Paperless: como (e por que) eliminar o papel da sua empresa?

Em uma empresa paperless, contratos são assinados em questão de minutos, não há necessidade de reconhecer firmas, arquivos são localizados rapidamente em ferramentas avançadas de busca e custos administrativos com papel, toner, tinta, pastas e caixas-arquivo simplesmente deixam de existir. Esse é o cenário típico de uma organização imersa na era da transformação digital. 

Nas demais empresas, por outro lado, tudo ainda tramita em papel, com documentos sendo extraviados constantemente, o que gera multas frequentes do Fisco e de auditores do trabalho. Nesse contexto, funcionários perdem centenas de horas por ano por terem que procurar documentos ou até recriar alguns que eventualmente desaparecem. Isso sem falar nos negócios que deixam de ser firmados pelo longo tempo de assinatura dos contratos.

Agora reflita: se essas organizações fossem concorrentes, qual tenderia a se manter no mercado? Qual seria eliminada pelo obsoletismo e pelo conservadorismo na manutenção de seus processos analógicos? Não tem jeito: é hora de sua empresa se tornar paperless! Entenda como e por que eliminar o papel do seu negócio.

O que é paperless?

O paperless é um termo usado para descrever a eliminação de documentos impressos e a substituição deles por outros recursos digitais. Essa é uma tendência crescente, pois reduz o uso de papel, economiza tempo e dinheiro, além de ajudar as empresas a serem mais eficientes e ambientalmente conscientes.

O processo paperless pode incluir a transmissão de documentos via internet, uso de assinatura eletrônica, digitalização de arquivos em papel, entre outros. Independentemente da maneira adotada, a substituição de registros físicos por digitais já faz parte da realidade de diversas corporações.

O que é uma empresa paperless?

Uma empresa paperless é uma corporação que elimina o uso de papel em documentações e processos. Os seus registros são mantidos eletronicamente, utilizando um sistema de gerenciamento de documentos que pode ser acessado de qualquer lugar.

Isso permite que as empresas economizem tempo e recursos, além de aumentar a produtividade. Desse modo, além de criar uma experiência mais agradável para seus clientes, também é possível centralizar as informações e organizá-las em um sistema mais eficiente do que seria feito por meio de registros físicos.

Afinal, imagine que você precisa consultar algum contrato, ofício ou qualquer documento antigo de sua corporação. No caso de empresas paperless, basta realizar uma busca no sistema, utilizando nome, data ou outas informações utilizadas na armazenagem. Já nas empresas que não contam com esse tipo de recurso, a busca pode levar horas e demandar um grande trabalho da equipe.

Custos da gestão de documentos físicos

Por se tratar de um hábito secular, o alto custo da tramitação de documentos físicos acaba sendo ignorado pelas companhias. Você já ouviu falar que não se sente falta do que não se conhece? Pois até o surgimento do modelo empresarial paperless, muitos gestores não faziam ideia do tamanho da despesa que os processos analógicos geram em uma organização. 

No entanto, alguns estudos recentes abriram a ferida sobre o tema. Já mostramos em posts anteriores sobre gestão documental, por exemplo, que os danos financeiros de ter papéis na corporação vão muito além da compra das resmas.

Na realidade, os danos envolvem até o tempo que os funcionários gastam procurando informações, bem como o desperdício de produtividade causado pelas assinaturas à caneta e o custo de recriar um arquivo extraviado.

A líder no mercado de turismo do país CVC, por exemplo, consegue economizar em média 56 milhões de folhas de papel por ano que antes eram dedicadas para a formalização de pacotes de viagem. Com a experiência digital, o cliente está muito mais satisfeito. O tempo de atendimento e custo operacional nas lojas também reduziu consideravelmente. Já o Sicredi Nossa Terra PR/SP, ao substituir o papel por processos digitais, diminuiu de um dia para apenas 15 minutos a abertura de uma conta. Uma operação de custeio, que tem dezenas de páginas que precisam ser assinadas, viu seu tempo de conclusão baixar de 72 dias para apenas 8 horas.

Com esses dados em mente, reflita: será que deixar a transformação digital para depois é realmente econômico?

Como o paperless pode melhorar a eficiência de um negócio?

Por meio do paperless e das tecnologias envolvidas nesse conceito, as empresas conseguem realizar todos os processos envolvendo documentações e outros papéis importantes por meio digital. Tal tendência é uma aliada importante para trazer mais eficiência para os negócios. Entenda como logo a seguir!

Armazenamento eficiente

O paperless ajuda a armazenar e compartilhar documentos digitalmente, o que significa que não é preciso usar espaço físico para impressos. Assim, melhora-se a eficiência do uso dos ambientes disponíveis na empresa.

