Gerenciamento de processos: 7 indícios de que sua gestão é ineficiente

Gerar bons resultados para a empresa, otimizar processos e reduzir os custos e a burocracia é o objetivo de todo gestor. Mas como alcançar isso? A resposta está no gerenciamento de processos. E o que isso significa? Que as atividades empresariais precisam ser vistas como processos-chave. É uma mudança de paradigma e deve fazer parte da cultura da organização.

Visão sistêmica, trabalho em rede, maior eficiência no desempenho, maior previsibilidade nos resultados e maior facilidade na implementação sistemática de melhorias e inovações são alguns dos benefícios trazidos por uma gestão de excelência.

O que é o gerenciamento por processos?

“É uma metodologia para avaliação contínua, análise e melhoria do desempenho dos processos que exercem maior impacto na satisfação dos clientes e dos acionistas (processos-chave). O gerenciamento por processos busca alinhar as funções da organização às necessidades dos clientes, promovendo um ambiente favorável à mudança, melhoria contínua e crescimento”, explica Veridiana Rotondaro Pereira, professora de MBA Gestão Empresarial da FIA (Fundação Instituto de Administração).

Segundo ela, para alcançar uma gestão eficiente é necessário que as atividades empresariais sejam vistas não em termos de funções, departamentos ou produtos, mas como processos. “O corpo diretivo da organização deve enxergar o valor da mudança e para isso deve considerá-la em suas diretrizes e decisões”, diz.

Como implementar o gerenciamento de processos?

Uma das maneiras de implementar uma gestão eficiente é por meio da assinatura de contratos eletrônicos  – ferramentas que geram redução de custo, eficiência operacional e maior agilidade. Empresas com processos digitais são 50% mais lucrativas e têm um valor de mercado 19% superior do que suas concorrentes.

Gerenciar, assinar e enviar documentos de forma rápida e segura em qualquer lugar, a qualquer hora, inclusive usando seu celular ou tablet, é uma das utilidades de digitalizar o processo de gestão de uma empresa.

“Também é fundamental estruturar a cadeia de valor e desdobrá-la. Ou seja, os processos que compõem a cadeia de valor são detalhados até o nível que for suficiente para executá-los na rotina das áreas. A sistemática está baseada no conceito de hierarquia de processos”, aconselha Francisco Teixeira Neto, especialista da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ).

“Nem sempre é possível estruturar ou melhorar todos os processos de uma organização ao mesmo tempo. Uma dica é definir os pontos mais críticos que precisam ser otimizados, além de avaliar a maturidade dos processos, levando em consideração a estratégia e outros elementos-chave do contexto da empresa”, complementa Teixeira Neto.

Conheça os erros mais comuns no gerenciamento de processos

1.  Falta de planejamento

Sem planejamento não é possível implantar ações estratégicas dentro das empresas. A visão estratégica deve ser convertida em metas e marcos de desempenho para que possa ser acompanhada e monitorada. Envolver a equipe, ter um roteiro de trabalho e uma metodologia definida são etapas fundamentais.

2.  Falta de comunicação

Gerenciar a comunicação entre a equipe é tão importante como qualquer outro processo dentro de uma empresa. Identificar seus elementos, as formas possíveis de comunicação e as partes envolvidas é um primeiro e importante passo. Se a informação for tratada como algo relevante, a comunicação flui e o conhecimento é espalhado de forma muito mais eficiente. As reuniões devem ser periódicas e ter uma pauta pré-definida para serem objetivas e eficazes.

3.  Cultura empresarial departamentalizada

Com objetivos e metas individuais, as áreas buscam otimizar sua performance sem considerar as competências  gerais e o desempenho do negócio como um todo. Observa-se a competição em vez da cooperação entre as áreas e departamentos. Há falta de sinergia. Um exemplo disso, seria quando ocorre um descompasso entre as áreas de produção e a comercial (a fábrica não possui capacidade para atender os pedidos vendidos, ou a produção gera estoques que a área comercial não é capaz de vender ao mercado). Nesse caso, o processo de ponta-a-ponta não é considerado.

4. Cultura empresarial de “apagar os incêndios”

Um exemplo disso é a simples substituição de um produto defeituoso, quando ocorre a reclamação de um cliente. A troca acaba “resolvendo” a insatisfação do cliente, no entanto, essa simples ação não impede que a produção/venda de um novo produto defeituoso volte a acontecer, deixando a empresa ainda vulnerável. Uma ação efetiva seria investigar a causa do problema: se está relacionado à matéria-prima e ao fornecedor ou à falta de padronização nos processos e de capacitação. Isso não quer dizer, naturalmente, que a ação adotada esteja incorreta; a questão é que ela é insuficiente.

5. Mentalidade empresarial de punição

Isso ocorre quando a cultura organizacional visa apenas encontrar culpados, mas as causas que estão efetivamente gerando problemas não são identificadas e esses acabam sendo recorrentes, pois não há a devida identificação/tratamento. As soluções dadas são paliativas, pois normalmente tratam apenas os sintomas do problema. Um exemplo disso é simplesmente despedir um funcionário que tenha cometido um erro, sem buscar saber se o erro cometido se deu por falta de conhecimento dos padrões corporativos, ou porque o funcionário não recebeu a devida capacitação para ocupar o cargo. A demissão por si só não assegura que outro colaborador não cometa o mesmo erro.

6. Estruturas organizacionais verticalizadas

Normalmente, estruturas muito verticalizadas acabam sendo pouco ágeis na tomada de decisão e na solução de problemas, pois as iniciativas precisam ser submetidas e aprovadas em vários níveis hierárquicos antes de serem implementadas, o que torna o processo como um todo muito moroso. A ineficiência se caracteriza pois as pessoas não possuem as informações e os limites de autoridade de que precisam para realizar suas atividades e atender às demandas no devido tempo. Isso faz com que, muitas vezes, os potenciais clientes acabem consultando e optando por produtos da concorrência, especialmente se esse tiver uma resposta mais rápida. Na gestão por processos as estruturas tendem a ser mais horizontalizadas.

7. Alto índice de retrabalho, reclamações e desperdícios

Isso pode acontecer devido à falta/desatualização de padrões de trabalho, ou de o seu cumprimento. Retrabalho, reclamações e desperdícios encarecem os produtos e os tornam menos competitivos no mercado, além de comprometer a imagem e reputação da empresa.

Agora que você conhece alguns dos erros mais comuns na gestão de um projeto, fique atento para não cometê-los! Você acha que ficou faltando algum? Compartilhe sua opinião nos comentários!

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