Indicadores de produtividade: quais são os KPIs mais importantes?

Você sabe o que são KPIs e como eles podem ter influência no sucesso de uma empresa?

KPI é a sigla para Key Performance Indicator ou Indicador-Chave de Desempenho. Com eles, é possível mensurar processos operacionais e gerir o que está funcionando ou não na rotina da organização, visando seu sucesso e o de seus funcionários.

Esses indicadores são apontados pelo gestor como forma de acompanhar a evolução das operações de uma organização. São vários os itens, entre os quais incluem-se indicadores estratégicos, de produtividade, de capacidade e de qualidade. Confira agora o que você precisa mensurar para garantir o sucesso da sua organização. Não perca essa leitura!

Introdução aos indicadores de produtividade

Os KPIs são os responsáveis por gerar produtos e serviços de qualidade elevada, em menos tempo e com menos despesas – por meio de processos estruturados, elaborados por pessoas qualificadas.

Os indicadores de produtividade são obtidos a partir de parâmetros comparativos entre o que foi gerado pela organização (produto ou serviço) e o que foi empregado em termos de recursos para sua produção. Com este resultado em mãos, é possível definir precisamente a quantidade de insumo que tem sido gasto na produção de cada unidade ou serviço prestado.

Para que os indicadores apresentem resultados reais acerca da empresa, é preciso conhecer a fundo todas as atividades organizacionais. Por exemplo: de nada adiantaria um funcionário da empresa fazer um treinamento sem que o gestor soubesse explorar o resultado dessa capacitação, transformando o conhecimento adquirido pelo colaborador em recursos utilizáveis em outros processos da empresa.

Mas como medir o que realmente importa no seu negócio? Abaixo, listamos 8 indicadores que permitem avaliar a produtividade de sua empresa. Vamos a eles:

1. Excelência operacional

Mede a eficiência dos processos utilizados pela empresa. Vamos supor que a empresa em questão seja uma central de atendimento e marcação de consultas de um determinado hospital.

Itens como o tempo médio de atendimento aos pacientes, prazo para entrega de resultados de exames e uso da infraestrutura são eficientes ou demandam melhorias?

E se estivéssemos em uma indústria? Questões como unidades produzidas sem falhas por hora, capacidade de atendimento à demanda e uso eficiente de recursos seriam alvo da mensuração de indicadores de produtividade.

Ao encontrar erros ou espaços de melhoria, é possível eliminar falhas, aumentar a qualidade e, consequentemente, elevar os indicadores de produtividade de qualquer atividade.

2. Capacidade para inovar

O investimento em inovação trata da capacidade que a empresa possui de trazer evoluções significativas para os processos produtivos. Uma pesquisa realizada pelo IPEA de 2013 mostra que empresas que estabelecem parâmetros inovadores apresentam indicadores de produtividade 20% maiores que aquelas que não investem em inovação, seja por desinteresse, falta de verba ou simples desconhecimento.

Na prática, empresas inovadoras tendem a investir mais em tecnologia, em pessoal (qualificação) e nos processos produtivos. Isso abre espaço para mais competitividade, além de atenção às oscilações do mercado.

Tanto é que outra pesquisa do IPEA indica que as empresas inovadoras conquistam preços até 30% maiores do que as demais e pagam até 50% mais para os trabalhadores do que as empresas que não investem em inovação.

O mesmo estudo informa que companhias que valorizam a capacidade inovadora também são mais propensas a se tornarem exportadoras, atingindo níveis ótimos de produtividade e competitividade no mercado.

3. Produção sustentável

Esse indicador envolve quatro dimensões: ambiental, econômica, social e institucional, e visa verificar a capacidade da empresa de operar sem afetar negativamente o entorno com o qual convive.

Implementar ações sustentáveis envolve tanto medidas como redução de custos de produção (dos produtos e serviços) até a diminuição de resíduos lançados no meio ambiente. Entre as ações mais eficazes de empresas sustentáveis está a Digital Transaction Management ou simplesmente DTM.

Incluir a transformação digital em projetos que envolvam redução de despesas permite que pilhas e pilhas de papéis sejam substituídos por documentos eletrônicos e que haja uma redução considerável na poluição causada por indústrias de papel.

Nesse sentido, além de modificar um processo considerado oneroso por outro mais econômico, a assinatura eletrônica reduz espaços de armazenamento e equipes envolvidas, atuando diretamente na otimização do fluxo de documentos e na produtividade dos processos. Só para você ter uma ideia, que são feitas cerca de 1 bilhão de cópias por dia em todo o mundo.

4. Índice de turnover

O termo turnover parece complexo, mas a equação é relativamente simples. Basta somar o número de demissões e o número de admissões dividido por dois, dividido pelo total de funcionários. O resultado permite que a empresa verifique o grau de rotatividade de funcionários e avalie onde estão os problemas a serem corrigidos.

