Como saber se sua equipe precisa automatizar contratos?

Muitas etapas no seu processo contratual? Muito tempo buscando contratos concluídos? Pouca visibilidade sobre como otimizar a velocidade da assinatura? Estes são alguns dos sinais de que sua operação pode se beneficiar de um sistema inteligente de gestão de contratos, como a plataforma Docusign IAM (Intelligent Agreement Management).

Os contratos impactam todos os aspectos do seu negócio. Suas equipes e clientes estão conectados por documentos, e as operações da empresa dependem deles. No entanto, muitas empresas ainda estão lutando com processos de gestão de contratos manuais e desatualizados que consomem tempo, dinheiro e recursos. 

Para uma parte tão vital do dia a dia da sua empresa, você não deveria buscar um processo que seja o mais simplificado, livre de erros e o mais em conformidade possível? Especialmente considerando que a pesquisa da Deloitte descobriu que a ineficácia no gerenciamento de contratos gera uma perda de US$ 2 trilhões no valor econômico global anual?

O Gerenciamento Inteligente de Acordos (Intelligent Agreement Management) moderniza todo o seu ciclo de vida de contratação. Mas como você sabe se sua empresa poderia se beneficiar dele? Vamos examinar os pontos problemáticos comuns que muitas vezes sinalizam a necessidade desse tipo de automação e padronização com tecnologia de IA. Se esses desafios ressoam com as lutas diárias da sua equipe, é um forte indicador de que você está pronto para a próxima evolução na gestão de contratos.

Como você cria contratos?

A fase inicial de criação de contratos é frequentemente repleta de ineficiências que se propagam por toda a sua organização, impactando a produtividade, aumentando o risco e causando atrasos maciços nas negociações.

Problemas a serem observados

Aqui estão alguns dos exemplos mais comuns de problemas durante a fase de criação na gestão de contratos:

• Incapacidade de encontrar e acessar contratos previamente aprovados

• Uso frequente de modelos desatualizados

• Disseminação de informações imprecisas ou não conformes

As organizações também frequentemente lutam com a entrada manual de dados, levando a um retrabalho interminável devido a erros na transferência de informações como detalhes de clientes, produtos ou fornecedores para os documentos. A inclusão de dados incorretos na etapa inicial resulta em altas taxas de documentos fora do padrão (NIGO), o que reduz a velocidade do faturamento e atrasa a operação.

O impacto da criação manual de contratos

Essas ineficiências deixam talentos de alto valor focados em trabalho de baixo valor, o que só aumentará à medida que as organizações escalam. Em vez de focar em iniciativas estratégicas, profissionais jurídicos, por exemplo, muitas vezes estão presos a revisões manuais tediosas.

A falta de ferramentas e processos centralizados dificulta a mitigação de riscos e a otimização da conformidade, impedindo a padronização. Embora playbooks possam ajudar, eles geralmente existem em documentos que rapidamente se tornam desatualizados, representando desafios significativos de controle de versão. Isso também cria mais uma etapa no processo para alguém procurar respostas, o que consome tempo e paciência.

As equipes de vendas veem atrasos nas negociações e desperdício de tempo valioso do time comercial porque os funcionários são encarregados de papelada e rastreamento interno, em vez de focar nas atividades principais do negócio. Etapas tediosas como preenchimento de formulários e impressão criam uma experiência ruim para o cliente, muitas vezes resultando em abandono ou desistências. O impacto financeiro pode ser catastrófico: pesquisas mostram que as ineficiências de contratação podem resultar em uma média de US$ 1.5 milhão em receita perdida por empresa.

Além disso, o grande volume de solicitações para acompanhar sem um processo de triagem de solicitações centralizado sobrecarrega as equipes de suprimentos e outras equipes operacionais. Isso leva a uma má preparação para negociações, aumentando o risco de termos e condições contratuais desfavoráveis.

As organizações também frequentemente perdem oportunidades de renegociação e economia de custos devido à falta de ferramentas para rastrear e analisar contratos ou encontrar oportunidades de consolidação de fornecedores. Um alarmante 56% dos entrevistados relataram ter dificuldade em encontrar os termos e taxas de fornecedores aprovados mais recentes para usar, resultando em pagamentos excessivos.

Como o IAM ajuda na fase de criação

O Docusign Agreement Preparation (Preparação de Acordos) foi projetado para ajudá-lo a navegar na fase de criação com facilidade. O Agreement Preparation facilita a criação e o gerenciamento de modelos, para que as equipes de vendas possam gerar rapidamente novos acordos com a confiança de que incluem os termos mais atuais e aprovados. Ele oferece criação de modelos no-code e uma forma centralizada de manter modelos, economizando horas na atualização de linguagem, datas e informações de produtos. Os modelos e os campos de dados dentro deles estão conectados em todo o processo de acordo, eliminando margem para erros e economizando tempo.

Gargalos na fase de fechamento

Se conseguir que os contratos sejam assinados e aprovados parece ser um esforço imenso, sua equipe provavelmente está enfrentando o atrito que uma solução avançada de gestão de contratos foi projetada para resolver.

A falta de visibilidade do status dos documentos enquanto se espera pela assinatura, por exemplo, pode causar incerteza entre as equipes. A dependência de aprovações internas ineficientes e repetitivas retarda todo o processo, criando etapas tediosas e frustrantes.

