Extravio de documentos: o que fazer e como evitar na sua empresa

Se uma empresa ainda imprime muito papel, ela tende a ficar mais suscetível ao extravio de documentos. Nesse sentido, uma alternativa que pode reduzir muito esse problema é digitalizar os seus processos, se beneficiando do armazenamento na nuvem. Mais do que economia, obtém-se segurança e tranquilidade para conduzir com fluidez as atividades do negócio.

Ao longo deste artigo, vamos explicar detalhes sobre o extravio de documentos. A ideia é mostrar o que precisa ser feito caso isso venha a acontecer, mostrando que é possível registrar um BO online, além de explanar acerca de uma gestão eficiente de documentos na empresa. Continue lendo até o final e saiba tudo sobre o tema!

O que é extravio de documentos? 

Extravio é sinônimo de perda, que pode ser causada por uma negligência do colaborador ou, em alguns casos, até mesmo por um ato de má-fé. Se a empresa ainda está muito arraigada na cultura de imprimir papel, esse será um risco sempre real, por mais que os documentos sejam guardados e organizados corretamente.

Vale destacar que documentos digitais também não são imunes ao extravio. Em certos cenários, é possível que os dados fiquem corrompidos, principalmente quando são armazenados em pastas eletrônicas sem backup e governança robusta.

Problemas na restrição de acessos

Essa situação acontece quando as permissões de acesso a alguns documentos não são configuradas corretamente. Em outras palavras, um colaborador que não precisa ou não pode abrir um documento específico acaba aumentando o risco de sofrer extravio. Dependendo do nível de confidencialidade de um arquivo, é preciso não só tornar o acesso exclusivo apenas a profissionais autorizados, mas também usar mecanismos como a criptografia. Dessa forma, também é possível reduzir o risco de ataque externo.

Empresas de grande porte, mesmo com uma política de acesso a dados, podem estar suscetíveis a extravios, pelo fato de ainda contarem com processos manuais. Dito isso, implementar permissões e restrições é uma alternativa interessante na redução desse risco, que aumenta a possibilidade de a companhia sofrer prejuízos financeiros e de reputação.

De fato, há muitas possibilidades que ocasionam o extravio de documentos. Além do cenário citado há pouco, o treinamento deficitário dos colaboradores pode aumentar o risco de uma falha não intencional, bem como os processos internos pouco padronizados.

Por mais que uma companhia armazene seus arquivos em nuvem, se não houver uma lógica por trás da organização, eles correm o risco de serem extraviados. Portanto, a tecnologia por si só não será tão efetiva se a companhia pecar no treinamento e na definição de padrões na hora de manusear e armazenar esses documentos digitais.

Podemos finalizar este subtópico falando de outra possibilidade de extravio de documentos: os desastres naturais. Tanto arquivos físicos quanto digitais podem sofrer, por exemplo, com incêndios, superaquecimento de servidores e outras situações que inviabilizam a recuperação das informações perdidas.

O que fazer no caso de extravio de documentos? 

No momento em que o documento é extraviado, é preciso fazer uma série de procedimentos. O primeiro deles é a empresa saber se existe uma cópia que substitui o documento perdido. Se não houver, o próximo passo é verificar o que causou o sinistro e o nível de importância dos dados contidos no documento. Essa análise é de suma importância, visto que vai mostrar a necessidade, ou não, de registrar um Boletim de Ocorrência.

Informar ao cliente

A existência e vigência da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) pode tornar ainda mais graves as consequências do extravio de um documento. Quando não há cópias de segurança, o que precisa ser feito é informar ao cliente sobre o ocorrido, deixando claro que as devidas providências serão tomadas e, claro, pedindo desculpas.

Em alguns casos, quando os dados envolvidos são sensíveis (relacionados a aspectos como religião e posicionamento político do cliente), existe o risco de eles serem expostos indevidamente na rede, causando constrangimento e, em certos casos, prejuízos financeiros.

Como fazer o BO de extravio de documentos? 

Quando se tem certeza de que um documento com dados importantes foi extraviado, pode-se fazer um Boletim de Ocorrência. Felizmente, hoje em dia não é mais preciso ir a uma delegacia informar um ocorrido, já que tudo pode ser feito online. Dito isso, no caso de uma empresa, o boletim deve ser feito por alguém com autoridade para informar seus dados pessoais, descrevendo o ocorrido que causou a perda do documento.

É preciso ser o mais claro possível nessa explicação, pois isso aumenta as chances de a situação ser elucidada. Além disso, é importante descrever bem as informações contidas no documento perdido, para que depois o BO seja encaminhado à Polícia Civil, que fará a análise.

