Como aplicar a gestão da inovação nos processos e rotinas de negócios?

Por mais de uma década, a principal palavra-chave no contexto mercadológico do Brasil foi qualidade. Há alguns anos, no entanto, prover qualidade a processos, produtos e serviços já não é o bastante para que uma empresa se mantenha competitiva, pois essa característica deixou de configurar um grande diferencial. O consumidor moderno exige soluções criativas, personalizadas, eficientes e rápidas para seus problemas. É nesse ponto que entra a inovação de processos.

No intuito de posicionar melhor as empresas em um mercado extremamente competitivo, em que o consumidor omnichannel tem cada vez mais acesso à informação e ao oceano de possibilidades de compra que a internet proporciona, a gestão da inovação interliga empresas, governos e comunidade acadêmica em busca de aceleração de resultados e ganho de eficiência. E a tecnologia tem sido matéria-prima para criar um infinito de perspectivas de reinvenção corporativa.

Em uma era em que microssensores são introduzidos na linha de montagem para automatizar processos, em que drones orientam pulverizadores sobre a utilização exata de defensivos em cada hectare e em que os times de vendas recorrem à análise de dados para saber quando um cliente precisa de um produto, a capacidade de inovação se transformou no limiar que divide os negócios vencedores dos que não obtiveram sucesso.

E, então, de que lado você quer ficar? Se seus planos incluem crescimento, melhores índices de satisfação dos clientes e de lucratividade, leia este post agora mesmo. Nele, você descobrirá o que é gestão da inovação de processos, a importância de aplicá-la na organização e os benefícios essa gera para a empresa. Além disso, terá acesso aos principais passos para implementar essa estratégia em sua companhia. Confira já!

O que é gestão da inovação de processos?

Inovação é quando uma ideia inédita materializada consegue romper com o status quo do mercado, trazendo resultados de extremo impacto à empresa e, por consequência disso, é capaz de gerar desequilíbrio aos seus concorrentes. Trata-se de uma ação, ou de um conjunto de ações, que proporciona transformações substanciais cujas principais características são a melhoria das operações, elementos, sistemas e técnicas de mercado.

Nessa perspectiva, a gestão da inovação nada mais é do que a estruturação de um processo concreto de criação de soluções, dentro de uma cultura sistemática e contínua de fomento ao pioneirismo. Baseando-se em estratégias inventivas e criativas relativas à criação ou ao aprimoramento de ferramentas e serviços, essa prática gerencial busca novos caminhos para alcançar um determinado objetivo dentro do negócio.

A inovação de processos ganha sentido em razão da sua íntima relação com a competitividade típica no mundo dos negócios. As empresas precisam permanentemente buscar a excelência harmônica entre o desejo do consumidor e o seu produto/serviço oferecido. Precisam também produzir cada vez mais com um número reduzido de recursos tanto humanos quanto financeiros. Precisam errar cada vez menos. E tudo isso trabalhando no limite da tecnologia existente.

O resultado dessa perseguição incansável pela otimização de operações, que tem como aliada os recursos tecnológicos disponíveis e economicamente acessíveis à companhia, é o que nivela as empresas dentro da hierarquia competitiva do mercado. A inovação de processos, portanto, tem a função primordial de recriar a empresa a todo tempo, trazendo novas soluções, assim como processos mais ágeis, certeiros e baratos.

Qual a diferença entre inovação de processos e de produto?

A inovação de produto se baseia em alterações nos atributos de mercadorias ou serviços, como as transformações no modo como ele é percebido pelos clientes. Assim, esse conceito engloba tudo que surge no mercado, sendo amparado pela tecnologia e pelo aperfeiçoamento.

O bem tecnologicamente novo é aquele que conta com características fundamentais — matérias-primas, especificações técnicas, interfaces inteligentes, software incorporado, entre outros. Ou seja, a inovação do produto faz com que ele se diferencie de tudo que já foi criado pela empresa.

