コンプライアンス強化をきっかけにドキュサインを導入。年間5,000通の契約書をデジタル化

株式会社フロンティアコンサルティングは、オフィスデザインの提案を通じて顧客の業績向上に貢献し、かつ自社の社員が日々楽しく働くことを目的に2007年2月に設立されました。オフィスの物件探しから設計・デザイン、オフィス家具やネットワークの整備、ビルの改修工事といった事業領域に加え、働き方の研究・開発を行う専門部門による最新情報を強みに、「日本一お客様を大切にする」企業を目指しています。

電子署名導入のきっかけはコンプライアンスの強化

「オフィスやビルの移転・改修を主なビジネスとする弊社の業態は建設業に包含され、ビジネスの大きな部分が内装工事の請負です。そうなると当然、請負契約が必要となりますが、業界の古い慣習から時として注文書と請書で行う場合がありました。これを全て契約書を締結して行おう、というのが電子署名導入のきっかけです」と、同社 社長室室長の坂伊織氏は導入の経緯を振り返ります。

坂氏は続けます。「一方、そうなると、契約書の製本や郵送などの手間、そして収入印紙にかかるコストなど、いままでなかった負荷が発生します。もちろん、あるべき姿に沿ったやり方で業務を進めることに関しては全くやぶさかではありませんでした。ただ、既存の業務へのインパクトを少なくしたいという考えはありました。そんな時に電子署名の話を聞き、検討を開始しました」。

費用対効果に優れた Docusign eSignature を採用

電子署名の選定にあたり比較検討の対象となったのは、ドキュサインの電子署名「Docusign eSignature」のほか、国内ベンダーが提供するいくつかの電子署名ツールでした。いづれもクラウドベースのサービスですが、最終的に Docusign eSignature にした理由は、建設業法の下請け契約に対応していること、豊富な機能、使い易さなどを含めた、総合的な費用対効果でした。

同社は、移転や改修、デザインレイアウトの変更、そして物件の仲介をコアビジネスとし、これらに関連する契約数は1年間で約5,000件にのぼります。主な契約先は、施主（同社にオフィスの移転・改修を依頼してくる企業ーお客様）と、業者（同社が工事を発注する協力会社）、そして仕入先になります。また、電子署名を使って契約書を送るのは同社営業部門の約100名。そうなるとツールには、単に価格以上のものが求められます。

古い業界体質から最初は難色を示されるも、実際に使うと「とても便利」と好評価

Docusign eSignature の導入に際し、運用が軌道に乗るまでは「難しくはありませんでしたが、簡単でもありませんでした」と坂氏は語ります。「社内外の様々な方々に納得して使ってもらうには、少し時間がかかりました。やはり相手によっては、今まで通り『紙にしてほしい』という方も少なからずいらっしゃいました。また、引き続き注文書や請書でという方もいましたが、Docusign eSignature は送る側も署名する側も操作が簡単なので、一度慣れてしまうと非常に便利で使い勝手がいい、という言葉を弊社の社員、そして取引先の皆様からいただいています」。

ドキュサインは、Docusign eSignature を利用した契約は、建業法の請負契約で定めている規定を満たしていることを、経済産業省の取組であるグレーゾーン解消制度を活用して国土交通省に確認しています。従って、日本の建設工事の請負契約において問題なく使用することができます。

また、同社はベトナムなど海外にも展開しており、電子署名のグローバルスタンダードである Docusign eSignature は相手先に受け入れてもらいやすく、「他社製品と比較して機能が豊富なところも使いやすく感じています」と坂氏は評価します。

一括送信や契約文書の管理など機能が充実

Docusign eSignature が提供する機能の1つに、契約書を一度に複数の相手に送信する一括送信機能があります。あらかじめ送信リストが準備されていれば、それをインポートして相手先として設定することはもちろんのこと、リストから文書に氏名の差込も行うことができます。

「一括送信は本当に便利な機能ですよね。1:n の契約の際には、1つ1つ契約書を送る必要がないので、とても助かります。また今までは紙の書類をキャビネットに保管していましたが、これもクラウド上で行えますし、後日書類を見返すときも、簡単に検索できます。現在、施主との請負契約と、協力会社との下請け契約に使っていますが、将来的にはもっと広い範囲で使えるのではないか、と感じています」。