Escalabilidade: entenda o que é e garanta a sobrevivência da sua empresa

Em um mundo cada vez mais competitivo, são diversos os conceitos que surgem para ajudar as empresasa se destacar. Aí entra a escalabilidade, que pode ser resumida como o potencial da organização de crescer ao mesmo tempo em que mantém aquelas qualidades que agregam valor ao negócio.

Na verdade, esse é o objetivo de todo empreendedor: obter uma fatia de mercado cada vez mais relevante, conquistar mais clientes e, é claro, garantir a sobrevivência da empresa. É justamente assim que seu negócio se enquadrará no conceito de organização exponencial, aquela que alcança um patamar superior rapidamente.

Nesse momento, você deve estar se perguntando: mas como garantir a escalabilidade e qual a relação disso com as organizações exponenciais? Pois essas e tantas outras perguntas serão respondidas ao longo deste post especial!

Apresentaremos aqui as respectivas definições para esses conceitos, bem como estabeleceremos a relação entre eles e mostraremos os riscos do método tradicional. Além disso, abordaremos as empresas que podem servir de exemplo e daremos dicas para você tornar sua empresa escalável. Interessado? Então acompanhe!

O que é escalabilidade?

A definição central desse conceito passa pelo aumento das atividades produtivas da empresa sem que para isso os custos precisem crescer proporcionalmente. Em outras palavras: a organização começa a produzir e vender mais bens, aumentando seu faturamento, mas sem permitir o crescimento dos gastos. O resultado é visto em forma de um elevado potencial de expansão, que tende a atrair mais e mais investimentos.

A partir dessa explicação, fica claro que a sobrevivência e o destaque de qualquer negócio no mercado depende desse modelo, certo? A questão agora é compreender o que o caracteriza e, mais que isso, como alcançar esse propósito. Nesse momento, precisamos nos remeter à produção em massa.

Nesse formato produtivo, o intuito é produzir o máximo possível com custos reduzidos, a fim de ampliar os ganhos. Considerando essa concepção, um negócio escalável é aquele que multiplica produtos, ações e serviços para atender um número maior de pessoas, sem para isso elevar os investimentos financeiros e modificar a estrutura inicial de custos.

Podemos dizer resumidamente, portanto, que a empresa escalável tem grande potencial de crescimento — talvez até mesmo sem limites. Na prática, para chegar a esse nível, é necessário que a organização:

1. seja ensinável: o processo de produção deve ser facilmente apresentado para outro colaborador, situação que torna a empresa mais flexível, podendo ser ampliada de acordo com o planejamentoidealizado;

2. seja valiosa: o valor deve ser aliado ao conhecimento diferenciado para que o negócio execute uma atividade específica e se destaque da concorrência, agregando assim valor a seu produto ou serviço;

3. seja replicável: o processo deve ser reproduzível e capaz de gerar receita recorrente, comprovando assim o funcionamento do modelo de produção e demonstrando que existe possibilidade de expansão nesse mercado.

E agora que apresentamos esses 3 atributos das empresas escaláveis, podemos passar para a definição das chamadas organizações exponenciais. Tais empreendimentos fazem parte de um novo modelo de negócio que permitiu o alcance de um crescimento significativo em um breve período de tempo — especialmente se comparado a outras companhias inseridas no mesmo segmento econômico.

Em vez de apresentarem uma expansão comum, portanto, essas corporações têm um crescimento até 10 vezes mais rápido! Como isso acontece? Com base em um pensamento moderno que muda o paradigma empresarial, reunindo elementos que até então eram inexplorados. Estamos falando de inovação, adoção de sistemas tecnológicos e de novas técnicas organizacionais.

O resultado desse pacote vem em forma de eficiência operacional a baixo custo, uma vez que essas empresas são menos dependentes dos ativos físicos — prédios, carros e até colaboradores, entre outras possibilidades. A exceção aqui é o faturamento, que deve aumentar continuamente.

É importante destacar que essa também é uma forma de acompanhar o novo comportamento dos consumidores de hoje, nômades digitais, que estão cada vez mais exigentes. Afinal, se a tecnologia modificou os processos empresariais, também mudou a forma com que os clientes se relacionarem com as marcas.

Fica evidente, então, que as organizações exponenciais têm a ruptura como aspecto inerente a seus processos. Mas o que é disrupção? Simples: essa característica é conquistada por meio da inovação, que flexibiliza o modelo de negócio tradicional e a hierarquia previamente imposta. É possível, assim, estabelecer um método de gestão mais rápido e eficaz, que assegura a diferenciação e o crescimento empresarial.

Quais são os riscos do método tradicional?

