Automatize o processo de gerenciamento de contratos com o Docusign CLM Essentials

Conforme as organizações crescem, as equipes de elaboração de contratos lidam com pilhas cada vez maiores de contratos mais complexos, mas elas geralmente não recebem novos recursos para lidar com o trabalho extra. O negócio expande para oferecer mais produtos, contratar novos funcionários, encontrar novos clientes e aumentar a receita, mas os aprovadores de contratos ficam sobrecarregados para documentar essas atividades sem as ferramentas certas. Nos estágios iniciais de crescimento, caixas de entrada de e-mail, planilhas e armazenamento local fazem o trabalho, mas essas ferramentas falham ao pensar em escalabilidade. 

Em certo ponto, as equipes amadurecem o suficiente para exigir uma tecnologia específica para realizar o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM). No entanto, muitas vezes essas soluções CLM incluem um conjunto de recursos mais complexo do que uma empresa em crescimento precisa para começar, o que exige mais dinheiro e tempo de implementação do que há para investir. As organizações ficam com um impasse, forçadas a escolher entre nenhuma tecnologia CLM ou uma plataforma com muitos recursos. É preciso haver um meio-termo.

Hoje, estamos anunciando a disponibilidade do Docusign CLM Essentials, uma ferramenta de gerenciamento de contratos criada especificamente para organizações em crescimento. Ele tem todas as ferramentas que sua equipe precisa para centralizar os contratos, padronizar os processos e eliminar a burocracia com automação. O CLM Essentials foi desenvolvido para você começar a usar uma solução CLM em semanas, não meses, oferecendo resultados rápidos e a oportunidade de expandir ainda mais, se necessário.

Nesta publicação, abordaremos os fundamentos da adoção do CLM, incluindo uma visão geral da ferramenta e alguns sinais de que é hora de sua equipe adotá-la. Durante a leitura, pense na maneira como sua equipe cria, negocia, assina e armazena contratos hoje. Faça a si mesmo algumas perguntas básicas: Quais tecnologias são utilizadas? Quem tem acesso a essas ferramentas? Quais problemas você encontra? Como suas necessidades mudarão de acordo com o seu crescimento?

O que uma ferramenta CLM faz?

Antes de tomar uma decisão sobre se sua equipe pode se beneficiar da tecnologia CLM, você precisa saber o que ela faz. Para ser breve, o CLM simplifica o processo de contratos:

1. Padronizando o trabalho do contrato em processos consistentes e repetíveis

2. Automatizando processos manuais de contratos

3. Centralizando a atividade do contrato de todas as partes em uma única plataforma

Uma ferramenta CLM é uma plataforma que pode substituir o fluxo de trabalho improvisado de documentos do Word, caixas de entrada, planilhas, discos rígidos locais e outras ferramentas que as equipes têm reunido para gerenciar contratos. Essas tecnologias não são criadas para gerenciar contratos e não são escaláveis conforme aumenta o volume e a complexidade dos contratos.

Com uma ferramenta CLM, qualquer equipe pode organizar rapidamente sua biblioteca de contratos existentes e criar um processo mais concreto para gerenciar todos os contratos futuros. Além disso, as equipes de vendas e jurídicas podem colaborar de maneira fácil com etapas de contrato claramente definidas, transferências automatizadas e menos trabalho. O resultado são transações comerciais mais rápidas e seguras.

Uma ferramenta CLM básica pode ser usada como uma solução independente para auxiliar equipes jurídicas ocupadas. Ela funciona como um hub central para realizar todas as atividades relacionadas a contratos: gerar novos documentos, negociar termos, automatizar fluxos de trabalho, pesquisar contratos concluídos e muito mais. 

Mas um CLM não serve apenas para equipes jurídicas. A tecnologia fica ainda mais eficaz quando integrada a outros sistemas comuns de negócios. Por exemplo, conectar uma solução CLM à tecnologia de assinatura eletrônica pode tornar a conclusão do contrato muito mais rápida e menos arriscada, conectando todo o processo do contrato em uma única plataforma. Conectar uma solução CLM a uma ferramenta de CRM (como o Salesforce) oferece benefícios para a equipe de vendas, permitindo que ela conclua todo o trabalho de documentos sem nunca deixar suas ferramentas diárias favoritas.

5 Sinais de que você precisa adotar uma solução CLM

Antes de decidir se sua equipe precisa ou não de CLM, você precisa examinar seu processo de contratos atual. Considere os tipos de contratos com os quais sua organização lida e as etapas táticas envolvidas nas atividades ao longo dos ciclos de vida deles. Ao ler os seguintes sintomas de um sistema de elaboração de acordos ineficiente, pense nas oportunidades geradas por uma plataforma de contratos mais eficiente.

