Como assinar documento com certificado digital: guia completo

Para assinar um documento com certificado digital, você precisa de um certificado ICP-Brasil válido (A1 ou A3), de uma plataforma de assinatura digital confiável e do PIN do seu certificado — o processo inteiro leva menos de dois minutos. Se você ainda avalia se precisa de um certificado ou se uma assinatura eletrônica simples resolve o seu caso, confira a tabela de obrigatoriedade logo abaixo.

O certificado digital é um documento eletrônico que comprova a identidade de uma pessoa física (e-CPF) ou jurídica (e-CNPJ) em meios digitais, emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Ele é diferente de uma assinatura eletrônica simples: enquanto a assinatura eletrônica usa dados como e-mail ou SMS para identificar o signatário, o certificado digital usa criptografia assimétrica e tem equivalência jurídica plena com a assinatura de próprio punho, conforme o art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020.

Em janeiro de 2026, o Brasil registrava 15,7 milhões de certificados digitais ativos, com crescimento superior a 10% ao ano, segundo dados do ITI  se abre en una nueva pestaña(Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) e da ANCD (Associação Nacional de Certificação Digital).

Neste guia, você vai entender passo a passo como assinar um documento com certificado digital, quando esse tipo de assinatura é obrigatório, as diferenças entre os tipos de certificado e muito mais. Continue lendo!

Quais os requisitos para assinar documentos com certificado digital?

Antes de iniciar qualquer assinatura com certificado digital, especialmente na Docusign, verifique os itens abaixo:

• Certificado digital válido (A1 ou A3), emitido por Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil

• Se for um certificado A1: arquivo .pfx ou .p12 instalado no computador

• Se for certificado tipo A3: token USB ou smartcard conectado ao computador, com o driver da AC instalado

• Agente de Assinatura da Docusign instalado (.exe para Windows ou .pkg para macOS)

• Extensão do Agente de Assinatura instalada no navegador (Chrome ou Firefox)

• Java instalado e atualizado na máquina (necessário para o Agente de Assinatura)

• PIN do certificado em mãos

• Certificado dentro do prazo de validade (A1: 1 ano; A3: até 3 anos; em nuvem: até 5 anos)

Atenção: se o certificado estiver vencido, a assinatura será automaticamente rejeitada. Verifique sempre a validade antes de começar.

Como assinar um documento com certificado digital na Docusign?

Passo 1: instale o Agente de Assinatura da Docusign

Acesse a sua conta na Docusign e abra o envelope para assinatura. A plataforma detecta automaticamente se o Agente está instalado. Caso não esteja, uma janela com instruções será exibida.

• Windows: baixe e execute o arquivo .exe

• macOS: baixe e execute o arquivo .pkg

• Após instalar o aplicativo nativo, instale também a extensão do navegador (disponível para Chrome e Firefox)

• Aguarde a confirmação de instalação e reinicie o navegador

Você só precisa instalar o Agente uma vez. Nas próximas assinaturas, ele é carregado automaticamente.

Passo 2: abra o envelope e clique em "Continuar"

Com o Agente instalado, abra o envelope enviado para assinatura e clique em "Continuar". O Agente fará uma varredura automática e exibirá a lista de certificados encontrados no computador ou conectados via token.

Passo 3: selecione o certificado correto

Revise os certificados listados. Cada um exibe:

• Nome do titular (pessoa física ou jurídica)

• Data de validade

• Autoridade Certificadora emissora

Clique no ícone de detalhes para verificar as informações completas antes de selecionar. Em seguida, clique em "Continuar".

Se o seu certificado não aparecer na lista: verifique se o token está conectado, se o driver está instalado corretamente e clique em "Atualizar certificados".

Passo 4: informe o PIN do certificado

Digite o PIN do seu certificado digital. A plataforma exibe um aviso se o número de tentativas incorretas estiver próximo do limite.

Cuidado: certificados A3 podem ser bloqueados permanentemente após o número máximo de tentativas incorretas definido pela AC emissora. Em caso de dúvida sobre o PIN, contate a Autoridade Certificadora antes de tentar novamente.