As organizações exponenciais surgiram com a percepção de que a lógica do mercado foi modificada. Se antigamente a regra era ter mais força de trabalho para produzir em maior volume, a finalidade hoje é automatizar processos para agilizá-los. Desse modo, as tarefas repetitivas e os procedimentos manuais são eliminados. Nesse cenário, o excesso de força de trabalho acaba se tornando um obstáculo, porque diminui a velocidade das operações.

Resumindo: as organizações exponenciais colocam a informação como elemento central para que o negócio se desenvolva e eleve a relação entre preço e performance — a ideia é duplicar o resultado em apenas 1 ou 2 anos.

Em contrapartida, empresas que operam no modelo tradicional atuam de forma linear, com uma quantidade pequena de recursos. Sua estrutura é hierarquizada, centralizada no poder e com baixa tolerância ao risco. A flexibilização é reduzida e o negócio atua de modo fechado devido ao formato top-down — de comando e controle, de cima para baixo.

Podemos resumir as principais diferenças entre os 2 métodos empresariais assim:

• organizações lineares: formato hierárquico, resultados voltados para o financeiro, pensamento linear e sequencial, inovação partindo de dentro da empresa, planejamento como superação do passado, intolerância ao risco, processos inflexíveis, controle de ativos;

• organizações exponenciais: modelo autônomo, que usa tecnologias sociais, foco no Propósito Transformador Massivo (PTM) e nos dashboards, direcionamento para a autonomia e experimentação, inovação aberta, com a participação da comunidade e ativos alavancados, planejamento a partir do PTM, experimentação, processos autônomos e que visam as experiências, ativos alavancados.

Devido a essas características, são muitos os riscos a que uma organização tradicional está exposta. Um dos principais está relacionado à rapidez das mudanças, incapazes de serem adotadas em empresas com uma estrutura inflexível. E essa característica é facilmente visualizada a partir de um exemplo.

Imagine que sua empresa tem como funções verticais vendas, marketing e gestão de produtos. Por sua vez, as funções horizontais são finanças, RH, TI e jurídico. Nesse caso, se o marketing deseja fazer algo inovador, precisa obter autorização do jurídico, contar com o suporte da TI, receber o financiamento do financeiro e, em alguns casos, até com o auxílio do RH para a contratação de determinado recurso.

Diante desse emaranhado de elementos, fica evidente: é muito difícil para essa organização reagir rapidamente, por exemplo, a qualquer mudança imposta pela concorrência. Além disso, se a empresa expande sua atuação, é normal que cada departamento tenha seus próprios objetivos, nem sempre avaliando da maneira adequada as demandas de um outro setor.

Na prática, é preciso romper essa estrutura para que a evolução exponencial seja absorvida e seus impactos positivos tomem lugar. O novo método organizacional prevê que o negócio seja guiado por um Propósito Transformador Massivo (PTM), o maior e mais ambicioso intuito que um empreendedor pode ter. Essa estratégia indica a necessidade de uma mudança cultural, direcionando o ponto focal para o impacto externo.

Com essa alteração, é possível manter o contato com o mercado e os clientes, proporcionando a brecha para que o negócio se diferencie da concorrência e das organizações tradicionais. Ao mesmo tempo, é possível se adequar ao contexto da economia colaborativa, que está bastante em alta.

Nesse caso, o objetivo é focar na venda direta para o consumidor final em vez de na comercialização de produtos e serviços. As consequências vêm em forma de melhoria da reputação junto aos clientes, uso das tecnologias como diferencial estratégico, redução de gastos e aumento da rede de influência organizacional

Que empresas podem servir de exemplo?

Para realmente absorver o conceito de empresas escaláveis, nada melhor que conferir alguns exemplos, não concorda? Pois um deles é o iPhone. Quando o dispositivo foi lançado, as empresas de câmeras fotográficas e GPS tiveram vários problemas. Da mesma forma, a Nokia, que era líder de mercado, até hoje tenta recuperar sua posição.

Mas não tem como negar: o iPhone também trouxe novidades às empresas de software. Estamos falando, por exemplo, dos apps. Com o tempo, organizações como o Airbnb e Waze puderam ser criadas, inovando em seus respectivos segmentos de atuação. Fica claro, assim, que as mudanças podem extrapolar os limites da empresa!

É por isso que, a seguir, vamos explorar 3 exemplos de diferentes setores, a fim de demonstrar como seu negócio pode se tornar escalável. Acompanhe!

Banco Inter

Essa instituição financeira já começa a inovar desde sua oferta de serviços, uma vez que é o único banco brasileiro a oferecer conta-corrente 100% gratuita. O Inter ainda é pioneiro no trabalho com a modalidade digital no país. Graças a essas características, tornou-se um dos principais players na modalidade banco digital.

Quer saber como o Banco Inter chegou a esse patamar? Por meio da digitalização de seus processos internos e da constante busca por propostas inovadoras, a fim de aumentar a eficiência das operações e melhorar a experiência dos clientes. No entanto, para acompanhar o pensamento moderno, a instituição ainda procurava por uma ferramenta que melhorasse os procedimentos de aprovação de crédito consignado aos clientes. E foi aí que o Banco Inter chegou à assinatura eletrônica da Docusign!

