Documentos digitais: o que são e como gerenciar nas empresas

Os documentos online são uma realidade nas empresas. Muitas questões podem ser resolvidas com maior agilidade e precisão quando contamos com essa opção. E hoje não é possível mais perder tempo com burocracia, não é mesmo?

Na era da tecnologia, garantir eficácia, proteção de dados e rapidez nos processos é fundamental para sair à frente de concorrentes e se destacar no mercado. Então, que tal começar já a entrar na nova era da transformação digital e investir nessa mudança para a digitalização?

Para ajudar você, reunimos a seguir os principais motivos para adotar o uso de documentos digitais no ambiente corporativo. Confira!

O que são documentos digitais?

Os documentos digitais se caracterizam pela sua codificação binária (ou seja, podem ser acessados em dispositivos como computadores, tablets, smartphones e outros). Podem ser tanto digitalizados quanto criados diretamente no formato digital — mas vale a atenção para a questão da validade jurídica.

Documentos digitais para Pessoa Física

Os documentos digitais de Pessoa Física são aqueles que, normalmente, são identificadores de um indivíduo (como CNH digital e e-Título). Hoje, é possível acessá-los, por exemplo, na Carteira de Documentos Digitais do Governo Federal.

Documentos digitais para Pessoa Jurídica

Os documentos digitais de Pessoa Jurídica são aqueles que fazem parte das rotinas das empresas e que estão relacionados com as atividades dos negócios ou, então, registros de seu funcionamento e que só podem ser emitidos por quem possui CNPJ. Um exemplo clássico é a emissão de NF-e, Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral – CNPJ, entre outros.

Por que adotar o uso de documentação digital na empresa?

Agora que você sabe o que são os documentos digitais, é o momento de entender os motivos pelos quais você deve ficar atento sobre como gerenciá-los com eficiência no seu negócio. Veja mais a seguir!

Proporciona a redução de custos

Não é segredo que a redução dos gastos com processos operacionais costuma ser um dos principais desafios de qualquer empresa. Aí é que entra, então, o investimento na transformação digital, com a assinatura eletrônica de documentos.

Os custos com insumos para utilizar documentos físicos em sua empresa podem ser muito elevados. Com o uso dos documentos digitais, você pode reduzir gastos com impressões, manutenção de arquivos, cópias, envio de itens para assinatura, entre outros pontos.

Eleva o nível de resolução

Você já percebeu que nem todas as impressões e cópias saem com a qualidade que deveriam, ainda mais no dia a dia corrido de uma empresa? Com a assinatura eletrônica de documentos, isso deixa de ser um problema.

Com isso, é possível ter uma padronização na qualidade dos documentos, o que pode chamar a atenção do seu cliente no dia a dia. Afinal, variações em documentos podem demonstrar descuido nas questões internas.

Oferece acessibilidade

Hoje vivemos uma era de maior empatia e cuidado com as pessoas. E isso vale, principalmente, para aquelas que tenham necessidades especiais. Se o seu negócio não investe em acessibilidade no uso de documentos, é melhor começar hoje mesmo.

Por exemplo, um dos seus parceiros comerciais pode ter dificuldades visuais e precisar da possibilidade de contar com o ajuste de zoom para conseguir realizar a leitura. Algo que não é possível nos documentos impressos.

A maioria das ferramentas do Agreement Cloud, ou gerenciamento de transações digitais, lida com arquivos em alta resolução. Além disso, contam com diversos recursos para facilitar a leitura, como ampliação de documentos e até mesmo ferramentas em áudio para incluir as pessoas com deficiência visual.

Além disso, por meio da gestão de documentos, é possível editar e personalizar os arquivos com maior facilidade, sem perder qualidade e facilitando os processos tanto para o público interno quanto para o público externo.

Contribui com o meio ambiente

Já comentamos aqui no blog sobre como o uso rotineiro do papel nas empresas gera danos graves para o meio ambiente. Tente pensar no tanto de papel que é gasto com a impressão de documentos importantes todos os dias.

Definitivamente, não é pouco! Dados da Water Footprint Network (WFN) mostram que a indústria do papel gera a derrubada, em média, de 68 milhões de árvores por ano — e estamos falando de dados apenas dos Estados Unidos, imagine em todo o mundo.

Ao adotar o uso de documentos digitais na sua empresa, você vai reduzir também os gastos com impressão, cópia, armazenamento, oficialização em cartório e envio. Isso sem contar a diminuição das despesas básicas com tinta para impressão, material de escritório e manutenção de impressoras, por exemplo. O meio ambiente agradece!

Acrescenta praticidade ao dia a dia

Investir na assinatura eletrônica de documentos implica obter maior praticidade na empresa. Afinal, se estão armazenados na nuvem, em poucos cliques o profissional consegue realizar todas as funções necessárias no uso de documentos.