No entanto, é preciso salientar que há algumas diferenças básicas quando se fala em inovação de processos e de produtos. Se uma mercadoria se estabelecesse no processo de fabricação ou no mercado, a natureza das modificações altera o objetivo do produto para focar os processos, ocorrendo um esforço constante que apresenta a finalidade de otimização de desempenho, diminuição de custos, aumento de produtividade e qualidade.

Existem algumas características capazes de auxiliar na determinação do foco da inovação para as companhias e para o mercado, que são:

• quando um produto apresenta um ciclo de vida tecnológico lento, sua taxa de inovação de processos se torna maior;

• a padronização de um produto gera uma maior inovação de processos;

• as inovações em processos são estimuladas por ideias voltadas para a otimização operacional e para a diminuição de custos;

• as inovações em produtos são impulsionadas pela tecnologia e por tendências do mercado.

Em relação aos bens, a diferença entre processos e produtos é bastante clara. Por exemplo, no segmento automobilístico, o processo de desenvolvimento de um novo bem apresenta clara distinção em relação ao desenvolvimento de novos processos produtivos.

Para a área de serviços, no entanto, essa diferenciação fica menos evidente, visto que a produção, a distribuição e o consumo de diversos serviços são capazes de acontecer simultaneamente. As diretrizes que promovem essa diferenciação são:

• caso o processo de inovação englobe características otimizadas do serviço oferecido ao público-alvo, trata-se de uma inovação de produto;

• se a inovação abarcar equipamentos, objetivos ou habilidades que visam ao desempenho melhorado do serviço, fala-se que ocorre uma inovação de processo;

• em se tratando de inovação direcionada para a otimização das características do serviço e dos métodos aplicados, de equipamentos ou habilidades para ampliar o desempenho geral, fala-se tanto em inovação de processos como de produtos.

Qual é a importância de aplicar a gestão da inovação de processos nas empresas?

Se você pensa que aderir à gestão da inovação é uma questão de escolha, precisa repensar seu modo de olhar para o mercado. É justamente a implantação bem-sucedida desse conjunto de práticas que evita a estagnação da empresa em seu nicho, além de atuar diretamente nos processos que levam ao alcance da sustentabilidade econômica.

Logo, essa estratégia está associada à própria sobrevivência do negócio no universo corporativo. Em uma era marcada pelo uso massivo de tecnologias de ponta, a inovação de processos surge como um pré-requisito para que as organizações sejam capazes de produzir de acordo com as demandas mercadológicas.

Isso inclui tanto atender às exigências sociais e ambientais de caráter legal quanto satisfazer as expectativas e as necessidades dos clientes. Sem inovar de forma sistematizada, alcançar essas metas se torna praticamente impossível.

Como se esses motivos apontados já não fossem o bastante para acentuar a relevância da inovação de processos para um negócio, vale a pena destacar o papel desse conjunto de práticas em uma companhia. Tal modelo gerencial é o responsável por impulsionar as operações da empresa, uma vez que, por meio dele, é possível solucionar problemas, melhorar processos e alavancar as vendas. Ou seja, inovação é sinônimo de sucesso.

Dessa maneira, é fundamental que os gestores tenham jogo de cintura e que trabalhem com uma grande dose de insistência para implantar a gestão da inovação de processos. É normal que surjam desafios, como a resistência de funcionários a aderir a essa nova mentalidade, as dificuldades de mudar a cultura organizacional e alguns impasses iniciais para dominar recursos tecnológicos de maior complexidade, porém os frutos colhidos serão muito vantajosos.

Quais são os principais benefícios da gestão da inovação de processos?

Já deu para ter uma ideia do quanto a gestão da inovação tende a ser vantajosa para um negócio, não é mesmo? Conheça agora alguns dos seus principais benefícios!

Maior vantagem competitiva

Quando uma empresa implementa inovação de processos, torna-se capaz de organizar de forma efetiva os seus processos produtivos, administrativos e comerciais, aplicando em suas atividades cotidianas as mais diversas ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado. Ao fazer isso, a companhia se diferencia positivamente no ramo de negócios em que opera, ganhando visibilidade e tendo maior vantagem competitiva diante da concorrência.

