Ferramentas para PMEs: o que você precisa para evoluir sua empresa?

As pequenas e médias empresas são fundamentais à economia brasileira, respondendo por 80% dos empregos e 30% do PIB nacional. Mesmo diante de sua importância, entretanto, questões como acesso restrito a linhas de crédito, alto custo da mão de obra e até desconhecimento das melhores ferramentas para PMEs são alguns dos obstáculos que ainda hoje ameaçam o crescimento desse perfil de negócio.

Sobre este último ponto, o fenômeno da computação em nuvem (cloud computing) tornou muitos recursos tecnológicos que eram reservados apenas às multinacionais acessíveis a pequenos ou médios empreendimentos, assim como metodologias de processos.

Pensando em tudo isso, revolvemos compilar as melhores ferramentas para PMEs, as quais certamente deixarão seus processos mais ágeis e prontos para impulsionar seu crescimento. Confira abaixo!

Importância de processos ágeis em PMEs

Processos são intrínsecos a qualquer empresa e otimizá-los é um dos principais desafios de PMEs no Brasil. Uma imobiliária, por exemplo, precisa:

• captar locadores;

• formar um banco de pretensos locatários;

• cruzar essas informações para gerar possíveis negócios;

• abrir negociação entre interessados;

• elaborar minuta de contrato;

• coletar assinaturas;

• chancelar firmas; e

• gerir esses contratos ao longo do tempo ajustado.

São muitas atividades, não? Em outros casos, como em consultórios médicos, escritórios de advocacia ou desenvolvedoras de softwares, a maneira de estruturar as atividades e os recursos para concluir cada tarefa faz toda a diferença no resultado, o que exige conhecimento das principais práticas do mercado.

Quantos mais ágeis são seus processos, mais vantagens sua empresa conquista em relação à concorrência. Estamos falando de fechar mais negócios, fidelizar com mais facilidade e produzir mais do que a média do segmento. Daí a importância de conhecer as mais importantes ferramentas para PMEs e, com isso, aprimorar seu ciclo de negócios.

4 dicas para o crescimento de sua PME

Uma pesquisa feita há alguns anos pelo Sebrae apontou que 39% das empresas que fecharam antes dos 5 anos tinham gestores que não sabiam qual era o capital de giro necessário par a manutenção das atividades — inclusive, 55% delas sequer tinham plano de negócios.

Sucesso é consequência de preparação e isso envolve adoção das melhores metodologias, processos, práticas e recursos tecnológicos para injetar eficiência em seu dia a dia. Quais das práticas abaixo você já utiliza?

1. Análise SWOT

Criada na década de 90 por dois professores da Harvard Business School, a Análise SWOT examina a competitividade de um empreendimento de acordo com 4 variáveis:

• Strengths (Forças);

• Weaknesses (Fraquezas);

• Oportunities (Oportunidades);

• Threats (Ameaças).

Enquanto as duas primeiras são variáveis internas à empresa, estando totalmente sob seu controle, as duas últimas são externas, podendo ser apenas minimizadas, mas não controladas. Você pode mapear o potencial de seu negócio ao sistematizar todos esses fatores em uma matriz e listar em cada quadro todos os pontos a eles relacionados.

Com isso, desenvolverá uma ferramenta essencial para ter uma visão clara e objetiva sobre quais obstáculos e virtudes estão ao redor de seu projeto. Essa é uma das ferramentas para PMEs mais simples e baratas e ao mesmo, mais poderosas em termos de consciência de mercado.

2. Metodologias ágeis

Muitos gestores acreditam que metodologias ágeis como Continuous Delivery, Scrum e XP (EXtreme Programming) são utilizadas apenas para processos de tecnologia, o que não é correto: essas práticas, embora surgidas inicialmente para dar maior dinamismo ao desenvolvimento de softwares, são excelentes para aprimorar todo o formato produtivo das empresas.

O Scrum, por exemplo, é uma abordagem usada para construir softwares de forma incremental quando os desenvolvedores estão diante de um cenário de extrema incerteza, em que os requisitos não são claros e se alteram constantemente. Em quantos momentos sua PME já se deparou com uma situação como essa?

