada setor (ou profissional) da sua empresa vai atuar para atingir as metas. É aí que entra o planejamento tático: definir quais vão ser as estratégias específicas para alcançar o que foi planejado. Normalmente, trata-se de um trabalho mais específico de cada equipe.

Por exemplo, o time de vendas sabe que precisa atingir um certo número de conversões no próximo trimestre conforme o planejamento estratégico. Mas o que deve ser feito para ter sucesso nessa tarefa? O planejamento tático vai detalhar quais vão ser os caminhos para essas metas e o foco das ações é no médio prazo, com ações focadas em resultados não tão demorados.

Planejamento operacional

Já o planejamento operacional é ainda mais específico e o seu foco é no curto prazo. Trata-se de como vai ser a rotina de trabalho para que todas as estratégias do planejamento tático sejam colocadas em prática e os objetivos do planejamento estratégico alcançados. Em resumo, a etapa representa a execução do que foi planejado.

Além de entender as diferenças entre esses três tipos de planejamento, o importante é compreender que todos precisam funcionar de forma integrada. Se não estiverem conectados, a tendência é que o funcionamento diário não seja o ideal e os objetivos maiores do seu negócio não sejam cumpridos. O estratégico deve orientar a visão global da empresa, o tático focado em ações mais específicas e o operacional para colocar tudo isso em prática.

Quais são os benefícios do planejamento estratégico para PMEs?

Você pode estar se perguntando: mas se o planejamento estratégico é tão importante para PMEs, quais são os benefícios práticos de aplicar esse conceito? De modo a não ter dúvidas de como é essencial realizar esse plano de ações, listamos as vantagens para o seu negócio.

Objetivos alcançados

Vamos supor que a sua empresa superou as metas estipuladas para o mês. Isso sempre vai ser algo positivo, mas o objetivo do seu negócio é apenas vender mais em um mês ou outro? Ou é ter, por exemplo, clientes fidelizados, fornecedores de qualidade e maior lucratividade? Quando não se tem organização, metas menores podem desviar o foco da companhia do que realmente importa.

Ao estruturar um planejamento estratégico para o seu negócio, os objetivos principais sempre estarão em foco. Essa é uma forma de garantir que todos os profissionais da companhia estejam sintonizados. Todas as campanhas e estratégias adotadas passam a ter um propósito. Nada é feito por acaso ou apenas porque está sendo executado pela concorrência. A meta sempre orienta as ações.

Redução de desperdícios e ameaças

Quando se tem um planejamento, as chances de identificar erros nas operações, melhorias no atendimento ao cliente ou mesmo profissionais que não estão performando tão bem aumentam. Portanto, a gestão da empresa consegue encontrar os desperdícios que, no longo prazo, podem prejudicar o seu desempenho de forma definitiva. O que está sendo feito, por que está sendo feito e quais são os resultados esperados?

Toda estratégia aplicada passa por questionamentos como esses. Nada é feito por acaso, evitando que valiosos recursos do seu negócio sejam desperdiçados com estratégias pouco ou nada efetivas. Ao mesmo tempo, o planejamento permite que a empresa se planeje em relação às ameaças, reduzindo o impacto, por exemplo, da entrada de um novo concorrente. Em vez de prejudicar toda a operação, um plano de resposta para uma situação já foi traçado.

Maior controle financeiro

Para aumentar a margem de lucro ou reduzir custos do negócio, nada disso vai ser alcançado sem um planejamento estratégico. A organização permite aos gestores um maior controle de todas as operações financeiras. Tudo o que entra e o que sai do caixa da sua empresa precisa ser metrificado e analisado com cautela para entender mais sobre seus impactos na operação e em seus processos.

Normalmente, um planejamento estratégico eficiente em PMEs está atrelado ao uso de ferramentas e recursos que tornem o trabalho mais simples e preciso, o que possibilita a centralização dessas informações financeiras sensíveis ao negócio. Com todos esses recursos em mãos, os erros na gestão financeira são reduzidos de maneira significativa, permitindo que tudo seja analisado com cautela.

Desenvolvimento constante

Não importa qual é o segmento de atuação do seu negócio ou o nível de sucesso recente: qualquer empresa deve buscar o desenvolvimento constante. É preciso procurar por formas de aprimorar o trabalho oferecido aos consumidores. Não há espaço para se acomodar, visto que a concorrência é cada vez mais acirrada. Ao estruturar um planejamento estratégico, esse problema também é resolvido.

Dessa forma, todos os processos, operações e estratégias são analisados e monitorados regularmente. Fica mais fácil identificar, por exemplo, a necessidade de oferecer diferentes métodos de pagamento na empresa ou até mesmo se é preciso utilizar outras ferramentas de gestão de estoque. O planejamento estratégico permite uma visão ampla de todo o negócio e as formas de melhoria.

Qual é o passo a passo para fazer esse planejamento?

Com todos esses benefícios para a sua empresa, executar o planejamento estratégico já se torna uma ideia a ser implementada. Veja algumas ações que podem lhe auxiliar a se organizar melhor internamente:

Considere o cenário

Por mais organizada que seja a sua empresa, isso não significa que fatores externos não tenham influência sobre o desempenho do seu negócio. Sendo assim, é fundamental levar em conta o cenário ao estruturar o planejamento estratégico. Quem são seus concorrentes? Quais são os desafios no setor? E as principais dificuldades? Tudo deve ser considerado.

Entender mais sobre o seu mercado de atuação e as atividades que podem ser realizadas é essencial se você quiser entender o que precisa ser feito para se destacar. Trata-se da primeira etapa de um planejamento estratégico para PMEs. É o momento de identificar não apenas as oportunidades para o seu negócio, mas também quais são os desafios e as ameaças para ter sucesso.