Ao contratar a solução, a operação de crédito consignado passou de 14 para 8 dias, usando canais próprios da instituição financeira. Implementando a tecnologia de transações eletrônicas, a taxa de desistência dos consumidores caiu de 18% para 8%. E mais: os processos foram simplificados, o tempo gasto com atividades rotineiras diminuiu, bem como os custos de logística e impressão — uma vez que procedimentos até então comuns, como envio e retirada de documentos por motoboy ou correio, foram automatizados.

Com isso, a gerência de Controle de Operações do banco relatou um significativo retorno sobre o investimento. Houve elevação da receita no setor de crédito consignado, diminuição de até 75% do custo médio de logística e redução de erros operacionais e retrabalho. Todas essas questões permitiram que os recursos financeiros fossem mais rapidamente disponibilizados aos clientes.

RE/MAX

Atuando no mercado imobiliário, essa empresa fundada em 1973 já se tornou a maior franqueadora do segmento, com 7 mil unidades e 100 mil corretores espalhados por 100 países. Com esse tamanho todo, é claro que o volume de documentos a serem assinados era muito grande. E era justamente esse o principal obstáculo da RE/MAX!

No Brasil, a empresa precisava agilizar o processo de assinatura eletrônica nos contratos de locação, garantia e seguro-fiança. Antes da automação empresarial, o procedimento levava de 7 a 15 dias. Já com a plataforma da Docusign, esse tempo foi reduzido para apenas algumas horas, com validade jurídicamantida.

E acredite: a mudança trouxe não apenas dinamismo ao fluxo de trabalho, mas também redução dos custos. Atualmente, mais de 30% das negociações já foram executadas no âmbito digital, número que tem chegado cada vez mais perto do percentual dos Estados Unidos, que é de 80%.

iFood

Essa é uma das empresas de serviço que mais chamou a atenção nos últimos anos, logo se tornando o maior negócio de delivery pela internet do Brasil. Com uma base cada vez maior de restaurantes e parceiros, o iFood atrai clientes pela facilidade e pela diversidade. Mesmo com esse sucesso, os processos internos precisavam ser aprimorados. E foi nesse momento que a parceria do iFood com a Docusign surgiu.

A partir daí, implementou-se a assinatura eletrônica nos fluxos de trabalho diários. Segundo o coordenador de projetos e sistemas da empresa, Gabriel Quint, o maior problema era a dependência de papel, situação que exigia constantes deslocamentos de representantes da empresa aos restaurantes ou o envio dos contratos por e-mail, sendo preciso fazer a digitalização do documento, o que gastava tempo e reduzia a qualidade do arquivo.

Com a assinatura eletrônica, foi possível reduzir drasticamente o tempo desse processo. Os contratos passaram a ser acessados a qualquer momento e a partir de qualquer dispositivo, desde que tivesse acesso à internet. O resultado foi visto em forma de facilitação da entrada de mais estabelecimentos — um aumento de 237% em 2016. O crescimento para o iFood foi de 133%. Já são 200 colaboradores usando a plataforma em sua rotina de trabalho.

Esses exemplos demonstram como a mobilidade digital é importante para a melhoria dos processos internos de qualquer negócio. A partir de soluções tecnológicas adequadas ao contexto atual, fica muito mais fácil alcançar uma operação mais escalável até eventualmente chegar ao ponto de se tornar uma organização exponencial.

Como tornar a operação mais escalável?

Até aqui, você já viu que existem diversas tecnologias que ajudam a reduzir custos. No entanto, para assegurar uma operação escalável, é preciso ir além. Na verdade, não existe uma fórmula mágica, mas sim algumas etapas recomendadas que asseguram o alcance de uma visão criativa e dinâmica a fim de aumentar o potencial inovador do negócio.

Pronto para conferir alguns dos passos que podem ajudar seu negócio a se tornar escalável, futuramente se enquadrando como uma organização exponencial? Então é só ficar de olho!

Use o modelo Canvas

O primeiro requisito para permitir a expansão sem elevar proporcionalmente os gastos da empresa é a inovação, que pode ser alcançada por meio de insights no próprio ambiente organizacional. A finalidade é gerar um modelo de negócios passível de replicação e multiplicação, que seja facilmente compreendido por outros colaboradores.

Para facilitar esse processo, uma dica é usar o método Canvas, voltado para a gestão estratégica e a avaliação de hipóteses. Assim, logo que o modelo de negócios estiver pronto, basta manter o sistema com planejamento, dinamismo e habilidade inovativa!

