Assinador digital: quais são os tipos e as vantagens de cada um?

A assinatura online de documentos simplifica o trâmite dos mais diversos tipos de documentos do início ao fim, sem abrir mão da necessária segurança jurídica e atendendo a todas as normativas vigentes.

Nesse sentido, além de proporcionar uma resposta mais rápida nas tarefas administrativas, as assinaturas digitais podem ajudar você a economizar tempo para as ações que realmente importam em sua organização. Isso porque, além de melhorar a eficiência e reduzir custos em relação aos métodos tradicionais, essa abordagem é considerada uma grande vantagem competitiva sobre seus concorrentes.

Mas você sabe quais são os tipos de assinador digital e as vantagens de cada um? Fique até o final deste artigo e descubra tudo sobre os tipos de assinatura.

O que é assinatura digital?

Uma assinatura digital é equivalente a uma assinatura manuscrita, à caneta. É uma tecnologia que vincula o certificado digital e usa criptografia em um documento eletrônico que está sendo assinado. Portanto, fornece uma garantia de integridade e autenticidade.

Utilizando assinaturas digitais, sua empresa ou seu departamento elimina o processo manual de coleta de assinaturas, envio físico de documentos, reconhecimento de assinaturas e gerenciamento de documentos físicos. Desse modo, simplificando o processo, reduzindo custos e agilizando muito a formalização de documentos.

A validade e a aceitabilidade legal das assinaturas digitais são garantidas pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2/2001, da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. A empresa confere presunção de autenticidade jurídica relativa ao signatário contido nos arquivos de formulário eletrônico da declaração.

Vale a pena ressaltar que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, que, por sua vez, é uma forma de assinar documentos online sem o uso de mecanismos de criptografia, ou seja, não requer um certificado digital. Já as assinaturas digitais são criptografadas, mas é necessário ter certificados digitais para esse tipo de autenticação.

Quais os tipos de assinador digital e suas vantagens?

Se antes os documentos eram assinados inteiramente em papel, com o desenvolvimento da tecnologia surgiram os documentos eletrônicos. Logo, as assinaturas online se tornaram uma alternativa para agilizar o processo e torná-lo mais rápido e fácil. 

Para tanto, esses documentos podem ser assinados 100% online, tanto para a assinatura eletrônica quanto digital. A seguir, vejamos os diferentes tipos que existem entre os assinadores digitais.

Assinatura eletrônica simples

É o que se entende por assinatura eletrônica sem o uso de certificado digital, ou seja, uma assinatura eletrônica que permite a identificação do seu signatário através da associação de um conjunto de dados eletrônicos a outro conjunto de dados a ele relacionados. Por exemplo: PIN, CPF, biometria, senhas, versão digitalizada da assinatura manual, token, e-mail e geolocalização.

Assinatura eletrônica avançada

Aqui, aumentamos o nível controle na autenticação. Uma assinatura eletrônica avançada é associada ao seu signatário por meio de um certificado digital da empresa (não emitido pela ICP-Brasil). Ele é criado com dados sobre os quais a operação pode ser controlada e de modo que qualquer modificação subsequente seja detectável.

Devido a essas características, as assinaturas eletrônicas avançadas também são consideradas assinaturas digitais.

Assinatura eletrônica qualificada

Por fim, as assinaturas eletrônicas qualificadas são produzidas por meio de certificados digitais no padrão ICP-Brasil, o mais alto nível de qualificação. É o mesmo que assinatura digital.

Quando usar cada tipo de assinatura eletrônica?

A utilização dos diferentes tipos de assinaturas digitais depende do grau de segurança requerido para a operação a ser realizada. Confira a seguir quando usar cada tipo.

Assinatura Eletrônica Simples

Utilizada para confirmar selar o consentimento entre partes em um documento, identificando os signatários de acordo com os recursos mencionados acima. A maior parte das transações comerciais reconhecem os documentos assinados por este formato.

Assinatura Eletrônicas Avançada

Recomendada para situações em que uma regulação específica requer o uso de um certificado digital como fator de validação da identidade do identidade do signatário. Ela reduz o risco de fraude verificando assinaturas e dados que ninguém mais pode fornecer.

Assinatura Eletrônica Qualificada

Deve ser utilizada quando é exigido o mais alto nível de autenticação para garantir a identidade do usuário e o documento não pode ser alterado após assinatura sem detecção. A legislação brasileira atual exige o uso de assinaturas eletrônicas qualificadas em determinadas situações, como:

• nas assinaturas eletrônicas de documentos de saúde do paciente, como prescrições de medicamentos especialmente controlados e atestados médicos eletrônicos conforme determinação do Ministério da Saúde;
• na emissão de nota fiscal eletrônica, exceto se o emissor for pessoa física ou microempreendedor individual (MEI). Nesses casos, o uso é opcional;
• ato de registros e transferências eletrônicas de bens imobiliários.

Quais os diferenciais da Docusign?

Com as soluções Docusign é possível assinar eletronicamente por endereço de e-mail, token, certificado digital, conta Docusign, Federado/SSO, SMS, telefone/voz, código de acesso, ID social, autenticação pessoal e certificados digitais Docusign.

Mas tenha atenção: embora as assinaturas digitais possam ser aplicadas a todos os tipos de arquivos, a maioria não exige esse nível de autenticação. Na prática, as assinaturas eletrônicas costumam ser suficientes para verificar contratos e consolidar documentos.

A boa notícia é que os documentos colocados na plataforma Docusign são criptografados, possuem certificações de segurança de alto nível reconhecidas globalmente e podem ser assinados digital e eletronicamente sob demanda. Todo o processo é documentado para garantir a transparência e mostrar aos signatários que todas as alterações feitas serão registradas no histórico, impedindo a ocultação de qualquer alteração.

Dessa forma, a integridade é mantida em todas as etapas, auxiliando ainda na desburocratização e gastos com papel, além de aumentar a confiabilidade dos processos que envolvem a gestão da empresa.

Como escolher o melhor serviço?

Escolher um bom serviço de assinatura digital e eletrônica requer uma ampla análise, que vai além do custo-benefício. Para poder contar com soluções tecnológicas de ponta sem se preocupar com grandes questões e obter proteção legal, vários fatores devem ser considerados. Quer saber quais? Então leia mais abaixo!

Segurança da plataforma

Tanto as assinaturas eletrônicas quanto as digitais têm validade jurídica, por isso seu uso é uma das inovações mais notáveis ​​do momento e consolidada. Portanto, é necessário escolher uma plataforma que forneça meios para garantir a autenticidade de todo o processo de assinatura e a integridade do documento.

Integração de ferramentas

A transformação digital não se aplica apenas a um aspecto do negócio, por isso a automação de todos os departamentos de uma empresa é essencial para permitir a integração dos dados necessários para a execução das atividades.

Disponibilidade da plataforma

A utilização da plataforma ideal não pode exigir conhecimento técnico em informática, por exemplo. Os sistemas de autenticação eletrônica e digital devem ser intuitivos. Além disso, os clientes devem receber suporte remoto e fácil dos criadores e comerciantes da plataforma de assinatura.

A assinatura eletrônica de documentos é uma tecnologia que está cada vez mais presente no dia a dia das empresas. Com a segurança, autenticidade e validade de sua transmissão, as assinaturas digitais são capazes de trazer inúmeros benefícios aos seus usuários, principalmente relacionados à redução de custos e otimização de processos e tarefas.

Agora que você já sabe quais os tipos de assinador digital e as vantagens de cada um, que tal conhecer mais sobre a assinatura eletrônica? Então, aproveite e conheça a ferramenta de assinatura eletrônica oferecida pela Docusign.

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