Conheça seus clientes

Entender quem é o seu público é essencial, visto que muitas das melhorias e estratégias devem ser feitas para atender às preferências e necessidades dele. Busque por feedbacks dos clientes e centralize dados e informações dos consumidores para identificar comportamentos e hábitos. O mais importante é ter uma visão completa de quem você quer conquistar e se aproximar cada vez mais.

A partir dessas informações é possível direcionar os seus esforços para as estratégias com mais chances de serem efetivas. Isso pode ajudar a encontrar alternativas para agregar valor à sua oferta. Dentro de um cenário de muita competitividade, pode ser um diferencial criar uma relação de confiança com o seu público-alvo.

Determine o plano de ação

Parte fundamental do planejamento estratégico de uma PME é o plano de ação: um cronograma para identificar quais são as etapas necessárias para que os objetivos definidos sejam, de fato, alcançados. Quer aumentar as vendas nos próximos trimestres? Sem problemas, mas entenda quais são as ações necessárias: recursos, pessoal, ferramentas. Tudo precisa ser levado em conta.

Quer reduzir o tempo de conversão de clientes? Vale pensar em contratar ferramentas capazes de agilizar a assinatura de contratos e treinamentos para que a equipe saiba utilizar as soluções específicas, por exemplo. Esse detalhamento precisa fazer parte do seu documento, garantindo que todos compreendam exatamente o que vai ser realizado para conseguir os resultados esperados.

Monte um time excelente

Nada disso vai funcionar se você não contar com uma equipe engajada, motivada e eficiente. É preciso que todos entendam quais são as suas funções e os objetivos que precisam ser alcançados. Ainda mais importante é reconhecer e identificar possibilidades de melhorias constantes, além de compensar aqueles que têm tido um bom desempenho e acompanhar de perto os que podem explorar mais o seu potencial. A qualificação desses profissionais também é parte fundamental, seja no trato com os clientes, seja no uso das ferramentas.

Envolva os membros da equipe

Além de contar com uma equipe de alto nível, é fundamental que os profissionais estejam envolvidos no planejamento estratégico. Como cobrar um resultado específico sem que todos entendam quais são as suas responsabilidades e funções? Para isso, é preciso integrar todos os membros da equipe e entender, em conjunto, quais são as melhores alternativas para o seu negócio.

Esse é um trabalho que precisa acontecer não apenas no momento de elaborar o planejamento estratégico, mas ao longo da execução também. Por isso, invista em uma comunicação ampla e sem ruídos, garantindo que todos possam trocar informações sem muitas complicações. Isso evita problemas como o retrabalho e acelera toda a cadeia de produção do seu negócio.

Concentre-se na execução

Colocar as ideias e estratégias no papel é muito importante, mas não é só isso que vai garantir a eficiência do seu trabalho. Sendo assim, garanta que a execução seja uma prioridade. Embora o planejamento saia perfeito, será que ele vai ser realizado como necessário? Lembre-se dos planejamentos tático e operacional. Esse é o momento de colocá-los em prática.

Implemente boas tecnologias

As tecnologias também precisam fazer parte de um planejamento estratégico. E não apenas para otimizar e facilitar a gestão do negócio como um todo, mas para as operações do dia a dia. Existem inúmeras soluções que podem ser usadas com o intuito de criar uma rotina produtiva na sua empresa ou até proporcionar experiências mais satisfatórias aos funcionários da sua equipe e aos seus clientes.

A tecnologia é essencial nesse quesito, independentemente do porte da empresa. Além disso, existem várias ferramentas que podem auxiliar no controle das finanças de uma companhia ou na gestão de documentos, por exemplo. Esse é um grande suporte para auxiliar na tomada de decisão com várias informações centralizadas, o que facilita a visualização e interpretação de dados cruciais.

Monitore os seus resultados

Também é fundamental entender que nenhum planejamento estratégico é infalível. Existem erros que acontecem ao longo do processo, por isso é muito importante monitorar de perto o desempenho de cada ação planejada. Com o mercado se modificando, as suas estratégias precisam ser adaptadas para seguirem relevantes.

Fique de olho no que está acontecendo na prática, faça correções e, quando necessário, trace outros caminhos para manter o seu negócio relevante e competitivo. Esse trabalho não deve ser deixado de lado nem mesmo quando os resultados estiverem positivos, pois é sempre importante realizar revisões periódicas em relação ao que foi planejado.

A importância da gestão de processos 

Como dito, a tecnologia se torna um diferencial importante para que o planejamento estratégico de PMEs seja eficiente. Contudo pensando além do discutido, um outro elemento que pode ser divisor de águas para o sucesso da pequena e média empresa, e que deve estar alinhado ao planejamento, é uma gestão de processos eficiente. 

A gestão de processos representa uma série de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas que são utilizadas em conjunto para executar uma tarefa ou operação com sucesso. O seu principal objetivo é garantir que o planejamento seja concluído com êxito.

Mais que isso, uma gestão de processos eficiente em PMEs favorece a redução de custos, a economia de tempo e o ganho de agilidade nos fluxos de trabalho - três benefícios que são cruciais para o desenvolvimento sustentável dos negócios, quem dirá no caso de empresas menores. 

Pensando justamente no impacto positivo de uma gestão de processos eficiente em PMEs, desenvolvemos um guia completo com tudo sobre o tema: quais são os benefícios de uma boa gestão de processos? Quais métricas devem ser monitoradas e como as calcular? Além de histórias de PMEs que tomaram atitudes para melhorar seus processos e obtiveram bons resultados.

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