Otimização de processos

O principal pilar da gestão da inovação é a melhoria contínua em todas as frentes, operações e setores de um negócio, a qual é feita a partir do uso de recursos tecnológicos de variados tipos. Em consequência disso, ocorre uma reorganização profunda nos modos como a empresa se organiza, produz, elabora e veicula estratégias de marketing, interage com os seus clientes, bem como vende, o que gera a otimização dos seus processos internos e externos, que passam a ser mais rápidos e precisos.

Elevação dos lucros

Um negócio com maior potencial competitivo e que conta com processos organizacionais com elevados níveis de otimização tem tudo para aumentar a sua lucratividade. Isso acontece por dois motivos principais. Primeiro, porque, ao automatizar as suas atividades operacionais, a companhia reduz custos, aumentando o dinheiro em caixa. Além disso, há uma tendência de aumentar os índices de fidelização de clientes, que se tornam mais satisfeitos com os serviços oferecidos.

Expansão dos negócios

Uma organização que inova está sempre à frente, sendo capaz de melhorar a relação entre custo e benefício de sua produção, captar mais clientes, maximizar os lucros e ganhar espaços cada vez maiores no mercado. Essa expansão dos negócios é possível porque a gestão da inovação de processos remodela a empresa, alinhando-a continuamente às exigências mercadológicas, que, por sua vez, estão em constante transformação.

Fortalecimento da marca

A adoção da gestão da inovação dá uma nova roupagem à empresa, que, em todos os seus setores, se torna mais organizada, ágil, objetiva e eficiente, estando conectada à era da tecnologia. Diante dessa dinâmica, a companhia passa a ser vista como o local onde os negócios realmente acontecem, onde o cliente encontra o que precisa de forma rápida e sem complicações. Com esse processo gerencial, a marca da corporação se fortalece.

Mudanças na cultura organizacional

Falar em transformação digital já está se tornando uma pauta obsoleta. A tecnologia está inserida na vida das pessoas e, muitas vezes, até de forma inconsciente. O que é preciso nas empresas é realizar um processo de transformação da cultura organizacional a fim de otimizar a aprendizagem de todos os envolvidos no negócio.

Assim, a inovação de processos facilita toda essa construção cultural, auxiliando as empresas a repensar seus modelos de gestão. A tecnologia, de fato, faz parte da cultura de forma orgânica e natural em vez de ser estritamente processual, e a inovação desses processos é capaz de simplificar os laços entre tudo que surge no mercado e entre os colaboradores.

Qual é o passo a passo da gestão da inovação de processos?

Você acha que a sua empresa não inova como deveria, nem utiliza todas as possibilidades de tecnologias existentes na atualidade? Pois, então, é necessário modificar esse cenário com urgência, a fim de evitar perda de espaço no mercado e encontrar formas de otimizar o desempenho do negócio. Confira a seguir um passo a passo para fazer de sua organização uma fábrica de ideias que se transformam em eficiência, produtividade e lucratividade.

Diagnostique os pontos frágeis da empresa e as suas necessidades de aprimoramento

A empresa precisa ter clareza sobre em que patamar ela se encontra quando o assunto é inovação de processos, já que isso permite que o negócio compreenda exatamente quais são as suas próprias características e, então, possa desenvolver ações mais direcionadas e objetivas. Essa autoanálise deve ser feita por meio de pesquisas de mercado, análise da concorrência e medição de indicadores (no plano das estratégias, esforços e resultados).

Tal diagnóstico tende a ser facilitado com a criação de um “laboratório de TI e inovação”, cuja responsabilidade é liderar ações de caráter inovador. Para montar esse setor, a empresa pode contar com os seus profissionais de tecnologia da informação ou, caso não seja possível, tem a alternativa de contratar uma consultoria capaz de dar suporte inicial para a implantação. Aqui, o ponto crucial é trabalhar com profissionais qualificados para implementar uma mentalidade inovadora na companhia.

