Aumento de produtividade: 6 dicas para melhorar o desempenho

É preciso investir em aumento de produtividade nas empresas por vários motivos, inclusive para que a disputa esteja em pé de igualdade com os concorrentes e por conta da concepção de novos produtos e serviços. As tecnologias existentes forçam as empresas a se atualizarem constantemente, melhorando a gestão e entregando um atendimento com qualidade ao cliente, com base nos seus dados.

Mesmo assim, talvez ainda não se tenha parado para pensar mais a fundo sobre o que é, de fato, esse aumento de produtividade. Na empresa, na carreira e na vida pessoal, é preciso ter isso em mente e buscar formas de evoluir, indo atrás de fatores estimulantes.

Quer ser mais produtivo em todas as áreas da sua vida? Continue a leitura deste conteúdo completo até o final, pois vamos ajudá-lo a dar um verdadeiro salto!

O que é aumento na produtividade?

Parece um conceito abstrato, mas ele pode muito bem ser algo concreto e tangível. Produtividade pode ser definida como fazer uma quantidade x de tarefas em um tempo y, buscando sempre aumentar x e reduzir y. Falando de outra forma, é uma medida de eficiência com que uma empresa ou indivíduo realiza suas atividades, projetos e tarefas, utilizando os recursos disponíveis da melhor forma possível.

Explicando melhor, imagine que uma empresa tem uma quantidade x de funcionários. Além disso, a demanda de atividades aumentou nos últimos tempos, dada a expansão da base de clientes.

Se for preciso contratar mais pessoas, talvez seja um indicativo de que a equipe atual não é produtiva o suficiente para dar conta das demandas. Isso pode ser causado por vários fatores, incluindo a falta de capacitação do time ou a limitação de recursos na companhia.

Todavia, se essa mesma equipe consegue lidar com cargas maiores de trabalho, é um indicativo de produtividade maior. Este exemplo também é plausível de se avaliar o seguinte: essa produtividade é sustentável e duradoura, ou só está servindo para causar mais estresse e futuros problemas de saúde a esses colaboradores?

Dito isso, acompanhe os subtópicos seguintes e entenda melhor o que é ser mais produtivo na empresa, na carreira e na vida pessoal!

Na empresa

Falando dos dias atuais, muito da produtividade de uma companhia está atrelada ao uso da tecnologia, mais especificamente ao uso de softwares e integrações capazes de automatizar rotinas e liberar os colaboradores para atividades que agregam mais valor ao negócio.

Além disso, a produtividade em uma empresa está atrelada à rentabilidade e capacidade de crescimento. Afinal, não adianta entregar uma quantidade x de tarefas com pouco valor agregado, ou feitas às pressas, pois isso só vai fazer o colaborador trabalhar duas vezes. Quanto menos retrabalho, maior o potencial de atrair receita.

Por consequência, um fluxo de receitas recorrente ajuda o negócio a crescer. O crescimento pode vir de várias formas, como o aumento do portfólio de produtos e a elevação no número de filiais da empresa. Crescer também significa expandir os recursos tecnológicos, especialmente usando a computação em nuvem.

Vale também destacar que a produtividade elevada na empresa ocorre em função da definição de metas claras. Desse modo, todos os colaboradores terão clareza sobre as atividades a serem desenvolvidas, tendo em vista que elas têm um objetivo comum definido em um planejamento estratégico.

Pessoas capacitadas também são a chave da produtividade em uma companhia. Felizmente, graças a abordagens como o microlearning, o colaborador não precisa se ausentar da empresa para fazer um curso específico.

Basicamente, o microlearning trata-se de pequenos conteúdos que podem ser rapidamente absorvidos e implementados na rotina da empresa. Além disso, os estudos costumam ser feitos remotamente, de modo que o colaborador tem flexibilidade de horário para fazê-los.

Ambiente de trabalho adequado

Por mais que a empresa use tecnologias e capacite seus funcionários, isso não será suficiente, a depender do ambiente de trabalho. Em outras palavras, o profissional precisa estar motivado, na maioria das vezes, para assim desempenhar seu trabalho com qualidade e gerando valor ao negócio.

Do contrário, ele estará mais propenso a fazer entregas apenas por entregar, sem desempenhar o máximo do seu potencial e habilidades.

Um bom ambiente de trabalho passa por uma boa comunicação com os gestores. Na prática, é necessário estabelecer um canal para que todas as dúvidas e feedbacks sejam transmitidos, visando à melhoria contínua no desempenho do time.

Outro ponto que não pode faltar é promover uma boa relação interpessoal, pautada no respeito e colaboração entre todos na empresa. Por mais que existam diferenças de personalidade e nível de conhecimento e experiência, por exemplo, nada disso deve ser visto como um empecilho.