Isso sem contar na melhora da organização. Por exemplo, já entrou em um arquivo que guarda documentos de vários anos? Ele tem uma imensidão de papéis e gera uma pequena bagunça. Por meio do paperless, tudo isso é organizado no meio digital, melhorando a ocupação dos espaços da companhia.

Acesso remoto

Existem ocasiões em que é necessário utilizar documentos em caráter de urgência. Caso o seu arquivo seja físico, você vai perder um grande tempo na busca, além de ter que se deslocar até o local de armazenamento para encontrá-lo.

Por meio do paperless, basta manter a organização por meio de tags e deixar os arquivos disponíveis digitalmente para quem precisa utilizá-los. Assim, fica fácil acessar documentos a qualquer momento e de qualquer lugar, desde que estejam conectados à internet. Com isso, tem-se um aumento na produtividade, além de facilitar a colaboração entre os setores da empresa.

Melhor rastreabilidade

Rastrear documentos físicos pode ser um desafio enorme, ainda mais com a correria do dia a dia. Nesse sentido, o uso do paperless é um grande aliado para superar essa dificuldade e ganhar eficiência na empresa.

Isso acontece porque os documentos digitais são facilmente rastreados, ou seja, o usuário sabe quando e com quem um documento foi compartilhado, além de ter controle sobre as modificações. Assim, torna-se mais fácil fazer um monitoramento eficaz das atividades e efetuar possíveis alterações que se façam necessárias.

Economia de tempo

Encontrar maneiras para melhorar a gestão de tempo na empresa é uma etapa importante para aumentar a produtividade. Nesse sentido, ao usar o paperless você elimina a necessidade de procurar manualmente os mesmos documentos diversas vezes.

Assim, vai acabar economizando tempo e reduzindo a possibilidade de erros. Além disso, ao adotar um padrão para nomear os seus arquivos online, você consegue achá-los de maneira ágil, sem ter que ficar muito tempo na busca.

Segurança aprimorada

Outro ganho de eficiência é com relação à segurança que o paperless oferece aos negócios. Isso acontece porque os documentos digitais são mais seguros quando comparados com as versões impressas.

Por exemplo, um arquivo físico não pode ser protegido por senha, enquanto a versão online pode. Além disso, é plausível usar criptografia e outras medidas. Dessa forma, consegue-se aumentar a segurança e tornar o armazenamento menos vulnerável a ataques cibernéticos.

Além disso, as chances de extraviar um documento diminui, dado que a organização no meio digital é mais simples e eficiente. Portanto, caso esteja procurando uma maneira de aumentar a segurança de dados no negócio, o paperless pode ser uma ótima saída.

Quais são as vantagens do movimento paperless?

Agora que você já sabe quais são as formas pelas quais o paperless consegue aumentar a eficiência do negócio, que tal descobrir outras vantagens que ele pode proporcionar? Listamos várias delas logo a seguir. Continue a leitura.

Redução de custos

Ao recorrer ao paperless, possivelmente você conseguirá reduzir os custos da empresa de maneira significativa. Por exemplo, por meio dessa estratégia, torna-se viável reduzir o número de impressões realizadas na empresa, gerando economia com o uso de papéis.

Além disso, com o uso de arquivos digitais, consegue-se reduzir a necessidade de locais para armazenagem, diminuindo mais um bom tanto os gastos da empresa. Outro ponto em que o paperless ajuda na redução das despesas está relacionado a possíveis extravios.

Nesse sentido, quando um documento é perdido, têm-se grandes prejuízos na empresa, seja para solicitar a segunda vias, seja por perda de credibilidade junto aos clientes ou fornecedores. Nesse sentido, o paperless é uma ótima alternativa.

Melhoria nos processos internos

Adotando uma plataforma de assinatura eletrônica, os documentos de qualquer empresa podem ser assinados a um só clique e em pouquíssimos segundos. Dessa forma, obtém-se mais agilidade nas negociações, permitindo aumentar a lucratividade das empresas.

Além disso, o arquivamento de documentos em nuvem permite que gestores e funcionários autorizados acessem dados da empresa a partir de smartphones, facilitando novas formas de colaboração, como home office ou BYOD (Bring Your Own Device, ou "Traga seu próprio dispositivo", em português), o que também confere mais agilidade e flexibilidade ao negócio.

Maior segurança de dados

Como se não bastasse, o alto grau de segurança de dados presente nas soluções de armazenamento em nuvem (com backups automáticos, hierarquia de permissões e autenticação de 2 fatores) reduz significativamente as chances de acesso indevido, de adulterações e de extravios.

