Como arquivar documentos de forma eficiente no ambiente empresarial?

Um dos mais importantes pré-requisitos para o funcionamento eficiente dos processos administrativos de uma empresa é a sua organização interna, o que se relaciona diretamente com sua capacidade de arquivar documentos de forma inteligente.

Por esse motivo, é fundamental que toda a estrutura organizacional do negócio seja previamente articulada, o que inclui a definição e o desenvolvimento de estratégias de arquivamento de alta performance. O grande problema é que esse contexto nem sempre é a realidade da maior parte das companhias, principalmente no Brasil.

Vamos entender como arquivar documentos com eficácia e, assim, ser capaz de usar as informações que transitam pela sua empresa a seu favor? Veja agora como fazer!

Por que criar uma metodologia estruturada para arquivar documentos impulsiona o crescimento?

Pode acreditar: a maturidade da gestão documental (e, portanto, no fluxo de documentos) ainda é um sonho distante para muitas empresas brasileiras. Uma pesquisa feita pela PwC mostra alguns dados que explicam direitinho as razões pelas quais arquivar documentos de forma inadequada gera altos prejuízos financeiros às organizações.

Sabia, por exemplo, que os gestores das empresas normalmente perdem 1 mês do ano apenas procurando informações armazenadas em locais inadequados?

Sabia também que ao menos 66% das informações guardadas pelas companhias são obsoletas, contribuindo tão-somente para aumentar o caos nos arquivos corporativos?

E o que dizer dos extravios? Entre 2% e 5% dos arquivos são perdidos ou alocados incorretamente todos os dias. E se nesse percentual estiver um contrato crítico para sua organização?

Na melhor das hipóteses, você ficará desprotegido juridicamente e pode ser impedido de cobrar do contratante a boa execução dos serviços ajustados, por exemplo. Na pior, pode ter que arcar com indenizações em Juízo pela acusação de fatos que não consegue comprovar com o contrato — já que a única via física foi perdida. Arquivar documentos é coisa séria.

A gestão de documentos é ainda subestimada pelas empresas, especialmente porque os efeitos da sua ineficiência tendem a ser imperceptíveis a olho nu, ainda que, silenciosamente, sejam corrosivos ao faturamento da organização. 

Mas a ausência de métodos estruturados para arquivar documentos costuma resultar em um nível de caos organizacional tão elevado que é difícil manter a empresa de portas abertas por muito tempo.

Um levantamento sobre causa mortis empresarial, feito pelo Sebrae, mostrou que a falência dos negócios tem relação direta com a falta de estratégias para arquivar documentos (e, com isso, gerir seu conhecimento). Dentre os falidos:

• 46% dos não sabiam o número de clientes que possuíam;

• 39% não tinham dados concretos sobre seu capital de giro;

• 38% não sabiam o número de concorrentes;

• 43% não mais buscaram o plano de negócios após sua elaboração.

Perceba que todos os números acima apontam para a mesma conclusão: falta de qualidade na gestão de dados desidrata a empresa.

A razão é que não dá para conduzir uma aeronave sem painel de controle, não há como navegar sem timão e bússola. Da mesma forma, não é possível gerenciar uma empresa sem dados seguros, centralizados e disponíveis. E os dados estão nos documentos que tramitam em sua companhia.

A propósito, o departamento administrativo da sua empresa consegue encontrar qualquer documento com rapidez? Se essa pergunta não desperta em você muitas certezas, você precisa imediatamente rever sua política de gestão documental, ou seja, a forma com a qual você costuma arquivar documentos.

É possível arquivar documentos corporativos eficientemente, de forma a otimizar procedimentos administrativos e melhorar os processos de gestão, englobando todos os setores.

Há também inúmeros benefícios gerados em um negócio quando essas estratégias de arquivamento são devidamente colocadas em prática.

Quais são as principais dicas para arquivar documentos de forma eficiente?

O aumento massivo da produção documental, após a segunda metade do século XX, fez com que as organizações criassem métodos de separação, classificação e guarda de seu patrimônio informacional. Tudo no intuito de aumentar a eficácia na gestão de seu próprio conhecimento.

Com o desenvolvimento das plataformas em nuvem, as próprias empresas passaram a existir no ambiente digital, cenário que se aproveitou das técnicas já existentes para formar um novo paradigma em gestão da informação.

Nesse contexto de agregação, armazenamento on-line e respeito às tabelas de temporalidade, há, atualmente, inúmeras dicas que você pode seguir para arquivar documentos com muito mais qualidade. Algumas delas logo abaixo.

