Case CIEE: Cadastro de empresas 5x mais rápido com Docusign CLM

Imagine gerenciar contratos para mais de 27 mil empresas parceiras e 242 mil jovens entrando no mercado de trabalho a cada ano. Esse é o desafio diário do Centro de Integração Empresa-Escola (CIEE).  

Descubra neste caso de sucesso como o CIEE usou o Docusign CLM para reduzir o tempo de cadastro de empresas parceiras de uma semana para apenas um dia, tornando o processo 5 vezes mais rápido.

CIEE: 60 anos conectando jovens ao mercado de trabalho

Com mais de 60 anos de história, o CIEE é referência no Brasil quando o assunto é seleção, contratação, inclusão e desenvolvimento de jovens por meio de programas de aprendizagem e estágio.

Em 2024, mais de 242 mil jovens de todo o País entraram no mundo do trabalho, graças à atuação do CIEE. A organização do terceiro setor já inseriu mais de 6 milhões de jovens no universo profissional ao longo das últimas seis décadas.

A burocracia que retardava processos

Cerca de 27,7 mil empresas parceiras contrataram jovens pelo CIEE em 2024. E para empregar estudantes por meio da organização, as companhias precisam fazer um cadastro. 

Até 2018, esse processo envolvia assinaturas em papel e costumava durar em torno de duas semanas. Até que, naquele ano, o CIEE decidiu implementar a plataforma Docusign. 

Com a assinatura eletrônica, o tempo para cadastrar as empresas diminuiu pela metade, reduzindo também a burocracia e o uso de papel. 

A digitalização também facilitou a vida dos jovens, que antes tinham que fazer uma peregrinação presencial entre a unidade de ensino, a empresa e o CIEE para coletar assinaturas físicas e só então começar a atuar como estagiário ou jovem aprendiz. 

“Hoje em dia, pelo menos 70% das áreas do CIEE usam a assinatura eletrônica da Docusign. Está bem difundido mesmo”, revela Marcelo Henrique Melo de Brito, supervisor de Desenvolvimento de Sistemas e Processos de Atendimento da organização.

O passo seguinte: mais eficiência na gestão de contratos

Com a transformação digital já consolidada, o CIEE percebeu que o próximo passo era ir além da assinatura e automatizar a gestão de ponta a ponta.

Fabricio Henriques Canonaco, supervisor da área de Contratos e Licitações, lembra que o fluxo dos contratos era manual, o que gerava perda de tempo no processo de contratação das empresas até a efetiva liberação em sistema.

Por conta do sucesso da parceria, o CIEE escolheu o CLM da Docusign. O software de gestão do ciclo de vida de contratos ajuda a:

• Reduzir o tempo necessário para completar os acordos

• Minimizar os riscos

• Aumentar a produtividade dos colaboradores

O CLM foi implantado entre 2022 e 2023 no sistema operacional usado pelas unidades do CIEE espalhadas pelo Brasil, para ajudar no atendimento comercial e na formalização de contratos com as empresas.  

Cadastro de empresas 5x mais rápido

Com o Docusign CLM, o CIEE conseguiu tornar cinco vezes mais rápido o cadastro de companhias parceiras, reduzindo de uma semana para apenas um dia o tempo necessário para concluir esse processo.     

Fabrício ressalta outros benefícios, como a automatização da emissão dos contratos, diminuindo os fluxos manuais, e um maior controle e gestão dos contratos.  

O supervisor cita também o aumento da segurança jurídica. “Ter dentro de uma plataforma a centralização de emissão de contratos traz uma segurança maior de rastreabilidade e de conformidade“, explica. 

Já Marcelo Henrique destaca os ganhos trazidos pela integração do CLM tanto com a assinatura eletrônica quanto com o sistema interno do CIEE.

“As possibilidades no Docusign CLM são muito grandes. São várias ferramentas que auxiliam o processo como um todo e possibilitam a integração, seja no momento de buscar uma informação de um dos sistemas, seja a integração com disparo de comunicação, de alerta”, elogia.