O que é CLM? Saiba como usar essa ferramenta e quais são as vantagens

O Contract Lifecycle Management (CLM) é uma solução que simplifica e otimiza todas as etapas da gestão do ciclo de vida de contratos. Assim, empresas de diversos tipos e portes conseguem reduzir a complexidade dos processos, aumentando a eficiência e diminuindo os custos das operações.

Tudo isso é feito pela Docusign, nomeada uma líder no Gartner® Magic Quadrant™ para Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM) por seis vezes consecutivas, com destaque para a visão integral e eficácia na execução.

O CLM é a melhor alternativa que sua empresa, de grande ou pequeno porte, pode encontrar para tornar os processos de contratos mais fáceis, rápidos e menos arriscados. Confira tudo o que vamos explorar neste texto!

Índice

• O que é CLM?

• As etapas do ciclo de vida dos contratos

• Principais benefícios do CLM

• Como a inteligência artificial em contratos está transformando o CLM?

• Quando sua empresa deve considerar adotar uma solução CLM?

• Como escolher a solução CLM ideal para seu negócio?

• Por que a Docusign é reconhecida como líder em Contract Lifecycle Management (CLM)?

O que é CLM?

O conceito de CLM envolve a gestão do ciclo de vida dos contratos. Ela abrange desde a criação até a renovação dos documentos. Por isso, todo o processo de negociação é acompanhado por essa solução, com a sua consequente formalização.

Ao aplicar esse processo de gerenciamento de contratos, sua empresa consegue automatizá-los e simplificá-los. Ao mesmo tempo, há menos erros e mais padronização das etapas de análise e verificação.

Apesar desse conceito mais amplo, entender o que é CLM passa por saber que ele é um software para gerir contratos. Portanto, consiste em uma ferramenta tecnológica, como comumente é abordada no Brasil — e é indispensável para a transformação digital da sua empresa, já que suas estruturas são modernas e os fluxos de trabalho são simplificados.

Dessa forma, usar o CLM é uma necessidade para negócios que trabalham com contratos de maneira frequente. Isso ajuda a manter a organização e conquistar vantagem competitiva — entenderemos em seguida o motivo.

As etapas do ciclo de vida dos contratos

A empresa que adota uma abordagem manual ou fragmentada da gestão de contratos tende a fracassar nessa atividade — tendo perda de faturamento com isso. O CLM ajuda a evitar essa situação ao combinar tecnologia, recursos humanos e processos eficazes.

Por meio dele, é possível superar as dificuldades na criação, colaboração, negociação, aprovação e renovação de contratos, além de descobrir oportunidades, riscos e tendências.

Ou seja, os benefícios são alcançados em todas as fases do ciclo de vida dos contratos, tornando tudo ainda mais eficiente.

Na prática, as equipes gastam 90% menos tempo para gerar um novo contrato de venda. A seguir, apresentaremos todas as etapas e suas características. Confira!

Pré-contratação

Essa etapa marca o início da gestão do CLM e define o objetivo do documento. Assim, ficam claros, entre outros pontos:

• o que a empresa precisa contratar;

• o orçamento disponível;

• o prazo para que a demanda seja atendida;

• a forma de entrega;

• os documentos necessários.

Com essas informações, é possível elaborar a minuta de maneira eficiente. Esse esboço inicial orienta como o contrato final será redigido e, quando executado com maestria, ajuda a prevenir problemas ao longo de todo o fluxo de tramitação.

Nas empresas que contam com um serviço de CLM, este documento pode ser gerado automaticamente, otimizando ainda mais os processos.

Contratação

A negociação e o fechamento estão incluídos nessa etapa. É aqui que a minuta e as cláusulas são analisadas, enquanto os documentos passam por verificação para garantir que todos os detalhes estejam corretos e o contrato atenda às demandas de ambas as partes.

Além de decisiva, a fase de contratação costuma ser a mais demorada do processo, mas, com a tecnologia CLM, tudo é otimizado, acelerando significativamente essa etapa. Com um software CLM, é possível:

• comparar versões e visualizar de forma rápida e clara quem fez cada alteração e em qual parte, mantendo um histórico como referência;

• agilizar o encaminhamento de versões logo após a revisão;

• contar com uma biblioteca de cláusulas pré-aprovadas em um local central e de fácil acesso.