O ideal é promover um ambiente mais colaborativo possível, evitando intrigas e aquelas conversas de corredor que somente prejudicam a produtividade em qualquer empresa.

Plano de carreira

Uma empresa que oferece ao colaborador a possibilidade de se desenvolver e assumir cargos mais altos tende a ser mais produtiva. Programas de treinamento são de grande importância nesse sentido, ajudando o profissional, entre outras coisas, a usar soluções e implementar abordagens que ajudarão de alguma forma o negócio a se destacar no mercado.

Celebração de sucessos

Imagine que uma empresa conseguiu um grande objetivo. De fato, essa conquista é graças ao trabalho árduo dos colaboradores. Quando os gestores reconhecem isso, estão contribuindo para essa produtividade ser ainda maior no futuro.

Portanto, não é recomendável passar em branco quando um colaborador ou toda a equipe conseguiu um feito de impacto na companhia, sendo importante recompensá-los de alguma forma.

Na carreira

Como empreendedor ou funcionário de uma empresa, ser produtivo sempre foi e será a chave do sucesso. Mais do que realizar ou delegar tarefas que serão cumpridas no prazo, é preciso estar atento a todas as responsabilidades inerentes a isso.

Para um colaborador ser promovido ele precisa não somente demonstrar conhecimentos, mas saber aplicá-los. A ideia é contribuir para o aumento da competitividade do negócio em relação ao aumento na base de clientes e expansão no portfólio de serviços ofertados.

Na prática, tudo começa quando a alguém são confiadas atividades de baixa complexidade. À medida que as entregas acontecem dentro do prazo e com qualidade, o gestor passa a delegar rotinas um pouco mais complexas, que exigem maiores expertises estratégicas e habilidades de comunicação, bem como manuseio de soluções tecnológicas específicas.

Para que a produtividade faça o indivíduo progredir na carreira, será medido o volume de dinheiro que ele gera ao negócio. Em outras palavras, o salário que esse profissional ganha não deve ser visto como uma despesa, e sim um investimento que vai trazer mais retorno financeiro ao negócio.

Trabalhar de forma inteligente

De fato, existem pessoas que produzem muito em pouco tempo, e outras que pouco ou nada produzem em um dia inteiro de trabalho. Muito disso passa por questões como a organização e a busca por eliminar distrações, como conversas paralelas com outros colegas do setor.

Ser produtivo é algo diretamente relacionado com a boa gestão do tempo, de modo que as atividades tenham horário para início e conclusão.

Ainda falando sobre gestão de tempo, sempre haverá atividades com níveis diferentes de urgência e prioridade. Nesse sentido, é importante saber quais tarefas precisam ser feitas agora e quais podem esperar um pouco para, assim, a produtividade ser efetiva.

Retenção de talentos

Conforme esse profissional vai se desenvolvendo, é normal outras empresas o desejarem no quadro de funcionários. Logo, é o momento de implementar formas de mantê-lo na empresa e, assim, não correr o risco de fortalecer o seu concorrente na área de atuação.

Vale deixar claro que talento é aquele profissional com produtividade acima da média. Portanto, oferecer a esse indivíduo uma boa remuneração é bastante válido, tendo em vista o retorno financeiro que ele propicia ao negócio.

Além de um bom salário, é recomendado oferecer benefícios adicionais, como plano de saúde e desconto em uma faculdade, caso ele queira fazer uma graduação ou especialização, por exemplo.

Na vida pessoal

Assim como na carreira profissional, a gestão do tempo se aplica na vida pessoal. Saindo agora da realidade de uma empresa, o colaborador produtivo pode se dedicar em várias outras atividades, incluindo esportes e pescaria, por exemplo. Ou ainda, é possível dedicar tempo a algum projeto profissional paralelo à empresa em que trabalha.

Por mais que a motivação seja importante na produtividade, a vida pessoal precisa também de muita disciplina. Basicamente, ser disciplinado é fazer o que precisa ser feito, independentemente da circunstância. É saber que aquele processo, mesmo sendo moroso e cansativo, vai trazer bons resultados lá na frente.

Na vida pessoal, a produtividade também se aplica ao campo dos estudos. Um vestibular, um concurso, a produção de um TCC ou tese de mestrado, por exemplo, requerem produtividade, disciplina e gestão do tempo. Ainda que seja para outro propósito que não estes, é importante buscar aumentar a produtividade em relação à capacidade de absorver e aplicar novas informações e conhecimentos.

Saúde física e mental

Sempre lemos ou ouvimos falar da importância da atividade física e da alimentação. Não é para menos, tendo em vista que ambos contribuem para as pessoas terem mais disposição, aumentando o potencial de produtividade. Nesse sentido, é importante ter uma carga horária de trabalho que permita a uma pessoa se dedicar a atividades fora da empresa, como a natação e a academia.