É importante que a autoanálise englobe a implementação de benchmarking em relação às empresas mais inventivas de seu segmento. No estudo dos indicadores, uma ferramenta muito utilizada atualmente para essa finalidade é o chamado Octógono da Inovação, composto por um conjunto de 24 perguntas divididas em 8 dimensões (liderança, estratégia, pessoas, estrutura, relacionamento, processos, cultura e funding).

Lembre-se também de que a inovação de processos não pode se limitar a uma mera mudança. Inovar corresponde a transformar uma determinada cultura, modificação essa que passa, inclusive, por alterações na estrutura organizacional da companhia. Essa estrutura deve privilegiar a descentralização e a autonomia dos profissionais da empresa, dando a eles a liberdade necessária para usar a criatividade e tomar decisões.

Formule um plano de inovação com base em metas e estratégias de longo prazo

Uma vez consciente do grau de inovação de sua empresa, é preciso determinar estratégias e metas que quantifiquem o processo de transformação corporativa. Isso passa, por exemplo, pela implementação de novas tecnologias (como assinatura eletrônica para abolir a elaboração, a tramitação, a gestão e a assinatura física de documentos), criação de produtos alinhados às necessidades identificadas dos consumidores, participação em feiras de negócios etc.

Inclua também em seu plano de gestão da inovação de processos o estímulo ao desenvolvimento de projetos multifuncionais com a participação de colaboradores de diversos departamentos e cargos variados. Essa multiplicidade de formações ajuda no processo criativo e potencializa a inventividade, uma vez que possibilita a apresentação de diferentes pontos de vista sobre determinado aspecto e a atuação conjunta dos funcionários.

Outra ideia é trabalhar seus novos produtos, serviços ou processos operacionais em parceria com fornecedores, clientes e até com empresas que atuam em segmentos que possam, de alguma forma, ser associados ao seu. Essa atuação global reduz custos, mitiga riscos e propicia a novidade, além de fomentar a troca de procedimentos e ferramentas tecnológicas, o que gera ideias que sirvam de soluções para obstáculos enfrentados pelo negócio.

Crie um programa formal de incentivo à inovação

Um excelente turning point na transição de uma empresa passiva para outra, protagonista de seu mercado, está na criação de um programa de recompensas por ideias geradoras de inovação de processos. Se você é gestor, pode criar oficinas e semanas especiais para que os profissionais apresentem insights de ruptura em seu segmento (mediante premiações como sorteio de viagens, bonificações, folgas extras, promoções etc.).

Embora exija certo investimento por parte da companhia, essa iniciativa pode fazer toda a diferença na hora de rodar a engrenagem da gestão da inovação, de modo a retornar rapidamente o montante destinado à tal finalidade. Isso acontece porque, como os colaboradores são quem vivenciam de perto a rotina do negócio, não há ninguém melhor que eles para observar a dinâmica operacional e propor melhorias capazes de inovar processos e produtos.

Capacite os seus colaboradores para a adoção de novas ferramentas

A inovação de processos está diretamente relacionada ao desenvolvimento tecnológico, o que quer dizer que empresas que abrigam funcionários íntimos às mais modernas soluções da TI tendem a ser mais criativas. Portanto, contar com profissionais que, ao mesmo tempo, tenham a devida capacitação técnica no cargo em que ocupam, formação em tecnologia da informação e conhecimentos sobre o funcionamento da empresa é muito importante para potencializar processos criativos.

Mas, para maximizar as práticas de inovação, não basta que a empresa tenha esses colaboradores, é preciso capacitá-los de maneira apropriada para que possam pensar de forma inovadora. E, uma vez que a sua companhia já tenha um diagnóstico de seu estágio na régua de inovação e um plano de ação, além de já ter criado estímulos ao pioneirismo, é hora de qualificar a sua equipe para uso apropriado da tecnologia.

Esse aprimoramento pode vir, primeiramente, com a conscientização sobre a importância da TI como ponto de vanguarda na competitividade empresarial. Você pode começar esse trabalho com um programa de endomarketing (exibição de reportagens e filmes que mostrem histórias de sucesso), bem como com palestras de líderes que transformaram as suas empresas com gestão da inovação de processos. É preciso dar exemplos de casos bem-sucedidos.

