Como assinar documento com certificado digital passo a passo

Muitas vezes, um “calcanhar de Aquiles” das organizações é a gestão de documentos e contratos no dia a dia. Não saber como assinar documento com certificado digital e nem utilizar a assinatura eletrônica pode gerar perdas de oportunidades, dificuldades de relacionamento com parcerias, entre outros pontos delicados.

A implementação dessas tecnologias é um passo muito importante na transformação digital dos negócios. Por isso, é fundamental pensar em formas de otimizar essa área para mudar as rotinas da sua empresa para melhor.

A Docusign conta com um ecossistema de gestão de documentos moderno e eficaz, além da assinatura eletrônica com validade jurídica, para otimizar os processos do seu negócio. Faça um teste e experimente nossas soluções.

Neste artigo, você vai entender como fazer isso. Então, se tem dúvidas sobre como assinar um documento com certificado digital, continue lendo. Nos tópicos a seguir, traremos as principais informações sobre o assunto. Aproveite para ficar por dentro.

Passo a passo para assinar documento com certificado digital

O certificado digital é um documento que permite à sua empresa atestar que ela é, de fato, a titular daquela comunicação. É a mesma lógica de pensar na função que o documento de identidade tem para uma pessoa física.

Em alguns casos específicos, quando você precisa assinar um contrato é necessário apresentar o documento para comprovar que você é quem diz ser, a fim de que aquele contrato tenha validade legal e seja possível atestar a segurança daquela transação.

Nesse sentido, quando temos documentos que são emitidos de forma digital, é importante ter como atestar que o emissor é realmente aquela entidade (pessoa física ou pessoa jurídica). Assim, o certificado digital funciona como uma espécie de substituto do CPF e do CNPJ.

Para poder utilizá-lo, é preciso realizar um processo análogo ao de emissão de documentos oficiais. Ainda, para atestar a veracidade de quem o está solicitando, o responsável (seja pessoa física ou jurídica) deverá entrar em contato com uma Autoridade de Registro (AR). Ela o encaminhará para uma Autoridade Certificadora (AC). 

Seguindo as diretrizes da ICP-Brasil, ela assegurará a autenticidade da operação e permitirá a emissão do certificado digital. Ele ficará armazenado em um token ou computador.

Mas como assinar documento com certificado digital? O caminho é simples e, a seguir, listamos os passos para facilitar ainda mais para você:

1. Faça a instalação do Agente de Assinatura da Docusign (extensão de browser e aplicação nativa, sendo .exe para Windows e .pkg para Mac);

2. Abra o programa para ver uma lista dos certificados encontrados em seu computador;

3. Selecione o certificado que deseja utilizar;

4. Clique em “Continuar” para informar o PIN;

5. Aguarde o Agente realizar a assinatura e sua validação.

O Agente vai gerar uma assinatura PAdES, em arquivo PDF. Basta abrir esse arquivo para visualizar o documento assinado com seu certificado digital.

Validade jurídica do certificado digital

Um documento que tenha sido assinado eletronicamente tem a mesma validade de um documento físico com assinatura feita à caneta. Por isso, não se preocupe quanto a essas questões.

Inclusive, houve uma atualização do artigo 784 do Código de Processo Civil e foi promulgada a Lei 14.620/2023, que agora determina:

“Nos títulos executivos constituídos ou atestados por meio eletrônico, é admitida qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em Lei, dispensada a assinatura de testemunhas quando sua integridade for conferida por provedor de assinatura”.

Como assinar documentos sem um certificado digital

Agora que você sabe como assinar com certificado digital, é importante ressaltar que o uso do certificado para realização de assinatura digital é requerido apenas em casos específicos.

Logo, você não precisa adquirir um certificado para assinar documentos digitais. Isso pode ser feito por meio da assinatura eletrônica sem o certificado. Ela também tem validade jurídica e pode ser utilizada em várias situações.

A diferença é que esse tipo de assinatura, em seu formato simples, requer apenas um meio eletrônico para fazer a identificação do signatário utilizando dados como e-mail, CNPJ ou um PIN predefinido.

Ademais, existem diversos tipos de assinatura eletrônica que você pode utilizar conforme a necessidade ou ocasião, sendo assinatura simples, avançada e qualificada. Todas elas são válidas juridicamente.

Benefícios da assinatura eletrônica com o certificado digital

Conheça algumas vantagens de promover essa transformação digital no seu negócio e os ganhos que ele pode alcançar.

Agilidade na assinatura digital de documentos

Os processos feitos com uso de documentos de papel demandam um tempo considerável, ou seja, para a impressão, o envio do documento para ser assinado entre as partes etc. Com a possibilidade da assinatura digital, sua empresa pode acelerar os processos e prazos de fechamento de contratos com parceiros fora da sua região.

Adequação para a legislação vigente

Muitas regiões exigem o uso de certificado digital para a emissão de Nota Fiscal. Por isso, se você está abrindo sua empresa, o uso do certificado garantirá adequação à lei vigente, permitindo manter operações regulares que não trarão problemas no futuro.

Escritório sem papel

Com a mudança dos processos tradicionais para o uso do certificado digital, alinhado com soluções de gerenciamento de contratos, é possível mudar a estrutura da sua empresa para redução do uso de papel, com uma cultura paperless. Esse é um passo importante para um negócio mais sustentável, além de proporcionar a aceleração dos processos de transformação digital.

Maior mobilidade para o seu negócio e para os clientes

Muitas vezes, um contrato demora a ser assinado justamente pela dificuldade para conciliar agendas entre as partes envolvidas ou devido à distância geográfica. Assim, se o seu negócio vai fechar uma parceria com uma empresa de outro estado, utilizando o certificado digital, o processo é simplificado e garante praticidade para todos.

Redução de custos

Quando a empresa trabalha com assinatura física de documentos, há diversos gastos que, ao final, podem representar um custo razoável para o negócio, como:

• tinta para impressora;

• papel;

• envio do documento físico;

• deslocamento de pessoal;

• valor do registro em cartório.

Com o certificado digital, ambas as partes podem assinar o documento rapidamente, reduzindo bastante os gastos listados.

Assinatura eletrônica Docusign

A Docusign, provedora nº1 de soluções para criação, formalização e gestão de acordos digitais, disponibiliza diversos serviços que auxiliam sua empresa na agilização da assinatura de documentos e no posterior gerenciamento deles. Por meio do eSignature, por exemplo, você consegue realizar a assinatura eletrônica com validade jurídica, segurança e rapidez. Para a gestão do ciclo de vida de contratos, você pode contar com o Docusign IAM, plataforma impulsionada por IA que transforma o conteúdo dos seus documentos em informações acionáveis, fáceis de localizar e analisar.

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