Gerenciar documentos na nuvem: como funciona e quais os benefícios?

Com o desenvolvimento de uma sociedade inteiramente apoiada na computação (fenômeno intensificado nos últimos 10 anos), tornou-se impossível às empresas continuarem trabalhando com dados armazenados em discos rígidos. Hoje, gerenciar documentos na nuvem é condição básica na luta contra o colapso operacional.

Atualmente, temos 3,9 bilhões de pessoas ligadas à rede — 51% da população mundial. Cursos, operações financeiras, trabalho e até relacionamentos são travados totalmente em ambiente digital. Para atender uma sociedade que não distingue mais o online do offline, empresas de todos os portes e segmentos foram impulsionadas a adaptar suas infraestruturas de TI para oferecer serviços em tempo real, escaláveis e permanentemente disponíveis. Ou seja, em nuvem.

Mais do que isso, o próprio aumento exponencial no volume de dados eletrônicos das organizações as obrigou a alugar capacidade de computação em servidores virtuais, de forma que os documentos possam ser acessados instantaneamente — e de qualquer lugar.

Atualmente, gerenciar documentos na nuvem é fundamental. Traz velocidade, segurança e, principalmente, é o passo zero para começar a trabalhar com tecnologias disruptivas, como Big Data e IoT. Vamos entender, portanto, como gerenciar documentos na nuvem?

Como gerenciar seus documentos na nuvem?

Gerenciar documentos em nuvem vai muito além de apenas assiná-los eletronicamente. Embora esse recurso já seja capaz de mudar imensamente o futuro do trabalho, é possível dar um passo à frente na direção de uma empresa verdadeiramente “digital”, inserida em uma plataforma que permita agrupar automaticamente arquivos de mesma natureza, localizar contratos em poucos segundos, corrigir falhas e rastrear o andamento de cada “papel”.

Você pode migrar para o universo paperless por meio de uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos. Ela lhe permitirá seguir o fluxograma abaixo — tudo de forma intuitiva e com apoio nas mais modernas tecnologias de segurança da informação.

Criação de documentos

Essa etapa pode ser feita na própria plataforma. Soluções de ponta, como a Docusign CLM, oferecem inclusive recursos de gravação de modelos pré-aprovados.

Assinatura eletrônica

Em poucos segundos, você importa do banco de dados a imagem de sua assinatura ou atrela sua firma ao código correspondente.

Em seguida, indica com o cursor onde os demais signatários devem assinar, informa seus respectivos e-mails e clica em “enviar”. Uma mensagem é disparada a todos os interessados (que abrem o link e assinam o documento), permitindo a conclusão da autenticação em alguns minutos.

Rastreamento

Todas as remessas de cada arquivo (quem enviou, para quem remeteu, data e hora) ficam registradas na plataforma, garantindo controle absoluto sobre seu fluxo documental.

Correção de falhas

As melhores plataformas para gerenciar documentos na nuvem têm ferramentas de identificação de erros, reduzindo equívocos e retrabalhos.

Armazenamento

O objetivo de um sistema de gestão de dados em nuvem é, fundamentalmente, automatizar todo o ciclo de vida de um documento. Isso significa, por exemplo, ver seu patrimônio informacional agrupado automaticamente de acordo com o tema. Mas não só isso.

Significa dar mais independência aos vendedores em relação ao jurídico da empresa, já que é possível integrar soluções como o Docusign CLM a uma biblioteca de cláusulas pré-aprovadas. Significa também falar na rapidez de localização de cada arquivo, na emissão automática de lembretes (como de vencimento de boletos), entre outros gatilhos de organização de documentos empresariais.

Quais são as vantagens de gerenciar documentos na nuvem?

Até a década de 1990, a maior parte dos processos empresariais era analógica, com o computador utilizado apenas como terminal de digitação — uma espécie de máquina de escrever “gourmet”, com capacidade de gravação. A partir dos anos 2000, a transição da internet discada para formas mais modernas de transmissão de dados injetou novas funções aos recursos computacionais, que passaram gradativamente a executar processos de ponta a ponta em ambiente online.

A partir da década de 2010, no entanto, essa transição se consolidou: o desenvolvimento dos smartphones, das redes móveis de alta velocidade e, é claro, da computação em nuvem, redesenhou a forma de fazer gestão de dados. As empresas competitivas passaram a ter em comum a ausência de papel. E nem teria como ser diferente.

De 2006 a 2010, o volume de dados digitais produzidos saltou de 166 Exabytes para assustadores 988 Exabytes (1 único EB equivale a 260 Bytes). Em 2020, a expectativa é que cheguemos à marca de 40 Zettabytes (40 trilhões de Gigabytes).

