Como a Aço Cearense acelerou a gestão de contratos e recuperou 725 horas de trabalho com Docusign

Imagine aumentar a produtividade da equipe jurídica com uma economia imediata de 725 horas de trabalho por ano, o equivalente a mais de 60 horas por mês. Além disso, imagine otimizar a gestão de contratos, garantindo mais agilidade, governança e visibilidade e eliminando a percepção de “gargalo no Jurídico”. Esses ganhos foram alcançados pela Aço Cearense se abre en una nueva pestaña com a implementação da plataforma Docusign.

Há mais de 46 anos no mercado siderúrgico brasileiro e com uma carteira de mais de 19 mil clientes em todo o país, o Grupo Aço Cearense se destaca pelo crescimento consistente e pela relevância conquistada no setor do aço. Com operações distribuídas em três estados brasileiros – Ceará (metalúrgica), Pará (siderúrgica) e Tocantins (operação florestal) –, a empresa é líder regional do setor, com capacidade produtiva de 1,4 milhão de toneladas por ano e faturamento superior a R$ 7 bilhões em 2025.

Desafios operacionais: baixa visibilidade e limitações no fluxo de contratos

Até 2025, a área jurídica da Aço Cearense enfrentava diversos desafios na gestão de contratos. Segundo Beatrice Bento, Coordenadora de Eficiência Jurídica e Contratos, um dos principais problemas era a falta de visibilidade sobre o andamento das negociações. Como as etapas de revisão, aprovação e negociação aconteciam de forma dispersa entre e-mails e sistemas sem acompanhamento por fase, os solicitantes não conseguiam acompanhar o status de suas demandas. Essa situação alimentava a percepção equivocada de que os contratos estavam “parados no Jurídico”.

Além disso, os processos eram altamente manuais e sujeitos a retrabalho. As minutas eram elaboradas no Word, armazenadas em pastas de rede e encaminhadas para assinatura por meio de processos pouco eficientes. A elaboração, o armazenamento e o envio de uma minuta padrão podiam consumir até 40 minutos, enquanto a localização de um contrato ou de seu histórico demandava cerca de 15 minutos por documento.

A gestão da vigência contratual também apresentava fragilidades. O sistema utilizado não atualizava automaticamente os vencimentos nem bloqueava contratos expirados, resultando em aproximadamente 7 mil registros que exigiam controles manuais.

Outro desafio relevante era a mensuração da atuação da equipe jurídica. O cumprimento do SLA era acompanhado em planilhas e considerava apenas o primeiro atendimento, sem registrar os retornos e revisões subsequentes. Dessa forma, não era possível medir o tempo efetivamente dedicado pelos advogados nem estabelecer metas consistentes de ganho de eficiência.

“Tínhamos dificuldade na extração de dados e no acompanhamento automatizado do vencimento dos contratos, porque tudo precisava ser feito manualmente. Além disso, os solicitantes não tinham visibilidade sobre o status do contrato. Aquela indicação de que ‘está parado no Jurídico’ parecia uma verdade, mas não era; era apenas falta de visibilidade sobre a demanda”, resume Beatrice.

Eficiência jurídica: a transição para o Docusign CLM 

Diante desses desafios, a Aço Cearense iniciou uma busca por soluções capazes de transformar sua gestão contratual. Após a realização de benchmarks e uma análise detalhada dos requisitos do negócio, a empresa concluiu que a plataforma Docusign oferecia uma solução completa. Além do recurso de assinatura eletrônica, já utilizado pela organização, o Docusign CLM atendia plenamente às necessidades de gestão do ciclo de vida dos contratos.

Segundo Beatrice, o profundo conhecimento de mercado demonstrado pela equipe da Docusign, aliado à capacitação oferecida pela Docusign University, trouxe segurança para a implementação e permitiu que assistentes e analistas conquistassem autonomia para parametrizar templates e relatórios.

Resultados em destaque: produtividade e governança corporativa 

Com a implementação do Docusign CLM, a área jurídica da Aço Cearense alcançou resultados expressivos de retorno sobre o investimento (ROI) e consistência operativa:

• Economia de 725 horas de trabalho por ano, equivalente a mais de 60 horas por mês;

• Redução de 25 minutos no ciclo de cada contrato, sendo 15 minutos economizados em atividades operacionais e 10 minutos na busca por históricos e informações;

• Saneamento e governança de dados, com a organização de uma base legada de aproximadamente 7 mil registros sem controle sistêmico de vigência;

• Migração bem-sucedida de 500 contratos ativos para a nova plataforma;

• Adoção integral da tecnologia, com 100% dos novos contratos passando a tramitar exclusivamente pelo Docusign CLM.

Rastreabilidade e mitigação de riscos operacionais 

Além dos ganhos quantitativos, a implementação trouxe uma transformação importante na experiência dos usuários internos. As áreas solicitantes passaram a acompanhar em tempo real o andamento dos contratos, eliminando a percepção de que as demandas estavam concentradas ou paralisadas no Jurídico.

Os avanços também se refletiram na governança e na mitigação de riscos. A empresa passou a contar com histórico imutável de interações, controle de versões, alertas automáticos de vencimento e bloqueio de aditivos para contratos expirados.

Outra mudança significativa ocorreu na medição da carga de trabalho da equipe jurídica. “Antes, conseguíamos medir apenas o primeiro atendimento. Agora, conseguimos mensurar todas as interações realizadas dentro do mesmo contrato. Isso é fundamental porque nos permite visualizar o tempo líquido de atuação do Jurídico durante a fase de revisão”, destaca Beatrice.

Maju Ferreira acrescenta ainda que "a solução trouxe ganhos expressivos de eficiência operacional, mas, principalmente, permitiu que a área de Contratos direcionasse mais tempo para atividades estratégicas e para a geração de valor ao negócio. Hoje, contamos com informações mais precisas, processos mais seguros e uma experiência muito mais transparente para as áreas internas".

"A transformação digital da gestão de contratos reforça nosso compromisso com a inovação, a excelência operacional e a busca contínua por soluções que contribuam para o crescimento sustentável da Aço Cearense", conclui a diretora.