Certificados A1 instalados diretamente no computador podem não solicitar PIN, dependendo da configuração da AC.

Passo 5: aguarde a validação e baixe o PDF assinado

O Agente realiza a assinatura e a validação automaticamente. O resultado é um arquivo PDF com assinatura PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) — formato padrão internacional que embute a assinatura digitalmente no arquivo, tornando qualquer alteração posterior detectável.

Ao abrir o PDF assinado, você verá o painel de assinaturas com o status "Assinatura válida", o nome do titular, a data e hora e a AC emissora.

Diferença entre certificado A1, A3 e em nuvem

Entender o tipo do seu certificado é essencial para instalar e usar corretamente. Confira as principais diferenças:

Fontes: ITI — Instituto Nacional de Tecnologia da Informação; ANCD — Associação Nacional de Certificação Digital.

Quando o certificado digital é obrigatório por lei?

Não são todos os documentos que exigem certificado ICP-Brasil. A tabela abaixo resume as situações mais comuns, com base legal:

Base legal: Medida Provisória nº 2.200-2/2001; Lei nº 14.063/2020; Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016.

Para contratos entre particulares que não envolvam entes públicos, a Lei nº 14.063/2020 admite qualquer modalidade de assinatura eletrônica, desde que as partes aceitem. Isso significa que, para a maioria dos contratos comerciais, a assinatura eletrônica avançada da Docusign já é suficiente e tem plena validade jurídica — sem a necessidade de adquirir um certificado.

Como verificar se um documento foi assinado corretamente

Após assinar, é possível validar a assinatura de duas formas simples.

Opção 1 — Pelo leitor de PDF (Adobe Reader ou similar): Abra o arquivo. Um painel ou banner superior indicará "Assinatura digital verificada", com o nome do titular, a data e o status do certificado.

Opção 2 — Pelo Validador Oficial da ICP-Brasil:

• Acesse validar.icpbrasil.gov.br se abre en una nueva pestaña

• Faça o upload do arquivo PDF assinado

• O sistema verifica automaticamente: validade do certificado, cadeia de confiança, revogação (LCR) e integridade do documento

• O resultado exibe o status "Assinatura válida" ou aponta o motivo de invalidade

Se o documento for alterado após a assinatura — mesmo uma vírgula —, o hash criptográfico muda e a assinatura é automaticamente invalidada. Essa é a garantia de integridade que diferencia a assinatura digital de uma simples imagem escaneada.

Como obter um certificado digital ICP-Brasil?

Se você ainda não tem um certificado, o processo de emissão segue estas etapas:

• Escolha uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pelo ITI. A lista completa está em iti.gov.br se abre en una nueva pestaña.

• Defina o tipo de certificado — A1, A3 ou em nuvem — e se é para pessoa física (e-CPF) ou jurídica (e-CNPJ).

• Preencha o cadastro online no portal da AC escolhida.

• Valide sua identidade: presencialmente em uma Autoridade de Registro (AR) ou por videoconferência, opção disponível desde 2020 nos termos da Portaria ITI nº 1/2020.

• Receba o certificado: arquivo .pfx para A1 (download seguro) ou token físico para A3 (retirada ou envio pela AR).

Diferença entre assinatura digital, eletrônica e digitalizada

Antes de assinar, garanta que você está usando o tipo de assinatura certo. De forma resumida:

• Assinatura digitalizada: é só a foto da assinatura. Não tem validade jurídica para contratos.

• Assinatura eletrônica: usa e-mail, senhas ou biometria. Tem validade legal para a maioria dos acordos comerciais.

• Assinatura digital (seu caso aqui): exige o certificado ICP-Brasil. Tem o peso de uma assinatura reconhecida em cartório."

Benefícios do certificado digital para a sua empresa

Agilidade e redução de custos operacionais

Contratos que antes levavam dias para circular entre as partes para assinatura presencial podem ser finalizados em minutos. Elimine gastos com papel, impressões, correios e idas ao cartório. O que levava dias agora é resolvido em minutos. Você pode, por exemplo, enviar um modelo de proposta comercial e fechar o negócio no mesmo dia, com o cliente assinando direto pelo celular.

