Como otimizar o fluxo de contratos para equipes jurídicas?

As atividades administrativas realizadas em meio jurídico são complexas e envolvem uma série de elementos e procedimentos especializados, além de diferentes objetos de interesse e partes.

Dessa forma, uma estruturação organizacional eficiente, da qual faz parte o fluxo de contratos, é essencial para que a equipe jurídica seja capaz de otimizar o desenvolvimento do seu trabalho.

Tendo em vista a importância de contar com uma estruturação organizacional eficiente para o sucesso das operações efetuadas em âmbito jurídico, preparamos este texto.

A seguir, vamos explicar a importância do fluxo de contratos para equipes jurídicas e mostrar como é possível montar um fluxo de contratos eficiente, utilizando a assinatura eletrônica para facilitar esse processo. Boa leitura!

Entenda a importância do fluxo de contratos para equipes jurídicas

Não é novidade nenhuma que o contrato tornou-se um instrumento administrativo indispensável para o funcionamento apropriado de uma organização que faz algum tipo de comercialização. Essa realidade não é diferente no campo jurídico, cujos serviços oferecidos devem estar respaldados por condições bem estabelecidas, explícitas, coerentes e legalmente válidas em um contrato.

No entanto, não basta que um contrato seja redigido e preenchido com as informações requeridas para o fechamento de um negócio. É fundamental que esses documentos sejam estruturados do ponto de vista organizacional, ou seja, como componentes de uma cadeia produtiva, na qual a sua operacionalização adequada constitui um pré-requisito para todo o processo comercial.

É a partir dessas constatações que verificamos a necessidade de otimizar o fluxo de contratos, de modo a gerir com eficiência o planejamento, a elaboração, o acompanhamento, o fechamento e a execução desses documentos ao longo de sua vigência. A realização eficiente e supervisionada desse percurso processual ajuda a garantir a eficácia do uso de contratos na área jurídica.

Assim, tanto em termos técnicos quanto em termos financeiros, a otimização do fluxo de contratos desenvolvido por equipes jurídicas é essencial para o funcionamento otimizado desse setor. Primeiro porque atua de forma direta na organização da prestação dos serviços aos clientes. Segundo porque é um processo crucial para a efetivação do controle de gastos e receitas.

Tendo em vista a importância do fluxo de contratos para o desenvolvimento do trabalho de equipes jurídicas, é fundamental levar em conta esse processo organizacional assim como buscar meios para implementá-lo de forma eficiente. No tópico a seguir, vamos mostrar como montar um fluxo de contratos eficiente. Confira agora mesmo!

Saiba como montar um fluxo de contratos eficiente

Para que um fluxo de contratos seja eficiente, é preciso que os profissionais envolvidos nesse tipo de atividade administrativa conheçam todas as etapas envolvidas no processo contratual e saibam como operá-las adequadamente. A partir daí, e com base em estratégias organizacionais aplicadas às operações jurídicas, torna-se possível executá-las e geri-las de forma apropriada.

A gestão de um fluxo de contratos deve, portanto, considerar e atuar diante das etapas de: pré-contratação, contratação, pré-execução – técnica, administrativa e financeira –, execução e encerramento. Essa atividade estratégica opera minuciosamente sobre o planejamento, a elaboração, a vigência e a organização de todas as ações referentes à administração desses documentos.

Na pré-contratação, há a identificação das demandas relacionadas à estipulação de um contrato, de modo a serem fundamentais o detalhamento das partes envolvidas, do objeto contratual e das informações financeiras Para que o fluxo seja implantado de forma adequada, é fundamental que todos os documentos que fazem parte das negociações iniciais sejam guardados em uma pasta, de preferência digital, do cliente.

Na etapa de contratação, há a negociação e a formalização do acordo. É aqui que a equipe jurídica estabelece as cláusulas contratuais e, se necessário, efetua ajustes no documento em elaboração. A continuidade da eficiência do fluxo depende da atenção dada a todos os dados redigidos no contrato, evitando erros ou a inserção de qualquer informação que não seja clara. Além disso, vale a pena investir em um contrato em meio eletrônico, o que facilita o envio aos clientes e torna o arquivamento mais seguro.

As ações que compõem a pré-execução buscam fazer os acertos finais para o início da vigência contratual. Nessa fase, é preciso que a equipe jurídica esteja atenta a todos os aspectos técnicos, administrativos e financeiros relativos ao objeto do contrato. Para a eficiência do fluxo, é fundamental o controle de repasses financeiros dos clientes de acordo com os prazos contratuais.

Na etapa de execução, que é a mais longa da cadeia, o contrato entra em vigor. Durante esse período de vigência, é essencial o arquivamento de todos os documentos gerados ao longo da prestação de serviços jurídicos pela equipe. Além disso, recomenda-se supervisionar periodicamente o cumprimento dos cronogramas de atividades técnicas desenvolvidas e de pagamentos dos clientes.

O encerramento é a fase final do fluxo contratual. Caso não tenha havido aditivos ou renovação, o contrato deve encerrar-se na data prevista em seu teor documental. Antes de efetuar a conclusão, a equipe deve fazer uma checagem detalhada do cumprimento das ações previstas em todas as cláusulas contratuais, o que ajuda a evitar possíveis ações dos clientes contra o serviço prestado.

Use a assinatura eletrônica para facilitar o processo

Com a aprovação do contrato pelas partes, durante a etapa de contratação, o documento é assinado. Trata-se de um dos momentos mais importantes da negociação, já que marca legalmente o início da prestação de serviços jurídicos. Uma gestão de fluxo de contratos eficiente também é capaz de otimizar essa fase com o uso da assinatura eletrônica.

A elaboração digital de contratos confere mais agilidade e eficiência à cadeia contratual, uma vez que minimiza erros e reduz o tempo gasto com a formalização do documento. Com a assinatura eletrônica, o responsável pela equipe jurídica e o cliente podem assinar o contrato de onde estiverem, otimizando o fluxo de ações necessárias para a prestação de serviços.

Por ter validade legal e ser resistente a fraudes, a assinatura eletrônica é muito mais vantajosa que a emitida em papel. Além disso, a assinatura eletrônica confere maior comodidade e conveniência para os seus usuários, poupando tempo e dinheiro com papel e deslocamento. A Docusign, por exemplo, oferece o serviço de assinatura eletrônica cuja emissão pode ser feita a partir de qualquer dispositivo – smartphone, notebook, tablet etc. – de forma simples e muito eficiente.

Efetuar uma gestão de fluxo de contratos eficiente otimiza consideravelmente o trabalho da equipe jurídica. Como mostramos, operar de forma estratégica a cadeia contratual evita erros, torna o processo mais seguro e confere agilidade às negociações. E tudo isso ainda pode se tornar muito mais prático com o uso da assinatura eletrônica.

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