Como criar uma assinatura? Passo a passo para os 5 tipos

A assinatura é uma marca ou escrita que identifica o autor de determinado conteúdo ou atesta o consentimento e a aprovação deste material por parte dos seus assinantes. A função da firma, como também é chamada, é garantir a autenticidade dos acordos, conferindo validade legal aos tratados. 

Por este motivo, para qualquer ato civil que necessite da comprovação da sua identidade, será exigida uma assinatura.

Contudo, para assegurar o não repúdio dos acordos firmados, é preciso seguir alguns protocolos ao criar assinatura. 

Existem, pelo menos, 5 tipos de assinaturas que apresentam graus de segurança distintos, benefícios específicos e atendem melhor a determinadas finalidades. 

A seguir, entenda mais sobre o assunto e saiba como funciona cada tipo de firma.

Teste grátis a plataforma de assinatura eletrônica da DocusignFree Trial

Tipos de assinatura

Quando falamos em criar uma assinatura,  não estamos nos referindo apenas ao desenho e à grafia, mas também à sua capacidade de autenticação de identidade e validade jurídica. 

Diferentes assinaturas utilizam diferentes mecanismos de validação e, por isso, seguem protocolos de criação e verificação distintos. 

1. Assinatura Manual

A assinatura manual é a assinatura feita de próprio punho em papel impresso, o que demanda a presença física do signatário. 

Essa é a forma mais antiga e tradicional de dar validade jurídica a um documento ao redor do mundo. 

Para ter essa validade no Brasil, porém, ela precisa seguir o padrão definido no seu documento de identidade (RG) ou da firma reconhecida em cartório.

O reconhecimento de firma em cartório é exigido para a assinatura de alguns documentos de maior formalidade. 

Nestes casos, é necessário dirigir-se até um cartório e preencher uma ficha com sua assinatura manual, na presença de um tabelião ou funcionário autorizado. Além disso, o profissional faz cópias dos documentos de identificação do usuário, como RG e CPF.

Validade legal das assinatura manuais

O reconhecimento de uma assinatura manual ocorre por semelhança.

Dessa forma, caso haja contestação judicial diante de uma documento, ele poderá passar por análise de perícia grafotécnica.

O propósito dessa avaliação é concluir se há compatibilidade com o histórico de outras reproduções feitas pelo mesmo autor, tais como tipo de traçado ou modismo de escrita. 

Como criar uma assinatura manual?

A assinatura digital deve se valer da própria caligrafia do signatário, mas é preciso alguns cuidados gerais:

• assinaturas muito “floreadas” podem ser difíceis de replicar e de criar um padrão;

• rabiscos ilegíveis podem indicar pressa e falta de atenção;

• uma assinatura mais extensa e legível é mais difícil de falsificar do que rabiscos.

Algumas dicas úteis para criar a sua assinatura manual são:

• enfatizar a primeira letra ou as iniciais, principalmente se sua assinatura não tiver um formato tão legível — isso dará uma aparência mais robusta e marcante;

• sublinhar é uma forma clássica de ornamentar e dar um estilo;

• usar técnicas de caligrafia, como voltas e formas ovais, principalmente nas letras iniciais, para deixar sua assinatura mais sofisticada;

• adotar números ou símbolos, se esses forem uma marca da sua identidade;

• inserir elementos gráficos que deixam o formato ainda mais personalizado;

• fazer a assinatura com um traço contínuo, ou seja, retirar a caneta do papel o mínimo possível.

2. Rubrica

A rubrica é uma forma abreviada da assinatura manual, normalmente reduzida às iniciais do nome do assinante.

Esse tipo de assinatura é muito utilizada para garantir a validade jurídica de documentos de muitas folhas.

Nesses casos, a última página do documento é assinada e o restante é rubricado. Desta forma, certifica-se de que o assinante fez a leitura do acordo por completo e evita-se que folhas sejam substituídas por conteúdo não verificado pelo signatário.

Validade legal das rubricas

As rubricas também são reconhecidas por semelhança gráfica. 

Caso deseje garantir mais segurança aos registros, é possível registrá-la em cartório, mas isso não é uma obrigatoriedade. 

Como criar uma rubrica?

Você pode começar por analisar sua própria assinatura e capturar os elementos que sejam mais marcantes para reproduzir em sua rubrica — letras iniciais, símbolos, traços, pontos e outros.