Como realizar uma gestão de documentos na empresa?

Como já foi falado aqui, a automação de rotinas é um aliado essencial para evitar extravio de documentos. Na prática, é preciso usar meios tecnológicos que ajudem a melhorar o manuseio e o armazenamento das informações, principalmente os arquivos digitais.

Hoje em dia, o uso de papel está entrando cada vez mais em desuso. Há várias razões para isso, sendo que uma das principais é o gasto elevado com impressão e deslocamento de pessoas. Contudo, com a digitalização, processos inteiros podem ser conduzidos pela internet, fazendo não só a empresa economizar, como ter mais segurança e controle sobre os dados geridos. 

A assinatura de documentos, por exemplo, pode ser feita online. Assim, as idas ao cartório ou ao local onde o cliente está podem diminuir ou até acabar, fazendo com que os profissionais envolvidos possam ter mais tempo para outras atividades.

Um documento que precisa ser muito bem gerido é o contrato. Independentemente de ter sido feito junto a clientes e fornecedores, por exemplo, a guarda de contratos precisa não só ter boa organização, como também facilidade de acesso. Quando a companhia ainda usa sistemas tradicionais, tende-se a perder muito tempo para encontrar um documento específico. Contudo, por causa da computação em nuvem, é possível ter o arquivo em mãos dentro de pouco tempo, agilizando trabalhos e tornando os colaboradores mais produtivos.

O gerenciamento de contratos em nuvem promove muitos benefícios. Além da facilidade de acesso, os documentos ficam em um ambiente mais seguro, visto que podem ser protegidos com mecanismos como criptografia e backups automáticos.

Ter uma boa mobilidade também pode fazer a diferença na gestão de documentos e evitar o extravio. Na prática, usar sistemas de gestão na nuvem permite acessar documentos da empresa pelo celular e outros dispositivos móveis, sem causar riscos à integridade dos dados. A seguir, vamos apresentar subtópicos especificando etapas cruciais para gerir documentos e evitar extravios!

Ter uma estrutura

Ter uma estrutura é classificar os arquivos da empresa com base no uso e modo de armazenamento. De modo geral, as empresas fazem essa estruturação com base em três tipos de documentos: os físicos, os digitais e as cópias. Com essa organização em mente, fica mais fácil saber para onde precisa ir um arquivo que será gerado no futuro, como um contrato.

Conhecer o tempo de validade dos documentos

Alguns documentos possuem um tempo definido de vigência. Depois disso, eles podem ser atualizados ou eliminados, ajudando também a economizar em armazenamento. Nesse sentido, capacitar os colaboradores para terem esse entendimento é algo de suma importância.

Estabelecer regras de acesso

Uma das principais boas práticas relacionadas a isso é nunca tornar documentos acessíveis a todos. Mais do que especificar os usuários habilitados a manusear os arquivos é definir um tempo para a devolução, sendo também importante ter um local onde todas as atividades dos colaboradores são registradas. Dessa forma, se houver algum extravio, ficará mais fácil mapear as interações que levaram àquele sinistro.

Fazer backups

Mesmo com as atividades internas organizadas e padronizadas, existe ainda o risco de a empresa ter documentos extraviados por um agente externo. Por isso, fazer backup com frequência é tão importante, pois, caso a companhia seja atacada, o arquivo que foi alvo dos criminosos permanecerá intacto, já que antes foi feita uma cópia de segurança.

Padronizar títulos de documentos e pastas

Um exemplo de padronização é estabelecer uma forma de nomear os documentos com base em data, tipo, identificação, assunto principal e setor ou responsável. Com isso, o acesso ao arquivo sempre que necessário ficará muito mais fácil, tornando as equipes mais produtivas e, por consequência, reduzindo o risco de perdas.

Designar uma pessoa para gerir os documentos

Com uma pessoa responsável, fica mais fácil que todos na empresa mantenham a padronização e organização na gestão dos documentos. Além disso, é uma atribuição desse gestor acompanhar as interações dos colaboradores com os documentos. Caso estes apresentem alguma conduta incorreta, é preciso atuar tanto na correção do procedimento quanto evitando que aconteça novamente.

O extravio de documentos, como visto, pode ser evitado por meio de uma boa gestão documental. Além disso, é de suma importância usar tecnologias como o armazenamento em nuvem, visando facilitar o acesso e o manuseio de arquivos digitais. Isso torna os processos mais seguros e menos passíveis de falhas.

Gostou do conteúdo? Continue no blog da Docusign e acesse agora mesmo o Guia Definitivo de Contratos Virtuais!