Entenda as características dos documentos da empresa

Quer arquivar documentos com inteligência? O primeiro passo na direção de uma metodologia eficiente é conhecer as características dos “papéis” que tramitam na empresa.

Isso é importante porque contribui para definir como o processo deverá ser conduzido, incluindo o meio de armazenagem — se necessariamente em papel ou somente no formato digital — e o tempo de guarda de cada arquivo.

Caso não haja profissionais com esse know how na companhia, vale a pena investir em uma consultoria, uma vez que o descarte equivocado de documentos pode gerar prejuízos consideráveis ao negócio.

Depois que as especificidades de cada tipo de arquivo forem detalhadas, é importante que seja elaborada e divulgada entre os colaboradores uma normativa com todas as informações para arquivar documentos de forma padronizada.

Faça triagem de seus documentos

O conceito de triagem se confunde com avaliação, dado que ambos os processos de relacionam com a depuração da massa documental, descartando arquivos sem valor e mantendo os que trazem alguma relevância à empresa. A partir dessa ação, procede-se à imediata distribuição e arquivamento de acordo com a classe e a fase documental:

• corrente: em uso atual;

• intermediária: armazenamento provisório, com possibilidade de acesso esporádico;

• permanente: arquivo definitivo.

É na triagem que é analisada a natureza do documento, agregando papéis de mesmo setor e, dentre eles, os de assuntos em comum. Quando a empresa trabalha apenas de forma manual (com suporte em papel), a depender do porte da companhia, é necessário até mesmo criar um setor específico apenas para esse tipo de tarefa.

Quem atua com base em documentos digitais, entretanto, reduz em pelo menos 90% esse esforço, uma vez que existem muitas plataformas que automatizam a distribuição de contratos, declarações, propostas etc., tornando possível arquivar documentos sem intervenção humana.

Estabeleça regras para acesso aos documentos

Como medida de segurança, tanto com relação à integridade dos documentos quanto ao funcionamento administrativo da empresa de forma geral, é preciso que sejam criadas regras não somente para arquivar documentos, mas também para acessá-los.

Essas normas devem definir quem pode ter acesso a cada arquivo, além de estabelecer os tipos de alterações documentais possíveis.

Além de constituírem práticas que visam à proteção de dados, essas ações ajudam a harmonizar o workflow administrativo da companhia. Tal alinhamento é essencial, uma vez que possibilita o controle de manuseio de arquivos, de modo a evitar erros e extravios.

No caso de documentos armazenados digitalmente, a segurança das informações aumenta, já que o acesso se dá mediante registro do colaborador e o histórico de ações pode ser verificado.

Defina os locais de arquivamento dos documentos

Tanto os documentos digitais quanto os impressos precisam de locais apropriados para serem armazenados.

Por isso, uma etapa importante para o estabelecimento de estratégias de otimização no ato de arquivar documentos é a escolha dos espaços destinados à guarda documental. É preciso que essa definição leve em conta a infraestrutura da empresa, a fim de não onerar o seu orçamento.

No caso de arquivos em papel, a companhia deve pensar em aspectos físicos, como salas disponíveis, armários, pastas e fichários necessários, assim como ventilação, iluminação e condições de temperatura adequadas para a preservação do material impresso.

Os arquivos digitais demandam a preocupação da empresa com o tipo de mídia que lhes servirá de suporte, especificamente com relação à segurança e à capacidade de armazenamento do local escolhido — seja ele físico ou em nuvem. De toda forma, arquivar documentos em via digital é muito mais simples e seguro.

Arquive documentos contábeis por assunto e em ordem crescente

Mesmo com o advento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o volume de multas aplicadas em função de transporte, estocagem e depósito de mercadorias sem documentação fiscal ainda é abundante — só em São Paulo, por exemplo, o regulamento do ICMS prevê uma multa de 50% sobre o valor da operação.

O problema é que, mesmo com as facilidades atuais do mundo digital, muitos gestores ainda se descuidam quando se lançam a arquivar documentos como notas fiscais, e-mails enviados à Fazenda Pública, duplicatas, legislação, contratos e muito mais.

Por isso, o armazenamento de documentos contábeis (sejam eles físicos ou em formato digital) deve ser feito por assunto — DRE, fluxo de caixa, balanços patrimoniais, notas fiscais e assim por diante. Cada uma dessas classes deve ser protegida por pastas, contendo arquivos alinhados em ordem crescente a partir da data de emissão.

No caso da ação de arquivar documentos físicos, é recomendável também dar preferência a invólucros transparentes para facilitar ainda mais a identificação.