Vida social e relacionamentos

Quem trabalha em um escritório interagindo com os colegas tem grande propensão a ser mais produtivo. Da mesma forma, ter contato com amigos e familiares fora do ambiente de trabalho também é importante nesse sentido, ajudando esse indivíduo a ter mais facilidade de organização e gestão do tempo para, assim, poder se encontrar e confraternizar com os mais próximos.

Como aumentar a produtividade?

Agora que você já entendeu como a produtividade se aplica a vários cenários, vamos mostrar, de modo mais prático, como aumentá-la. Por isso, acompanhe com atenção os subtópicos seguintes!

1. Motivação

Quem tem motivação tem energia, e isso faz a pessoa ser mais produtiva tanto dentro quanto fora da empresa. Diante das situações que acontecem, quem está motivado costuma ser resiliente, não busca culpados e tenta resolver os problemas com as suas próprias habilidades e conhecimentos.

Além disso, quem trabalha motivado tem disposição para assumir novos desafios, sejam relacionados com a vida pessoal, sejam relacionados com a carreira.

Outro ponto positivo sobre a motivação é que ela ajuda a reduzir o estresse, tendo em vista que as pessoas trabalham com um nível maior de satisfação. Por consequência, a capacidade de se concentrar aumenta, principalmente diante daquelas demandas mais desafiadoras.

Por fim, a motivação é útil para promover o senso criativo, outro aliado da produtividade. Dependendo do projeto ou da atividade, pode ser requerida uma grande capacidade de inovação, e quem está motivado tende a conseguir bons feitos nesse sentido.

2. Ambiente

O local onde a pessoa trabalha faz toda a diferença na produtividade. Se o espaço é organizado, quem trabalha nele tende a ter mais facilidade em se concentrar no que precisa ser feito. Do contrário, ele será um prato cheio para muitas distrações e interrupções, minando, assim, a produtividade. Quanto menos barulho e interferências externas, melhor.

Outro ponto importante sobre o ambiente é o conforto, em especial dos móveis usados pelos colaboradores. Cadeiras confortáveis diminuem o risco de dores na coluna, aumentando a propensão do trabalho ocorrer com mais fluidez e menos chance da pessoa se levantar para se "esticar".

Um espaço razoável entre mesas e uma boa iluminação também são úteis nesse sentido, ajudando a minimizar a fadiga e o desconforto da pessoa.

Comunicação

Ainda que as interrupções atrapalhem de certa forma, o colaborador não pode deixar de se comunicar, nem com outros colegas, nem com os gestores. Uma forma de melhorar essa questão é promover o envio de mensagens importantes via e-mail, chats ou WhatsApp, por exemplo.

Dessa forma, é possível visualizar e responder na tela do computador, de modo mais rápido e sem tirar a concentração da pessoa.

3. Gestão do tempo

Como já foi falado, um dos elementos fundamentais da gestão do tempo é a definição de prioridades. Para a produtividade acontecer e crescer, é preciso saber quando uma atividade precisa ser feita, tendo em vista prazo e grau de importância.

Existem ferramentas que ajudam nessa organização, e para quem é gestor, fica mais fácil identificar quais rotinas podem ser feitas por ele mesmo e quais serão delegadas aos colaboradores.

Atrelado a essa definição de prioridades está a organização e o planejamento antecipado das atividades. A recomendação é saber já no dia anterior o que será feito no dia seguinte, até mesmo tendo em vista possíveis imprevistos. Sobre as interrupções — em especial os telefonemas —, é importante reservar uma parte do dia para elas, o que se aplica também a algumas mensagens de e-mail.

Para ajudar ainda mais a gerir o tempo, é possível usar várias ferramentas, como agendas eletrônicas, aplicativos de listas de tarefas e a técnica Pomodoro. Basicamente, esta consiste em definir um tempo para a execução de uma tarefa e suas pausas.

Por exemplo, 25 minutos totalmente focados em uma atividade e 5 minutos de pausa, para sair da cadeira, acessar a rede social ou qualquer outra coisa não relacionada àquele trabalho. Ao fim de quatro períodos desses 30 minutos, pode-se fazer uma pausa maior, de 15 minutos.

Sobre a técnica Pomodoro, vale deixar claro que o tempo focado e de pausa dependem da necessidade da pessoa. Por padrão, usa-se 25 minutos, mas as muitas ferramentas disponíveis na rede permitem ajustar esse tempo.

4. Fator social

Tanto no trabalho quanto fora dele, o nível de interação com outras pessoas impacta diretamente a produtividade. Em um escritório, por exemplo, a colaboração facilita o intercâmbio de conhecimentos e experiências, o que é útil na resolução rápida de problemas e imprevistos.

