Como o CLM facilita a colaboração durante o processo de contrato

A colaboração é uma parte essencial do processo de contrato. Após redigir um contrato, as partes interessadas internas provavelmente precisarão opinar e, às vezes, fazer alterações. A outra parte também precisará revisar e, frequentemente, poderá apresentar suas próprias alterações, o que, dependendo do tipo de contrato, poderá fazer com que suas equipes legais, de finanças ou RH participem do processo para analisar, revisar e por fim aprovar alterações. Embora esse esforço colaborativo seja necessário para assegurar que todas as partes estejam confortáveis com o produto final, isso pode alongar drasticamente o tempo que leva para finalizar um contrato.

O software de gerenciamento de ciclo de vida dos contratos (CLM) foi criado para eliminar esses gargalos na colaboração e acelerar todo o processo de contrato, desde a geração e a assinatura do contrato até o armazenamento e o gerenciamento contínuo. Consolidando o processo de contrato em um local seguro e automatizando tarefas importantes, o software de CLM, como o Docusign CLM, reduz os riscos e o tempo que leva para concluir contratos.

Aumente a visibilidade e traga insights à tona durante a colaboração em contratos

Trabalhar com inúmeras partes interessadas internas e externas significa gerenciar diferentes prioridades. A elaboração de contratos é apenas uma parte das responsabilidades de suas equipes da área legal, de finanças, vendas e RH, por isso é importante que todos tenham as informações mais atualizadas rapidamente. Sem ferramentas de colaboração fortes, sincronizar todas as equipes pode consumir tempo e atrasar a preparação do contrato para a assinatura.

O Docusign CLM facilita para a sua equipe cumprir suas obrigações dentro do processo de contrato graças a diversos recursos desenvolvidos para maior visibilidade e insight. Eles incluem:

• Comentários e tarefas: Toda equipe interna tem seus próprios processos e, frequentemente, trabalha com diferentes tecnologias, o que pode dificultar o acesso aos dados certos e a contribuição efetiva de todos juntos no processo de elaboração de contratos. É muito mais simples quando todos podem colaborar em um único local. Destaque texto, adicione comentários, mencione partes interessadas e atribua tarefas diretamente no CLM para manter o processo de revisão simplificado e empodere as equipes para trabalharem juntas de forma mais eficiente.

Mantenha tudo organizado ao longo do processo de elaboração de contratos

Fazer um acompanhamento do feedback, das sugestões e das alterações de diversas partes interessadas pode ser desafiador. Sem controle de versão eficaz, a finalização do contrato pode ser árdua e frustrante. O CLM elimina obstáculos com:

• Revisão e comparação: Quando uma parte interna ou externa faz alterações em um documento, você precisa de insight sobre as alterações exatas que foram feitas. O Docusign CLM permite comparar versões para que você possa ver quais alterações foram feitas de uma versão para a outra, independentemente do uso de "rastrear alterações". Dessa forma, há um registro de auditoria das alterações admitido nos tribunais para reduzir risco.

• Histórico dos comentários: Quando as equipes da área legal e de finanças entram novamente no processo de contrato para revisar as alterações da outra parte, frequentemente, elas não têm informações ou histórico suficiente. O Docusign CLM permite que elas vejam todo o histórico de comentários e tarefas abertos e fechados para que possam facilmente entender quem fez as alterações e, mais importante ainda, tenham o contexto dos motivos pelos quais elas foram feitas.

Eliminando atrito com integração

Alternar entre aplicativos, e-mails e documentos pode desacelerar drasticamente o processo de contrato, ao mesmo tempo que aumenta a probabilidade de erro. Ao mesmo tempo, se sua equipe ou a outra parte já se sente confortável trabalhando com determinadas plataformas, elas podem se sentir relutantes. Para tornar o processo de contrato mais fácil para todos, estes recursos do Docusign CLM aproveitam as ferramentas que você já usa para uma colaboração direta: 

• Negociação pelo Word baseada em e-mail: Como muitas contrapartes se sentem mais confortáveis usando o Microsoft Word para gerenciar seus contratos, a Docusign introduziu uma maneira fácil de sincronizar documentos Word com o CLM. Após fazer uma alteração em um documento no Microsoft Word, a outra parte pode simplesmente responder à notificação por e-mail do CLM com o documento Word como um anexo. Após verificar o e-mail para assegurar que seja do endereço e do domínio corretos, o CLM carrega o documento Word automaticamente como a versão mais recente, evitando complicações e facilitando para as partes externas fazerem negócios com você usando as ferramentas com as quais elas se sentem confortáveis.

Assista ao vídeo abaixo e veja como é simples:

Mais maneiras para colaborar em contratos no futuro

A Docusign está sempre buscando maneiras novas e inovadoras para que os clientes colaborem com colegas e partes externas durante o processo de contrato e para minimizar ainda mais o tempo para se chegar a um acordo.

"A colaboração é muito importante para redigir contratos melhores que funcionem de uma melhor forma para todas as partes e promovam relações duradouras e mutuamente benéficas", afirma Tsan. "Por isso, estamos investindo muito no roteiro do recurso de colaboração, que é um ponto crucial para a plataforma Docusign CLM."

Saiba mais sobre como o Docusign CLM ajuda a melhorar a colaboração no processo de contrato ou assista ao webinar onde falamos mais sobre como o CLM pode ajudar sua empresa.