Conformidade legal garantida

Para empresas que emitem NF-e, operam com eSocial, SPED ou se relacionam com a Receita Federal, o certificado digital ICP-Brasil é requisito legal. Operar sem ele implica multas e bloqueios em sistemas governamentais.

Cultura paperless e sustentabilidade

A substituição de documentos físicos por contratos digitais assinados com certificado reduz o consumo de papel e os custos de armazenamento físico. Com soluções de gestão como o Docusign IAM, é possível armazenar, localizar e auditar todos os acordos em um único lugar.

Mobilidade total

Com um certificado A3 em nuvem, é possível assinar documentos de qualquer dispositivo, em qualquer lugar, sem depender de presença física ou de um computador específico. Isso acelera o fechamento de contratos com parceiros em outras regiões ou países.

Validade jurídica incontestável em transações críticas

Nos termos do art. 10, §1º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, documentos assinados com certificado ICP-Brasil têm presunção de autoria e integridade. Isso simplifica eventuais disputas judiciais ao eliminar a necessidade de perícia grafotécnica e reforça a segurança das transações mais sensíveis da sua empresa.

Como a Docusign facilita a assinatura com certificado digital?

A Docusign — provedora número 1 em assinatura eletrônica e gerenciamento inteligente de acordos, com mais de 1,8 milhão de clientes em mais de 180 países — aceita e processa assinaturas com certificado digital ICP-Brasil por meio do Agente de Assinatura, gerando assinaturas no padrão PAdES, o mesmo exigido por órgãos regulatórios brasileiros.

O Agente é compatível com:

• Sistemas operacionais: Windows (Chrome, Firefox) e macOS (Chrome, Firefox, Safari)

• Tipos de certificado: A1 (arquivo), A3 (token USB e smartcard) e certificados em nuvem

• Formato de saída: PDF com assinatura PAdES, validável pelo Validador ICP-Brasil

Para documentos que não exigem certificado ICP-Brasil por lei, a assinatura eletrônica da Docusign é a alternativa mais simples e com maior taxa de conversão — 78% das transações são concluídas em menos de 24 horas, e 43% em menos de 15 minutos, sem instalação de drivers ou tokens pelo signatário.

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Perguntas frequentes

Preciso de certificado digital para assinar qualquer documento?

Não. O certificado digital ICP-Brasil é obrigatório apenas em situações definidas em lei, como emissão de NF-e, obrigações com a Receita Federal e atos notariais eletrônicos de alta criticidade. Para a maioria dos contratos comerciais entre pessoas físicas e jurídicas privadas, a assinatura eletrônica tem validade jurídica plena pela MP nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020.

O que fazer se o certificado não aparecer na lista do Agente?

Verifique: (1) se o token A3 está conectado e o driver instalado; (2) se o certificado não está vencido; (3) se o Java está instalado e atualizado; (4) clique em "Atualizar certificados" dentro do Agente. Se o problema persistir, reinstale a extensão do navegador e o aplicativo nativo.

Posso assinar com certificado digital pelo celular?

Sim, se você tiver um certificado A3 em nuvem. Nesse modelo, o certificado fica armazenado em um HSM (Hardware Security Module) da AC e você autoriza a assinatura pelo aplicativo autenticador. Certificados A1 e A3 físicos exigem computador.

O que acontece se o certificado expirar antes da assinatura?

A assinatura será rejeitada pela plataforma. Você precisará emitir um novo certificado junto à AC. Verifique sempre a validade antes de iniciar — especialmente para certificados A1, que têm validade de apenas um ano.

Qual é a diferença entre e-CPF e e-CNPJ?

O e-CPF é o certificado digital para pessoa física — equivale ao CPF no ambiente digital. O e-CNPJ identifica a empresa. Para assinar documentos em nome da empresa, o correto é usar o e-CNPJ do representante legal ou o e-CPF de quem constar como responsável no contrato social.