Como fazer uma declaração de trabalho: guia prático

Como fazer uma declaração de trabalho torna-se uma dúvida frequente quando o profissional não possui registro em carteira e se depara com a necessidade de atestar formalmente sua atividade para terceiros ou instituições.

Esse documento tem validade jurídica e pode ser utilizado, por exemplo, para escolas, creches, bancos ou faculdades. Contudo, é importante que seja criado da maneira correta para que todas as informações estejam claras e para atender às necessidades para as quais ele foi solicitado.

Continue lendo para entender o que é uma declaração de trabalho, a importância desse documento e como ele é feito. Inclusive, aproveite para anotar as dicas de Norbert Otten, diretor sênior de Soluções da Docusign para LATAM, sobre criar e gerenciar as declarações com eficiência!

O que é uma declaração de trabalho?

A declaração de trabalho é um documento que comprova a atuação profissional de uma pessoa. Ela demonstra de forma legal que aquele indivíduo exerce uma determinada função, seja em uma empresa ou para pessoas físicas.

Geralmente, esse documento é solicitado quando o profissional não tem as suas funções descritas na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Assim, é o recurso que possibilita comprovar que existe a relação empregatícia por meio da prestação de serviços, por exemplo.

Inclusive, o documento também pode ser bastante útil para confirmar o tempo de experiência exercendo um determinado cargo, além de ser uma declaração de horas de trabalho por dia.

Quando a declaração de trabalho é necessária?

Matrícula em creches e escolas públicas

Creches e centros de educação infantil públicos frequentemente exigem a declaração para comprovar que o responsável trabalha em horário compatível com o turno solicitado, critério de prioridade na fila de vagas. O documento deve informar o local de trabalho, o horário de entrada e saída e o telefone de contato da empresa.

Comprovação de renda em bancos e financeiras

Para abertura de conta, solicitação de crédito ou financiamento, trabalhadores sem contracheque (autônomos, informais, domésticos sem registro) usam a declaração como comprovante. Nesse caso, o documento precisa informar a atividade exercida e a renda média mensal estimada.

Justificativa de faltas em faculdades e escolas

Estagiários e estudantes que trabalham em horário de aula usam a declaração emitida pelo empregador para justificar ausências. Cada instituição tem regras próprias sobre prazo de entrega e documentos complementares exigidos.

Solicitação de aposentadoria e benefícios do INSS

Trabalhadores rurais, domésticos e informais que não têm registro na CTPS podem usar a declaração para complementar o histórico de contribuições e solicitar aposentadoria. O INSS orienta que a declaração seja acompanhada de outros documentos comprobatórios (fotos, notas fiscais, declarações de terceiros).

Processos seletivos e comprovação de experiência

A declaração pode ser solicitada por empresas em processos de recrutamento para comprovar experiência em cargos ou funções que não estejam formalmente registrados na CTPS.

Programas sociais e benefícios governamentais

Para acesso a benefícios como o BPC (Benefício de Prestação Continuada) ou o Cadastro Único do Governo Federal, a declaração de trabalho pode ser necessária para comprovar a situação ocupacional do requerente ou de membros do núcleo familiar.

O que deve conter uma declaração de trabalho?

Os campos variam conforme o perfil do trabalhador, mas os elementos essenciais são:

Para trabalhadores com vínculo empregatício (CLT)

• Nome completo, CPF, RG e número da CTPS do trabalhador;

• Cargo ocupado e descrição resumida das atividades;

• Data de admissão;

• Carga horária diária e semanal;

• Nome, CNPJ e endereço da empresa;

• Nome, cargo e assinatura do representante legal da empresa;

• Local e data de emissão.

Para trabalhadores autônomos

• Nome completo e CPF do declarante;

• Descrição da atividade exercida;

• Período de atuação (data de início e, se encerrado, data de término);

• Renda média mensal estimada (quando for para fins de comprovação de renda);

• Endereço onde a atividade é exercida;

• Assinatura do declarante, reconhecida em cartório quando solicitada por banco ou órgão público.

Para empregadas domésticas

• Nome completo e CPF da empregada;

• Nome completo e CPF do empregador (pessoa física);

• Descrição das atividades exercidas;

• Dias e horários de trabalho;

• Data de início da prestação de serviços;

• Assinatura do empregador.

