Como otimizar a gestão de documentos trabalhistas?

Publicado em 18 de março de 2019. Atualizado em 7 de outubro de 2022. 

Buscando formas de otimizar sua gestão de documentos trabalhistas? Sabemos que o universo empresarial está cada vez mais complexo. Ademais, o controle sempre intenso do Estado sobre as iniciativas empresariais criam no Brasil um ambiente de negócios confuso, repleto de mecanicismos administrativos e de uma enorme perda de tempo na gestão de papéis.

São vários documentos trabalhistas, arquivos fiscais e comprovações de obrigações previdenciárias que soterram as organizações nacionais diariamente e deslocam esforços para dominar essa burocracia, que tornam as empresas mais lentas, dispendiosas e ineficientes.

A título de curiosidade, o Brasil ostenta o indigesto título de campeão mundial em tempo desperdiçado pelas empresas para pagamento de impostos (cada organização ocupa, em média, 1.958 horas com essa atividade). Basta o extravio de um único documento para que a empresa sofra pesadas sanções em via administrativa ou judicial, que podem resultar até em seu fechamento.

Nesse ambiente caótico, ter uma estratégia eficiente de gestão de documentos trabalhistas é crucial ao sucesso da organização. Quando feita com excelência, reduz a pressão sobre aumentos de espaço físico, provê rapidez na busca de arquivos, mitiga as possibilidades de extravios, derruba custos e eleva a produtividade da equipe.

Neste artigo, você vai entender como injetar eficiência em sua gestão arquivística. Boa leitura!

Qual é o tempo de guarda dos documentos corporativos?

Dar uma olhadinha na tabela de temporalidade dos documentos trabalhistas, fiscais e previdenciários ajuda a compreender melhor a dificuldade de acumular montanhas de papéis, com fácil acesso e sem danos e extravios.

Perceba que alguns documentos (como PPP e GFIP) exigem armazenamento por 30 anos. Como fazer isso mantendo a tramitação de documentos em papel? A incompatibilidade entre o acúmulo de papéis e a eficiência arquivística é uma verdadeira bomba-relógio nas empresas, cujas consequências você verá agora.

Quais são os problemas de não conseguir guardar adequadamente a documentação que tramita em sua empresa?

O artigo 74, § 2º, da CLT é claro ao determinar que, para os estabelecimentos de mais de 10 trabalhadores, é obrigatório o controle de ponto, seja por registro manual, mecânico ou eletrônico.

Aqui vale a pena atentar à nuance do artigo: a necessidade de controle de jornada se impõe sobre cada estabelecimento da empresa com mais de 10 empregados. Ou seja, se a organização tem apenas um funcionário em cada estabelecimento, esse registro ainda é dispensável.

Imagine agora que, por fatalidade, a empresa perca seus documentos trabalhistas ou, por desorganização, permita que eles sejam extraviados. Suponha ainda que um empregado, percebendo essa situação, decida mover uma reclamação trabalhista que cobre, por exemplo, horário noturno, horas extras e descumprimento do intervalo intrajornada (sem ter efetivamente havido irregularidade).

Nessa situação de ausência de documentos trabalhistas, como a empresa vai se defender? Há vasta jurisprudência na justiça laboral a determinar que, em caso de injustificada omissão na apresentação dos controles de ponto, presumem-se verdadeiras as acusações feitas na petição inicial:

O mesmo raciocínio vale para danos/extravios de contratos de trabalho, folhas de pagamento, comunicação de dispensa etc. Considerando a imensidão de documentos trabalhistas, o elevado tempo de armazenamento e as pesadas sanções por perda ou extravio, fazer uma gestão documental digital e automatizada é condição primordial para evitar dores de cabeça. Vamos ver mais sobre isso.

Qual é a importância de otimizar a gestão de documentos trabalhistas?

A otimização da gestão de documentos trabalhistas inclui um método de classificação e recebimento dos documentos que entram na companhia. Além disso, esses comprovativos alocados de maneira correta permitem que eles sejam encontrados facilmente e contam com maior segurança.

Por conta da agilidade que a gestão oferece, sua equipe de RH terá a produtividade acelerada. Dessa forma, decisões podem ser mais eficientes, diminuindo gastos. Afinal, esses processos se tornarão econômicos.

Todo o espaço do negócio precisa ser bem utilizado, e a gestão de documentos trabalhistas permite isso. Quanto melhor for o aproveitamento, maiores serão os efeitos positivos do negócio. Assim, o papel dessa administração é manter tudo organizado, sendo a digitalização um fator essencial.