Esse framework tem entre os pontos fundamentais o autogerenciamento, no qual as responsabilidades são distribuídas a fim de que haja com autonomia (o que é raro nas organizações), fazendo ajustes incrementais na proporção das entregas.

No Scrum, há um gerente de projetos encarregado pela condução do time e por mater o foco no que é essencial em detrimento de burocracias documentais. Essa é a mesma linha seguida pelo conceito do Continuous Delivery.

Traduzindo tudo isso para o universo das PMEs, poderíamos imaginar um escritório contábil que divida sua carteira de clientes inteiramente aos seus contadores, entregando autonomia plena para que cada profissional efetue as entregas sem necessidade de revisões sucessivas por parte dos gestores (o que acarreta atrasos e desmotivação).

O mapa de obrigações acessórias de cada cliente norteia os cumprimentos e pagamentos, visando a entregas graduais e não mais em pacotes de serviços globais. Essa mentalidade ajuda a sistematizar atividades, criando um fluxograma que diminui atrasos e perdas de prazos.

3. ERP

Em um mundo cada vez mais digitalizado, não há mais sentido em manter processos manuais (muitos são os mesmos do século passado). Informações em papel, por exemplo, são de fácil extravio, difíceis de serem localizadas, além de ocuparem uma energia administrativa desnecessária.

Nesse contexto, entre as mais importantes ferramentas para PMEs, o sistema de gestão empresarial (ERP) se torna uma das bases do processo de transformação digital nas organizações.

Trata-se de uma solução — geralmente baseada em nuvem — que concentra os dados empresariais em um datacenter externo, contando inclusive com recursos de Big Data. Assim, todos os documentos corporativos podem ser acessados por qualquer dispositivo conectado a uma rede. As palavras-chave aqui são flexibilidade, mobilidade, centralização, integração e elasticidade.

O ERP retira a necessidade de tramitar arquivos físicos nas organizações, o que também reduz a pressão por espaço físico (que aumenta ao longo do tempo por conta da elevação desordenada de contratos, declarações, planos de negócios, relatórios, entre outros dados que não podem ser descartados).

Considerando que uma simples guia de depósito de FGTS precisa ser guardada por 30 anos, imagine a agilidade que a gestão de negócios digitalizada pode proporcionar a longo prazo. O ideal é, portanto, que a empresa já inicie suas atividades dispondo de ferramentas para PMEs a fim de não fragmentar seu patrimônio informacional.

4. Assinatura eletrônica

Trata-se de uma consequência natural da implementação de um ERP. Aliás, as formas computacionais de confirmação de autenticidade são imposições inevitáveis da dinâmica do mundo moderno, se você está digitalizando processos é natural que no lugar de imprimir o documento você já assine eletronicamente este documento e esqueça qualquer processo manual.

Nesse momento de pandemia, por exemplo, como você adiantaria as férias dos funcionários em isolamento social se dependesse exclusivamente da assinatura manuscrita? Mesmo antes da quarentena, como fecharia um negócio com seu maior cliente se ele não pudesse estar no país para assinar os documentos? Não utilizar ferramentas para PMEs é aceitar um fluxo de processos estático, moroso e geralmente mais caro.

Isso sem falar que, se seu concorrente é capaz de assinar um contrato em 5 minutos (com todas as partes envolvidas) e você depende de uma tramitação que envolve assinatura física, chancelas notariais e motoboys para entrega de vias, a chance de perder negócios pelo caminho é elevada.

Atualmente, ter processos ágeis é fundamental, o que passa por uma plataforma de assinatura eletrônica para reduzir burocracias e criar todo um ecossistema de tramitação de documentos digitais que vai desde o nascimento do contrato até seu arquivamento.

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Chegamos ao fim por hoje! Por falar em ferramentas para PMEs, que tal testar gratuitamente a plataforma de assinatura eletrônica da Docusign? Venha para o mundo 100% digital.