Como armazenar documentos online de forma segura?

Quando falamos em armazenar documentos online, algumas pessoas imaginam algo semelhante a uma ferramenta invisível que disponibiliza tudo na tela do computador ou dispositivo móvel, não importando onde você esteja. Mesmo que essa maneira de pensar não seja tão compatível com a computação em nuvem, a rápida evolução da tecnologia proporcionou uma nova forma de gerenciar arquivos.

Para o trabalho remoto, essa ferramenta é indispensável, pois permite que os funcionários de uma empresa acessem todas as informações por meio de qualquer aparelho conectado à internet. Além disso, favorece a guarda de documentos em formato digital, eliminando o problema do papel, que é fácil de ser perdido ou destruído por conta de manuseio inadequado, ou acidentes no local de trabalho.

A documentação online está ao alcance de todos, mas ainda deixa dúvidas sobre seu conceito, funcionamento e tipos de arquivos que podem ser armazenados na nuvem. Para solucionar esses questionamentos, elaboramos este conteúdo completo. Confira.

O que é armazenamento em nuvem?

Armazenamento em nuvem corresponde a uma tecnologia que permite que usuários de internet guardem todos os seus arquivos em um servidor dedicado. É possível armazenar, compartilhar, editar e excluir documentos livremente.

Esse recurso elimina a necessidade de arquivamento local e não é necessário ter um disco rígido físico para salvar dados, evitando a perda de documentos em papel. Tudo fica preservado e disponível em uma plataforma digital.

Para buscar, pesquisar e ter acesso às documentações em nuvem, basta ter uma conexão estável. É por meio da internet que ocorre a gestão e edição de arquivos e pastas armazenados no servidor. Isso garante agilidade e elimina barreiras físicas e temporais, ou seja, é uma atividade livre de distâncias e horários, desde que o dispositivo utilizado esteja online.

Como funciona o armazenamento de documentos online?

Grandes marcas tecnológicas, como o Google, a Microsoft e a Apple, possuem centros de dados com milhares de servidores ligados o tempo todo. Essas ferramentas apresentam elevada capacidade de armazenamento e ficam a quilômetros de distância dos usuários.

Quando o internauta utiliza um recurso de armazenamento em nuvem, ele acessa alguns desses servidores. Neles, consegue enviar seus documentos e deixá-los armazenados em segurança em poucos segundos.

A documentação enviada é salva e distribuída em vários servidores. Dessa forma, se algum servidor falhar, o usuário consegue acessar seus arquivos normalmente. Isso significa que a chance de os perder é nula. 

Quais documentos posso armazenar na nuvem?

Em relação ao tempo para armazenar documentos online, isso depende de cada tipo de arquivo. O prazo varia muito, podendo ser de 3 a 30 anos. Além disso, há arquivos que mesmo sem prescrição legal devem ser guardados de forma vitalícia pela empresa. É o caso de folhas de pagamento, livro de registro de empregados, livros de inspeção de trabalho etc.

Conheça os documentos que podem ser armazenados na nuvem:

• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);

• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);

• Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);

• Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);

• Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções;

• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);

• Escrituração Contábil Fiscal (ECF);

• Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);

• notas fiscais (NFC-e e NFS-e);

• Imposto de Renda;

• Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);

• Programa de Integração Social (PIS);

• recibos.

Os arquivos contábeis e fiscais correspondem aos mencionados acima. Mas existem outras modalidades de documentos gerados em uma empresa e a guarda também é necessária, como:

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);

• documentações relativas ao FGTS;

• Folha de Votação da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);

• Ficha de Acidentes de Trabalho;

• atestado médico de gestantes;

• ficha de salário-maternidade;

• contrato de trabalho privado e/ou terceirizado;

• contrato de compra e venda.

É seguro armazenar documentos online?

Conheça as vantagens que comprovam a segurança e a economia de armazenar documentos na nuvem.

Redução de custos

Guardar arquivos em HDs é um recurso antiquado e inseguro. Na nuvem, tudo fica disponível no servidor online, eliminando a necessidade de comprar novos dispositivos ou ferramentas para armazenar novos documentos. O resultado é menos gastos e mais espaço na sua empresa.

Dinamismo e mobilidade

Usar esse tipo de armazenamento facilita as tarefas de rotina do seu negócio. Você tem a liberdade de acessar documentações de qualquer lugar e aparelho compatível com a tecnologia. Além disso, existe a possibilidade de editar documentos offline e, assim que tiver acesso à internet, tudo será atualizado de forma automática.

Segurança de dados

A segurança de dados é uma das maiores preocupações em relação ao armazenamento online. Ninguém quer que seus arquivos profissionais sejam acessados e alterados por terceiros. Só que na nuvem, devido à criptografia, somente os usuários autorizados têm acesso ao material.

Projetos colaborativos

Se o gestor quiser, pode permitir acesso de outros usuários aos arquivos da empresa. Essa é uma forma de desenvolver e compartilhar atividades que necessitam de muitos profissionais envolvidos. E os integrantes da equipe nem precisam se deslocar para realizar uma tarefa, já que tudo é feito pela internet. Isso gera produtividade e agilidade.

Escalabilidade de negócios

Com custo reduzido, segurança, rapidez e possibilidade de vários usuários trabalharem em simultâneo, os negócios podem ser executados com mais dinamismo e instantaneidade. É possível reunir todos as demandas burocráticas e rotineiras no ambiente digital e escalonar rapidamente.

É possível assinar documentos online?

Sim, é perfeitamente possível assinar documentos online. A assinatura eletrônica de documentos é o ato de firmar um documento digitalmente. Essa atividade apresenta equivalência e validade jurídica idêntica à assinatura física em papel, feita à caneta, como diz o artigo 1° da Medida Provisória 2.200/2001-2.

Ela utiliza a criptografia, mantendo em segurança o arquivo, oferecendo autenticidade e praticidade para ambas as partes. Por meio da assinatura eletrônica, a empresa elimina procedimentos manuais e melhora a gestão de documentos.

Além disso, essa modalidade garante a redução de custos em relação às remessas postais e facilita a formalização de documentos. Também oferece segurança e sigilo para a assinatura de diversos tipos de documentos, garantindo que sejam assinados virtualmente de forma fácil e rápida.

Como visto, para armazenar documentos online de modo seguro é preciso contar com o auxílio da nuvem, que funciona por meio de servidores dedicados. A grande vantagem de migrar do arquivamento físico para o virtual é a rapidez na gestão de registros empresariais, a redução de erros e a diminuição de perdas. Abandone o papel e descomplique a rotina do seu negócio por meio da digitalização.

Nesse sentido, a Docusign pode ser sua grande aliada. Fale com nossa equipe para conhecer o nosso catálogo de soluções digitais e tirar dúvidas.