Com tudo isso, percebe-se que a empresa também terá uma maior segurança, visto que essa ação estratégica melhora os processos internos, favorecendo o gerenciamento dos documentos relacionados a todos os seus funcionários.

Quais são os erros que devem ser evitados na gestão de documentos trabalhistas?

Alguns erros podem prejudicar bastante a administração dos negócios. Veja, a seguir, alguns deles.

Gestão de documentos apenas impressos

Essa é uma das principais falhas na gestão documental e se relaciona com a segurança das informações. Além da digitalização de documentos, é essencial alocar os arquivos em programas que mantenham a segurança, inclusive utilizar a nuvem para o armazenamento de documentos.

Falta de organização por tipo e cronológico dos documentos

Antes mesmo de inserir documentos em pastas, é preciso separá-los conforme o tipo e data de emissão. Colocar vários arquivos em uma mesma pasta é um erro que dificulta a produtividade das atividades, além de oferecer riscos à segurança das informações.

Acesso de qualquer pessoa aos documentos

Você não conseguirá gerir corretamente seus documentos se não estipular pessoas específicas para ter acesso a eles. A utilização indevida da documentação por usuários não autorizados pode comprometer os dados, sujeitando o negócio a possíveis problemas jurídicos e administrativos. Ainda mais com o vigor da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Não realização de cópias digitais de documentos

A digitalização é essencial contra perdas e extravios de arquivos. Contudo, várias empresas ainda não promovem essa gestão de documentos corretamente e continuam apenas fazendo cópias no formato impresso.

Pensando nisso, é fundamental manter cópias digitais de documentos, tanto para facilitar a circulação de dados no negócio quanto para a segurança dos contratos.

Como a assinatura eletrônica pode eliminar a energia gasta com a gestão de documentos trabalhistas?

Muitos gestores não percebem que a assinatura no papel feita à caneta cria um fluxo interminável de documentos trabalhistas físicos. Estes se acumulam e produzem necessidades de novas impressões e autenticações, gerando um ciclo viral de produção e acumulação de papel difícil de eliminar.

Mas é possível reduzir acima de 80% do tempo que seus colaboradores perdem com assinaturas, impressões, busca e manutenção de arquivos. E a palavra-chave aqui é assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica permite que você chancele contratos de trabalho (de guarda obrigatória por tempo indeterminado) em poucos minutos, ainda que o documento envolva a autenticação de sócios que estejam em áreas geográficas diferentes. Isso é possível porque ele pode ser assinado em um dispositivo móvel, como um celular ou um tablet.

A partir dessa assinatura “expressa”, a empresa pode armazenar os arquivos em nuvem, sem a necessidade de imprimir uma só via destinada à empresa. Também é possível assinar eletronicamente a folha de ponto, solicitação de férias e até autorização de reembolso de funcionário.

Um documento eletrônico também tem a vantagem de poder ser replicável quantas vezes for necessário, diferentemente de um contrato assinado à caneta. Além disso, a tecnologia envolvida nesse tipo de firma reduz a possibilidade de fraude, muito comum nas assinaturas cursivas.

O importante é que quem leva essa inovação para dentro da empresa implementa uma dinâmica mais moderna de gestão documental, com facilidade de buscas, eliminação potencial de extravios, maior rapidez de processos e criação de um ambiente de trabalho otimizado. Além disso, diminui a quantidade de erro e de risco que a empresa tem no papel (que vai, muitas vezes, para assinatura e não volta).

Por que contar com a Docusign?

Contar com uma empresa especializada na gestão de documentos é fundamental para a saúde financeira do seu negócio. A Docusign foi pioneira na tecnologia de assinatura eletrônica e auxilia várias organizações a se automatizarem e se conectarem pelos meios virtuais. A Docusign também conta com uma suíte de soluções chamada Agreement Cloud e permite que qualquer empresa possa automatizar seus processos de gestão de documentos.

Enfim, a gestão de documentos trabalhistas é um processo muito importante em qualquer companhia. É preciso ter cuidado redobrado quando o assunto envolve relações laborais. Por isso, é essencial contar com um suporte especializado na administração desses documentos. A Docusign está aqui para isso, oferecendo soluções únicas para que você não tenha nenhum problema jurídico, financeiro e administrativo em seu negócio.

Quer levar a gestão de documentos trabalhistas de sua empresa para a era dos negócios digitais? Então, convidamos você para realizar um teste grátis da plataforma da Docusign e já realizar assinaturas eletrônicas de seus documentos.

E se quiser saber mais informações sobre nossa solução e como podemos ajudar, entre em contato com um de nossos representantes!