Contratos conectados tornam a cadeia de suprimentos mais resiliente

No ano passado, as cadeias de suprimentos se tornaram o foco de uma conversa global. Antes, esse tópico estava restrito a reuniões da equipe de compras, mas uma série de eventos inesperados (falta de mão de obra, novos regulamentos, atrasos no transporte etc.) colocou a interrupção da cadeia de suprimentos no centro das atenções. A atual cadeia de suprimentos global é a menos estável desde a Segunda Guerra Mundial e podemos estar vendo apenas a ponta do iceberg. 

De acordo com o relatório State of Supply Chain da Accenture, 94% das empresas na lista Fortune 1000 estão vendo interrupções na cadeia de suprimentos devido à COVID-19. Infelizmente, todo o estresse na evolução do processo de compra adicionou um fardo bastante pesado às equipes de compras. Pode ser difícil lidar com isso, pois as equipes de compras geralmente precisam administrar as mesmas interrupções de fluxo de trabalho de todas as outras equipes.

Segundo especialistas da SME, as organizações modernas adotaram estratégias para aumentar a resiliência da sua cadeia de suprimentos, desenvolvendo uma base ágil e diversificada de relacionamentos com fornecedores, mão de obra e clientes. Mas o cenário é totalmente novo e ainda há muitas dúvidas: Que medidas estão sendo tomadas para atingir esses objetivos? Como a tecnologia pode ajudar? O que está funcionando? Qual é a próxima etapa?

Para discutir o assunto, vamos dividi-lo em três partes: o passado, o presente e o futuro. Analisaremos as demandas recentes da cadeia de suprimentos, como as equipes de compras estão reagindo agora e quais etapas podem ser tomadas para criar uma cadeia de suprimentos mais resiliente no futuro.

Lapsos na cadeia de suprimentos e a necessidade de parcerias de compras mais flexíveis

Com todas as paralisações e obstáculos relacionados à pandemia, as empresas ainda precisavam operar. Os profissionais de compras se esforçaram para examinar vários pontos em sua cadeia de suprimentos e encontrar soluções para quaisquer conexões quebradas. Em resposta aos novos desafios, 40% das empresas relatam que ajustaram as parcerias de fornecimento, o que significa que precisam encontrar novos fornecedores em potencial, avaliar suas ofertas, negociar um acordo e integrar novos fornecedores. 

Um grande problema para as equipes que procuram substituir os elos fracos em sua cadeia de suprimentos é que a mesma burocracia externa que retarda as operações cria atrito interno na integração de novos fornecedores. Substituir um fornecedor significa encontrar um novo, um processo que não acontece da noite para o dia. Geralmente, exige uma série de conversas e idas e vindas para negociar os termos do contrato, bem como vários níveis de aprovações depois disso. Depois que tudo está combinado, ainda há a questão de colocar todos os termos em ação. Se isso não acontecer rapidamente, o relacionamento pode ser prejudicado ou até mesmo perdido antes mesmo de começar.

Organizações em todo o mundo foram forçadas a perceber que suas cadeias de suprimentos continham muitos pontos potenciais de falha. Para solucionar isso, elas precisavam tomar medidas para manter a continuidade. Para isso, a maioria das organizações precisava fazer mudanças rápidas para melhorar a flexibilidade nos fluxos de trabalho de compras.

A assinatura eletrônica é um ponto de partida comum para compras digitais

Uma das maneiras mais simples pelas quais as organizações estabilizaram irregularidades na cadeia de suprimentos foi a adoção da tecnologia de assinatura eletrônica. No que diz respeito às operações internas, a assinatura eletrônica permite que qualquer pessoa que trabalhe com contratos os leia, negocie termos, forneça aprovações, encaminhe para colaboradores e armazene os documentos finalizados, tudo de forma remota. Essencialmente, eles podem concluir qualquer tarefa de contratação em qualquer local em apenas alguns minutos. A velocidade que essa solução ofereceu foi fundamental para os esforços de estabilização dos negócios.

No que diz respeito aos contratos de fornecedores, a assinatura eletrônica dá aos profissionais de compras o poder de operar em novas velocidades. Eles podem encaminhar contratos e documentação auxiliar para qualquer pessoa e coletar a confirmação desse documento em menos de um dia. Com a assinatura eletrônica, novos contratos puderam ser assinados em dias em vez de meses. Quando esses ganhos são multiplicados pelos vários níveis de aprovação envolvidos em uma cadeia de suprimentos complexa, a economia de tempo é incrível. Esses sistemas prioritariamente digitais não apenas consertam pontos quebrados na cadeia de suprimentos, mas também os tornam mais resilientes a falhas no futuro. 

O gerenciamento digital de assinaturas reduz o tempo de conclusão do contrato de meses para apenas alguns dias. Mais importante ainda, ele acelera as evoluções em nível de equipe que as equipes de compras precisam fazer. O ROI rápido da assinatura eletrônica foi sentido em todas as equipes, mas os líderes de compras precisam encontrar maneiras de manter o ritmo para aumentar sua digitalização.

Expanda os benefícios da digitalização com um kit de ferramentas de contrato bem conectado

A assinatura eletrônica foi o primeiro passo de muitas organizações que buscavam soluções rápidas para problemas imediatos, mas é hora de mudar de soluções reativas para transformações proativas. É preciso focar nos detalhes e aplicar a mesma lógica que resultou na digitalização da etapa de assinatura a todo o processo do contrato: remover o uso de papel e trabalho manual do fluxo de trabalho aumenta a velocidade e a resiliência. Se as assinaturas foram aprimoradas com a remoção de documentos em papel e do manuseio humano, o mesmo pode acontecer com a geração, o encaminhamento e o armazenamento. 

Ao integrar a tecnologia de elaboração de contratos com ferramentas de ERP, plataformas de compras e sistemas de RH, uma organização pode melhorar a velocidade, precisão e segurança em todas as etapas dos documentos da cadeia de suprimentos. Tudo isso resulta em um sistema muito mais resiliente com incrível flexibilidade para lidar com qualquer interrupção com facilidade.

A pesquisa da Docusign descobriu que 66% das organizações que adotaram a assinatura eletrônica no ano passado têm planos de expandir o uso nos próximos dois anos. Ao impulsionar a transformação digital mais profundamente do que apenas a assinatura, as equipes podem criar uma cadeia de suprimentos extremamente flexível, capaz de fechar contratos com novos fornecedores e integrá-los em tempo recorde. Um System of Agreement conectado digitalmente terá menos pontos de ruptura em potencial, permitindo que as equipes adquiram bens e serviços mais rápido do que nunca.

Um System of Agreement bem conectado e planejado centralmente faz mais do que apenas acelerar os fluxos de trabalho atuais da cadeia de suprimentos. Ela também abre as portas para futuras evoluções tecnológicas de forma a adicionar os benefícios da IA ao longo do processo. No curto prazo, isso significa potencial de agilizar o processo com extração de texto, painéis de classificação de riscos e gerenciamento de população. No longo prazo, há um potencial quase ilimitado de uso de IA para aumentar a eficiência em toda a cadeia de suprimentos.

Um System of Agreement totalmente integrado faz mais do que apenas melhorar a eficiência interna e a velocidade de execução, ele também ajuda a atrair uma variedade maior de parceiros externos. Para qualquer equipe de compras que esteja tentando construir uma base de fornecedores mais resiliente, simplificar os processos é uma ótima maneira de atrair mais interesse de outros fornecedores inovadores. 

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