Assistentes virtuais: o que são, como funcionam e exemplos

Assistentes virtuais são que interagem com pessoas por meio de texto ou voz, potencializadas ou não por IA. Nas empresas, podem ser usados para otimizar atendimentos, desempenhar processos e atuar em diferentes funções.

Alguns modelos, como Alexa e Siri, estão presentes até mesmo no dia a dia, indo além do trabalho e se inserindo em atividades rotineiras — mas sempre com o mesmo foco: auxiliar, encurtar etapas, responder perguntas e executar funções de forma prática.

Para suprir essas demandas no ambiente corporativo — e ir muito além, já que conta com uma IA própria —, a Docusign conta com o Docusign Iris, uma solução que atua de maneira prática, tecnológica e segura em empresas de diferentes portes e segmentos.

O que são assistentes virtuais e como funcionam?

Os assistentes virtuais vão muito além de simples automações ou scripts pré-programados. Eles simulam interações humanas, entendendo linguagem natural, aprendendo com experiências passadas e executando tarefas complexas.

Na prática, organizam agendas, minimizam riscos financeiros e legais, auxiliam na tomada de decisões estratégicas e automatizam o suporte ao cliente sem comprometer a qualidade da interação.

Para funcionar, os assistentes virtuais inteligentes utilizam tecnologias avançadas. Veja!

• IA (Inteligência Artificial) — permite que o assistente tome decisões com base em dados e regras predefinidas;

• Machine learning — aprende continuamente com dados e interações, aprimorando respostas e ações ao longo do tempo;

• NLP (Natural Language Processing) — interpreta a linguagem humana, escrita ou falada, extraindo significado e contexto para compreender pedidos e comandos.

Quais são as assistentes virtuais?

Hoje existem diversas assistentes virtuais presentes tanto no dia a dia quanto nas empresas. Cada uma tem diferentes focos e funcionalidades, muitas vezes utilizando inteligência artificial conversacional para imitar diálogos humanos naturalmente.

Confira a seguir alguns dos melhores assistentes virtuais do mercado.

Alexa (Amazon)

A Alexa é uma das mais populares quando o objetivo é integrar dispositivos inteligentes e atuar como assistente doméstica. Ela toca músicas, cria lembretes, fornece notícias e previsões do clima, além de controlar equipamentos conectados.

Siri (Apple)

A Siri é a assistente nativa dos dispositivos Apple. Ativada por comando de voz, ela realiza chamadas, envia mensagens, abre aplicativos, agenda compromissos e responde dúvidas rápidas do dia a dia.

Google Assistente

O Google Assistente se destaca pela capacidade de interpretar contexto e pela integração com o ecossistema Google. Ele permite fazer pesquisas, enviar e-mails, organizar o calendário e otimizar tarefas pessoais com facilidade.

Cortana (Microsoft)

Mais voltada ao ambiente corporativo, a Cortana auxilia na produtividade organizando agendas, enviando e-mails, criando lembretes e integrando recursos do Microsoft 365.

Outros exemplos

Entre outros, vale citar a Bixby (Samsung), com foco em smartphones e eletrodomésticos da marca, e o Docusign Iris, que é um motor de IA voltado ao universo corporativo e especializado na gestão de contratos e processos digitais.

Quais são os benefícios dos assistentes virtuais?

Eles estão cada vez mais presentes no dia a dia e podem trazer uma série de benefícios para as empresas.

Redução de tempo e custos

Ao auxiliar na criação de acordos, agendamentos, elaboração de e-mails e suporte, o assistente virtual otimiza o trabalho da equipe, liberando o time para atividades de maior valor e com foco em estratégia e criatividade, além de melhorar a alocação de recursos. 

Aumento de produtividade

Com o assistente automatizando tarefas repetitivas e demoradas, a produtividade da equipe aumenta significativamente. A empresa consegue entregar mais sem precisar aumentar o número de colaboradores.

Redução de erros humanos

Todos os seres humanos são passíveis de erros, especialmente quando lidam com prazos apertados e acúmulo de funções. A automatização diminui a chance de falhas como digitação incorreta, prazos esquecidos ou inconsistências contratuais.