Imagine se contratos em papel fossem danificados propositalmente por um funcionário mal-intencionado que tivesse acesso às salas de arquivo? Pois quem assina e armazena seus documentos digitalmente não têm essa preocupação.

Produtividade e agilidade na gestão de documentos

Ter uma boa gestão de documentos é relevante para manter a empresa organizada e produtiva. Nesse sentido, o paperless é um ótimo recurso que precisa ser incorporado ao cotidiano da empresa.

Por exemplo, os colaboradores conseguem otimizar o tempo de busca e dar andamento às atividades que precisam de documentos específicos. Sem contar em toda a facilidade gerada pela disponibilidade digital de todos os papéis da empresa.

Atendimento às exigências dos clientes

Os números comprovam a nova preocupação das corporações em reduzir o consumo de papel e impressões, diminuindo despesas e se adequando às atuais exigências sociais de respeito ao meio ambiente. 

Há pesquisas que apontam a redução das impressões nas empresas, sendo que cerca de 275 negócios em uma pesquisa que envolvia 300 companhias estão buscando meios para incentivar que os clientes mudem para o digital, a fim de evitar o uso exagerado de papel.

E nem daria para ser diferente, já que os novos consumidores exigem que as empresas assumam essa responsabilidade.

Melhora na imagem da empresa

Uma pesquisa recente encomendada pela Unilever revelou que 85% dos brasileiros preferem marcas que impactem positivamente a sociedade e, principalmente, o meio ambiente. A insistência em manter um processo produtivo predatório tende a surtir efeitos negativos na relação empresa-consumidor.

Na prática, não é mais possível fechar os olhos para essas questões. Elaborar um plano de migração para uma empresa paperless é a melhor forma de mostrar atuação sustentável ao mesmo tempo em que se consegue reduzir custos administrativos e aprimorar a gestão de dados.

Como as tendências de paperless estão impactando o meio empresarial?

Por meio do uso das tendências de paperless, é possível aumentar a eficiência do seu negócio, como você pode ver até aqui. Desse modo, consegue-se ganhar um grande diferencial competitivo, que vai ajudar sua companhia a se destacar no mercado em que atua.

Além disso, é possível adotar a sustentabilidade no dia a dia da empresa, pois ela também ajuda na redução das emissões de carbono, já que o papel é um dos principais poluentes do meio ambiente. Assim, consegue-se atrair os consumidores, que estão cada vez mais preocupados com esse aspecto.

Por fim, o paperless ainda permite que as empresas sejam mais ágeis e eficientes. Isso acontece devido ao fato de possibilitar mudanças nos documentos e atualizar os processos com mais facilidade.

Como eliminar o papel nas empresas?

Agora que você já conhece os principais benefícios do paperless para a sua companhia, que tal descobrir como eliminar o papel e ganhar eficiência? Para isso, basta continuar lendo e conferir agora mesmo o passo a passo que montamos para sua empresa caminhar mais fortemente rumo à transformação digital!

Digitalize todos os seus documentos físicos

Esse é um esforço nada confortável, mas necessário para transformar a dinâmica de uma companhia. Organize mutirões de digitalização, priorizando, em um primeiro momento, levar todos os arquivos físicos da empresa para o universo digital. Só então se torna possível pensar em eliminar de vez a geração de documentos em papel.

Adote uma plataforma de armazenamento em nuvem

Com as melhores soluções em cloud computing dispondo de segurança de dados de nível bancário, armazenar as informações na nuvem definitivamente é o ideal. Esse passo ainda confere mobilidade à organização, que passa a estar presente em qualquer lugar, a qualquer hora.

No aeroporto, no trânsito ou em viagem de férias: de posse dos dados da empresa, é possível fazer reuniões por videoconferência, elaborar relatórios ou mesmo apresentar produtos aos clientes. Em uma era em que velocidade da informação é essencial para os negócios, não faz sentido se manter restrito a computadores locais.

Implemente uma solução de assinatura eletrônica

Concluir a aprovação de contratos não precisa levar dias. Declarações de horas extras, documentos fiscais e laudos técnicos não devem mais gerar trabalhos manuais de impressão, assinatura e escaneamento. Tudo isso pode ser feito em poucos segundos, desde que você tenha uma plataforma de assinatura eletrônica, passo decisivo para criar uma empresa verdadeiramente paperless.

A assinatura eletrônica já inundou os processos empresariais de tal forma que a Docusign possui diversas integrações nativas de sua plataforma de assinatura eletrônica com softwares que você já usa, como os da Microsoft, SAP, Salesforce, Google e muito mais.  

