É possível fazer um contrato eletrônico offline?

No contexto globalizado das relações de mercado, cada vez mais há a necessidade de se garantir a segurança e a validade jurídica de acordos de vontade firmados nos mais diversos modelos de negócio e segmentos empresariais. Soma-se a isso a realidade corporativa da atualidade, marcada pela presença de diferentes tipos de tecnologias que possibilitam a otimização de processos operacionais, como o contrato offline.

Tradicionalmente, o contrato impresso, contendo as assinaturas das partes envolvidas na transação e das testemunhas, foi, durante muito tempo, a principal ferramenta para validar e garantir segurança jurídica aos acordos firmados entre indivíduos. E não poderia ser diferente, tendo em vista a escassez ou mesmo a inexistência de recursos tecnológicos capazes de suprir as demandas do negócio e de serem economicamente acessíveis.

Contudo, em razão da transformação digital e da mudança nos hábitos de consumo da sociedade, houve uma grande difusão das relações travadas à distância, por meio digital, como compras, vendas, contratação de serviços, validação de documentos e tantas outras. Nesse cenário, o contrato impresso passou a ser um contrato eletrônico, muito mais alinhado às novas demandas digitais, com o diferencial de ser ainda mais ágil e econômico.

Apesar da versatilidade e da popularidade crescente desse modelo de contrato no ambiente empresarial, muitas dúvidas ainda permeiam sobre ele. Uma delas é sobre a possibilidade de assinar um contrato eletrônico offline, uma vez que nem sempre as partes podem contar com os meios necessários para tramitar esse documento de forma online. Será que isso é possível? É o que responderemos a seguir. Então, não deixe de acompanhar!

Como funciona um contrato eletrônico?

Antes mesmo de qualquer esclarecimento sobre a possibilidade de operar com documentos contratuais de caráter eletrônico sem o uso da internet, é preciso que entendamos exatamente o que é um contrato, em termos gerais, e o que  existe por trás de um contrato eletrônico. Ou seja, é necessário saber no que consiste esse instrumento legal e de que forma a sua modalidade eletrônica opera na empresa.

Nessa perspectiva, podemos entender o contrato — seja ele elaborado no modelo tradicional ou de forma eletrônica — como a materialização de um acordo de vontades entre duas ou mais pessoas, formalizada por um documento, tal como prevê a legislação vigente. Assim, as partes precisam conhecer o objeto, os termos, condições, obrigações e eventuais sanções do contrato, assim como concordar com cada um desses itens.

Tendo em vista que essa é a lógica do contrato eletrônico, o seu diferencial de operacionalização diz respeito ao meio utilizado para se firmar o acordo. A sua elaboração e tramitação são efetuadas a partir do uso de ferramentas digitais, como plataformas em nuvem, que permitem que o documento seja construído, editado, se necessário, e compartilhado em ambiente virtual de forma rápida e segura.

A celebração legal do acordo também pode ser feita de forma remota, por meio da utilização de assinatura digital, o que confere ainda mais praticidade à transação. Além disso, a validade jurídica do contrato eletrônico é exatamente a mesma de um contrato físico, ou seja, não há qualquer risco jurídico em se adotar essa modalidade. Caso tenha dúvidas sobre isso, você pode assistir ao webinar criado pela Opice Blum falando sobre este tema.

Para que ele serve?

O contrato eletrônico, devido à sua versatilidade, alto nível de segurança e praticidade, tem aplicação bastante semelhante aos modelos tradicionais, servindo para os mais diversos tipos de negociações. A sua natureza digital aumenta as possibilidades de utilização, tornando-o um instrumento cada vez mais comum no cotidiano das empresas de todos os portes. Esse tipo de documento é bastante utilizado em:

• acordos de contratação de serviços online;

• compra e venda de produtos;

• acordos comerciais a distância;

• entre outras possibilidades.

Na prática, o modelo eletrônico reúne validade jurídica, agilidade, economia e flexibilidade em um único expediente, o que facilita a sua celebração. Ou seja, empresas podem realizar transações de maneira remota, de forma rápida, protegida e livre da típica burocracia existente quando se utiliza contratos impressos — os quais dependem do papel, envios via serviço postal e altos custos para autenticação.