Consistência e suporte

Os assistentes virtuais mantêm a qualidade uniforme nas respostas e tarefas, independentemente do dia ou da demanda.

Com eles, as empresas conseguem estar disponíveis 24/7 para responder perguntas, fornecer informações e oferecer respostas alinhadas e consistentes.

Principais diferenças entre chatbots e assistentes virtuais e chatbots

Assistentes virtuais e chatbots são temas bastante discutidos no meio corporativo, e entender a diferença entre eles ajuda a identificar a real necessidade da sua empresa. Confira!

Como implementar o uso de assistentes virtuais em empresas?

1. Mapeie as atividades da empresa e identifique aquelas repetitivas, demoradas ou com risco de erro humano;

2. Defina claramente o que se quer melhorar com a implementação do assistente virtual;

3. Avalie soluções disponíveis no mercado, considerando funcionalidades, integração com sistemas e suporte técnico;

4. Faça treinamento contínuo da equipe, crie protocolos de uso e supervisão, garantindo que todos entendam as limitações e potencialidades do sistema;

5. Atente-se ao feedback dos colaboradores e clientes;

6. Integre o assistente virtual com outros sistemas da empresa para otimizar processos;

7. Utilize dados coletados para personalizar o uso e melhorar as interações;

8. Siga com monitoramento constante e avaliação dos resultados.

Casos de sucesso: ferramentas da Docusign que são mais do que assistentes virtuais

As soluções da Docusign podem transformar a rotina de uma empresa, reduzindo custos, aumentando a eficiência dos processos e otimizando tarefas. Confira a seguir como a implementação fez toda a diferença para o Banco BMG e a Unilever.

Banco BMG

• Problema inicial: processos de assinatura de contratos demorados e ineficientes.

• Solução implementada: implementação do eSignature da Docusign.

• Resultados obtidos:

  • evolução de 7 para até 2 dias nas assinaturas de contratos de empréstimos para empresas (3,5 vezes mais rápido);

  • redução do tempo médio para firmar contratos e documentos de 5 dias para até 24 horas (5 vezes mais rápido);

  • diminuição do processo de admissão de 1 hora para até 20 minutos.

“A agilidade 3 vezes maior nos deu um ganho de escala gigantesco. Você sai de uma relação de uma empresa que presta serviço e de outra que utiliza para um ambiente de colaboração que permite explorar novas potencialidades do eSignature”.

Fábio Almeida, Head de Operações de RH, Banco BMG

Milky Moo

• Problema inicial: havia desafios de agilidade, armazenamento, organização e gestão de prazos de contratos. As assinaturas físicas ou processos manuais estavam lentos e frágeis.

• Solução implementada: Docusign IAM

• Resultados obtidos:

  • Redução de mais de 50% no tempo gasto no processo de envio de documentos. 

  • Economia de um dia de trabalho por semana no departamento jurídico com o uso do Navigator para organizar e localizar contratos. 

  • Ganhos de agilidade, eficiência, organização dos prazos, segurança jurídica e capacidade de fechar negócios mais rápido.

“Deixamos a plataforma trabalhar no operacional para que possamos focar num trabalho mais intelectual.”

Dra. Silvia Mundim, Diretora Jurídica, Milky Moo

Crie acordos mais rapidamente com a IA da Docusign: Iris

Iris é o motor que potencializa a plataforma IAM, e as suas funcionalidades de IA também impulsionam o Docusign CLM e o Docusign eSignature.

A Docusign Iris vai transformar a forma como sua empresa lida com acordos. Ela é especialista em fluxos de trabalho e linguagem de acordos complexos, proporcionando insights amplos e eficientes.

Principais funcionalidades:

• criação e preenchimento automático de acordos e documentos;

• sugestões inteligentes para cláusulas, prazos e termos contratuais;

• alertas e notificações para revisões e renovações;

• integração com outros sistemas corporativos;

• suporte à análise de dados de contratos para decisões estratégicas.

Tudo isso feito pela Docusign, reconhecida globalmente por sua inovação em acordos. Conheça a Iris, dê o passo que sua empresa merece rumo aos assistentes virtuais e descubra como acelerar seus acordos de forma segura e inteligente!