Geralmente, utiliza-se na rubrica o primeiro nome ou as iniciais do nome e sobrenome. 

3. Assinatura Eletrônica

A assinatura eletrônica usa diferentes mecanismos eletrônicos para validar a identidade do signatário de um acordo. Alguns dos meios utilizados para comprovar a autenticidade deste tipo são:

• IP do dispositivo usado para a assinatura eletrônica;

• código para a autenticação de 2 fatores via SMS,  e-mail ou ligação;

• senhas;

• captura de mídias, como fotos, vídeos ou áudios;

• geolocalização;

• biometria.

Esse tipo de assinatura é muito prático e útil porque não exige a presença física do signatário. Para firmar um acordo, basta receber o documento online e gerar a assinatura eletrônica.

Validade legal das assinaturas eletrônicas

No Brasil, as assinaturas eletrônicas têm a mesma validade jurídica das assinaturas manuais, o que estabelecido  pela Medida Provisória nº 2.200/2001.

Outro dispositivo legal que fortaleceu juridicamente esse tipo de autenticação foi a Lei Federal nº 11.419/2006. Ela regulamentou a tramitação de documentos eletrônicos dentro do Poder Judiciário — um divisor de águas na evolução do Processo Judicial Eletrônico (PJe).

Como criar uma assinatura eletrônica?

Para realizar a assinatura eletrônica de um documento digital, você deve escolher uma plataforma de assinatura eletrônica, como a Docusign, e subir o documento a ser firmado. 

Com o documento aberto no sistema, vá até os campos de assinatura e clique em assinar. 

A ferramenta da Docusign já vai integrada com um gerador de assinatura eletrônica, de forma que você pode escolher entre:

• utilizar as tipografias disponíveis, 

• escrever a firma manualmente com o touch usando o dedo ou uma caneta específica 

• ou, ainda, escanear a sua assinatura em papel.

Feito isso, basta finalizar e baixar o documento assinado.  

4. Assinatura Digital

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza criptografia assimétrica para validar a identidade do signatário. Por conta disso, para utilizar esse tipo de firma, é preciso possuir um certificado digital.

Um certificado digital funciona como um documento de identidade digital. A ele, são associadas 2 chaves que se modificam a cada assinatura:

1. chave privada: contém os dados pessoais do signatário criptografados. É usada para assinar os documentos e deve ser de conhecimento exclusivo de seu portador;

2. chave pública: é o código usado para decodificar a chave privada. Deve ser compartilhada com quem precisa verificar a autoria do documento.

Para ser válido, o certificado digital deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (ACs) vinculada à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), cadeia hierárquica formada por instituições públicas e privadas que regulamentam e emitem certificados digitais no Brasil.

Validade legal da assinatura digital

Assim como a assinatura eletrônica, a digital também tem validade jurídica similar à manuscrita. Contudo, ela apresenta um maior grau de segurança e confiabilidade devido ao seu método de autenticação.

Dessa forma, esse tipo de assinatura é geralmente obrigatório em processos mais sensíveis, como:

• emissões de notas fiscais eletrônicas;

• entrega da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) — documento

• declarado anualmente com dados de atividades trabalhistas da empresa —, com uso obrigatório do certificado digital para companhias com mais de 11 funcionários;

• demonstrativos de recolhimento de FGTS e outros encargos relativos a direitos trabalhistas.

Como criar uma assinatura digital?

O processo aqui é semelhante ao da assinatura eletrônica, mas com algumas etapas a mais. 

Para criar uma assinatura digital:

• esteja em posse do dispositivo que armazena o seu certificado digital;

• logue na sua plataforma de assinatura digital e baixe o documento a ser firmado;

• encontre os campos de assinatura, clique em assinar e selecione a opção de assinatura digital;

• em seguida, selecione o certificado digital a ser utilizado;

• digite a senha que autoriza a assinatura e pronto!

Aqui, você também pode decidir como fazer a sua assinatura digital de forma estilística, com tipografias disponíveis pela ferramenta, escrevendo a mão via touch ou subindo uma foto da manuscrita.

5. Assinatura digitalizada

A assinatura digitalizada é obtida por meio do escaneamento de uma assinatura manuscrita ou documento impresso. Assim, esse modelo nada mais é do que uma versão eletrônica de uma assinatura comum. 