Produção, acesso, edição e compartilhamento acontecem tanto com times internos como com parceiros e clientes — mesmo que vocês não estejam em um mesmo ambiente.

Garante validade jurídica

Muita gente acredita que um documento físico tem muito mais credibilidade que um arquivo de internet ou e-mail. Pois saiba que existem soluções tecnológicas que aliam agilidade, economia e uso produtivo dos documentos digitais e, isso tudo, dentro das regras legais, com a validade jurídica.

Por meio dessas ferramentas, é possível protocolar e adicionar a mensagens e arquivos enviados online um carimbo do Observatório Nacional. O órgão do Ministério da Ciência e Tecnologia comprova, assim, a legitimidade dos documentos eletrônicos em questão. Além disso, dá para descobrir se o destinatário recebeu a mensagem e quantas vezes ela foi lida, entre outros recursos.

Reduz riscos

Ao investir na digitalização de documentos, é possível reduzir problemas graves como as fraudes, roubos de documentos e perdas de arquivos importantes. Os arquivos físicos estão muito mais expostos, podendo sofrer danos severos quando estão em condições inadequadas ou em caso de acidentes (como um incêndio).

Mesmo que você armazene seus documentos digitais em HDs externos, pendrives ou computadores, eles podem passar por problemas, como falhas de segurança. Por meio dos documentos digitais, é possível instituir uma política de níveis de acesso. Nesse caso, só quem for autorizado poderá acessar os arquivos, minimizando as chances de que criminosos tenham acesso a eles.

Economiza espaço físico

Ao apostar no uso de documentos digitais, você pode reduzir as grandes salas de arquivos e diminuir o uso de dispositivos físicos de armazenamento (como as antigas gavetas de CDs e HDs externos) e de outros locais com alto volume de papel dentro da empresa.

No fim das contas, você economiza em uma série de pontos, como manutenção do espaço físico e aquisição de equipamentos e insumos para backup.

Padroniza processos

A padronização dos processos está diretamente ligada ao aumento da produtividade de uma empresa e redução de erros que podem prejudicar o negócio. Alguns exemplos são as correspondências que nunca chegam ao destinatário, os documentos perdidos no ambiente de trabalho e os erros humanos nos processos operacionais.

Com o uso de documentação eletrônica, as diferentes etapas de seus negócios serão conduzidas de forma mais ou menos padronizada.

Permite integração de tarefas

Para quem utiliza documentos físicos, essa pode ser uma rotina comum — um profissional de um setor precisa de um documento de outro setor para realizar uma tarefa imediatamente:

• o profissional vai até o arquivo para encontrar o item e ele está sendo utilizado pelo setor original no momento (setor B);

• o profissional do setor A envia uma comunicação para o profissional do setor B (por e-mail ou pela intranet) solicitando o item;

• a pessoa do setor B, quando finalmente visualiza a mensagem, encaminha o documento para o setor A.

Quanto tempo isso poderá demandar? Muito, não é mesmo? E se falarmos sobre trocas de documentos entre unidades, isso vai muito além. Com os documentos digitais e uma melhor gestão, os itens estarão a poucos cliques de distância.

A partir do momento em que os dados estão disponíveis e circulam com maior facilidade, os profissionais conseguem expandir suas possibilidades de atuação, tornando a empresa mais estratégica no dia a dia.

Realiza mudanças nos modelos de trabalho

O uso dos documentos digitais traz uma facilidade para a empresa, que pode ser um grande diferencial atualmente: viabiliza a possibilidade de proporcionar ou um modelo de trabalho home office, ou mesmo híbrido, para o negócio.

Como esses itens podem ser armazenados na nuvem, quem está longe da empresa no momento consegue continuar realizando as suas atividades. Basta acessar a solução que gerencia os documentos digitais e eles estarão disponíveis na hora.

Hoje, o trabalho remoto é uma modalidade que traz muitas vantagens para a vida pessoal dos colaboradores e reflete em maior produtividade para a empresa. E há um aumento nas contratações nessa modalidade. Por exemplo, as vagas para trabalho home office aumentaram 496% em 2022, por conta dessa mudança de percepção de mercado.

O rendimento médio dos trabalhadores nessa modalidade subiu 53% no mesmo período. Então, com os documentos digitais, é possível proporcionar essa modalidade de trabalho, se for algo mais estratégico para o seu negócio.

Os documentos digitais representam uma mudança significativa para a sua empresa. Afinal, geram maior produtividade e conseguem trazer a sua empresa para uma modernização proporcionada pela transformação digital.

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você sobre essas questões. Mas, além disso, é essencial ter uma ferramenta de gerenciamento que permita cuidar de todo o ciclo de vida dos documentos, principalmente contratos. Para isso, conte com o Docusign CLM e veja por que ele precisa ser adotado em seu negócio!