Pedido de compra: como gerenciar e melhorar seu processo de venda

A manutenção do fluxo de materiais é um processo de extrema importância nas empresas, principalmente para aquelas que necessitam de matéria-prima ou trabalham com vendas. Nesse sentido, o pedido de compra ocupa um papel imprescindível, tendo em vista que garante a disponibilidade de materiais e, consequentemente, o funcionamento do negócio.

O pedido de compra formaliza as aquisições feitas pela empresa, ajudando com que ela tenha mais controle sobre os seus recursos e orçamento. Qualquer erro nesse processo pode prejudicar a produtividade e afetar os lucros da organização.

Quer otimizar o seu pedido de compra? Neste post, vamos abordar qual é a importância desse processo e como melhorar a sua execução. Confira!

O que é pedido de compra?

O pedido de compra, ou carta de compra, consiste em um documento responsável por formalizar a aquisição de insumos demandados por uma empresa, o que pode incluir materiais utilizados na rotina do negócio, matéria-prima ou produtos para venda.

Nesse documento estão descritos os itens comprados, a quantidade e o tipo, além de informar o preço de cada um deles, impostos, frete, prazo e local em que a entrega deve ser realizada.

Depois de elaborada, a carta de compra é enviada pelo comprador ao fornecedor, com a finalidade de autorizar a compra. Com isso, estabelecem uma relação comercial que deve ser cumprida por ambas as partes.

Qual é a importância do pedido de compra?

A solicitação de compra é um processo essencial, independentemente do tamanho da empresa ou do tipo de produto que se pretende adquirir, pois colabora para a construção relações de comércio mais transparentes, além de evitar fraudes tanto com fornecedores quanto com os próprios colaboradores. Entenda a importância desse documento.

Permite a gestão de entrada e saída de estoque

Em relação aos negócios que necessitam de insumos ou trabalham com a revenda de mercadorias, a solicitação de compra serve como base para gerir a entrada e saída de estoque.

Dessa maneira, é possível saber quais produtos estão disponíveis ou em falta e em qual quantidade, fator que evita a aquisição de volumes exagerados ou que a empresa fique sem produto para executar as suas atividades.

Melhora o controle financeiro

Quando as aquisições da empresa são feitas apenas a partir da ordem de compra, o setor financeiro pode liberar apenas o valor descrito no documento. Assim, não há o risco de um colaborador ou gestor cometer fraudes e gastar mais dinheiro do que o necessário em nome da empresa.

Traz segurança para as negociações

A emissão do pedido de compra torna as negociações mais transparentes e seguras. Ao descrever tudo o que deseja comprar, a empresa deixa claro o que espera receber. Já o fornecedor pode se sentir mais seguro ao enviar os seus produtos, tendo em vista que o documento comprova que a companhia se compromete a pagar por eles.

O que precisa constar no pedido de compra?

Os dados que devem constar em um pedido de compra dependem da atividade exercida pela empresa. No geral, as informações que não podem faltar nesse documento são:

• nome da empresa que está solicitando a compra do produto ou serviço;

• CNP da empresa fornecedora;

• descrição e número de produtos ou serviços solicitados, com prazo de entrega;

• data;

• preço;

• descrição das condições e prazo de pagamento;

• endereço de correspondência e do local em que a entrega deve ser realizada;

• número da ordem de compra.

Antes de emitir a ordem de compra pode ser necessário cadastrar as informações do fornecedor, o que compreende os seus dados básicos e bancários. O fornecedor também pode fazer uma consulta sobre a empresa, avaliando o seu crédito e dívidas, para depois aceitar a ordem de compra.

Como fazer a gestão dos pedidos de compra?

Um pedido de compra não se resume em definir o que deve ser comprado, existe todo um processo que deve ser gerido adequadamente para evitar erros e garantir que a empresa tenha acesso aos seus materiais ou produtos nas melhores condições possíveis. Acompanhe, a seguir, dicas para uma gestão de pedidos de compra mais eficiente.

Analise os fornecedores

Ter contato com mais de um fornecedor para determinado produto é fundamental para que a empresa não fique ‘’refém’’ de condições de negociações que nem sempre são vantajosas para as suas atividades.

Por isso, contate mais de um fornecedor para cada produto, sendo que todos eles devem ser analisados criteriosamente. Evite fechar negociações com base somente no preço da mercadoria, já que isso pode resultar em aquisições de baixa qualidade.

Realize uma pesquisa sobre a reputação e credibilidade dos fornecedores no mercado, a qualidade de seus produtos, métodos de funcionamento e preços. Dessa forma, será possível contar com fornecedores confiáveis e alinhados aos seus objetivos de negócio.

Faça cotação de preços

Para encontrar os fornecedores com os melhores preços, é imprescindível fazer uma cotação. Nessa etapa, é recomendado considerar desde custo operacional até a entrega final do produto, o que permite verificar se o fornecedor está cobrando um preço justificável.

Há casos em que o fornecedor oferece um preço bastante atrativo, mas o valor do frete é muito alto. \ter atenção a esses detalhes evita negociações que, à primeira vista, parecem vantajosas, mas podem sair caras.

O ideal é fazer uma cotação de preços com, no mínimo, três fornecedores diferentes. Para tanto, é preciso elaborar uma lista de orçamentos com os produtos que serão comprados e em quais condições e, posteriormente, enviá-los aos fornecedores para cotação.

Planeje a requisição de compras

A requisição de compras é um documento formal utilizado pelos setores da empresa para solicitar os itens dos quais necessitam para as suas atividades. Trata-se de um formulário que é preenchido e encaminhado para o departamento de compras.

Para tornar esse processo mais prático, é indicado classificar os materiais por categorias ou códigos. Crie, também, um calendário de reposição de produtos para evitar faltas.

Estabeleça um bom follow up

O follow up, ou acompanhamento do pedido de compra, ajuda a monitorar o fluxo de materiais ou produtos utilizados pela empresa. Defina e acompanhe indicadores de compra para verificar se os itens são de qualidade, atingiram os objetivos esperados e, assim, fazer compras cada vez mais eficientes.

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma importante aliada para a otimização do pedido de compra, pois fornece sistemas que podem automatizar esse processo.

Uma das tarefas indispensáveis do pedido de compra e que pode afetar a agilidade da sua equipe é a assinatura de acordos e contratos com fornecedores, principalmente quando você negocia com muitos fornecedores simultaneamente. Diante disso, a tecnologia já oferece soluções que economizam tempo e dinheiro, como a assinatura eletrônica.

Com o eSignature, da Docusign, por exemplo, é possível enviar e capturar assinaturas eletrônicas de qualquer lugar do mundo em questão de minutos. Há, ainda, o Docusign CLM, que possibilita a centralização do gerenciamento de contratos de compra, para que você possa monitorá-los desde a sua emissão até o vencimento.

Acompanhe o recebimento e uso dos materiais comprados

A gestão do pedido de compra não acaba quando uma negociação é fechada. É preciso acompanhar o recebimento dos produtos solicitados, a fim de conferir se os itens entregues condizem com a solicitação realizada e encaminhá-los para os setores certos ou para a organização de estoque.

Outro ponto importante é adotar métodos para monitorar o destino dos materiais, para averiguar se estão sendo utilizados corretamente, se estão disponíveis em quantidade adequada e quando é necessário repor.

O pedido de compra é mais do que fazer um orçamento, exigindo transparência, agilidade e eficiência, tendo em vista que impacta no bom funcionamento da empresa. A automatização das etapas desse processo, como a assinatura eletrônica de acordos e contratos, economiza tempo e colabora para a conformidade e segurança dos trâmites de compra.

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