Nesse novo cenário, contratos são elaborados e assinados no ambiente digital; folhas de pagamento passam a ser inteiramente digitais; reuniões são feitas por videoconferência e o próprio trabalho, realizado a distância. Muitas dessas inovações têm como base o fenômeno “cloud computing”, especialmente o gerenciamento de documentos na nuvem. E as vantagens dessa gestão digital são diversas.

Velocidade

A primeira é também a mais óbvia das vantagens. Você já parou para contabilizar quanto tempo por ano seus funcionários perdem procurando documentos? E assinando tudo à caneta? E aguardando chancelas cartorárias? Poderíamos falar ainda do tempo de arquivamento, do tempo para reconstituição de arquivos extraviados, entre outros percalços de ter papel na empresa.

Plataformas especializadas em gerenciar documentos em nuvem dispõem de ferramentas de pesquisa que lhe permitem encontrar qualquer arquivo em menos de 5 segundos. Extravios não são mais problemas, já que os contratos são assinados eletronicamente (ou seja, todas as cópias são também originais). Não há mais perda de tempo com arquivamento.

Custo baixo

Mais uma vez, quanto sua empresa gasta por ano com resmas de papel A4? E com toners, manutenção de impressoras, materiais de escritório e caixas-arquivo? Vamos falar também na dádiva de não ter mais que gastar com serviços notariais?

O gerenciamento de documentos na nuvem retira a pressão financeira sobre a compra de todos esses itens, o que faz diferença no fluxo de caixa anual. Mas a economia de uma empresa “paperless” vai além de itens pequenos.

A própria necessidade de espaço físico em uma organização que não tem uma só folha de papel diminui bastante — o que significa talvez se mudar para um novo espaço, menor e com aluguel mais barato. Computação em nuvem tem, atrelada a ela, uma série de reduções de custos que alguns gestores mais conservadores ainda não perceberam.

Segurança

Por mais surpreendente que seja, há ainda alguns poucos gestores que acreditam no mito de que documento em nuvem não é seguro. Vamos trazer então a seguinte imagem, cena muito comum nas empresas: você tem uma só via daquele contrato de serviços críticos, mas um desafortunado funcionário derruba café sobre ele, destruindo-o completamente. Papel traz segurança?

Outra situação: você tem uma sala destinada a documentos sigilosos, mas, como muitas pessoas circulam pela empresa, por descuido, os arquivos ficaram expostos, acessados por terceiros não autorizados.

Mais uma? Os constantes extravios, decorrentes do acúmulo gradativo de toneladas de papéis, cuja gestão acaba por se tornar inviável. Sobre esse tema, aliás, estima-se que entre 2% e 5% de todos os documentos que circulam pelas empresas sejam perdidos. Papel, definitivamente, torna seus dados vulneráveis.

Por outro lado, no gerenciamento de documentos na nuvem, as plataformas digitais contam com inúmeros recursos avançados de segurança, como criptografia de nível bancário, backups automáticos e hierarquia de permissões, de modo que cada funcionário só pode acessar os arquivos de sua alçada.

Qual plataforma usar para gerenciar documentos?

Reconhecida pela Forbes como uma das 100 melhores empresas de cloud computing do planeta, a Docusign é, definitivamente, o nome a ser pensado no Brasil quando o assunto é geração de documentos na nuvem e assinatura eletrônica deste documento.

Com mais de 200 milhões de usuários ao redor do mundo, a Docusign foi além da assinatura eletrônica, tornando-se referência global em “gestão ponta a ponta” de documentos. Com o complemento Docusign CLM, por exemplo, é possível preparar, assinar, agir e gerenciar arquivos, de modo que todo o ciclo de vida de um contrato ocorra digitalmente.

Esse complemento oferece:

• ferramentas de pesquisa para localizar rapidamente qualquer arquivo — ainda que você tenha milhões armazenados;

• definição de modelos pré-aprovados, reduzindo o tempo de digitação dos funcionários;

• bibliotecas de cláusulas, facilitando a elaboração de contratos;

• controle do histórico de movimentação, para você saber quem enviou e quem recebeu cada documento, quando e em qual horário;

• entre outras facilidades.

Quer também acelerar a migração de sua empresa para a era dos negócios digitais? Então entre agora em contato com nossa equipe de vendas e saiba mais sobre como gerenciar documentos em nuvem pode mudar o destino de sua empresa! Ou realize um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica da Docusign.