Faça gestão de documentos online

Fazer a gestão documental de forma online é mais uma maneira de reduzir o uso de papéis na empresa. Nesse sentido, vale digitalizar e armazenar o que for possível. Por exemplo, utilizar recursos para criar, enviar, assinar, gerenciar e analisar documentos de forma digital é uma ótima saída para conferir agilidade aos processos e ganhar eficiência com a gestão. Para isso, vale adotar soluções como o CLM da Docusign. 

Treine a equipe para utilizar a tecnologia

A migração para uma empresa digital exige muito mais que TI. Na verdade, exige uma transformação profunda na cultura organizacional. Afinal de contas, é preciso que os colaboradores entendam a vantagem competitiva que a tramitação 100% digital de documentos pode trazer à companhia. Então invista em cursos, palestras e ações de endomarketing para mostrar aos profissionais a importância de aderir ao projeto paperless!

Quais as melhores práticas para o gerenciamento do paperless?

Para ter sucesso ao tornar sua empresa livre de papel, vale a pena implementar algumas mudanças na realização de seus processos internos. Elas são fundamentais para que você consiga utilizar essa tecnologia de maneira inteligente e possa otimizar o uso dessas ferramentas.

Utilize um software de gerenciamento de documentos

Escolher um software de gerenciamento de documentos para armazenar seus arquivos em segurança é fundamental se você quer gerir os arquivos de maneira eficiente.

Para tanto, é importante certificar-se de que todos os papéis estejam no mesmo formato, sejam eles PDF, Word ou qualquer outro tipo. Isso permite que o software de gerenciamento seja usado para indexar tudo de maneira correta.

Também vale utilizar rótulos e tags para organizar documentos e classificá-los conforme a categoria. Assim, é possível listar rapidamente todos os arquivos relacionados a um assunto específico e acessá-los com facilidade no futuro.

Por fim, vale a pena contar com uma boa ferramenta de busca no seu software. Afinal, uma das principais vantagens do gerenciamento de documentos é a possibilidade de usar ferramentas de busca para encontrar rapidamente os itens desejados.

Crie um fluxo de trabalho

A criação de um fluxo de trabalho eficiente permite que os documentos possam ser processados rapidamente, contribuindo para que os processos internos sejam otimizados em todas as fases.

Para tanto, é importante criar uma lista de verificações para identificar todas as etapas que os documentos precisam cumprir antes de serem aprovados ou rejeitados. Também é necessário definir prazos para que todas as etapas sejam concluídas em determinado período. Vale incluir um sistema de lembretes para garantir que todas as tarefas sejam concluídas no prazo.

Outro cuidado quanto ao fluxo de trabalho se refere ao controle de versões. Esse recurso é importante para documentos compartilhados e que contam com várias etapas em sua vida útil.

Invista em um banco de dados de documentos

Crie um banco de dados para armazenar e organizar todos os seus documentos. Com isso, eles serão facilmente acessados. Esse tipo de recurso está diretamente ligado à implementação de um sistema de gerenciamento.

Por meio dele, sua empresa consegue criar uma organização de documentos eletrônicos de maneira mais eficiente. Essa ferramenta também permitirá que, com facilidade, os usuários indexem, pesquisem e recuperem os papéis que desejam.

Além disso, um banco de dados completo fornece controle de acesso, permitindo que os usuários definam quais podem ter permissão para visualizar os arquivos. Por fim, tais recursos normalmente contam com um sistema de backup e restauração dos documentos, garantindo que eles não sejam perdidos caso ocorra algum problema.

Implemente regras de segurança

Assim como em qualquer outro ambiente de registros da empresa, os arquivos digitais devem contar com várias normas para garantir sua segurança. Isso inclui a criação de senhas fortes e a ativação da autenticação de dois fatores para os usuários, por exemplo, para garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar o sistema.

Também vale desenvolver regras de acesso e compartilhamento. Isso deve incluir a definição de quem pode utilizar o sistema e aqueles com permissão para acessar e alterar documentos.

Outro cuidado importante se refere às medidas de segurança para proteger os documentos. Isso inclui a criptografia de dados e o uso de softwares de segurança para impedir acessos não autorizados e a exclusão ou alteração indevida. Por fim, vale manter uma política de auditoria para que todas as atividades no sistema sejam monitoradas a fim de identificar e prevenir ações suspeitas.

Viu como empresas paperless conseguem sair na frente e conquistar um importante diferencial competitivo? Não perca mais tempo e leve essa novidade para o seu negócio. 

No eBook sobre o movimento paperless nas empresas e a importância de uma gestão de contratos digital, você pode conferir mais à fundo o problema do papel nos processos corporativos, os benefícios e ROI do paperless, além de obter mais dicas para uma empresa sem papel. Aprofunde-se no assunto e transforme sua empresa!