O que muda no contrato eletrônico em relação ao contrato tradicional?

As diferenças existentes entre um contrato eletrônico e um contrato tradicional dizem respeito ao meio em que são produzidos, à forma de elaboração e tramitação, aos tipos de ferramentas usadas para a celebração de cada um e ao modo de acompanhamento do acordo. Portanto, nada muda com relação aos tipos de cláusulas que devem ser redigidas e à função desse instrumento, bem como à sua legalidade.

O contrato eletrônico se caracteriza por transitar em meio digital. Já o contrato tradicional tem toda a sua tramitação baseada no uso de papel. Isso leva a formas diferentes de elaboração do documento, pois enquanto o primeiro pode ser feito e revisto conjuntamente pelos envolvidos na transação, o segundo tende a ser construído apenas por uma das partes, exigindo revisões individuais e até reuniões presenciais para efetuar acertos e tomar decisões.

Nessa perspectiva, os contratos eletrônicos tramitam de maneira mais fluída, organizada e rápida durante todo o seu fluxo. Por outro lado, os contratos tradicionais têm uma tramitação mais lenta, de pouca eficiência e com maiores chances de erros. Assim, o documento em papel é extremamente burocrático, o que não acontece com o instrumento elaborado eletronicamente, que funciona de modo muito mais simples.

Enquanto os contratos tradicionais dependem de assinaturas manuscritas e autenticação para terem a sua celebração validada, o contrato eletrônico é firmado à distância, a partir da mediação de uma plataforma eletrônica e da utilização de uma assinatura eletrônica associada a um certificado digital. Essas características dos documentos acordados eletronicamente tornam-o mais seguros do que os instrumentos elaborados em papel.

A forma de acompanhamento e controle do cumprimento do acordo firmado também é diferente entre as modalidades, gerando consequências significativas para as empresas. Para serem supervisionados, os contratos tradicionais precisam ser removidos de seus aquivos físicos e lidos em seu conjunto. Já os contratos eletrônicos contam com a facilidade de poderem ser acompanhados via plataformas em que foram geradas, de acordo com seu o cronograma.

Contrato eletrônico offline: isso é possível?

Em um cenário de total conectividade, com recursos de internet fixa e móvel largamente disponíveis, chega a ser um pouco contraditória a necessidade de se dispor de serviços offline. Porém, é preciso lembrar que, em se tratando de empresas e negócios, muitas atividades não podem ficar à mercê da disponibilidade de conexão, o que leva à necessidade de contar com ferramentas que não exigem o funcionamento da rede.

Apesar de muito úteis à rotina de profissionais e empresas, a internet ainda pode se apresentar como o calcanhar de Aquiles nos processos desempenhados em seu cotidiano. Por exemplo, qualquer instabilidade na conexão ou mesmo a queda total dela pode afetar toda a operação de um negócio.Sabemos o quão comum é esse tipo de ocorrência, porém, vale lembrar que no contexto das organizações, falhas na comunicação podem ser ainda mais prejudiciais.

Não se trata apenas de esperar a conexão retornar. Trata-se de transações, vendas e decisões importantes que precisam ser executadas a tempo e modo. Por esse motivo, atualmente é preciso blindar as empresas contra todo e qualquer tipo de risco. E uma dessas formas é trabalhar com o apoio de ferramentas que também operam offline. Mas como isso é possível?

A tecnologia é a chave

Hoje, modernas e robustas plataformas de assinatura e gestão de documentos, a exemplo da solução Docusign, já dispõem de funcionalidades capazes de operar algumas funcionalidades, mesmo que não haja conexão com a internet. Ou seja, o usuário pode analisar os seus contratos e assiná-los eletronicamente a qualquer hora e em qualquer lugar, independentemente de estar conectado à internet.

O processo é bastante simples: por meio de templates previamente configurados na ferramenta para ser visto offline, o usuário poderá fazer o contrato a partir de um documento já salvo no seu dispositivo — seja um tablet ou smartphone.

