O que é a formalização de documentos?

É comum que as empresas produzam um grande volume de documentos por dia, inclusive, para a organização da sua gestão. No entanto, se elas não fazem a formalização de documentos, podem enfrentar dificuldades, caso haja a necessidade de utilizá-los juridicamente, já que não terão validade.

Diante disso, formalizar documentos é um processo de extrema relevância para a segurança dos negócios de qualquer área, pois essa ação atesta a veracidade das informações descritas em cada um deles. Quer saber mais sobre como funciona esse processo?

Neste post, vamos abordar a importância de formalizar a documentação e quais documentos devem ser formalizados. Confira!

O que é formalização de documentos?

De forma simples, a formalização de documentos tem como finalidade atestar que determinados documentos são verdadeiros e, portanto, têm validade jurídica. Um contrato não formalizado, por exemplo, pode causar dúvidas sobre quais são os acordos realizados, resultando no não alinhamento das responsabilidades das partes envolvidas na negociação.

A discordância sobre o acordo previsto em um documento não formalizado pode se arrastar para o âmbito jurídico, podendo causar uma série de problemas e prejuízos para o seu negócio. Assim sendo, a formalização afasta essa vulnerabilidade para ambas as partes, pois eles poderão ser utilizados para comprovar direitos ou deveres que devem ser cumpridos.

Para formalizar um documento, é necessário que ele cumpra as exigências legais atreladas à área em que é emitido, bem como é preciso registrar a assinatura autenticada do seu responsável ou das duas partes envolvidas na negociação, em se tratando de contratos.

Quais são os objetivos da formalização de documentos?

Ao se preocupar com a formalização de documentos, a sua empresa pode se blindar contra diferentes tipos de problemas, trazendo muito mais segurança e controle para os seus processos. Entenda, a seguir, quais são os objetivos desse processo.

Garante a validade jurídica dos documentos

Os documentos que estão fora dos padrões legais e não têm a assinatura das partes envolvidas nas informações apresentadas não têm validade jurídica. Na prática, isso significa que não podem ser utilizados como prova em processos judiciais.

Por sua vez, os que obedecem aos padrões legais e são devidamente assinados pelos seus autores são atestados como verdadeiros, portanto, servem como provas jurídicas. Eles ajudam a proteger a sua empresa de tentativas de fraudes e podem ser utilizados para que os deveres e os direitos das partes envolvidas sejam cumpridos, evitando prejuízos operacionais e financeiros.

Traz segurança para as transações empresariais

O uso de documentos formalizados agrega segurança às transações realizadas pela empresa. Isso porque eles passam por um processo de verificação que é capaz de atestar a sua validade e sua atuação. Com isso, é possível identificar irregularidades, erros e pendências que possam comprometer a finalidade de cada documento.

Sem falar que você tem mais embasamento para a tomada de decisão, haja vista que a validação jurídica dos documentos ajuda a orientar acerca das melhores ações a serem tomadas pela empresa. Nesse sentido, também haverá menos gastos e prejuízos provocados por problemas relacionados à documentação de suas transações empresariais.

Aumenta o controle dos processos

A formalização de documentos passa por uma série de etapas que são devidamente controladas pelos seus responsáveis. Para isso, também são coletadas informações precisas sobre negociações e demais ações às quais os documentos se destinam.

Todos os documentos formalizados são registrados e organizados, o que permite que você e a sua equipe possam consultá-los sempre que houver necessidade. Essa conduta colabora para a otimização do controle de processos, assegurando também a precisão e a confiabilidade das informações registradas.

Gera eficiência e velocidade para os seus negócios

A partir do momento em que a empresa conta com uma estrutura de formalização de documentos, a tendência é de que ela ganhe agilidade para gerenciar os seus negócios. Avaliar contratos e todos os documentos que estão relacionados a eles é uma operação que demanda tempo e atenção, mas quando esse processo está integrado à rotina empresarial da organização, torna-se mais fácil de ser executado.