O índice de turnover (ou rotatividade), ao lado do índice de absenteísmo (ausências no trabalho), é uma ferramenta útil para implantar um projeto de satisfação dos funcionários. Além disso, permite que a empresa evite custos com rescisão de contratos de trabalho, despesas com seleção e recrutamento, com treinamento, adaptação e outros gastos variáveis.

Ao investigar os motivos que levam ao turnover, a empresa pode implementar programas de treinamento e desenvolvimento que, além de contribuírem para o engajamento dos profissionais, contribuem para o aumento da produtividade, afinal, pessoas capacitadas têm mais condições de realizar um bom trabalho.

5. Investimento em qualificação

E já que falamos em treinamento e aumento da produtividade, equipes qualificadas traduzem-se em produtos e serviços de qualidade, ou seja, quanto maior a qualificação da sua equipe, melhores serão os produtos e serviços, refletindo-se na satisfação do cliente final.

Isso significa que, ao investir em treinamentos, você está aplicando recursos para que sua empresa se torne mais competitiva.

Um profissional que recebe o treinamento adequado executa suas tarefas em menos tempo e com maior qualidade. A consequência é mais entregas dentro do mesmo período de expediente, isto é, maior produtividade.

Essa mesma pessoa, quando corretamente orientada sobre os processos da empresa, consome menos recursos, como energia elétrica, insumos de escritório e matéria-prima, por exemplo. O resultado é um só: redução de custos de produção e aumento da lucratividade do negócio.

6. Índice de flexibilidade

A flexibilidade pode ser dosada com base nos níveis de adaptação que uma empresa obtém diante de mudanças e exigências geradas pelo mercado oscilante.

O índice de flexibilidade pode ter vários enfoques, como:

• de máquina: capacidade de substituição de equipamentos e peças sem interferir na produção;

• de processo: habilidade de conduzir vários processos ao mesmo tempo, mesmo que estes não estejam relacionados;

• de produto: poder de mudar o mix de produtos de maneira ágil e econômica;

• de volume: capacidade de variar o volume de produção de acordo com as demandas do mercado;

• de operação: habilidade de mudar o fluxo de processos sem comprometer a produção;

• de produção: poder de produzir uma ampla variedade de produtos.

Uma empresa que tem poder de flexibilidade está mais preparada para atender às mudanças do mercado e tem maior capacidade de adaptação, um grande diferencial de mercado que pode significar a diferença entre manter-se competitivo e estagnar nos negócios.

7. Controle da produção

O monitoramento frequente dos processos é essencial para identificar gargalos, de um lado, e atitudes positivas, de outro.

Mensurar quantitativa e qualitativamente a produção é uma forma de garantir o controle do que está sendo produzido e, aliado a isso, verificar onde investir mais, menos ou não investir.

Vamos imaginar uma editora de livros técnicos que produz 1.000 unidades por dia. Para garantir que os consumidores finais fiquem satisfeitos, não pode haver erros gramaticais nos conteúdos, tampouco falhas de impressão, portanto, um rigoroso controle da qualidade é essencial.

Se, no controle de qualidade, é verificado que a cada 1.000 unidades produzidas, 10 saem com falhas, é preciso compreender o que causa o problema e eliminar o fator, a fim de garantir capacidade máxima de produção e entrega, assim como a lucratividade do negócio.

8. Sucesso em vendas

Para definir se a venda de um produto ou serviço foi bem-sucedida, é importante estabelecer a relação entre o índice de vitórias nas negociações realizadas, ou seja, o número de vendas efetivamente fechadas pela empresa e quantas oportunidades foram abertas em determinado período.

A equipe de vendas precisa se manter afinada com os outros setores e vestir a camisa da empresa. Sendo assim, é possível detectar tentativas de venda frustradas, em que momento a venda não se concretizou e solucionar os gargalos.

9. Estratégia

A correta execução da estratégia empresarial também contribui para melhorar os indicadores de produtividade. Se a organização planeja a expansão dos negócios por meio da abertura de uma filial, por exemplo, a capacidade produtiva é aumentada.

Outro ponto em que indicadores estratégicos influenciam na produtividade empresarial é na contratação de funcionários. No momento em que a companhia define exatamente o perfil profissional necessário para determinada função, está garantindo que a pessoa contratada contribuirá efetivamente para os resultados da empresa.

Nesse sentido, é preciso ter em mente que a mensuração de resultados não é feita de forma isolada. Assim como os indicadores de produtividade influenciam em outros fatores de desempenho, o mesmo acontece no sentido contrário.

10. Competitividade

Por fim, temos os indicadores de competitividade, que revelam como a empresa está posicionada em relação aos concorrentes.

Você pode fazer o que chamamos de benchmarking, ou comparação com a concorrência, para identificar pontos de melhoria em termos de produtividade e, assim, tornar-se ainda mais competitivo.

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