Evite se desfazer de documentos relativos a aquisições de imóveis antes de ter a escritura

Quaisquer documentos ligados à aquisição de imóveis devem ser arquivados até a data de lavratura e de registro imobiliário da escritura. Aqui entram instrumentos de promessa de compra e venda e contratos de financiamento, bem como todos os devidos comprovantes de pagamentos que foram efetuados.

A guarda desses arquivos é importante porque funciona como uma forma de precaução quanto a potenciais pendências documentais que possam surgir. O ideal é arquivar documentos imobiliários permanentemente, mas, se não for possível, não se desfaça de nada antes de ter em mãos a escritura.

Crie uma tabela de temporalidade para arquivar corretamente seus documentos

A tabela de temporalidade delineia o tempo de arquivamento de cada tipo de documento, evitando que os funcionários se desfaçam de recibos, duplicatas e contratos antes do prazo devido.

Esse instrumento é importante porque chama a atenção dos colaboradores para a necessidade de arquivar documentos de acordo com a legislação vigente. Confira agora alguns dos principais períodos de guarda obrigatórios:

• acordo de compensação de horas: 5 anos;

• carta de pedido de demissão: 5 anos;

• Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT): 10 anos;

• COFINS: 5 anos;

• comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: 30 anos;

• documento de RH, como recibo de 13º salário, comprovantes de férias, folhas de pagamento, recibo de salários e TRCT (termo de rescisão): 10 anos.

Recorra à microfilmagem caso não possa simplesmente digitalizar

A microfilmagem é um processo de gerenciamento e armazenamento de documentos por meio da captação fotográfica. Com ele, o volume e o tamanho do arquivo são radicalmente reduzidos, fazendo com que essa forma de armazenamento seja muito mais prática do ponto de vista físico.

Outra vantagem de arquivar documentos dessa maneira diz respeito à duração maior dos arquivos microfilmados em relação aos físicos, que, se alocados adequadamente, podem durar algumas centenas de anos.

Estruture o espaço físico para possibilitar a movimentação dos arquivos

Se você ainda não tem um espaço destinado aos arquivos e está pensando em criar um agora, tome cuidado para não subestimar a capacidade da empresa de gerar papel.

É muito comum que gestores ignorem o poder reprodutivo de contratos, legislações, recibos, notas fiscais, requerimentos, relatórios de folha de pagamento, guias e assim por diante.

O problema é que, assim, o ambiente destinado ao arquivo morto vai aos poucos se transformando em um espaço completamente insalubre. É importante, portanto, que a empresa pense a longo prazo, estruturando-se para o inevitável aumento dos arquivos físicos com o passar dos anos.

Dessa maneira, além da temporalidade já citada anteriormente, é recomendável separar um espaço amplo para arquivar documentos, de preferência contando com rampas e elevadores, a fim de facilitar eventuais deslocamentos de caixas e simplificar a busca no dia a dia.

Digitalize seus documentos para evitar deteriorações e extravios

Além da redução na produtividade da equipe (pelo manuseio diário de caixas-arquivo), a perda de documentos corriqueiros, como uma simples nota fiscal, pode gerar punições pesadas à empresa.

Sim, arquivar documentos com ineficiência sai mais caro do que parece. A Lei nº 8.137/1990, que define os crimes contra a ordem tributária, é clara:

Diante da gravidade das consequências, é altamente recomendável digitalizar a documentação física e migrar definitivamente para a tramitação digital, que, além de mais segura, gera economias de tempo e dinheiro.

Você sabia, por exemplo, que seus e-mails podem ser transformados em documentos com valor jurídico, substituindo as cartas registradas? Isso acontece por meio do acréscimo de elementos técnicos e legais que comprovam o envio e o recebimento de e-mails e documentos eletrônicos.

Uma mudança simples como essa na estrutura administrativa da empresa reduz custos com serviços de postagem e diminui o tempo perdido com atividades burocráticas, além de otimizar a gestão de documentos na organização.

Nessa perspectiva, uma companhia que busca ser produtiva e competitiva não pode ignorar as tecnologias atualmente disponíveis para otimizar o ato de arquivar documentos.

Crie o hábito tramitar documentos por meio de assinatura eletrônica

Quanto tempo os gestores perdem anualmente assinando documentos de forma manual? Além do desgaste físico de rubricar e assinar centenas de folhas por mês, há ainda o alto custo relativo à compra de papel e às impressões. Sem falar que arquivar documentos físicos custa estrutura física e um universo de pastas e caixas.

E se estivermos falando de um documento que deve ser enviado a pessoas de fora da companhia, surge ainda o custo com motoboys, além dos dias de espera para que o documento retorne, pronto para ser arquivado.

