Os cinco estágios do gerenciamento de contratos

Quando se pensa em gerenciamento de contratos, uma parte importante da análise dos fluxos de trabalho do gerenciamento do ciclo de vida do contrato (chamado em inglês de CLM) é desmembrar esse ciclo de vida em etapas reconhecíveis. Para identificar tendências gerais, todo o processo precisa ser separado em estágios definitivos, começando com a geração e seguindo uma progressão distinta de atividades até a conclusão. Uma vez que essas etapas tenham sido distinguidas, elas podem ser divididas e estudadas individualmente para procurar possíveis melhorias.

No final de 2020, a Docusign realizou uma ampla pesquisa com profissionais que trabalham na elaboração de contratos para coletar dados para o relatório “O estado do gerenciamento de contratos”. Uma das principais conclusões dessa pesquisa é uma compreensão concreta dos cinco estágios cruciais do ciclo de vida de um contrato, incluindo as pessoas, processos e ferramentas envolvidas. Nesta postagem, veremos um resumo de cada estágio, incluindo dados sobre como os contratos são gerenciados hoje e como a tecnologia pode agilizar os contratos no futuro.

1. Geração

Para iniciar o ciclo de vida de um contrato, deve-se criar o primeiro rascunho do documento. Quase nenhuma organização está iniciando novos contratos do zero, mas mesmo assim ainda pode ser um processo demorado. Enquanto 40% dos entrevistados evoluíram para o uso de uma integração com o Salesforce para criar novos contratos, a ferramenta mais comum para geração de contratos ainda é o Microsoft Word, seja na nuvem (62%) ou offline (50%).

É animador que haja algum crescimento para reduzir o número de ferramentas envolvidas na geração de contratos, mas também parece claro que a adoção da próxima geração de ferramentas é apenas parcial. Nossa pesquisa mostrou que muitas das organizações de hoje estão usando mais de uma ferramenta para criar novos acordos. A relutância em se afastar da tecnologia tradicional desconectada resultou em longos períodos de geração de contratos e mais possibilidades de erros.

2. Negociação

Após a geração do contrato, todas as partes envolvidas precisam negociar várias vezes até que os termos finais sejam acordados. Para os entrevistados em nossa pesquisa, esse estágio do processo é demorado, com apenas um em cada seis entrevistados capaz de concluir a negociação do contrato consumindo nove horas ou menos. Quase metade de nossos entrevistados gasta 20 ou mais horas negociando um contrato e 71% geram pelo menos três novas versões de um documento antes de ser concluído.

Para economizar tempo de negociação, os entrevistados preferiram ferramentas de colaboração online a processos manuais baseados em papel. As ferramentas colaborativas de documentos em nuvem foram identificadas como as ferramentas de colaboração preferidas por 31% dos entrevistados, com o e-mail logo atrás com 27%. Documentos offline do Word (12%) e acordos em papel (6%) estavam entre as opções menos preferidas.

3. Encaminhamento

Para compartilhar contratos interna e externamente, os profissionais de elaboração de contratos de hoje estão usando uma ampla gama de ferramentas. Embora as ferramentas de encaminhamento mais populares sejam e-mail (69%) e sistemas de armazenamento em nuvem (60%), um número significativo de pessoas que elaboram contratos hoje ainda depende de sistemas desatualizados como correio (29%) e fax (18%). Todos esses métodos de compartilhamento de contrato têm a mesma falha principal: eles retiram o contrato e os usuários da possibilidade de ter um sistema único, que permitiria ter tudo integrado, salvo as versões e evitando erro e custo, como o sistema CLM da Docusign.

Quando o encaminhamento de contratos depende de mais de uma solução, ele abre a porta para vários novos problemas, como visibilidade reduzida ou documentos perdidos. Isso também faz com que seja mais fácil compartilhar acidentalmente o contrato com a parte errada, o que 32% dos nossos entrevistados já fizeram.

4. Aprovação/assinatura

Quando é hora de finalizar um contrato coletando assinaturas, os profissionais de elaboração de contratos de hoje em grande parte se acostumaram com o uso de ferramentas modernas. Cerca de dois terços dos entrevistados integraram um software de assinatura eletrônica ou uma ferramenta CLM com fluxos de trabalho definidos. No entanto, cerca de um quinto dos entrevistados ainda está enviando contratos para aprovação via anexo de e-mail ou cópia impressa. Esses processos manuais geram sérios problemas em escala. Com cerca de um quarto das equipes relatando que pelo menos 5 pessoas exclusivas estão envolvidas no processo de aprovação do contrato, os atrasos e ineficiências dessas trocas podem aumentar rapidamente.

Quando se trata de obstáculos ao fluxo de trabalho, uma gama de diferentes aprovações departamentais (jurídico, preços, compras) e coleta de assinaturas atrasam cerca de 30-40% das organizações. Essas aprovações são os maiores obstáculos para os fluxos de trabalho de elaboração de contratos de hoje. Quanto mais aprovações desarticuladas forem feitas de diversos sistemas, maior será a probabilidade de ocorrerem atrasos e erros.               

5. Armazenamento

Quando um contrato é finalizado, o armazenamento em nuvem é popular entre as organizações da atualidade. Cerca de dois terços dos entrevistados usam armazenamento em nuvem, de forma exclusiva ou em conjunto com servidores locais, para gerenciar contratos concluídos. Apenas 8% das organizações em nossa pesquisa relataram confiar em documento físico para armazenar os contratos. No entanto, mesmo com a maioria das organizações armazenando contratos na nuvem, 43% dos entrevistados relataram não conseguir localizar um contrato armazenado.

Entre os participantes que ainda não migraram para a nuvem, 53% planejam fazê-lo e 16% ainda não têm certeza de seus planos. Facilitar a localização desses contratos também é fundamental para os fluxos de trabalho de gerenciamento, uma vez que mais de dois terços dos entrevistados precisam localizar contratos arquivados com frequência diária ou semanal.

No geral, uma empresa média em nossa pesquisa exigiu cerca de 29 horas do tempo da equipe para gerar, negociar e localizar um contrato. Na escala de 500 contratos por ano, isso equivale ao trabalho de 7 funcionários em tempo integral. É fácil ver como a melhoria em qualquer estágio resultaria em ganhos de eficiência significativos quando o processo de elaboração de contratos é repetido com tanta frequência.

Se você quiser saber mais sobre como as ferramentas CLM modernas podem usufruir das vantagens das novas tecnologias para melhorar cada uma dessas cinco etapas, baixe o relatório O estado do gerenciamento de contratos.