Nesse processo de maturação, é possível recorrer também a workshops internos, cursos via web e disponibilização de livros que mostrem como fazer da tecnologia uma ponte para a reinvenção corporativa. O mais importante nesse processo é fornecer conhecimentos que qualifiquem e estimulem os profissionais a utilizarem dispositivos tecnológicos em prol da inovação. Os colaboradores devem acreditar que inovar não só é possível, como pode ser feito por todos.

Mostre aos seus colaboradores, por exemplo, que a simples adoção da assinatura eletrônica reduz o tempo de fechamento de contratos de clientes em 67%, otimizando a produtividade dos funcionários que estão envolvidos nesse tipo de transação comercial. Ensine-os como tirar o máximo de proveito dessa solução tecnológica nas mais variadas operações corporativas, abrindo espaço para que eles sugiram novas aplicações e usos para essa ferramenta.

Aprenda a ouvir os seus clientes

Está precisando de uma fonte de novas ideias que vá além da visão da gestão e dos colaboradores? Pois não tenha dúvida de que os seus clientes compõem o mais poderoso núcleo de inovação que a sua organização pode ter. Na busca pelo aprimoramento das atividades empresariais com vistas à gestão da inovação, nada melhor do que ouvir os consumidores para saber o que, de fato, é preciso melhorar na rotina comercial.

E a razão disso é muito simples: a experiência do cliente é capaz de apontar gargalos no funcionamento da empresa, os quais, normalmente, não são visualizados pelos profissionais, já que eles estão na outra ponta de todo o processo de comercialização. A partir dessa identificação, a companhia pode traçar estratégias que busquem soluções inovadoras para os problemas relatados pelos consumidores.

Dessa forma, um passo importante nessa trajetória de transição é abrir um canal de comunicação mais direto com os seus consumidores. Deixe-os livres para dizer do que eles exatamente precisam e como a sua empresa poderia ajudá-los de forma mais efetiva, o que pode ser feito via pesquisa de satisfação, questionamentos durante o processo de venda etc. Esse feedback vai auxiliar a incrementar o seu plano estratégico, além de, até mesmo a curto prazo, fortalecer a imagem da empresa.

Execute a atualização do parque tecnológico da empresa

Ao executar as ações indicadas nas 5 etapas anteriores, a companhia teve condições de mapear a situação atual da empresa com relação às suas práticas operacionais referentes à existência, ou não, de iniciativas inovadoras. Nessa perspectiva, depois de prosseguir com todos esses passos, a sua organização certamente saberá o que deve ser atualizado para facilitar a gestão da inovação de processos.

Assim, a migração para a nuvem (eliminando o perigoso e obsoleto armazenamento de dados local), a utilização de sistemas unificados de gestão, o trabalho com Big Data e a adoção de um ambiente paperless são algumas das muitas possibilidades de modernização de seu parque tecnológico. Ações como essas são primordiais para quem quer fomentar a criatividade e gerar altos níveis de eficiência dentro dos muros da companhia.

Torne a inovação a regra e não a exceção

Mudar é um imperativo contínuo e deve ser seguido ininterruptamente. Isso significa que parte do capital de giro deve ser separada da organização para investir em inovação todos os meses. Trazer especialistas de fora da empresa para tratar sobre o tema também é importante. Além disso, o processo de gestão deve ser reavaliado periodicamente, visando à correção de rumos e à implementação de novos métodos.

Caso a inovação de processos seja a exceção em vez de a regra, o negócio não será capaz de implantar uma cultura da inovação. Sem essa implementação, as ações inovadoras serão sempre pontuais, de modo a funcionarem como paliativos para as demandas da empresa. Esse cenário pouco contribui para a gestão da inovação, já que, para funcionar, as práticas precisam ser sistemáticas e enraizadas no modo de pensar da empresa.

Como implementar a gestão da informação em um negócio?

Vimos, nos tópicos anteriores, quais são as etapas essenciais da gestão da inovação. Na sequência, vamos dar dicas poderosas de como implementar essa mentalidade empresarial, de forma que ela se torne uma cultura que permeia todas as práticas do negócio. Não deixe de conferir!