Isso sem contar que o excesso de burocracia dos procedimentos analógicos facilita a ocorrência de problemas.

Na era da mobilidade, já é possível assinar quaisquer documentos até mesmo pelo celular, remetendo-os aos destinatários em questão de segundos. E isso é feito assegurando o mesmo valor jurídico de um documento assinado à caneta, só que com muito mais segurança, já que os documentos são criptografados.

Essa mudança de cultura proporcionada pelo chamado Agreement Cloud rende agilidade de processos, ganho de produtividade e redução de custos, entre muitos outros benefícios.

Quais são os principais benefícios do arquivamento eficiente de documentos?

Como você já percebeu, existem muitas vantagens em ter as mais importantes informações de sua empresa sempre centralizadas e à palma da mão, tais como as que você verá sistematizadas a seguir.

Economia de tempo e dinheiro

Com a automação dos processos de arquivar documentos, um negócio tem tudo para gerar economias de tempo e dinheiro em curto prazo. Quando existem procedimentos documentais bem estabelecidos, não há a necessidade de retrabalho, uma vez que os profissionais envolvidos nas demandas administrativas estão aptos para desenvolvê-los de forma otimizada. E esse cenário ainda é melhorado se a companhia investe em tecnologias para informatizar o processo documental.

A economia financeira também é notável. Um dos principais motivos para isso é a redução — e frequentemente — a extinção de pagamentos de multas relativas ao descarte de documentos que deveriam ser guardados por um determinado período de tempo.

Se o processo de arquivar documentos for informatizado, a empresa também economiza com impressões, compra de materiais (armários, fichamentos e pastas), deslocamentos para a coleta de assinaturas e envio de folhas por serviços de postagem, por exemplo.

Otimização da produtividade dos colaboradores

Em termos funcionais, um dos maiores benefícios do arquivamento eficiente é o aumento da produtividade dos colaboradores.

Quando não há um sistema otimizado de gestão documental, os funcionários não têm um padrão em que se embasar, o que faz com que:

• envolvam-se em uma atividade sem finalizar corretamente a anterior;

• cometam erros constantes, inclusive por ruídos de comunicação;

• gastem muito tempo no desenvolvimento de um único procedimento por não saberem a forma mais apropriada de fazê-lo.

No entanto, esse cenário é totalmente modificado se a empresa adota estratégias adequadas para arquivar documentos.

Diante de um sistema de arquivamento eficiente, os colaboradores são capazes de melhorar a sua performance, já que têm as informações necessárias para desempenhar as suas funções com eficiência. Com isso, sobra tempo para que a rede de talentos corporativa possa se dedicar a outras atividades, para além de arquivar documentos ou buscar informações perdidas.

Facilitação de auditorias

Auditorias são importantes porque permitem a obtenção de um panorama da empresa do ponto de vista financeiro, tributário, contábil e produtivo.

O problema é que para que essas análises possam ser implementadas de forma satisfatória (gerando resultados confiáveis), é preciso que todos os documentos da companhia estejam organizados e disponíveis para serem verificados pelo auditor responsável. Arquivar documentos de forma displicente prejudica até mesmo os instrumentos de auditoria.

Nessa perspectiva, com a otimização dos processos de arquivamento do negócio, as informações demandadas em uma auditoria tornam-se facilmente acessadas e manuseadas. Isso ocorre porque todos os documentos relevantes foram devidamente armazenados e estão organizados de maneira padronizada.

Aumento do nível de segurança da informação

Um documento armazenado digitalmente em nuvem privada está submetido a uma série de camadas de proteção impossíveis de serem copiadas para o mundo físico. São hierarquias de permissões para cada usuário, acesso por login e senha (reforçado com códigos de segurança remetidos ao celular), backups automáticos, entre muitos outros instrumentos.

Além disso, um documento assinado eletronicamente pode ser reproduzido com o mesmo grau de autenticidade, ou seja, você não precisa mais ter medo de perder aquela única via do seu contrato assinado à caneta.

Quando o documento é físico, o extravio da via original gera a necessidade de refazer o contrato e assinar tudo de novo. Já o documento digital é passível de reprodução de forma ilimitada, sempre mantendo o código que leva à comprovação da originalidade.

O arquivamento eficiente de documentos é, portanto, uma prática estratégica de caráter fundamental para a organização apropriada de qualquer empresa, em todos os aspectos.

Com as dicas que oferecemos no post, é possível não apenas estruturar de forma otimizada os procedimentos documentais de uma companhia, mas também propiciar maior produtividade dos seus colaboradores, assim como gerar economia de tempo e dinheiro.

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