Como sua equipe de compras se compara com seus pares em 2021

No ano passado, as equipes de compras tiveram que lidar com muitas mudanças. Como um elo entre linhas internas de negócios e fornecedores externos, o departamento de compras é crítico para a forma como as organizações mantêm a continuidade durante a interrupção. As novas demandas colocadas nas equipes de compras foram um teste de sua agilidade e uma prova de sua importância para uma empresa.

Para ter uma ideia do cenário de compras moderno, a Docusign entrevistou mais de 800 profissionais de todo o mundo, estudando suas principais prioridades, a forma como trabalham e as mudanças que fizeram no ano passado. O estudo ainda explora as principais diferenças entre empresas que estavam preparadas para os desafios de 2020 e aquelas que não estavam preparadas. Os resultados abrangentes da pesquisa podem ser encontrados no relatório gratuito Tendências e prioridades globais de compras.

Aqui está uma breve visão geral das principais descobertas:

Os profissionais de compras estão focados em controlar os custos acima de tudo

Uma das maneiras mais básicas de estudar as equipes de compras modernas é examinar as principais prioridades da equipe. Por uma margem clara, a economia de custos, identificada por 47% dos entrevistados como uma metacrítica da equipe, destacou-se como a prioridade de compras mais importante. Olhando para cinco anos no futuro, prevê-se que a redução de custos ainda seja a principal prioridade, por uma lacuna ainda maior.

No entanto, o ano de 2020 marcou o início de uma nova série de interrupções inesperadas para dificultar a redução de custos: as cadeias de suprimentos foram interrompidas, a logística de entrega ficou muito mais complexa, os regulamentos mudaram e o trabalho remoto decolou. Essas novas questões tornaram extremamente importante para as equipes de compras examinarem seus contratos e esclarecerem as relações com as partes externas em resposta a esses novos desafios.

As equipes que tiveram sucesso nessa tarefa compartilharam uma característica comum: fluxos de trabalho de elaboração de contratos flexíveis que abriram a porta para uma adaptação rápida. As equipes que aderiam a processos de elaboração de contratos manual desatualizados tiveram muito mais probabilidade de ver o aumento dos custos e gargalos nos contratos no novo ambiente de trabalho.

A colaboração com outras equipes é difícil

O foco do trabalho de compras é colaborar de forma eficaz com outros departamentos para fazer compras que possam levar o negócio adiante. Para equilibrar as responsabilidades entre as partes internas e externas, é fundamental que as equipes de compras tenham um processo de elaboração de contratos mais suave. 

Infelizmente, essas parcerias internas costumam ser problemáticas. Os entrevistados descrevem a colaboração nos contratos como "desafiadora" com quase todas as equipes internas. Não importa com qual equipe o departamento de compras esteja trabalhando, tudo é muito mais difícil do que deveria ser. Há uma longa lista de motivos pelos quais esse trabalho é desafiador, mas o trabalho pesado nos contratos manuais está no cerne do problema. Em particular, existem problemas de coleta de assinaturas e análise de linguagem em contratos recebidos.

Para que as equipes de compras aumentem seu valor organizacional, é importante desenvolver processos de elaboração de contratos simples para parcerias internas eficientes. As equipes que simplificam esse trabalho enfrentam menos barreiras e atrasos ao trabalhar com outras equipes e se posicionar como líderes multifuncionais, em vez de simplesmente executores táticos. 

A tecnologia ajuda as equipes de compras a se adaptarem ao trabalho remoto

Como a COVID-19 impactou os fluxos de trabalho em todas as linhas de negócios, as equipes de compras tiveram que se adaptar rapidamente para continuar trabalhando com colaboradores internos e fornecedores externos. Essas equipes tiveram que gerenciar com sucesso a mudança para o trabalho remoto, ao mesmo tempo em que navegavam nas complicações da interrupção da cadeia de suprimentos global.

Depois que as equipes de compras executaram as reações imediatas necessárias, elas focaram ainda mais nas prioridades existentes, fazendo planos para manter a continuidade dos negócios e controlar os custos. A medida mais comum tomada em resposta à pandemia foi o investimento em tecnologia, embora também seja comum mudar as estratégias e fluxos de trabalho dos fornecedores.

No que diz respeito à navegação bem-sucedida na pandemia, o sucesso foi uma corrida na adoção de novas tecnologias. O principal diferencial entre as equipes de compras que foram capazes de lidar com a pandemia de maneira bem-sucedida e aquelas que não tiveram sucesso foi o investimento em tecnologias modernas. Os vencedores desta corrida tecnológica tiveram uma liderança voltada para o futuro e suporte robusto para trabalhadores remotos. As organizações que não estavam preparadas para o ajuste exigido pela COVID-19 citaram tecnologia insuficiente, processos manuais e liderança lenta como pontos comuns de falha.

Uma pilha de tecnologia bem integrada é crítica para o sucesso do departamento de compras

As equipes de compras de hoje deram os passos iniciais para modernizar seus fluxos de trabalho de contrato, mas ainda não estão vendo um retorno significativo sobre esse investimento. Apenas 1 em cada 20 profissionais de compras pensa que está utilizando todos os recursos tecnológicos de suas ferramentas de compras. 

Há uma série de questões que contribuem para esse potencial não realizado, mas o problema mais significativo é uma pilha de soluções pontuais que gerenciam processos de contrato individuais, mas não se integram entre si. À medida que as equipes de compras com visão de futuro desenvolvem um plano para o futuro, é imperativo considerar o fluxo de trabalho de contratos de ponta a ponta e construir um processo cheio de ferramentas destinadas a funcionar juntas.

Ao olhar para as soluções mais importantes a serem incluídas nessa pilha, as equipes de compras atuais estão mais frequentemente usando soluções de gestão de compras, assinatura eletrônica e gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Olhando para cinco anos no futuro, espera-se que essas mesmas ferramentas sejam consideradas críticas. As equipes que procuram investir em tecnologia para digitalizar contratos de compras devem procurar um conjunto de ferramentas de contrato que inclua integrações em cada etapa importante do processo. 

Para equipes que buscam agilizar o trabalho de elaboração de contratos de ponta a ponta, o Docusign Agreement Cloud para Compras simplifica cada etapa do ciclo de vida de um contrato, incluindo integrações e automação. É a melhor maneira para as equipes de compras modernas controlarem custos, aumentarem a eficiência das elaborações de contratos e melhorarem a experiência de todos os colaboradores. 

Para ler o estudo completo sobre as equipes de compras de hoje, baixe o relatório de Tendências e prioridades de compras.