1. Seus contratos e processos são complexos. 

Nos estágios iniciais do crescimento de uma empresa, o volume de contratos é baixo e os documentos podem ser gerenciados de forma ad hoc. Conforme o negócio expande, muitas pessoas e sistemas se envolvem no processo de contratos. Os próprios contratos também ficam mais complexos, com cláusulas diferentes dependendo do pacote, de descontos, de regulamentos, de SKUs, etc. Se sua equipe está usando muitas ferramentas (três ou mais), você provavelmente está desperdiçando o tempo dos funcionários e introduzindo riscos desnecessários. 

2. Seus contratos não são padronizados.

Quando os contratos não são padronizados, a equipe gasta muito tempo editando manualmente os termos e condições durante as negociações. Também é demorado pesquisar contratos concluídos para identificar riscos e oportunidades, pois os termos são diferentes para cada contrato. Formulários padrão resultam em documentos muito mais consistentes. Eles também são muito mais fáceis de criar, negociar, finalizar e entender.

3. Seus contratos envolvem várias partes interessadas.

Uma pesquisa recente da Docusign constatou que o contrato normal em uma empresa em crescimento (menos de 500 funcionários) passa por 2,9 versões e 4,4 aprovadores antes de ser finalizado. Sem uma plataforma projetada especificamente para gerenciar contratos, pode ser difícil ou mesmo impossível gerenciar todas as negociações, transferências e assinaturas envolvidas nesse processo.

4. Seus contratos precisam ser analisados e gerenciados após a conclusão. 

A maioria dos contratos de negócios exige análise e gerenciamento contínuos, seja para acompanhar as obrigações e os marcos, analisar os riscos ou monitorar os gastos do fornecedor. Sem uma solução de CLM, conforme aponta nossa pesquisa, é necessário mais de 2 horas para encontrar um contrato e localizar uma seção relevante de termos para consulta. Com os recursos centrais de armazenamento e pesquisa de um CLM, sua equipe economizará muito tempo de gerenciamento de sua crescente biblioteca de contratos.

5. Você ainda usa papel e caneta para assinar contratos

Se sua equipe ainda envia contratos por e-mail para que possam ser impressos, assinados com uma caneta e devolvidos por digitalização ou fax, é hora de atualizar seu processo. Todo o processo de contrato geralmente se move na velocidade da etapa mais lenta, portanto, se você ainda usa caneta e papel para uma pequena porcentagem de seus contratos, terá problemas. Normalmente, a melhor maneira de incluir a assinatura eletrônica em sua pilha de contratos é começar com um CLM que tenha assinatura eletrônica integrada.

O que torna o Docusign CLM Essentials o CLM certo para minha equipe?

O CLM Essentials foi desenvolvido especificamente para empresas em crescimento que procuram sua primeira solução de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos. Ele foi desenvolvido para funcionar como um hub central para padronizar fluxos de trabalho de contratos, automatizar etapas comuns nesse processo e organizar o arquivo de contratos concluídos. Com uma integração nativa com a reconhecida assinatura eletrônica da Docusign (Docusign eSignature), o CLM Essentials pode encaminhar facilmente qualquer contrato para aprovação com apenas alguns cliques.

Como pode ser configurado em apenas algumas semanas a um custo acessível, o CLM Essentials acelera os negócios e reduz os riscos imediatamente. É fácil de usar sozinho ou integrá-lo ao Salesforce para que as equipes possam começar a colaborar entre departamentos com rapidez. Os especialistas da Docusign ajudarão em qualquer ponto do processo de implementação, incluindo um treinamento on-line gratuito que qualquer usuário pode concluir no seu próprio ritmo.

O CLM Essentials foi criado para ajudar as equipes de vendas a fechar negócios mais rapidamente e oferecer às equipes jurídicas o nível ideal de supervisão para aumentar a conformidade e reduzir o risco. Com um back-end administrativo intuitivo, é fácil arrastar e soltar um fluxo de trabalho e fornecer a qualquer usuário o nível certo de acesso. Os modelos prontos para uso inclusos no Essentials são criados com décadas de experiência e pesquisa de práticas recomendadas, tornando-o uma ferramenta perfeita para qualquer equipe que esteja dando o primeiro passo no CLM.

Para um negócio em crescimento em busca da automatização eficiente de processos complexos de contrato, o CLM Essentials oferece todas as ferramentas básicas do ciclo de vida dos contratos sem qualquer funcionalidade que os recém-chegados ao CLM ainda não precisem. Conforme sua organização cresce e tem ganha complexidade em processos de acordos, a Docusign acompanha você, oferecendo atualizações para uma tecnologia CLM mais robusta com apenas alguns cliques. 

Veja o CLM Essentials em ação neste vídeo. E para saber mais sobre o CLM Essentials, clique aqui!