Kovi e Docusign: A estratégia por trás da redução em 60% no tempo para formalização de acordos

Fechar a negociação comercial em dois dias e levar outros três ou quatro apenas para coletar assinaturas? Para a Kovi, empresa de mobilidade que conecta motoristas a veículos, essa demora não fazia sentido e atrasava a entrega dos carros. Com a Docusign, a empresa reduziu o ciclo total de formalização de acordos de 5 para 2 dias.

Sobre a Kovi

Fundada em 2018 com a missão de transformar o acesso ao carro na América Latina, a Kovi nasceu para facilitar e tornar mais econômico o uso do automóvel em um continente onde a maioria da população não possui veículo próprio.

Por meio de modelos inovadores, como o plano "pague o que usar" e opções de compra com análise de crédito facilitada, a empresa conecta motoristas de aplicativo a veículos, oferecendo uma ferramenta essencial de sustento e complemento de renda.

Hoje, integrada à fintech nigeriana Moove e consolidada como uma operação global de tecnologia e mobilidade, a Kovi expandiu sua atuação para mais de 20 cidades no Brasil, além de Porto Alegre, São Paulo e Cidade do México.

O desafio: processos fragmentados que travavam o negócio

Para a Kovi, o modelo de gestão de acordos anterior criava uma barreira crítica. Embora a empresa já utilizasse soluções digitais, diferentes ferramentas eram usadas simultaneamente, impedindo uma visão unificada do processo. Na prática, assim que a negociação comercial terminava, o contrato "saía" do fluxo sistêmico e se perdia em uma rede de e-mails, mensagens de Slack e planilhas manuais.

Sem rastreabilidade, a equipe jurídica precisava fazer cobranças manuais constantes para garantir as assinaturas. O resultado desse descompasso era claro: enquanto o time comercial fechava contratos em dois dias, a formalização levava de três a quatro dias adicionais, retardando a entrega dos veículos aos motoristas.

"O nosso pior indicador era justamente essa fase final: o acompanhamento da assinatura e a rastreabilidade. A gente passava a fase negocial mais difícil em dois dias, mas para assinar demorava três ou quatro dias. Não fazia sentido ter algo que quebrasse justamente quando eu precisava dessa agilidade", recorda Eduardo Camargo, sócio e gerente jurídico da Kovi.

A escolha estratégica: expandindo a parceria com Docusign

A necessidade de unificar os processos e garantir a governança em uma operação agora global levou a Kovi a expandir a parceria que já tinha com a Docusign, adotando a Plataforma Docusign IAM (Intelligent Agreement Management). A decisão permitiu centralizar todo o ciclo de vida dos acordos de forma integrada. 

O diferencial decisivo foi a maturidade da ferramenta e sua aceitação indiscutível no mercado e perante órgãos públicos, como o Detran e o Poder Judiciário, um fator crítico para a segurança jurídica de uma locadora de alta escala.

"A gente viu algo poderoso, uma ferramenta robusta para falarmos: 'vamos migrar tudo'. Foi um momento oportuno para essa mudança. Sabíamos que, para ter a governança efetiva e a escala que a nova fase da empresa exige, precisávamos de um parceiro que não quebrasse a nossa cadeia de ponta a ponta", explica Eduardo Camargo.

Governança e agilidade: o impacto da gestão inteligente 

Com a plataforma IAM, a Kovi conseguiu elevar o seu patamar de eficiência. Ao centralizar a gestão de acordos, áreas como Jurídico, RH, Fiscal e Infraestrutura passaram a operar sob o mesmo padrão de governança. Os ganhos foram sentidos imediatamente:

• Redução de tempo: O ciclo médio de formalização caiu de 5 para apenas 2 dias úteis.

• Cumprimento de SLA: Atualmente, a empresa mantém um índice superior a 90% de sucesso em seus prazos.

A transformação também foi impulsionada por funcionalidades como o Docusign Maestro, que automatiza os fluxos dos acordos de uma maneira fácil, rápida e sem necessidade de código (no-code). No RH, por exemplo, ele atua como um assistente de conformidade, validando dados na origem e impedindo que erros simples paralisem as contratações.

Para o futuro, a Kovi planeja expandir o uso de inteligência artificial com o Docusign Navigator. O objetivo é transformar o repositório de contratos em uma fonte estratégica de dados, centralizando as informações e gerando insights automatizados para o negócio.