Como fazer uma declaração de trabalho eficiente em 5 etapas

É fundamental saber como fazer uma declaração de trabalho para que não falte nenhuma informação neste documento. Preparamos um passo a passo simples para ajudar você, confira: 

• Colete os dados das partes: Reúna os documentos de identificação do trabalhador e do contratante para evitar erros de digitação.

• Defina a finalidade do documento: Adapte o texto conforme a necessidade (ex: para fins bancários, foque na renda; para creches, foque nos horários).

• Redija com clareza e objetividade: Evite termos genéricos; prefira descrever as tarefas reais executadas pelo profissional.

• Revise as datas de vigência: Certifique-se de que a data de início da prestação de serviço está correta para fins de comprovação de experiência.

• Assine digitalmente: Envie o documento para o representante da empresa via plataforma de assinatura eletrônica para garantir agilidade e validade jurídica imediata.

Como ferramentas digitais podem otimizar a criação e a gestão de declarações de trabalho?

A tecnologia tem sido uma grande aliada na criação e na gestão de diferentes tipos de documentos. Isso inclui as declarações de trabalho. É possível utilizar ferramentas para automatizar as etapas desse processo.

O estudo IDC Tendências TIC 2024 mostrou que, até 2026, a previsão mundial é de que 50% das empresas adotem estratégias para impulsionar os aspectos relacionados ao ciclo de vida da automação, a fim de desenvolver ainda mais essa prática e maximizar os benefícios que ela traz.

E uma das atividades que vêm sendo  impactadas pelas mudanças digitais é a gestão de contratos, documentos e acordos, como Norbert explica: “Podemos dizer que a liberação dos dados dos acordos, a automatização dos fluxos e a conexão com outros sistemas são os três grandes pilares dessa transformação”.

Utilizando as ferramentas digitais, você pode criar diferentes modelos de declaração de trabalho para utilizar em variadas situações. Assim não há necessidade de redigir esses documentos a partir do zero sempre que eles forem solicitados.

Ou seja, basta inserir os dados do profissional no modelo e aproveitar a tecnologia para encaminhar o documento para o representante da empresa de forma digital. Ele pode revisar e assinar digitalmente, o que economiza um tempo precioso.

Norbert explica que as ferramentas digitais ainda possibilitam gerenciar os acordos e os contratos ao longo do seu ciclo de vida. “É possível saber com boa antecedência quais contratos vencerão nos próximos dias ou meses, evitando custos rescisórios por renovações automáticas ou indesejadas, por exemplo”, destaca.

Inclusive, Norbert ressalta que a tecnologia otimiza o trabalho do time jurídico, facilitando, por exemplo, a análise das cláusulas de contratos, as negociações e a realização das mudanças necessárias em documentos e acordos. Tudo de uma forma muito mais ágil.

Esse é um dos motivos pelos quais as empresas da América Latina estão destinando seus investimentos em TI para ser mais produtivas e automatizadas. Segundo a pesquisa IDC, 38% delas querem incrementar a sua produtividade com essa estratégia e 34% visam à automatização de processos.

Aliás, não podemos nos esquecer também de que, com o uso de ferramentas digitais, você ainda centraliza a gestão das declarações de trabalho. Assim, fica muito mais fácil ter o controle desses documentos e dos dados, para que eles sejam monitorados de perto, não se percam, não sofram danos e nem se extraviem.

Como visto, a declaração de trabalho é um documento simples, mas tão importante quanto qualquer outro que rege as relações trabalhistas. Por isso, é essencial saber como criá-la e gerenciá-la da melhor forma, a fim de manter boas relações com os prestadores de serviço e colaboradores.

Quer entender melhor como essas ferramentas funcionam? Faça um teste gratuito das soluções oferecidas pela Docusign para otimizar os seus processos de gestão.

Perguntas frequentes sobre comprovação de trabalho

O autônomo pode fazer sua própria declaração?

Sim. Profissionais liberais sem empresa contratante podem emitir uma "Declaração de Trabalho Autônomo" de próprio punho, preferencialmente acompanhada de comprovantes de rendimento (recibos ou extratos).

A declaração de trabalho substitui a assinatura na carteira? 

Não. Ela é um documento comprobatório de atividade para fins civis. O vínculo empregatício regido pela CLT ainda exige obrigatoriamente o registro na CTPS.

Qual a vantagem da assinatura eletrônica na declaração? 

Além da agilidade (redução de dias para minutos), a assinatura eletrônica oferece rastreabilidade e integridade total ao documento, sendo amplamente aceita por instituições financeiras e pelo Governo Federal.