O fator social é fundamental porque contribui na construção do senso de pertencimento do indivíduo. No caso de uma empresa, significa que ele entende o seu papel na companhia, e passa a trabalhar com mais motivação e busca por melhores resultados. Em resumo, as vantagens de trabalhar a sociabilidade dentro e fora da empresa incluem:

• maior colaboração e proatividade na resolução das mais diversas situações;

• maior engajamento da pessoa, que se sente inserida e apta a gerar valor no setor em que atua;

• redução do estresse;

• mais aprendizado e desenvolvimento.

5. Organização

Podemos iniciar este subtópico falando do fluxo de trabalho em uma empresa. Explicando brevemente, é uma sequência de atividades e suas dependências, que precisam ser executadas para se alcançar um propósito específico. Na prática, uma das melhores formas de fazer isso é padronizando rotinas, orientando a equipe a fazer as coisas de maneira que contribua na agilidade desse fluxo.

Mediante o acompanhamento desses fluxos, é normal que existam gargalos e pontos de ineficiência. Todavia, o importante é identificar e corrigir esses aspectos, de modo a manter crescente a produtividade do time.

Gerenciamento de recursos

Quem se organiza consegue gerenciar melhor os seus recursos, escassos ou não. Basicamente, o tempo, o dinheiro e os materiais precisam ser bem administrados, de modo a gerar o máximo de valor e retorno financeiro ao negócio.

Além de um ambiente de trabalho propício, também é de suma importância contar, por exemplo, com sistemas de gerenciamento de estoque e um bom planejamento financeiro, capaz de usar os recursos da companhia de modo mais otimizado possível.

6. Uso da tecnologia

A tecnologia está disponível para auxiliar as pessoas a se concentrarem naquilo que é importante. Em uma empresa, existem muitas tarefas que são incapazes de agregar valor, embora sejam importantes. Em geral, são rotinas manuais, mas bastante propensas a erros e retrabalhos que prejudicam a produtividade.

Para resolver isso, existe a automação de tarefas. A ideia é delegar a um software procedimentos corriqueiros, como a digitação de dados e a busca por informações específicas. Algumas rotinas que podem ser automatizadas são:

• preenchimento de formulários;

• envio de e-mails, inclusive configurando o disparo em fluxos de trabalho;

• preparação de relatórios.

Colaboração remota

Felizmente, nem sempre o colaborador precisa estar no escritório para ser mais produtivo. Graças a tecnologias como a computação em nuvem, é possível acessar as aplicações da empresa em qualquer lugar, desde que a pessoa esteja conectada à internet.

Dessa forma, um projeto que antes precisava da presença de todos no escritório, hoje pode ser concluído em menos tempo, inclusive com mais qualidade.

Armazenamento de dados

Empresas e profissionais produtivos precisam extrair o máximo de conhecimento a partir dos dados. Dessa forma, os registros se tornam mais acessíveis, reduzindo o tempo de busca e agilizando várias rotinas dependentes entre si. Para isso, é preciso armazenar esses dados de modo eficiente, sendo a nuvem um dos melhores ambientes nesse sentido.

Vale destacar que a produtividade também tem relação com a segurança da informação e obediência à legislação. Em outras palavras, é preciso manter os registros seguros e livres de ataques externos e acessos internos indevidos, bem como assegurar a conformidade com a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

Ferramentas de produtividade

O Google Agenda é um dos principais exemplos de ferramentas de produtividade. Com ela é possível, entre outras coisas, agendar eventos, reuniões e demais compromissos ligados à empresa. Outra ferramenta que merece ser citada é o RescueTime, um software que rastreia o tempo gasto em aplicativos e sites, de modo a fornecer dados sobre foco e produtividade.

Na prática, essas ferramentas contribuem de diversas formas, como a gestão do tempo e definição das prioridades das tarefas.

Automação de processos

Além de tarefas, a tecnologia permite também automatizar processos inteiros. Para isso, são implementados sistemas e ferramentas capazes de reduzir a intervenção humana, incluindo a automação de:

• gestão financeira;

• gestão de estoque;

• gerenciamento de recursos humanos.

Os sistemas envolvidos na automação de processos são, por exemplo, softwares de gestão integrada (ERPs), soluções de processamento de documentos e sistemas de fluxo de trabalho.

Ao longo do conteúdo, vimos que o aumento de produtividade ocorre em decorrência de vários fatores. Seguindo e implementando as 6 dicas apresentadas, você estará apto a fazer mais em menos tempo, podendo se concentrar com mais afinco àquilo que pode fazer o negócio se desenvolver e aumentar a base de clientes.

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