Adote ferramentas automatizadas

A ideia é ter uma visão sistêmica do mercado para proteger a empresa de ataques da concorrência e elaborar estratégias competitivas. Nesse sentido, diferentes soluções podem ser adotadas — como a própria assinatura eletrônica. Com isso, é possível uniformizar processos, simplificar produtos ou serviços e diminuir a dependência de mão de obra, deixando de lado questões operacionais para focar em estratégia e inovação.

Aí passa a ser possível acompanhar de perto as mudanças de cenário, bem como as exigências de mercado e até as atividades da concorrência. O que você precisa ter em mente é que a falta de habilidade e de conhecimento dificulta o manuseio de modelos escaláveis.

Siga o passo a passo padrão

A estratégia para tornar um negócio escalável geralmente depende de 7 etapas. Perceba que essas recomendações são válidas na maioria dos casos, mas podem sim surgir exceções. Por isso, o ideal é verificar o que é realmente mais adequado para sua empresa. De modo geral, o passo a passo é o seguinte:

1. seja criativo e se torne um agente de transformação;

2. observe as oportunidades;

3. crie um modelo de negócios com o Canvas;

4. valide o modelo idealizado;

5. elabore o plano de negócio;

6. inicie a operação empresarial;

7. estimule a organização seguindo estratégias escaláveis.

A validação técnica do modelo de negócio com a consequente análise de viabilidade mercadológica, financeira e econômica permite que o projeto esteja pronto para se tornar escalável a partir das operações e da produção.

Aposte no Digital Transaction Management

O Digital Transaction Management (DTM) tem como base a digitalização dos documentos empresariais. Indo além do simples escaneamento de arquivos, esse processo permite que as organizações busquem mais competitividade e eficiência. Na prática, abrange o gerenciamento do ciclo de vida da documentação corporativa a fim de agilizar seus resultados.

Entre as principais vantagens dessa prática podemos citar:

• privacidade: o acesso é protegido com níveis de permissão, o que evita a leitura por pessoas não autorizadas;

• disponibilidade: os arquivos podem ser consultados a qualquer momento e a partir de qualquer dispositivo com internet, o que facilita a recuperação e a busca de informações, bem como agiliza processos — como a assinatura de documentos;

• atendimento: com o profissional conseguindo gerar contratos, enviá-los, monitorar os prazos de devolução e continuar o procedimento rapidamente, o DTM traz rapidez à operação;

• padronização: essa prática aumenta a qualidade dos procedimentos executados, garantindo que o fluxo de trabalho aconteça conforme planejado, ao mesmo tempo em que simplifica a adaptação de processos para novos clientes e reduz os prazos de resposta;

• monitoramento: ao enviar os documentos digitais pela plataforma, o usuário recebe uma notificação em tempo real solicitando o acesso; a partir daí, todas as movimentações são automaticamente registradas, evitando esquecimentos ou imprevistos, o que resulta em aumento da satisfação do cliente e eficiência das atividades;

• prevenção: a segurança da informação é maior com o DTM, uma vez que as alterações realizadas não só ficam registradas como é impossível excluí-las. Assim, é possível recuperar versões antigas, identificar acessos e até requerer justificativas para mudanças.

Essa modificação é simplesmente essencial para promover a transformação digital do seu negócio e, consequentemente, assegurar a sobrevivência da empresa perante o mercado.

Valorize a gestão do conhecimento

A ideia nesse momento é identificar as competências fundamentais para seu negócio, a fim de, a partir daí, fomentar o treinamento entre os colaboradores. É o caso, por exemplo, de uma empresa de desenvolvimento de softwares que precisa que seus funcionários conheçam técnicas de atendimento ao cliente.

Essa medida traz basicamente 2 benefícios. Um é o aumento da satisfação do cliente, já que toda a equipe estará preparada para atendê-lo bem sempre que necessário. O outro é a continuidade das operações no caso de demissões e férias, já que todos conhecem os processos, que são devidamente padronizados.

Acompanhe os indicadores da empresa

Para verificar se seu negócio está se tornando escalável, o ideal é monitorar seus indicadores de perto. Perceba que o próprio conceito de escalabilidade inclui essa função, já que mensura o potencial de expansão da empresa. Aproveite para obter relatórios e cruzar dados importantes para chegar a insights relevantes, que podem trazer melhorias para a companhia.

Como você pôde perceber, tornar um negócio escalável é realmente transformá-lo de forma a assegurar que a empresa não só sobreviverá, mas será destaque perante o mercado, tudo graças à automação dos processos, à redução de falhas e de retrabalho, à diminuição de custos e ao aumento do ROI.

E então, sua empresa está pronta para o mundo digital? Gostou de saber mais sobre escalabilidade? Para transformar seu negócio em uma organização exponencial, aproveite para conferir nosso white paper agilidade e escalabilidade e garanta que você não ficará para trás na corrida digital! Aproveite e realize um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica da Docusign.