Engatinhar, andar, correr: Como os departamentos jurídicos se beneficiam do CLM

Melhorar o gerenciamento do ciclo de vida de contratos é uma prioridade para muitos departamentos jurídicos, mas não há uma única abordagem para todos. 

A digitalização do gerenciamento de contratos pode ser uma virada de jogo para organizações de todos os tamanhos. A criação de documentos e processos de revisão ineficientes e desconectados podem prejudicar a produtividade e aumentar erros dispendiosos causados por transferências de aprovação obscuras ou informações incompletas. Silos de informações e sistemas desconectados dificultam a localização rápida de contratos específicos pelos departamentos jurídicos, elevando o risco à medida que prazos e obrigações não são cumpridos.

Esses pontos críticos não são apenas frustrantes para os departamentos jurídicos, mas também têm custos reais para as organizações. De acordo com uma pesquisa da Docusign com 1.300 profissionais incluída em Tendências de gerenciamento de contratos 2022, leva, em média, 30 horas para que um contrato passe por apenas uma parte de seu ciclo de vida, especificamente, geração, negociação e localização (pesquisa). Para tal, seriam necessários sete funcionários em período integral para localizar e preparar apenas 500 contratos anualmente.

A boa notícia é que a digitalização dos processos de gerenciamento de contratos pode compensar com um retorno do investimento tangível. O Docusign CLM pode ser implementado de forma modular, integrando-se a outros sistemas de negócios essenciais e escalando conforme a evolução das necessidades de uma empresa.

Os benefícios que as equipes jurídicas observam ao implementar uma solução moderna de repositório digital de contratos por meio de uma abordagem interativa do tipo "engatinhar–andar–correr" foi o tópico de um painel de debate recente apresentado por Jennifer Schwartz, diretora de marketing de produtos na Docusign. A sessão apresentou insights de especialista de Kelly Perry, assessora jurídica adjunta na SAS, e Natalia Vukasonovic, chefe de operações jurídicas na TransUnion, juntamente com Anna Fink, executiva de contas corporativas na Docusign.

Reduzir a inserção de dados duplicada em vários sistemas no gerenciamento de contratos

Tanto a SAS quanto a TransUnion implementaram o Docusign CLM em todas as suas organizações globais, iniciativas lideradas por seus departamentos jurídicos internos. Cada empresa abordou a digitalização com prioridades semelhantes, incluindo a necessidade de acelerar a assinatura de contratos geradores de receita e acabar com os silos internos entre funções e localizações geográficas. Para fazer isso, ambas as organizações focaram primeiro na melhoria dos fluxos de trabalho de geração e aprovação de contratos para tipos de contratos prioritários e na migração de acordos existentes para o CLM como um único repositório central.

Também buscaram reduzir o risco de perder ou manusear contratos indevidamente, integrar a outras plataformas de software cruciais e assegurar uma experiência de contratos consistente para as partes interessadas. 

Uma prioridade importante para a SAS era simplificar sua experiência geral de contratos, incluindo a redução dos tipos de contratos, a publicação de termos padrão em seu site e a alteração de como os contratos são assinados.

A TransUnion priorizou a integração do CLM com o Salesforce, conforme afirmou Vukasinovic. "Como nossos usuários de vendas trabalham principalmente com o Salesforce, não queríamos que ficassem inserindo informações duplicadas em dois sistemas diferentes", disse Vukasinovic. "Com o Docusign CLM, eles podem iniciar o ciclo de vida de contratos do estágio de oportunidade no Salesforce. Isso também fornece a nossos usuários legais visibilidade da oportunidade e dos produtos associados a ela. Ter essa integração foi extremamente importante para nós."

Aceitar mudança na implementação global

Apesar de seus objetivos comuns, a SAS e a TransUnion tomaram caminhos um tanto quanto diferentes em sua jornada do Docusign CLM. Na TransUnion, Vukasinovic começou com uma implantação inicial nos EUA focada nos contratos de maior volume (contratos de vendas e NDAs) e, depois, criou a funcionalidade para que os usuários finais fizessem upload de seus contratos para o eSignature e o armazenamento. Doze semanas após essa introdução, a TransUnion começou a expandir a implementação internacionalmente, primeiro, para a Colômbia e, depois, para outras regiões.

Perry e sua equipe usaram uma abordagem mais agressiva, inicialmente, fazendo a introdução do Docusign CLM simultaneamente para nove regiões importantes da SAS nos EUA, EMEA, Ásia-Pacífico, América Latina e Canadá.

"Iniciamos criando o modelo global", afirmou Perry. "Tínhamos alguns colaboradores importantes de cada uma de nossas regiões em nossa equipe de projeto inicial, pessoas que conheciam os processos existentes, apoiavam a mudança e tinham paixão por nossa missão. Depois, quando chegou a hora da implantação, começamos a usar nosso fluxo de trabalho de contratos de clientes em nove países, o que foi uma implantação inicial bastante grande.

"O melhor de tudo é que quando decidimos integrar países adicionais, tínhamos tudo o que precisávamos (o sistema, o treinamento e os mecanismos de suporte) e tínhamos uma rede de apoiadores instalada. Recentemente, fizemos a implantação em mais 30 países e, praticamente, não tivemos qualquer percalço. Estávamos prontos para isso."

A digitalização entrega resultados impressionantes

Apesar de suas abordagens divergentes na implementação, ambas as empresas obtiveram resultados incríveis com a implantação do CLM.

Agora, a SAS consegue ter 90% de contratos elegíveis fechados por meio do Docusign Click, uma solução de clickwrap personalizável que permite que os departamentos jurídicos capturem o consentimento para termos de acordo, como termos de serviço e políticas de privacidade, com um único clique em uma caixa de seleção ou botão. E a TransUnion relata que três de quatro contratos padrão são assinados no prazo de 24 horas, possibilitando que a empresa use menos recursos e obtenha um retorno do investimento mais rápido de suas relações com clientes e fornecedores.

Entre os recursos do CLM que Perry e Vukasinovic acharam mais úteis, dois se destacam: a lista de observação integrada, que permite que os usuários acompanhem acordos específicos sem rolar por e-mails nem manter uma planilha separada fora do sistema, e a biblioteca de cláusulas de autoatendimento, que permite que os usuários incluam cláusulas anteriormente avaliadas de menor risco em seu acordo como parte do fluxo de trabalho de geração de contratos por meio de uma integração direta com o Microsoft Word, em vez de desperdiçar tempo valioso da assessoria jurídica. De acordo com Perry, "isso tem sido algo transformador".

Engatinhar antes de correr

Vukasinovic e Perry concordam que uma abordagem iterativa do tipo engatinhar–andar–correr pode ajudar a assegurar uma implementação bem-sucedida do CLM para organizações de todos os tamanhos. Em especial, Perry elogiou os benefícios de entrar em produção com um "produto minimamente viável", o que ajudou a SAS a acelerar o prazo do projeto e obter algumas vitórias cruciais no começo da introdução.

As organizações podem introduzir a eficiência de economia de tempo do CLM em seus processos de gerenciamento de contratos de maneira modular, passo a passo. O Docusign CLM é projetado para ser fácil de implementar, começando pelos casos de uso mais simples, depois, expandindo para lidar com fluxos de trabalho mais complexos à medida que as necessidades de uma organização evoluem. Ao engatinharem e andarem antes de correrem, as organizações podem obter vitórias rápidas hoje e ganhar eficiências de grande porte amanhã.

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