Validade jurídica das assinaturas digitalizadas

Como não existe nenhum tipo de tecnologia de criptografia que dê maior segurança a esse tipo de assinatura, ela pode ser violada com maior facilidade, aumentando as chances de fraudes. 

Dessa forma, ela não garante a autenticidade legal ou a integridade de um documento eletrônico e, portanto, não tem validade jurídica.

Para que documentos públicos e privados digitalizados tenham validade jurídica, eles precisam cumprir requisitos técnicos específicos determinados no Decreto n° 10.278/2020.

Fora deste contexto, porém, a assinatura digitalizada pode ser usada para fins estilísticos na firma de documentos online, desde que associada aos mecanismos de segurança das assinaturas 

Benefícios das assinaturas eletrônicas

Além da conveniência de dispensar a presença física do signatário para firmar documentos, as assinaturas eletrônicas apresentam outras vantagens:

• redução de custos — despesas com impressões, envio, autenticação e armazenamento de documentos são drasticamente reduzidas e também há minimização do uso de materiais físicos, como papel, impressões, canetas, grampos e outros que são necessários para assinatura à mão;

• respeito à sustentabilidade — a redução do uso do papel diminui o impacto ambiental na extração de recursos naturais e no descarte de materiais, o que também beneficia a imagem do negócio, já que cada vez mais pessoas estão preferindo empresas que prezam pelo desenvolvimento sustentável;

• mais produtividade — contratos eletrônicos são fechados de forma mais rápida, uma vez que todas as transações podem ser realizadas no ambiente online. Além disso, como o arquivo é digital, também é possível atualizar o registro, armazená-lo e enviá-lo às partes agilmente, o que minimiza a burocracia na rotina corporativa;

• aprimoramento no gerenciamento de dados — arquivos digitais são mais fáceis de serem organizados e armazenados, tornando o gerenciamento de documentos corporativos muito mais eficiente.

Como escolher a melhor assinatura eletrônica para a empresa?

A assinatura eletrônica pode ser de 3 tipos:

• simples — utiliza mecanismos eletrônicos para a validação do signatária, como endereços de e-mail e códigos enviados via SMS. Equivale à assinatura eletrônica prevista na MP 2.200-2/2001;

• avançada — utiliza um certificado digital não emitido pela ICP-Brasil. A assinatura avançada da Docusign usa banco de dados confiáveis para verificação de identidade;

• qualificada — utiliza um certificado digital da ICP-Brasil. Em essência, é a mesma assinatura digital prevista no MP 2.200-2/2001.

A escolha entre elas dependerá das necessidades específicas do seu negócio, por isso o primeiro passo a ser dado antes de tomar uma decisão é estudar as características da sua empresa e pensar o que se encaixa melhor ao seu negócio.

A assinatura eletrônica costuma servir para a maior parte dos documentos e situações, além de ser simples, fácil e versátil de usar. Como a digital exige o certificado emitido pela ICP-Brasil, às vezes o processo pode se complicar. 

Entretanto, em casos específicos e documentos mais sensíveis, há a exigência do certificado digital, fazendo-se necessária a assinatura digital.

Conheça a assinatura eletrônica Docusign

A Docusign é líder no segmento de serviços para assinatura eletrônica por meio de soluções como o eSignature, que permite que clientes, parceiros, fornecedores e funcionários assinem vários documentos em praticamente qualquer lugar e dispositivo.

As soluções oferecidas pela Docusign garantem personalização e agilidade na geração de documentos e envio para assinatura, viabilizando a colaboração e uso de modelos compartilhados, o que contribui significativamente para tornar o processo de criação e assinatura eletrônica mais dinâmico e seguro.

Inclusive, a segurança é um dos aspectos de destaque da plataforma Docusign. 

O eSignature garante conformidade legal e proteção das partes envolvidas sem afetar a experiência do usuário. Os clientes têm acesso a camadas adicionais de segurança por meio de recursos de validação de signatários e tecnologias para detecção de ameaças.

Com a Docusign você tem acesso a soluções alinhadas com as melhores tecnologias disponíveis no mercado, o que ajudará a sua empresa a alcançar eficiência, proteção e profissionalismo.

Agora que você já sabe como criar uma assinatura, que tal experimentar a plataforma Docusign e suas principais funcionalidades? Aproveite e faça um teste grátis durante 30 dias da plataforma de assinatura eletrônica da Docusign!

Teste grátis a plataforma de assinatura eletrônica da DocusignFree Trial