Contabilidade online: como fazer e que ferramentas usar

Hoje em dia, muitas empresas precisam se atualizar para que não percam competitividade no mercado, principalmente depois da pandemia do covid-19. O setor contábil está incluso nisso. Neste contexto, a contabilidade online tem se tornado algo usual, pois traz mais conectividade e praticidade para o dia a dia do empreendedor.

Portanto, uma ótima forma de se atualizar é por meio do uso de ferramentas digitais, e a contabilidade de uma empresa não pode ficar para trás. É possível realizar a contabilidade online e nós vamos te mostrar como fazer isso. Confira!

Como realizar a contabilidade online?

Para realizar a contabilidade de forma digital, o contador precisa ser mais consultivo do que o tradicional, que usa a maior parte do tempo para realizar contas e cuidar de burocracias fiscais. 

A contabilidade online se diferencia por usar ferramentas digitais de maneira que as tarefas fiquem mais práticas e fáceis, além de poder realizar contato com seu cliente de maneira simplificada.

Quais ferramentas utilizar?

Portanto, para realizar uma boa contabilidade online são necessárias ferramentas digitais para facilitar e integrar o trabalho. Apresentaremos as principais ferramentas que o contador necessita para se tornar excelente em seu trabalho. Acompanhe!

Ferramenta de compartilhamento

É muito importante ter acesso às informações e documentos dos clientes, ou os arquivos que precisam ser passados ao cliente. O contador digital pode fazer essa transação por e-mail, mas usar plataformas que formam quadros pode facilitar essa interação. 

A principal ferramenta desse tipo hoje em dia é o Trello, onde podem ser criados quadros de compartilhamento para cada cliente. Dentro destes quadros é possível colocar listas referentes a cada atividade que o cliente e contador estão realizando. Além disso, pode colocar prazos para finalizá-las e o que cada um deve fazer. É possível anexar os documentos por ambas contas de compartilhamento.

Ferramenta de armazenamento

Seja você o contador ou o cliente, ter uma ferramenta de armazenamento em nuvem pode ajudar a guardar tudo que é importante sem usar todo o espaço do computador. E assim, não precisar ter muito espaço físico para os papéis.

O Google oferece uma plataforma digital gratuita, o Google Drive, onde é possível realizar esse armazenamento. Dentro dele pode criar pastas específicas para cada processo, documento ou pessoa específica, além de acessar a qualquer momento, de qualquer local que tenha acesso à internet.

Ferramenta de assinatura eletrônica

Uma parte significativa da vida contábil de uma empresa são os documentos com valor legal. Para isso, é preciso que esses documentos sejam assinados. Para ajudar a ter facilidade e confidencialidade nas assinaturas, existem plataformas digitais para realizar assinaturas eletrônicas.

Essa ferramenta digital ajuda a realizar assinaturas eletrônicas, pois é uma plataforma validada por lei, e tem legitimidade para realizá-la de maneira prática e rápida. Como o acesso é remoto, pode ser utilizado de qualquer lugar e a qualquer hora. 

O que economiza tempo, sem precisar ir aos locais de encontro ou cartórios. Isso também diminui tributos que seriam pagos. Além de ser sustentável e economizar toneladas de papéis.

Ferramenta de comunicação

Em suma, falamos das ferramentas de compartilhamento para colocar atividades, prazos e documentos, mas tão importante quanto, são as ferramentas de comunicação para deixar recados ou tirar dúvidas.

As ferramentas mais utilizadas para isso são o e-mail e o Whatsapp, que fazem o processo de comunicação de maneira direta e rápida pela internet. Seja por computadores e notebooks, ou por smartphones.

Ademais, é importante mencionar que o contador online que tem um site ou aplicativo, pode usar de um chat para realizar essa comunicação com os clientes. Além das plataformas de encontros de vídeos, como o Zoom e Google meet, que ajudam a realizar reuniões de qualquer local.

Ferramenta de Contratos

Assim como as outras ferramentas, para tornar a contabilidade online mais fácil existem as plataformas de gestão de contratos online. Essa ferramenta auxilia na gestão de ciclo de vida de contratos, além de realizar suas cláusulas de maneira automática.

Esse instrumento tem a função de gerar e analisar os documentos, desde o primeiro contato entre as partes, até depois que tudo for assinado e finalizado. Assim como a ferramenta de assinatura eletrônica, é um sistema essencial para quem quer se atualizar.

Quais os benefícios e funcionalidades?

Mostramos algumas das ferramentas que podem ser utilizadas para realizar a contabilidade online, mas além da vantagem de fazer os processos de forma remota, existem alguns outros benefícios na transição da contabilidade tradicional para a contabilidade digital.

Uma dessas vantagens é aumentar a produtividade, já que com a ajuda das ferramentas é possível realizar processos que demoravam horas, em poucos minutos. Outra vantagem é a redução dos custos que são realizados, a partir do momento que não é mais necessário realizar deslocamentos para as reuniões. Nem gastar para guardar os documentos.

A principal funcionalidade é aumentar a receita da empresa, já que não precisa ficar restrito às proximidades do escritório. Também pode economizar no tempo de realização das burocracias e tem a possibilidade de realizar mais negociações.

Como realizar a assinatura de documentos online?

É imprescindível para o setor contábil que os documentos das empresas tenham validade legal. Para que isso ocorra é necessário a assinatura dos documentos, assim, uma opção para facilitar é a assinatura eletrônica. Além disso, usar as ferramentas corretas garante a segurança do processo, além de permitir que qualquer pessoa possa realizar essa assinatura com rapidez e eficácia.

Com a assinatura eletrônica, por exemplo, o cliente já recebe instruções de como realizar as configurações e pode deixar uma assinatura já armazenada para uso quando necessário.

Quando for preciso usar a assinatura, o cliente fará o upload do arquivo em questão, e fixará a imagem de assinatura por meio do arquivo que já deixou armazenado. Ou se preferir, pode fazer uma assinatura por meio do celular, mesmo se for touchscreen.

Após esse procedimento é possível enviar um link do documento por e-mail, ou outro aplicativo de comunicação, para que a outra pessoa possa realizar a assinatura eletrônica de forma fácil e rápida. Aliás, lembre-se que este é um procedimento seguro, válido pela legislação e também muito rápido.

A realização da contabilidade online está cada vez mais sendo utilizada, pois é muito prática e rápida. Além de trazer outros benefícios quando são utilizadas as ferramentas digitais, como a ferramenta de assinatura eletrônica. Como visto, é muito fácil e eficaz de ser realizado.

Agora que você já sabe como fazer a contabilidade online, que tal continuar aprendendo com a gente? Então, leia nosso e-book sobre como as empresas em crescimento podem se beneficiar com o CLM.