Pré-execução

Nessa etapa, são realizados os procedimentos técnicos e administrativos. É aqui que a contratação começa a valer de fato, com o produto ou serviço sendo entregue ao cliente. Por isso, também são feitos os ajustes necessários.

Ao mesmo tempo, definem-se a assinatura, o pagamento e o prazo de recebimento para a execução do trabalho. Um CLM faz toda a diferença nesse momento:

• oferece assinatura eletrônica de contratos rápida e segura, com o Docusign eSignature, simplificando todo o processo;

• integra-se a outros sistemas corporativos, como Salesforce, SAP e Workday, permitindo que os contratos sejam geridos dentro dos fluxos de trabalho já existentes.

Execução

A etapa coloca em prática o produto ou serviço adquirido. Portanto, é o momento em que o produto é recebido ou o serviço começa a ser prestado, conforme as regras previstas em contrato. O CLM permite:

• criar alertas e lembretes automatizados, ajudando os usuários a se lembrarem das renovações;

• ter uma visão 360° de contratos e das partes envolvidas, tanto em contratos assinados quanto em andamento;

• fazer um gerenciamento completo de obrigações, permitindo que a empresa acompanhe as responsabilidades de clientes e fornecedores.

Encerramento

A etapa final inclui a conclusão das etapas anteriores e o término da vigência do contrato, quando a renovação não ocorre. Portanto, vários detalhes precisam ser verificados. Por exemplo, se:

• o prazo foi cumprido;

• o produto ou serviço foram entregues;

• o pagamento foi realizado — sendo necessário manter os respectivos comprovantes.

Com um CLM, você otimiza o processo de encerramento com recursos como checklists automatizados e controle de conformidade.

Renovação

É fundamental realizar o gerenciamento proativo de todos os contratos que passam por renovações. Assim, é possível evitar cláusulas indesejadas e perdas de oportunidades de negócio.

Nessa etapa, o CLM identifica contratos próximos do vencimento e automatiza os processos de renovação, auxiliando os times a agirem de forma proativa antes do vencimento, minimizando gastos e potencializando a retenção de clientes, tudo com praticidade.

Principais benefícios do CLM 

O CLM centraliza e automatiza contratos, reduzindo erros e acelerando aprovações. Segundo o relatório Total Economic Impact™ (TEI) da Docusign, empresas podem alcançar um ROI de 449% com o CLM.

Na prática, ele aumenta a eficiência operacional, proporciona maior segurança e conformidade, oferece insights e análises detalhadas e melhora a escalabilidade e integração.

Além disso, contribui para a redução de custos operacionais e minimiza riscos associados a contratos. Acompanhe mais detalhes nas seções seguintes!

Economia de tempo e aumento de produtividade

O CLM da Docusign pode reduzir em até 90% o tempo de processamento de contratos, permitindo que a equipe se concentre em tarefas criativas e estratégicas.

Um exemplo real é a Suzano, que obteve 50% de redução no tempo de ciclo dos contratos usados entre plataformas, uma redução de 30 para 5 minutos na preparação de contratos e 35% dos contratos de compra gerados pelo modelo de autosserviço.

"Levava dois dias úteis para fazer o contrato padrão e três para mandar para a assinatura. Era um processo bem manualizado. Estamos falando de cinco pessoas, em um time denominado formalização de contrato, para gerar esse processo todo para a companhia", detalha a Gerente Executiva Jurídica da Suzano, Vanessa Zaccaria.

Redução de riscos e aumento da conformidade

Um dos principais benefícios é o aumento da eficiência operacional, com redução de 85% nos erros. Isso acontece porque o CLM minimiza riscos contratuais por meio do monitoramento de obrigações e prazos.

Aliado a isso, o CLM utiliza automação e modelos padronizados que reduzem erros humanos e garantem consistência na gestão de documentos, além de sistemas de notificações que lembram a equipe sobre prazos e ações necessárias.

Esses recursos também ajudam a empresa a manter conformidade com normas e regulamentações aplicáveis, reduzindo riscos legais.