As organizações enfrentam consistentemente atrasos na obtenção das assinaturas corretas na ordem apropriada, levando a uma experiência ruim tanto para funcionários quanto para clientes. Desde obter assinaturas de executivos ocupados até transações de alto valor ou regulamentadas que exigem visitas a locais físicos para verificação de identidade ou reconhecimento de firma, há muitos desperdícios de tempo na fase de fechamento.

Esses atrasos podem resultar em menos oportunidades de up-sell e cross-sell e ter um impacto negativo nos relacionamentos com os clientes. De fato, 48% dos entrevistados em um relatório da Deloitte e Docusign disseram que seus relacionamentos com os clientes se deterioraram significativamente devido a atrasos nos contratos.

A dependência de assinaturas físicas também apresenta grandes desafios operacionais e de conformidade. Elas são difíceis de coletar, verificar e armazenar, incentivando a fraude e introduzindo atrasos que causam problemas de conformidade e regulatórios. Em ambientes altamente regulamentados, as complexidades da verificação de identidade ou reconhecimento de firma representam um risco significativo para as operações de negócios, aumentando a exposição elevada a penalidades financeiras e danos à reputação. Isso também leva a um aumento no backlog de contratos a serem revisados, sobrecarregando ainda mais os recursos internos. De forma alarmante, os entrevistados no mesmo relatório tiveram uma média de 22 grandes incidentes de conformidade em processos contratuais no último ano.

Como o IAM ajuda na fase de fechamento

Se o fechamento é seu ponto de bloqueio, o Docusign Workflow Builder oferece uma solução. Essa ferramenta de automação de fluxo de trabalho no-code ajuda você a projetar fluxos de trabalho contratuais padronizados e automatizados que passam perfeitamente de uma etapa para a próxima.

A Docusign oferece uma variedade de opções para verificar digitalmente a identidade dos signatários - incluindo verificação de documento oficial, prova de vida, autenticação via telefone - como parte de uma experiência segura, intuitiva e mobile-first para os clientes. Chega de entregas manuais ou acordos perdidos. 

Se você tiver vários documentos para concluir como parte de uma transação, o Docusign Workspaces organiza toda a colaboração em um hub seguro e baseado em nuvem, garantindo que todos estejam sempre trabalhando na versão única e mais atual do documento, mesmo com as atualizações sendo feitas.

A desorganização do gerenciamento de contratos concluídos

Depois que um contrato é assinado, o trabalho não termina. Se sua equipe tem dificuldades para gerenciar e utilizar contratos concluídos, uma solução avançada de acordos pode fornecer a estrutura e a automação necessárias.

O trabalho duplicado necessário para reinserir dados de acordos assinados em vários sistemas de registro para tarefas como provisionamento ou cobrança de um cliente, ou integração de um funcionário, é uma realidade em muitas empresas. Isso é agravado pelo roteamento manual de acordos para várias equipes que precisam agir sobre eles, o que resulta em erros e alterações devido a informações inseridas incorretamente.

Também há uma falta generalizada de visibilidade sobre a localização e o status dos documentos assinados, levando a uma perda significativa de tempo para os funcionários que tentam encontrar acordos concluídos. As empresas enfrentam riscos quando não conseguem pesquisar cláusulas contratuais críticas, o que impacta as operações de negócios ou a conformidade. Além disso, insights valiosos permanecem ocultos devido à falta de ferramentas para automatizar o rastreamento e a análise de dados de contratos.

A maioria dos contratos assinados não é gerenciada ativamente. Eles são difíceis de encontrar e distribuídos em vários sistemas. De fato, 62% dos profissionais lutam para localizar contratos existentes. Isso impede uma visão holística das obrigações e oportunidades contratuais.

Em última análise, o gerenciamento desorganizado de acordos leva a erros e não conformidade com políticas regulatórias e internas, expondo a empresa a riscos significativos. Isso pode resultar na perda de oportunidades de renovação, mantendo as organizações presas a acordos que não são mais econômicos.

Como o IAM ajuda no gerenciamento de contratos

A plataforma IAM oferece um repositório de contratos alimentado por IA para simplificar e otimizar a gestão de documentos. Todos os contratos dentro do repositório são pesquisáveis para que você possa encontrar acordos concluídos ou identificar diferenças nos termos entre linhas de negócios ou geografias. A IA pode ajudar a padronizar os dados de acordos e liberar insights sobre seus acordos para ajudá-lo a impulsionar eficiências, descobrir oportunidades para reduzir custos e diminuir riscos. Notificações personalizáveis e relatórios pré-construídos ajudam as equipes a se manterem atualizadas sobre renovações, identificar oportunidades de economia de custos e tomar decisões mais informadas.

É hora do IAM

Os problemas com o gerenciamento moderno de contratos são claros e permeiam todas as facetas do seu negócio. Se sua organização está enfrentando essas ineficiências generalizadas, atrasos e riscos durante a criação, fechamento e gerenciamento de contratos, é um forte sinal de que uma solução projetada para gerenciamento avançado de acordos, como a plataforma IAM, pode ser transformadora.

Ao abordar esses pontos problemáticos com automação e padronização, sua empresa pode liberar economia substancial de tempo e custos, reduzir drasticamente o risco e criar uma experiência muito mais suave e positiva para todos os envolvidos em seu ciclo de vida contratual.