Defina os melhores canais de comunicação

Tendo em vista que é fundamental tanto ter o feedback dos clientes quanto ouvir as proposições dos colaboradores sobre o funcionamento da empresa, a gestão da inovação precisa contar com canais de comunicação eficientes e atrativos para o consumidor. Isso requer especificar quais os meios e os formatos de interação mais acessíveis, objetivos e ágeis, que serão capazes de fornecer informações úteis para a companhia.

O primeiro passo para isso é estabelecer o que a empresa quer saber, definição que evita a coleta de dados desnecessários ou mesmo inconvenientes. A partir daí, é possível criar ou reorganizar os canais de comunicação, que podem ser a realização de pesquisas de satisfação, o oferecimento de serviços telefônicos ou via chat de atendimento ao consumidor, a disponibilização de questionários de avaliação de qualidade empresarial aos colaboradores, entre outros.

Organize as informações

Não basta obter os dados necessários para implementar uma política consistente de inovação de processos, é preciso organizar as informações de forma adequada. Isso é importante porque permite à companhia compreender quantitativa e qualitativamente as suas demandas e, em consequência disso, traçar estratégias efetivas para implementar ações inovadoras que solucionem os seus problemas. Tudo de forma estruturada e rápida.

Uma maneira eficiente de realizar essa organização é a partir da implementação de recursos da gestão eletrônica de documentos. Essa prática sistematiza, bem como otimiza o armazenamento e os meios de acesso a arquivos que tramitam digitalmente, características que conferem segurança, praticidade, integração e dinamicidade ao manuseio das informações de todos os setores da empresa.

Automatize processos e ferramentas

A automação de ferramentas e processos transforma a eficiência operacional da empresa. Trata-se da aplicação dos recursos tecnológicos disponíveis no mercado às mais diferentes atividades da rotina da empresa, o que otimiza consideravelmente todo o seu funcionamento. Essa prática pode ser considerada o coração da gestão da inovação, já que aplica diretamente as tecnologias existentes ao contexto empresarial.

Com a substituição de tarefas manuais por procedimentos automáticos baseados na utilização de recursos computacionais, a companhia ganha tempo e poupa dinheiro. Além disso, a inovação trazida pela automação contribui para que a corporação siga as tendências tecnológicas que caracterizam o contexto mercadológico atual, mantenha a sua competitividade e leve mais praticidade aos seus clientes.

Acompanhe a sua equipe

Para que a gestão da inovação de processos seja capaz de se integrar à cultura organizacional da empresa, enraizando-se nas práticas rotineiras, todos os colaboradores devem estar sintonizados com esse novo formato corporativo. Por isso, é muito importante que o gestor acompanhe a sua equipe de forma a dar o suporte necessário para que os funcionários não apenas estejam engajados na construção de ações inovadoras, mas também saibam como é possível desenvolvê-las.

É esse acompanhamento que permite aos gestores manter a empresa no caminho certo para o desenvolvimento contínuo da inovação. Isso porque, a partir da supervisão direta e constante, é possível intervir sempre que necessário, de forma a implementar novas estratégias de motivação da equipe de funcionários, planejar ações em conjunto aos colaboradores, assim como criar condições favoráveis à manutenção de um ambiente de trabalho sempre criativo e inovador.

Implementar a gestão da inovação de processos nas rotinas de negócio é essencial para que uma empresa seja competitiva no mercado, possa aumentar a sua produtividade e consiga elevar os seus lucros. Se colocadas em prática de forma apropriada, as dicas que trouxemos no post ajudam a companhia a criar uma cultura organizacional inovadora com efeitos positivos e duradouros em todas as suas atividades corporativas. E é bom lembrar: a inovação não é uma mera tendência, ela veio para ficar!

Gostou deste post? Agora chegou a hora de implantar a gestão da inovação na sua empresa. Fale com a Docusign agora mesmo e conheça tecnologias que são fundamentais para colocá-la em prática.