Controle e padronização de documentos

• Modelos pré-configurados e automação de contratos e documentos, que garantem a criação rápida de forma automática, sem abrir margem para divergências ou erros;

• Biblioteca de cláusulas, que permite acesso a cláusulas padronizadas, otimizando o tempo da equipe e assegurando conformidade legal;

• Documentos armazenados em um único local, acessíveis de qualquer dispositivo, facilitando o acesso rápido a informações específicas e aumentando a eficiência operacional.

Segurança e armazenamento

Com foco em segurança, o CLM permite controlar quem acessa e modifica cada documento, além de proteger dados sensíveis com criptografia e seguir normas de conformidade, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

A ferramenta oferece um local centralizado para armazenar os contratos da empresa, com acesso controlado e permissões granulares que garantem segurança e confiabilidade em todas as etapas.

Insights estratégicos baseados em dados

O CLM oferece insights sobre o desempenho de contratos e KPIs por meio de relatórios visuais, além de fornecer uma visão geral da atividade e tendências dos contratos com relatórios personalizados, gerando análises variadas, como volume de contratos por tipo, valor e duração, entre outros.

Esses detalhes fazem a diferença e são usados com frequência nos departamentos jurídicos, de vendas, de RH, financeiros e de compras, auxiliando todo o time na tomada de decisões alinhadas e estratégicas com base em dados.

• Conheça também: armazene, gerencie e analise acordos com o Docusign Navigator!

Como a inteligência artificial em contratos está transformando o CLM?

Tecnologias avançadas, como a IA, estão levando o CLM a novos níveis de eficiência, indo além da simples automação e elevando o recurso do nível operacional para o estratégico.

Com essa união, é possível:

• criar acordos com mais agilidade;

• fazer extrações de dados e gerenciamento de renovações orientadas por IA;

• negociar e assinar contratos com mais confiança e segurança;

• simplificar o entendimento de termos jurídicos, evitando erros e mantendo a empresa em dia com os compromissos contratuais;

• usar os dados de acordos para maximizar o impacto de negócios e reduzir custos.

Com esses recursos, a empresa ganha otimização de tempo, tomada de decisões mais informadas e estratégicas, redução de riscos e aceleração de decisões precisas e bem embasadas.

Quando sua empresa deve considerar adotar uma solução CLM?

Alguns sinais indicam que sua empresa pode se beneficiar de um CLM:

• ineficiência na elaboração e revisão de contratos;

• gestão de dados descentralizada e não padronizada;

• demora na execução das etapas do ciclo de vida dos contratos;

• erros recorrentes e demanda alta de retrabalhos;

• risco de não cumprir normas legais ou contratuais;

• problemas recorrentes com cumprimento de prazos;

• os contratos concluídos ficam desorganizados;

• baixa fidelização de clientes.

Independentemente do porte da empresa — pequena, média ou grande —, o CLM permite aumentar a eficiência operacional, reduzir custos e minimizar riscos, tornando a gestão de contratos mais ágil e confiável.

Como escolher a solução CLM ideal para seu negócio?

Ao escolher um bom Contract Lifecycle Management, algumas funcionalidades são essenciais e fazem toda a diferença no dia a dia da empresa, como: 

• automação de processos;

• centralização e padronização;

• segurança, análises e insights;

• integração e escalabilidade;

• suporte, marca forte e sucesso do cliente.

Por que a Docusign é reconhecida como líder em Contract Lifecycle Management (CLM)?

A Docusign é líder indiscutível na gestão de contratos. Com mais de 1.7 milhão de clientes, mais uma vez foi eleita líder no Quadrante Mágico do Gartner, totalizando seis anos consecutivos de credibilidade, maturidade e consistência no mercado.

Com automação completa do ciclo de vida de contratos, segurança, criptografia, configurabilidade e personalização, e cases de sucesso de clientes como VTEX, Cotrijal e Santander, a Docusign ajuda empresas a otimizar processos, reduzir riscos e tornar a gestão contratual mais eficiente e confiável.

Saiba mais sobre o CLM da Docusign e veja como ele pode te ajudar a dar o salto para o próximo nível.