A única ressalva fica em relação à conclusão do processo de assinatura eletrônica. Este poderá ser iniciado de forma offline, ficando pendente a sua conclusão até que o usuário volte a ficar online.  Assim, tão logo a conexão com a internet seja efetivada, o processo de assinatura é concluído e o contrato pode ser enviado para outros envolvidos ou salvo na nuvem, por meios de serviços convencionais.

Para que entenda melhor o procedimento, a seguir esquematizamos, em 3 simples passos, como ele pode ser executado pela ferramenta Docusign:

1. carregue o documento na plataforma: em regra, é possível trabalhar com diferentes formatos de arquivo. Os mais comuns são o PDF e o “.docx” (Word);

2. arraste e solte sua assinatura eletrônica e outras informações: aqui é preciso inserir o texto, campos de data, caixas de verificação e a sua assinatura eletrônica com validade legal para preencher seu documento.

3. devolva o contrato assinado: apesar do contrato já estar pronto a partir do passo 2, como dito, assim que o usuário restabelecer a sua conexão com a internet, poderá tê-lo devidamente assinado e apto a ser encaminhado para outras partes.

Por fim, a possibilidade de fazer um contrato eletrônico offline tem como objetivo garantir à empresa total disponibilidade desse serviço, independentemente do local e circunstâncias. O funcionamento offline da solução Docusign, por exemplo, é um reforço adicional ao fluxo de comunicação, evitando atrasos em transações e a dependência excessiva de recursos online.

Em que situações um contrato eletrônico offline pode ser usado?

Além de ser fundamental para as situações de última hora, em que, pela emergência de problemas operacionais, a internet não está disponível, o contrato eletrônico offline é uma ferramenta bastante útil para determinados tipos de vendas ou comercializações em locais em que haja instabilidade ou mesmo indisponibilidade de acesso à rede. Esse é o caso das vendas externas e da atividade comercial em locais rurais.

Por serem feitas em ambiente externo à empresa, as vendas externas estão sujeitas às condições de infraestrutura física dos locais em que as negociações são realizadas, o que inclui oscilações na conectividade da rede ou ausência de internet. Nesse contexto, o uso de um contrato eletrônico offline é essencial para garantir a operacionalização do acordo durante o encontro presencial e sua posterior tramitação digital.

As vendas feitas em locais rurais, que podem não ter as condições necessárias para o uso de documentos online, também se beneficiam do trabalho com o contrato eletrônico offline. Para evitar todo o percurso burocrático típico do uso do instrumento tradicional e, ao mesmo tempo, otimizar o fluxo contratual, é crucial que a empresa invista na utilização do contrato eletrônico offline.

Quais as vantagem de apostar no contrato eletrônico offline?

Além de ser perfeitamente viável fazer um contrato de maneira offline, investir nessa modalidade de documento traz uma série de benefícios para a companhia que a implementa. Uma das principais vantagens é a segurança proporcionada por esse tipo de instrumento, uma vez que ele tramita em ambiente que exige autorização de acesso dos usuários e utiliza a assinatura eletrônica para ser firmado.

Além disso, é possível elaborar e usar esse formato contratual de maneira mais precisa e objetiva,  diminuindo a ocorrência de erros que podem ser cometidos se apenas uma das partes se inteirar de sua construção. A agilidade e a comodidade do uso do contrato eletrônico offline são características que fazem esse formato ser muito mais vantajoso que o modelo tradicional.

A redução do tempo gasto para o desenvolvimento do fluxo contratual e a diminuição de custos com a tramitação do documento, como impressão, autenticação e envio, fazem do contrato eletrônico offline uma excelente ferramenta de inovação. A automatização desse instrumento também contribui para o aumento da produtividade dos funcionários da companhia, que podem passar a se dedicar a outras tarefas.

Como pudemos observar ao longo do post, além de ser totalmente viável, o contrato eletrônico offline é altamente vantajoso para os envolvidos em uma negociação. Além de ser prático e eficiente para ambas as partes envolvidas no acordo, esse tipo de documento gera benefícios diretos ao funcionamento do sistema operacional da empresa, otimizando os seus processos e aumentando a produtividade dos colaboradores que atuam nessa frente de trabalho.