Aprenda como gerar contrato de modo automático utilizando CLM

O uso de tecnologias em processos burocráticos da rotina empresarial é uma tendência em amplo crescimento. Especialmente no setor de compras, que é uma área estratégica para o bom desempenho de qualquer negócio, contar com um recurso inovador e eficaz para gerar contrato de modo automático faz toda a diferença.

Nesse sentido, o CLM (Contract Lifecycle Management) é a solução ideal para essa automatização. Assim, é possível acompanhar todos os estágios do contrato de maneira simplificada e precisa, evitando falhas que podem trazer sérias consequências para a empresa.

Quer entender como isso acontece? Reunimos neste artigo informações essenciais acerca do funcionamento do CLM e seus benefícios, inclusive com um passo a passo para gerar contrato com esse tipo de produto. Confira!

Como funciona o CLM?

A sigla CLM significa, em português, “gestão do ciclo de vida do contrato”. Trata-se de uma ferramenta que serve para acompanhar todos os aspectos relacionados ao contrato, desde antes de ele ser criado até após a assinatura.

Para isso, os procedimentos de geração, edição e revisão do contrato são feitos de modo automatizado em uma plataforma digital, possibilitando que alterações sejam monitoradas em tempo real, as versões sejam arquivadas com os comentários e o fluxo de trabalho se desenvolve com organização e transparência, configurado conforme as necessidades do cliente e seguindo as regras do negócio que o cliente determinar.

O CLM também possibilita a integração com outras ferramentas, como é o caso da assinatura eletrônica. Desse jeito, todo o ciclo de vida do contrato pode ser executado sem recorrer a métodos que incluem o uso de papel e assinaturas feitas à caneta, algo que arrisca falsificação e extravio.

Quais são os benefícios de gerar contrato com o CLM?

Como já deu para perceber, utilizar tecnologia para gerenciar contratos em todas as etapas do seu ciclo de vida traz uma série de benefícios. A seguir, destacamos os principais com mais detalhes.

Documentos sem erros

Com o CLM, os contratos são gerados a partir de modelos pré-configurados que adotam um tipo de linguagem já aprovada e incluem dados de outros sistemas. Em seguida, os documentos passam por várias etapas de aprovação em uma plataforma que registra todas as revisões e alterações. Desse modo, o risco de haver erros no contrato finalizado é muito menor do que nos meios tradicionais.

Economia de tempo

O CLM agiliza o fluxo de trabalho, permitindo que se economize o tempo gasto com transferências manuais de papéis, além do tempo com assinaturas feitas à caneta. O tempo de ciclo dos contratos pode ser reduzido em até 75%, o que significa negócios sendo fechados com mais rapidez e precisão.

Armazenamento em nuvem

Enquanto documentos físicos estão sujeitos a roubos, extravios e danos acidentais, os que são gerados no CLM ficam armazenados em uma nuvem privada. O sistema proporciona, ao mesmo tempo, segurança reforçada e acesso prático sempre que for necessário consultar o documento.

Gerenciamento de compras

O uso do CLM no setor de compras oferece uma melhor visualização de todo o ciclo de vida dos contratos com fornecedores, permitindo que seja feita uma análise estratégica desses documentos. Desse modo, é possível tomar decisões para controlar os custos e reduzir os riscos na cadeia de suprimentos da empresa.

Redução de custos

Gerar contrato com o CLM reduz custos com papel e outros insumos que costumam ser considerados indispensáveis em escritórios, como canetas, pastas e caixas de arquivo. Também se economiza bastante espaço para armazenar toda a papelada. Além disso, a redução do consumo de papel deixa o negócio mais perto de se tornar uma empresa paperless, algo que está alinhado às práticas sustentáveis.

Como gerar contrato utilizando o CLM?

Para ficar claro como o CLM é uma solução realmente prática e eficaz, detalhamos a seguir o passo a passo do gerador de contratos da Docusign. Confira!

Formulário inicial

O primeiro passo na geração de contrato com o Docusign CLM é preencher um formulário com alguns dados básicos, como nome da empresa e data do contrato, entre outros. O CLM, então, gera o contrato automaticamente e você só precisa conferir se todas as informações relevantes foram incluídas. Se precisar modificar algo, é só voltar ao formulário e fazer as edições necessárias.

Revisão do contrato

O CLM conta com um fluxo de trabalho que organiza todas as etapas de aprovação necessárias e entrega o documento a cada responsável na ordem correta. Quando chegar o momento de o cliente revisar o contrato, uma notificação é enviada para ele conferir o documento e, se for preciso, proponha alterações de forma bem simples, utilizando um editor de texto.

Para não haver problemas com várias versões do mesmo documento, o CLM permite que se faça o upload do contrato editado direto na plataforma. Desse modo, todas as edições ficam registradas no sistema online, evitando que seja preciso enviar arquivos por e-mail — o que geralmente causa confusão.

Depois da revisão feita pelo cliente, é só conferir o histórico de edições para saber o que mudou no documento. Além disso, é possível utilizar a biblioteca de cláusulas do CLM para comparar as alterações propostas com as cláusulas alternativas que foram pré-aprovadas pela equipe jurídica da empresa.

Assinatura eletrônica

Com o contrato finalizado, o cliente recebe novamente uma notificação para revisar o documento mais uma vez e assiná-lo. Isso pode ser feito utilizando o Docusign eSignature, o produto de assinatura eletrônica da Docusign para assinar contratos de maneira segura, rápida e de qualquer lugar.

Para finalizar, o Docusign CLM continua armazenando os contratos concluídos em um repositório organizado e que facilita na hora de pesquisar os documentos. Se for preciso renovar o acordo, no futuro, é só incluir isso no fluxo de trabalho e um lembrete de renovação será enviado no momento adequado.

Por isso, o CLM não se limita apenas a gerar contrato, ele vai além e realmente gerencia todo o ciclo de vida desses documentos, simplificando e otimizando todo o processo. Diante de todos os benefícios, vale a pena conhecer de perto essa ferramenta que é um divisor de águas na forma de gerenciar contratos.

Quer experimentar o Docusign CLM na sua empresa? Então, entre em contato conosco e conheça a melhor solução de acordo com os seus objetivos.