Nesse cenário, você reduz o prazo para a finalização das negociações com os seus clientes ou parceiros, eliminando atrasos que poderiam afetar negativamente as suas atividades. A demora para apresentar a documentação necessária, por exemplo, pode levar à desistência do cliente quanto à aquisição de um serviço.

Promove a economia de custos

Quando a sua empresa não formaliza os seus documentos, fica sujeita a sofrer enormes prejuízos financeiros, principalmente quando é envolvida em processos judiciais e não consegue atestar a validade dos seus contratos.

Imagine que um cliente se recusa a pagar os valores acertados em um acordo. Nessa situação, ainda que você reclame os seus direitos judicialmente, dificilmente será atendido por não conseguir provar a veracidade da sua alegação, não podendo receber os valores que são devidos. Além disso, haverá os gastos relativos aos processos judiciais, que se estendem por anos.

Por outro lado, se você tiver todos os seus documentos formalizados, pode comprovar que a outra parte estava ciente dos termos descritos na negociação, receber os valores acordados e economizar custos, já que não terá gastos judiciais.

Quais documentos devem ser formalizados?

Para a maior segurança do seu negócio, é fundamental que os documentos relevantes para as suas atividades sejam devidamente formalizados, submetendo-os a todos os processos legais necessários para que sejam validados. A seguir, veja quais documentos devem ser formalizados:

• atas de reunião;

• contratos de prestação de serviços;

• relatórios emitidos pelo negócio;

• formulários trabalhistas;

• documentos jurídicos;

• contratos de compra e venda;

• contratos de locação;

• contratos de empréstimos;

• acordos entre acionistas ou quotistas;

• contratos de trabalho;

• acordo de confidencialidade.

Dentre os documentos que citamos acima, é imprescindível dar atenção especial aos contratos emitidos pela sua empresa. Afinal, se eles não forem formalizados, acabam não tendo nenhuma validade e, consequentemente, não têm valor jurídico.

Como fazer a formalização de documentos?

Agora que você já sabe qual é a importância da formalização de documentos, é preciso descobrir como esse processo se dá na prática. Existem algumas ações e ferramentas indispensáveis para facilitá-lo. Confira como formalizar documentos de forma otimizada a seguir!

Verifique se os documentos atendem aos requisitos legais

O primeiro passo para a formalização de documentos é verificar se eles estão de acordo com os requisitos legais. Desse modo, você elimina pontos que possam invalidar a veracidade da documentação.

Outro ponto importante é atentar para a documentação complementar que viabiliza a elaboração de contratos, como os documentos pessoais das partes envolvidas na negociação, as propostas, os orçamentos e os demais dados que dão sustentação a esse processo.

Identifique pendências e irregularidades

Com as informações e os documentos necessários em mãos, você deve analisá-los para checar se existem irregularidades ou qualquer outro problema relacionado à documentação. Nessa etapa, também há que se autenticar as assinaturas, a fim de validar os seus dados e garantir a segurança dos documentos.

Utilize a assinatura eletrônica a seu favor

A assinatura eletrônica é uma importante aliada para formalizar documentos online, pois permite que sejam assinados a qualquer momento, de qualquer lugar. Tudo isso com o máximo de segurança e sigilo, já que as plataformas de assinatura eletrônica utilizam criptografia de dados, com chaves privadas e fornecidas apenas aos usuários interessados.

Ao utilizar uma ferramenta de assinatura eletrônica, como o Docusign eSignature, você pode plugá-la a outras plataformas, o que facilita a conexão e gera a otimização de suas operações para que as partes interessadas assinem os documentos gerados pelo seu negócio.

Se a ideia for facilitar a geração e a formalização de documentos, você também pode utilizar outros sistemas, como o Docusign Gen, que pode ser utilizado por representantes de vendas para gerar contratos otimizados automaticamente, que podem ser configurados em poucos cliques.

Embora seja vital para a segurança das empresas, muitas delas ainda negligenciam a formalização de documentos. Como você pôde perceber, esse processo é imprescindível para preservar a segurança das transações empresariais, evitar fraudes e aumentar a eficiência de suas atividades, pois as suas negociações passam a sofrer menos interferências.

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